文件生命周期的实质是文件利用价值转化过程，本文主要内容关键词为：文件论文,生命周期论文,实质论文,过程论文,价值论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
辩证唯物史观认为，事物总是在一定条件下和环境里按照自身运动规模螺旋式地向前发展变化的。那么，文件生命周期自身运动规律是什么？它在什么条件下和环境里发展变化？答案是明确的，文件生命周期自身运动规律是文件固有价值在不同时间和空间以不同方式实现并产生不同效果的变化过程，它是在文件形成者、非形成者需求的条件下并为他们所利用的环境里发展变化的。
首先，文件固有价值表现为文件是行为主体价值观念的物态信息。行为主体有广义和狭义之分，这里所称行为主体属于后者。文件是人类文明社会的产物，自诞生之日起，它就是行为主体意志的表达工具，行为主体意志的核心又具有价值观念。可见行为主体的基本特征集中表现为其价值倾向的目的性和主动性，文件的基本特征集中表现为其信息输出的工具性和冲击性。文件是行为主体价值观念的物态信息，这一观点应从实践和理论两个方面来理解。
其次，利用价值是文件发挥作用的决定性因素。文件固有价值是文件行为主体（狭义的）赋予的，它不会自己实现，文件作用也不会自己发挥出来，只有通过行为主体（广义的）的利用才能使它们变成现实，产生一定的效果。实践证明，文件发挥作用的因素是比较复杂的，包括行为主体、行为客体、行为受体、信息载体等多方面，诸如时机、环境、文种、传递速度、行为方式，实施过程等都会直接或间接地影响着文件作用的发挥，而决定性因素应该是且只能是文件的利用价值（主要指文件内容，下同）。对此，我们只要考察文件生命周期三个阶段的实际情况，就会得到明确的答案。第一阶段是文件形成承办时期，文件是形成者（行为主体，下同）为开展某项工作或活动而生产形成的，形成者利用文件内容（即物化价值）作用于一定的群体（行为受体），使行为主体的意志变成行为受体的具体行为，从而保证该项工作或活动按照行为主体的意愿进行，达到认识世界和改造世界的目的，这时文件表现出来的是工具、导向的利用价值。第二阶段是文件保存备查时期，当文件第一期价值实现（全部或基本）后，形成者为了一定目的（如证明、凭据、参考、鉴借等）将它们整理后保管起来，以备今后决策、订计划、做总结、供查询等需要时利用，这时文件表现出来的是查考、情报的利用价值。第三阶段是文件转化为档案时期，当文件第二期价值实现后，文件就完全退出了形成者控制范围，一部分反映形成者主要职能活动和重要历史事实的文件，作为真实的历史记录转化为档案（其他文件销毁），永久保管起来，供社会各界非形成者（行为主体）从事科研、开展宣传教育等社会活动时利用，这时档案（历史文件）表现出来的是史料、文化的利用价值。由上分析可知，无论是形成者生产、保存文件，还是档案馆收藏历史文件，都是根据行为主体对文件利用价值的需求来决定的。说到此，关于文件利用价值的涵义，则可作如下表述：文件利用价值就是行为主体（广义的，下同）对文件所贮信息的需求程度与文件所贮信息可供满足程度之比。具体而言，文件利用价值大小由文件所贮信息与行为主体之间的供需关系来决定，文件所贮信息满足行为主体需求的程度越高，文件利用价值就越大，文件发挥的作用也越大，反之亦然。因此，文件利用价值大小与文件所贮信息给予行为主体满足程度高低成正比，文件发挥作用大小与文件利用价值大小成正比。从这个意义上来说，决定文件作用发挥的根本因素也只能有文件利用价值。
第三，文件利用价值具有稳定性和可变性的辩证关系。美国现代著名档案学家谢伦伯格把文件利用价值分为第一价值（对形成者而言）和第二价值（对非形成者而言）。我国档案界把档案作用分为对形成者的近期查考作用和对社会的远期文化作用。虽然两种表述不同。但其实质是一样的，因此陈兆祦先生称之“具有异曲同工之妙”。无论是谢氏的文件价值观，还是我国的档案作用论，都同样证明文件具有以下特点：一是文件具有利用价值，或者说利用价值是文件作用发挥的决定性因素；二是文件的第一期利用价值具有封闭性，第三期利用价值具有开放性；三是文件利用价值的实现具有一定的阶段性（时间性和空间性）、对象性；四是文件利用价值的实现在一定时空区间是稳定的，在不同时空区间是变化的，并且其稳定性是相对的，可变性是绝对的（无第二价值的文件除外，下同）。它们虽然注意到了文件利用价值的阶段性、稳定性和可变性，但都忽略了第一期利用价值转化为第三期利用价值的中介作用，即在第一期利用价值和第三期利用价值之间还存在着一种中间利用价值（即第二期利用价值），其特征是文件利用价值是半封闭（或半开放）状态，具体而言，就是在文件第二期利用价值阶段，文件的利用者主要是文件形成者，同时，经形成者同意，非形成者也可利用。发现并认识到文件的中间利用价值（即第二期利用价值），对于探索文件利用价值转化和文件生命周期运行具有十分重要的理论意义和实践意义。唯其如此，我们才能明白：（1 ）文件利用价值的阶段性及各阶段的稳定性和阶段之间的可变性；（2 ）第二期利用价值向第三期利用价值转化的必要条件、具体途径、中介作用和合理的实现过程；（3 ）使利用价值的可变性成为具体的令人可以认识和把握的事实；（4 ）更重要的是，中间利用价值显示了第一期利用价值和第三期利用价值之间的区别与联系、继承与批判的辩证逻辑关系。
第四，文件生命周期各阶段划分宜以文件利用价值为标准。通过上述分析，我们已经看到：文件利用价值是客观存在的，它是决定文件生命久暂存毁的根本条件，并以行为主体的利用为其具体实现的唯一途径。因此，我们现在可以这样来描述文件生命周期的三种利用价值：当文件利用价值表现为某一机关开展工作或活动的导向、工具时，其需求行为主体为文件形成者，此阶段文件利用价值呈封闭状态，称之为第一期利用价值（或称文件价值）；当文件利用价值主要表现为某一机关和决策、订计划、做总结等的参考、情报时，其需求行为主体主要是文件形成者，也有一定条件所限的非形成者，此阶段文件利用价值呈半封闭（或半开放）状态，谓之文件第二期利用价值（或称中间利用价值、半文件半档案价值）；当文件利用价值表现为社会各界开展科研、宣传、教育等活动的史料时，其需求行为主体为非文件形成者，此阶段文件利用价值呈开放状态叫做文件第三期利用价值（或称档案价值）。
综上所述，笔者以为只有从文件利用价值角度来认识文件生命周期，并以之划分文件生命周期阶段，才符合文件运动的客观实际，准确揭示文件发展变化的内在逻辑联系，从而为科学管理文件和档案、积极开展档案信息资源早期开发工作、最大限度实现档案利用价值等提供科学认识和实践依据。
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