关于科研机构职能部门管理工作的思考，本文主要内容关键词为：职能部门论文,科研机构论文,管理工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
提要 本文概述了现代科学技术高度分化与高度综合的发展趋势及科研机构职能部门形成的历史必然；综合了科研机构职能部门的基本特征，并将其归纳为四个相互渗透、相互影响、相互制约、相互辅成的独立系统，即：决策支持系统、信息反馈系统、控制协调系统和服务保障系统；探讨了科研机构职能部门管理的若干基本原则（位级原则、系统原则、环节控制原制和程式管理原则）。本文的研究表明，科研机构职能部门的管理，是科研管理的一个极其重要的组成部门，其管理的好坏，对整个科研工作的成败起着至关重要的作用。
科学技术发展的水平和速度在一定意义上取决于管理工作的质量。没有先进的科技管理，就没有科学研究的高效率。在现代科研体制中，科研机构职能部门（本文专指科研机构中从事科技管理工作的职能部门，文中也常常简称为职能部门）承担着大量实际管理工作，负责科技管理的具体实施，研究这个部门及怎样对其实施管理，对发挥科技管理效能和实施有效管理无疑具有重要意义。本文基于上述认识，试图从本质上分析科研机构职能部门的基本特征，从实践上探讨其管理的基本原则，并由此导出科研机构职能部门的主要职责和基本任务。
一、科研机构职能部门形成的历史必然
现代科学技术发展的重要特征之一，是学科的高度分化与高度综合。
统计资料表明，当今世界的学科门类已达2000余门，基础科学已有500个以上的主要专业，技术科学也有近500种专攻领域。这种学科高度分化的趋势，一方面反映了自然界本身多层次、多结构、多序列的网络特征，另一方面也反映了人类对自然界的探索和认识正处于不断深化的过程。
与学科高度分化的同时，是学科的高度综合，即科学技术的综合化、总体化发展趋势。这一趋势突出表现在：
1、出现了以特定的自然界某客体为研究对象、采用多学科理论和方法进行分析研究的综合性科学，如能源科学、材料科学、空间科学等。从研究领域看，综合性科学不仅包括各种自然科学因素，还包括相当的社会科学因素；从研究手段看，综合性科学更强调各社会学科、技术学科的综合、系统运用。
2、出现了以信息论、控制论、系统论等为代表的具有新颖、特有概念和科学认识方法的横向科学，从思维的哲学方法上为科学的统一探索了一条新的可能途径。
3、尤其在工程技术领域，科学技术的综合化、总体化发展趋势显现得更为突出。随着现代科学技术日益相互渗透并向纵深方向发展，科研工作早已突破了个体和小集体劳动的范畴，已发展成为复杂、系统、社会的劳动。事实也证明，自70年代以来，科学技术更主要的是沿着综合与转移的途径前进，大批规模庞大、技术复杂、层次繁多、投资巨大的工程技术项目，随着人类认识和改造世界的努力而相继产生，科研工作面对的将是更多的综合性、系统性问题。
上述科学技术向着分化与综合两个极端方向发展的趋势，从不同角度对科研工作管理提出了新的观念和要求。分化趋势，突出体现了学科分支的细化特征和研究工作的纵深特点；综合趋势，又强调了科学研究的整体特性和系统方法。两种趋势本身即对科研工作的组织、协调和控制提出了与传统意义的、以个人的知识和经验为基础的经验管理方式截然不同的管理要求，而协调与统一两种看似相互矛盾的趋势，更要求科研机构必须有一个独立的、超脱于科研工作本身的特殊部门，专事处理日益繁多而复杂的管理事务。正是在这种大趋势下，并通过大量的科研实践活动，科研机构职能部门便应运而生，逐渐从科研工作本身中独立出来，发展和演变为职责明确、专事管理的特殊部门。
二、科研机构职能部门的基本特征
对科学研究的分类，目前普遍认可的，是将其划分为基础研究、应用研究和发展（开发）研究三类。对于某一具体、特定的科研机构，其可能承担其中某一类研究，也可能承担其中某几类研究，但不论其研究工作的性质、规模、程度如何，其职能部门在管理思想和管理要求上大体相同，即在实施管理时，科研机构职能部门自身必须是一个有效的决策支持系统、灵敏的信息反馈系统、准确的控制协调系统和高效的服务保障系统。
1、决策支持系统。
决策支持系统的主要功能，是协助和辅助科研机构决策层对科研工作实施和发展中的重大问题做出决策，其具体任务是向决策层提供决策所需的基本素材、背景资料、重要依据、多种方案以及对各种方案利弊得失的评判估计等咨询意见。强调职能部门的决策支持功能，有其重要而深刻的现实意义。一是科学技术领域中需要决策的问题，多数是庞大、复杂、多极的，是一个人或几个人难以或无力单独做出正确决策的，因此，需要有某种相对稳定形式的咨询机构来辅助和支持决策；二是为保证决策的正确性，决策过程将逐步由经验型决策向科学型决策过渡和转化，而保证决策方式过渡和转化的，主要是依靠决策支持系统；三是就一般情况而言，科研机构的存在延续时间比机构领导人的任职期限要长得多，因此，为保证对科研机构基本情况的连续了解和掌握，保证决策实施的一贯性和稳定性，保证科研机构的生存和发展不因其领导人的更替而变化，必须有一个决策支持系统即职能部门在时间段上起着承前启后的作用，保证科研机构的延续和发展。上述分析表明，在现代管理体系中，“谋”和“断”已有明确的界线，“断”主要是决策层的职责，而“谋”则更主要是管理层的任务。
2、信息反馈系统。
科研机构职能部门的信息反馈系统，从严格意义上讲，是专指为管理服务的信息反馈系统，主要承担管理类信息的处理与综合。科研机构的管理信息，一是来自系统以外的有关科技工作发展的方针政策、总体战略、规划计划、约束条件等信息，二是来自系统内部的有关计划、实施、协调、检查、监督等方面的信息。两类信息，涉及要素众多，各要素之间联系密切，又处于动态变化之中，因此，要求职能部门必须有一个渠道畅通、反应灵敏、处理充分、反馈及时的信息系统。信息发生中断或者反馈出现失灵，将会导致整个管理活动出现障碍，甚至失误。职能部门正是通过这样的信息反馈系统，起着上情下达、下情上送、外情内知、内外交流的作用；尤其对于决策支持和控制协调系统，如果没有可靠的信息反馈系统的支撑，其作用将根本无法发挥。在科研机构职能部门内部逐渐形成的这种信息反馈功能，是现代化管理发展的自身需要和必然结果。现代科研管理，面对的大多是庞大繁杂的系统和复杂的内外环境，需要对大量而多方面的信息全面利用、综合处理，并从中提炼出有效的指导和控制信息，决策层的领导指挥，管理层的控制协调，都将依靠这样的信息收集、处理、提炼和反馈系统。可以说，信息反馈系统，是职能部门全部管理工作的基础，职能部门管理工作的科学化、精确化和高效化将主要取决于信息反馈系统效能的发挥，并通过这样的系统而得以实现。
3、控制协调系统。
控制协调，从功能上看，主要指指导、协调、监督和反馈；从实践上看，主要指组织、计划、安排和检查。控制协调工作，是职能部门最经常、最大量的工作，也是职能部门的中心任务。加强科研机构的正规化建设。提高科研工作的质量和水平，创造出成果、出人才的良好环境，发挥人力、物力、财力、信息和时间的综合效能，最终都要依靠控制协调系统扎扎实实的工作去落实。关于控制协调系统的职能和作用，有两个问题需要强调，一是控制协调应包括自控制协调和他控制协调两个方面。科研工作是探索性很强的高智力脑力劳动，特别需要创造性思维的发挥，因此，科研工作尤其需要一个自由、自主的研究氛围。对这类特殊机构的管理，应该结合实际，适当变通。如：对确定性的科研项目，组织和计划一旦落实，应该顺应科研工作自身的规律，在管理上提倡自控制协调，调动和激发科研实体和科研人员的自调节能力。但在一般情况下，科研工作主要依靠一整套基本上已经规范化了的管理工作程序和工作方法进行他控制协调，以确保科研工作有条不紊地进行。二是控制协调的实践，更需要强调艺术性和技巧性，即在具体的控制协调工作中，要创造性地运用原则、方法和条件，卓有成效地、同时给人以美感地解决科研实践活动中的矛盾，达到“运用之妙，存乎一心”的境界。
4、服务保障系统。
科研机构的服务保障工作，泛指为保证科研工作正常进行和稳步发展所需的经费、设备保障和其他各方面的技术服务。多数科研机构都将此类工作归入职能部门。服务保障系统的基本任务，是在科研计划的指导下，合理、协调、及时地向科研实体提供所需的经费、设备以及其他诸如场地、试验、文印等方面的服务，简言之，是向科技活动提供必要的物质基础。科学技术发展到今天，人们普遍认识到：提高科研效率、加速科技发展的关健因素，一是高水平的研究人才，二是现代化的技术装备，三是科学化的组织管理。因此，服务保障工作在科研活动中的作用毋庸置疑，可以说，科研工作发展的水平和速度将在一定意义上取决于服务保障系统效能的发挥程度，同时也对从事服务保障工作的人员的素质提出了较高要求，既要求他们具备较高的思想素质，有强烈的服务意识，又要求他们具备较强的技术素质（了解科研计划，精通装备性能等）和经济素质（熟悉经济理论，掌握市场特点等）。
三、科研机构职能部门管理的若干原则
科研机构职能部门，是科研机构的一个组成部分，管理学的一般原理和科技管理的一般原则，理论上都适用于该部门；另一方面，科研机构职能部门又有其自身的特点，因此，在实施管理时，除运用一般管理理论和方法外，尤其应该强调以下几个原则：
1、位级原则。
位级原则可表述为：管理要素只有动态地处于相应的位置和相应的能级之中，才能在整个管理系统中获得最佳效益。
位级原则的核心是位置与能级相对应。位置，是指某一管理因素或管理子系统在整个管理体系结构中所处的层次和地位；能级，是指该管理因素或管理子系统应该实施和发挥怎样的管理作用。对不同的管理因素或管理子系统划定不同的位置和能级，是由管理系统的层次性所决定的，更是出于发挥管理系统总体、综合效益的考虑。科研机构职能部门，是科研机构内部的一个特殊部门，在管理层次上处于决策层之下的管理层，对决策层是负责关系，对执行层是指导关系；其基本管理职责，是决策支持、信息反馈、控制协调和服务保障。正因为职能部门处于这种特殊的管理地位，所以在实践中往往出现两种偏差。一是超越能级范围，不恰当地夸大职能部门的作用。比如，在未授权的情况下，以决策层的名义对外，以领导指挥的身份对内，从本质上讲，这属于干涉和影响决策层管理职责的越权行为。二是缩小能级范围，削弱、甚至取消职能部门的若干基本职责，将职能部门仅仅等同于一个处理日常事务的办事机构，把大量管理工作推给决策层，以致干扰和大大降低了管理效率。两种偏差，本质上都是没有正确遵循位级原则所致。因此，强调位级原则，对于科研机构职能部门实施管理具有十分重要的意义。
2、系统原则。
系统原则可表述为：从系统和全局出发，在各个局部功能未能达到最佳的情况下，通过合理组合，使整体功能远远大于各局部功能之和，甚至达到整体功能最佳。
在科研机构职能部门管理实践中强调系统原则，主要出于以下三个方面的考虑：一是出于现实性考虑。根据管理五要素理论，管理的最基本的对象是人力、物力、财力、信息和时间。而在目前情况下，五要素往往受到种种客观条件的限制和制约。比如，科研经费投入的强度和力度，科研设备的质量和水平，科研人员的能力和才干，等等，从局部上看，都未必能够达到最佳，甚至达不到较佳的程度，而多数科研机构都承担有指令性研究课题，必须按时、保质完成科研任务，因此，对五要素协调组织以确保整体功能达到较佳、甚至最佳，就必须强调并且遵循系统原则。二是出于科研工作自身协调的考虑。科学技术高度分化的发展趋势，使得学科划分越来越细，即使是从事单一类别研究的科研机构，其研究实体的科研方向往往也大相径庭。因此，协调科研机构内部多个研究实体的科研方向和工作任务，使之与科研机构的总体目标相一致，在理论上和实践上都非常必要。三是出于体系结构内部调整的考虑。根据我国现行科研体系，除部分社会公益性的研究机构外，大部分科研机构都隶属于某一特定系统，系统的目标与科研机构的目标未必完全一致，甚至完全不一致。但出于系统性、全局性考虑，隶属于某一系统的科研机构，在目标的选择甚至任务的确定上，都必须服从系统的总体目标，包括在个别情况下做出重大妥协和让步。这里所涉及的调整和服从，即系统原则的具体体现。因此，在科研要素、科研课题、科研机构发展目标三个层次的管理方面，都有必要强调系统原则，从最优角度进行全面规划，从实用角度进行整体协调，以期最获得较佳或最佳的全局效益。
3、环节控制原则。
环节控制原则可表述为：对过程性管理对象，在分析的基础上，将过程进行合理分解，并确定出基本环节，通过对环节的控制实施对过程的管理。
科研项目，从准备阶段开始直至成果完成为止，是一个有规律的动态发展过程，其中主要的环节有：预选题、选题、定题、计划实施、控制协调、成果评价和成果处置等七个环节。七个环节，各有特点，不能互代，但又相互联系，不可分割，共同组成了一个有机的整体。控制住这七个环节，即可以从整体上把握住科研活动的全过程，从而实施有效的管理。具体实施控制，需根据不同环节的不同特点，采取相应的方式和方法，从本质上讲，是对环节要素再次进行分解，确定具体控制对象。比如，对预选题环节，可分解出的具体要素包括：选题依据、查新情况、对比分析、前期研究、模拟试验、结果估计等等。从理论上讲，环节概念不仅存在于时间形式之中，也存在于空间形式之中，因此，亦可根据实际情况依据空间形式划分环节。总之，遵循环节控制原则，既可以把握住管理工作的入手点，又可以避免盲目性。
4、程式管理原则。
程式管理原则可表述为：对运动形式相对固定且具有周期性特点的管理对象，应制定规范化的管理程序和标准化的工作方法，实行制式管理。
科研方式的演变，是一个相对缓慢而渐进的过程，在一定时期内具有相对稳定和固定的形态。实践也证明，在一般情况下，不同范畴、不同学科、不同领域、不同专业的科研课题，在研究方式上具有较强的相似性，因此，可能也能够制定出比较规范化的管理程序。科研工作的管理程序大致应包括以下几类：科研项目管理程序、科技文件管理程序、技术成果管理程序、业务会议管理程序、科技活动管理程序、科研经费管理程序、科研器材管理程序、技术开发工作程序等等。采取程序化的制式管理，可以在实际的管理操作中有法可依，有章可循，有例可鉴，有案可稽，也利于科研管理工作高效化和正规化建设。
以上四项原则，勾画了科研机构职能部门管理思想和管理方式的基本轮廓，即科研机构职能部门应该处于何种地位（位级原则），依据那种观点（系统原则），采取什么方式（环节控制原则），怎样实施管理（程式管理原则）。需要说明的是：一、科研管理工作，内容丰富，形式多样，不是几条基本原则就能将其全部内容进行概括的。在管理实践中，还有很多行之有效的原则。但从总体上讲，上述四项原则考虑到了科研管理工作的全貌，注重科研机构职能部门的实际，因此，更具有现实意义。二、原则是一个相对的概念，其正确性仅体现在一定的时间范畴和一定的空间形式之中，跨越某个阶段或超出某个范围，正确的原则也就未必正确了。因此，对原则的认识，应该坚持辨证的观点。
（收稿日期 1994-07-23）