中外文件生命周期理论研究比较，本文主要内容关键词为：理论研究论文,生命周期论文,中外论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
万物运动，生生不息，文件与其他事物一样，从其形成到转化为档案有一个运动过程，对于文件运动规律应该如何认识？对于文件生命周期应该如何精确表述？中外档案学者都在努力不懈地探索这一问题。应当指出，文件生命周期是客观存在的，文件运动具有内在的规律变动，这一点是无可否认的，但在对文件生命周期理论的具体理解和认识上，中外档案学者存有一些差异，本文拟对中外文件生命周期理论研究作一点比较，以求深化我们对这一问题的认识。
一、“文件生命周期”概念定义中外比较
“文件生命周期”这一形象化的概念，是西方档案学者最先提出的，它的最初英文表述为“stages in the life of papers”（文件生命阶段），后来演变为“life cycle of records”（文件生命周期）； 西班牙语表述则是“cido vital de los documents”。 美国原国家文件档案局局长詹姆斯·罗兹把“文件生命周期”明确表述为：“从文件的产生，经过履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时对其进行销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案赋予新的使命的整个周期。”（注：韩玉梅主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社1998年版。）国外档案学者对于“文件生命周期”概念的这一定义，在内容表述上可以说几乎没有什么差异。
但在我国，对于“文件生命周期”这一概念的认识，大体有以下三种观点：第一种是认同，认为“文件生命周期”揭示了“文件运动全过程中所历经的种种变化及因之而构成的运动阶段”（注：潘连根：《必须正确认识文件生命周期理论——与陈作明先生商榷》，载《浙江档案》1998年第3期。），认为这一概念是确切的。第二种观点则认为“文件生命周期”这一概念不很确切，缘由是“在文件生命周期理论中对于‘文件’解释为广义的文件，永久保存起来的仍然是文件而不是档案。如果这样，就无文件生命周期可言”（注：陈作明：《文件生命周期理论探疑》，载《浙江档案》1997年第12期。），因而主张采用“文件运动阶段”或“文件运动周期”的概念表述，进而把“文件生命周期理论”改称为“文件运动规律理论”或“文件运动周期理论”。第三种观点不赞同涵盖文件、档案管理阶段的文件生命周期这一概念，提出“文件生命运动周期的结束，正是档案生命运动周期的开始”（注：刘东斌：《试论档案运动周期与档案价值周期》，载《档案学通讯》1999年第1期。），主张将国外传入的“文件生命周期”细分为“文件运动周期”和“档案运动周期”。
二、文件生命周期运动阶段划分中外比较
由于文件在产生、成长到最后消亡的生命运动过程中显示出一定的阶段性，所以可以将文件生命周期划分为若干阶段。由于研究方法和切入点的不同，中外档案学者对于文件生命周期运动阶段的划分存在差异。
国外具有代表性的对文件生命周期运动阶段的划分主要有以下四种模式：
第一种模式是根据文件现行效用形态不同将文件生命运动过程划分为：现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。这种模式是加拿大档案学者库蒂尔和卢梭提出的。
第二种模式是按照文件的存放处所不同将文件生命运动过程划分为：承办单位存留阶段、文件中心存留阶段和档案馆永久保存阶段。这种模式是阿根廷女档案学者安娜·施蕾歇提出的。
第三种模式是根据文件的作用划分：文件办理形成阶段、文件的行政利用阶段和文件的历史阶段。这种模式是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯提出的。
第四种模式是按照文件的管理程序将文件生命运动阶段划分为：形成阶段、使用与维护阶段、鉴定选择阶段和档案管理阶段。这种模式是美国前国家文件档案局局长詹姆斯·罗兹提出的。
我国档案学者对待文件生命运动阶段的划分，具有代表性的三种观点是：
（一）陈兆祦先生认为，文件运动阶段可以划分为四个阶段：第一是文件的制作（产生）阶段；第二是文件的现实使用阶段或称文件的现行效用阶段；第三是文件的暂时保存阶段；第四是文件的永久保存阶段（注：陈兆祦：《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》，载《档案学通讯》1987年第2期。）。 陈教授的四阶段论在国内影响最广，也深为广大档案工作者所认同。
（二）黄存勋先生认为，根据我国的实际情况，应将文件（包括档案）运动周期划分为三个阶段：现行文件阶段、机关档案阶段和档案馆档案阶段（注：黄存勋：《文件和档案的运动周期及其特点》，载《档案文荟》1990年第2期。）。
（三）刘东斌认为文件生命周期理论不适合我国档案工作实际，进而提出了档案运动周期论，将档案运动过程划分为现行档案阶段、半现行档案阶段、非现行档案阶段和档案文物永久保存阶段四个阶段（注：刘东斌：《试论档案运动周期与档案价值周期》，载《档案学通讯》1999年第1期。），照此划分，再加上文件归档前阶段， 实质上是将文件生命运动过程划分成了五阶段。
三、文件生命周期理论中外研究时差比较
文件生命周期理论研究经历了从萌芽到比较完善的发展过程。国外对这一理论研究发轫于对文件及文件中心的理论解释。本世纪30、40年代美国档案界面临文件数量急剧增长、档案日趋膨胀的严峻形势，到1943年，美国文件年增长量达到60万立方米，当时的伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特·克罗斯·诺顿在1944年提出了富有创新性的见解：“很显然，任何机关不再可能保存其活动中产生的全部文件。档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件”，这一观点得到了美国国家档案馆专家菲利蒲·布鲁克斯（他于1940年在美国档案工作者协会年会提交的《我们应当保存什么文件》报告中首次提出了“文件生命周期”概念）的赞同和支持。尔后逐渐显现美国“文件生命周期”理论的端倪。1950年，伦敦大学艾利斯教授在第一届国际档案大会上提出了文件生命的“三阶段论”，即关于文件的现行、暂时保存和永久保存三阶段理论。英国档案学者马勃斯在1974年发表的《文件中心的组织》中系统地论述了艾利斯的观点。80年代开始，国外对文件生命周期理论的研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，也涌现了一些颇有深度的论著。尤其是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯的《文件的选择》（1982年出版）和《文件生命周期研究》（1987年出版）这两本著作，成为全面系统论述文件生命周期理论的代表作。延续至当今90年代，文件生命周期理论不仅流行、扎根于欧美国家的档案界，而且推广到广大第三世界发展中国家的档案工作研究领域。
我国档案工作者对于文件生命周期理论的理解有两种不同的认识，一种观点认为这一理论是来自外国的“舶来品”；一种观点认为概括出“文件生命周期”这一理论概念应当说是外国人首创，若是指其实质内容，则不能把中国人排除在外，我国研究档案形成与运动的理论，与外国文件生命周期理论的研究是“殊途同归”。持后一种观点的看法较多。吴宝康先生也指出“在我国，这种文件运动周期理论应该说在80年代‘文件生命周期理论’传入中国之前，早在50年代就已有研究，甚至可以溯源到更早些时候。”（注：吴宝康：《文件生命周期理论问题引起的若干思考》，载《档案学通讯》1993年第1期。 ）“特别是老前辈曾三同志后来发展起来的关于档案形成规律的探索和研究，更在实际上已开始把文件与档案作为在同一个历史过程中的事物来探索并研究它的发展规律性，提到了规律的高度。”（注：吴宝康：《论新时期档案学与档案事业》。档案出版社1997年版，第349页。）进入80年代， 经过陈兆祦教授、何嘉荪教授等人的努力，将国外文件生命周期理论全面系统地引入我国，在我国档案学研究中掀起了一场新的革命，并引发了针对档案概念外延、文件中心、全宗原则、文档一体化管理等问题的争鸣。
四、文件生命周期理论意义评价中外比较
文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，国外档案学界把文件生命周期理论与来源原则并称为现代档案学的基本理论，把文件生命周期理论看成是档案人员参与文件管理的理论依据。近几十年间，国外档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，他们认为这一理论是外国档案学发展的重要标志，具有里程碑的意义。
国内档案学者对文件生命周期理论的评价存在两种截然相反的观点：一种观点认为不能将文件生命周期理论视为档案学发展的里程碑，对这一理论的评价不宜过高，持此论者认为，“所谓‘里程碑’之说不能简单地套用到中国的档案学史上。退一步说，即使在外国，“里程碑”之说也是令人费解的。”（注：陈作明：《文件生命周期理论探疑》，载《浙江档案》1997年第12期。）文件生命周期理论也不宜中国化。与之对立的观点则认为，“文件生命周期理论是现代档案学发展的重要里程碑，是当代文件与档案学形成和发展的重要基石之一。”（注：黄存勋等：《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年第1期。 ）对于文件生命周期理论，我国档案界不是评价过高，而是认识尚待深化；该理论在我国不是适用，而是大有用武之地。（注：黄存勋等：《文件生命周期理论在我国大有用武之地—与王茂跃先生商榷》，载《档案学研究》1999年第1期。）
在文件生命周期理论问题研究中，我们认为：
（一）“文件生命周期”这一概念更能准确揭示文件与档案形成、运动的生命轨迹历程，我们赞同用“文件生命周期”这一概念对文件运动规律的抽象概括。应该指出的是“生命周期”理论在其他学科早都得到广泛应用和研究，比如经济学中对“企业生命周期”和“产品生命周期”的研究，生物学界对动植物“生命周期”的研究，医学和人体科学中对“人体生命周期”的研究，等等。理论科学研究讲求基本概念和基本术语的统一性和规范性，因此，我们认为，现代档案学对于文件生命运动规律的研究，运用“文件生命周期”这一概念来统一认识深化研究是很有必要的。
（二）对于文件生命运动阶段的划分，其目的在于针对不同阶段文件的价值特点，采用适宜的存放和管理形式。我们认为，文件生命周期理论是研究文件生命全部历程的，在文件生命周期理论运动阶段中理应包括文件的制作形成这一阶段，这样该理论才能更精确地、全面地覆盖文件的生命形态。也就是说，笔者赞同陈兆祦先生提出的文件生命周期运动过程“四阶段”说。
（三）对于文件生命周期理论是否为外国“舶来品”，我们认为，文件生命周期理论并非是欧美档案学研究的独家专利，它是揭示文件与档案运动规律的一种普通规律，中外档案学者研究角度和认识展现上虽有不同，在理论表达描述上也存有差异，但在理论归结上是走了一条“不谋而合”的“殊途同归”路。可以预见，随着国际档案学研究的广泛交流和不断融合，如同来源原则一样，对于文件生命周期理论的研究，中外档案学最终将统一思想，因为规律和真理是普遍存在，不会因时因地而改变。
（四）对于文件生命周期理论意义评价，我们认为，文件生命周期理论是现代档案学研究发展的基石与路标。对于文件生命周期理论的意义评价和研究应用，不能抱一味排斥的态度，而应该利用这一理论，来指导在信息时代和知识经济下面临严峻挑战的现代档案学理论研究，从而推动档案事业向前发展。