关于专门档案在综合档案馆档案资源建设中的地位与作用的思考，本文主要内容关键词为：档案论文,档案馆论文,地位论文,作用论文,资源论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
专门档案在综合档案馆档案资源建设中的地位与作用问题是我国社会发展到一定历史阶段后，根据社会存在与发展需要提出来的一个比较新的研究课题。在馆藏资源建设过程中，人们对专门档案的地位和作用的认识尚存在一些值得探讨的理论和实践。本文拟就专门档案的概念与价值、专门档案在综合档案馆档案资源建设中的地位、综合档案馆应当采取的专门档案管理策略，谈一些个人看法。
一、专门档案的概念问题
目前，社会及学术界对专门档案的概念主要存在以下一些认识方面的问题：
第一，认识模糊。一些学者在给专门档案下定义的时候，由于自身缺乏对该事物的内涵和外延的清晰认识，认为“除了文书档案和科技档案之外，其他的档案就是专门档案”。这样的解释和说明，对实际工作者来说得不到应有的理论指导作用。
第二，认识过宽。有些单位把一些围绕正常的行政管理、党务管理等非专业性活动中所形成的文件和记录，也称为“专门档案”，并通过媒体加以宣传和渲染，仿佛建立的“专门档案”种类越多就越能体现其对国家政策的重视。
第三，认识过窄。一些单位一提到专门档案的建设问题，往往受传统观念的惯性作用，只将几种常见的专门档案列入收藏范围，缺乏对各个相关立档单位形成的专门档案的深入调查。
第四，把“专门的档案”和“专门档案”等同看待。在现实的社会管理活动中，有关社会职能的承担者为了更好地履行其职责，通常需要为有关的管理对象建立相关的管理档案。这些种类的档案都是有关部门普通档案的组成部门，不具有明显的专业性质，所以只能成为划入“文书档案”或普通档案范畴，绝不能因为它们是专门为管理某一对象而建的，就赋予其“专门档案”的头衔。
第五，把“专题性档案”和“专门档案”相混淆。在档案资源的整合和开发利用工作中，人们为了更好地满足一些社会用户的利用需要，将一些档案的二次性信息或其复制件等，按专题组成相应的“信息群体”。这些“信息群体”是事后人们根据某种需要组织起来的，不是围绕着某种专业性工作活动形成的文档有机体，所以也不能称为“专门档案”。
总之，我认为专门档案必须体现出以下几种基本特征：
一是专业性特征，即专门档案是人们在从事某种特定的专业性社会活动的产物。二是有机联系性特征，即专门档案是人们在从事专业性活动中形成的文件有机体，而非事后人们出于某种利用需要重新组建的信息材料的集合体。三是专门档案要具有比较稳定的文件名称、格式和特有的形成规律。四是专门档案具有突出的现实使用价值和工具价值。基于上述认识，笔者认为我们可以把专门档案的概念定义为：人们在从事某种专业性活动中直接形成的具有较为稳定的文种、格式和特定形成规律的各种专门性文件的有机体系。
二、专门档案在综合档案馆馆藏建设中所处的地位认定
从各地综合档案馆馆藏建设的实际经验来看，专门档案的地位已经得到了普遍重视。另外，各地档案部门积极开发专门档案信息资源，组织编制和实施专门档案的进馆方案，强化与有关立档单位的协调与合作等项工作，也取得了比较可喜的成就。青岛市档案馆组织开展的“专门档案建设年”活动也非常具有典型示范作用。总结已有的经验和人们的相关研究成果，我们可以看出专门档案在综合档案馆档案资源建设方面已经体现出越来越重要的作用和意义。具体而言，主要包括以下几个主要层面：
（一）专门档案资源的建设可以使综合档案馆的综合性得到更为有效的保障
由于我国多数综合性档案馆的成长背景所具有的局限性，造成了综合档案馆的馆藏结构单一，文书档案（或政务档案）的比重过高，而其他类型和种类的档案偏少的局面。这种状况已经越来越暴露出难以适应社会发展需要的缺陷。综合档案馆的资源构成主要包括物质资源（如库房资源、设备资源、资金等）、信息资源和人力资源等三个重要组成部分。其中信息资源部分主要包括档案资源、资料资源、实物资源、整合的网络环境资源等。档案资源建设在综合档案馆信息资源的构成中占有举足轻重的地位。它的结构是否合理，数量是否丰富，质量是否优化，满足用户的个性化和社会化需求的功能是否健全，都将在很人程度上决定档案馆的服务水准。有的学者曾经提出专门档案在馆藏档案资源中应占的比例问题，并提出了一个321的模式，即文书档案为3，科技档案为2，专门档案为1。笔者认为虽然这种建议有一定的积极意义，但是如果在档案资源建设中人为地事先确定所谓的比例，并不能对馆藏建设发起到多大的作用，相反还会限制人们的实践活动。正确的做法应当是坚持基本史料建设与满足现实需要相结合的原则，在档案资源的建设实践中，按照历史研究的规律和特点——“常事不书、非常则书”来构建馆藏，以满足“后世赖之以知今，今世赖之以知古”的用户需求，同时注意调查研究用户的各种专业性数据、知识、信息的需要，做好专门档案及其他门类档案的资源构建和整合工作。
（二）专门档案资源的建设可以使综合档案馆起到真正意义上的信息储备、信息交流和信息咨询中心的作用，扩大综合档案馆在市场经济环境下的利基
综合档案馆的建设目标之一就是成为为广大用户服务的信息储备、交流和咨询中心。档案部门要想得到用户的普遍认可和重视，就必须在事关其切身利益的服务能力上下工夫，并让用户们了解综合档案馆与他们所在的部门利益、单位利益及其个人利益之间存在着重要的关联，档案馆的档案资源建设与服务会给用户提供行政、法律、财务、文化建设、组织建设、业务开展、团队价值观的养成等，提供最基本的条件保障。
专门档案不仅具有很强的现实使用价值，同时也具有较高的历史文化品质，这就决定了它们同许多相关的单位用户和个人用户的利益存在着密切的关联性。在市场经济条件下，谁能主动地考虑用户的利益，谁就能得到用户的关注，谁就能获得更大的利基。因此，首先必须充实自己的“能力库”。以企业为例，多数企业的发展都将从制度管理模式向文化管理模式转变，而一个企业的文化的确立如果缺少了必要的档案证据，就将很难使人产生普遍的认同感和共同的组织价值观。企业文化建没中员工所需要的关于企业历史、企业信誉等，就同企业自身形成的各种专门档案（如会计档案及各种专门性的科技档案等）的保存与利用有着十分密切的关系。综合档案馆如果能够在相关的专门档案资源建设方面多做一些工作，就可以为我国国家的企业文化建设和文化管理事业做出更多的贡献。
（三）专门档案资源建设可以不断提升综合档案馆在国家信息工程建设中的地位和社会影响力
当人类社会进入21世纪后，世界上许多国家都越来越重视信息化建设，我国也提出了通过大力发展信息化来带动工业化的基本战略。从目前我国的信息化发展现状来看，我们已经在信息化工程建设的硬件和软件方面取得了较大的成绩，但是同发达国家相比，我们的信息化工程给社会提供的信息服务还有相当大的“空间”需要填补，已有的服务还需要进一步加以完善。所以，综合档案馆作为国家的重要信息资源基地，理应顺应潮流，在档案信息资源的整合和共享服务方面做出自己应有的贡献，起到应起的作用。
我国社会目前存在的主要问题之一就是档案信息资源的相对分散问题，一些部门甚至通过控制相关的资源来谋取局部利益和单位利益最大化，严重损害了正常的社会秩序和市场秩序，影响了广大人民群众的根本利益。所以除了应该在立法和制度建设方面，国家应多加注意外，充分发挥档案部门，尤其是综合档案馆的资源整合作用，就成为解决问题的有效途径之一。只有通过资源整合和集中，使之成为由“第三方”（无直接利益关系者）进行有效管理的社会性档案资源，才能使其价值的实现最大化。与此同时各个档案形成者也可以从这种资源的整合中获得利益，了解和利用更具广度和深度的专门档案信息资源。通过对专门档案资源的有效整合和开发利用，综合档案馆在国家信息工程建设中的地位和作用将得到进一步提升和加强，社会各个方面对综合档案馆的倚重程度也会因此得到加强，同时，档案馆通过其对所集中的专门档案资源的深加工，创建各种专门档案数据库，也能更好地提高其专业化、社会化服务能力，扩大其社会影响力。
（四）专门档案资源的建设，可以有效地促进综合档案馆与社会各有关部门之间的沟通与合作，强化档案馆业务建设，提升档案馆人员的素质
综合档案馆在专门档案资源的建设实践中，只有不断地加强与各个有关单位和部门的沟通与合作，才能掌握各类专门档案的形成、积累、整理、归档等方面的准确数据和信息，从而有根据地制定出切实可行的专门档案收集策略和相应的制度要求，确保国家专门档案信息资源的完整与安全。由此可见，综合档案馆的专门档案资源建目标能否有效实现的重要前提条件之一，就是与有关单位和部门之间的沟通与合作，在比较充分的沟通的基础上，综合档案馆可以使自己所建构的专门档案资源整合计划和策略更为合理、规范，并且使所确定的具体收集目标更易于实现。综合档案馆通过有效沟通实践，不仅可以提高自身的业务水平，而且可以使相关的工作人员养成良好的制度建设理念，并使档案馆的工作人员具备较强的社会沟通能力。
三、综合档案馆应当采取的专门档案资源建设策略
明确了专门档案资源在综合档案馆资源建设中的重要地位之后，我们还有必要对综合档案馆应采取的专门档案资源建设策略进行一些探讨。
策略一：调查研究，明确专门档案的种类和来源，做到知己知彼。
综合档案馆在专门档案资源建设实践中，应避免盲目地开展工作。正确的做法是把该项工作作为一项系统的工程来抓，就目前来看，各级综合性档案馆在实施该型档案资源建设工程过程中，应当注意解决好的关键性问题包括：
1.专门档案的种类和来源问题
专门档案的种类繁多，来源广泛，形成规律和特点各异。专门档案的种类可以根据其形成领域、内容性质、载体形态进行不同层面的划分。例如，就其形成领域来说，它包括具有普遍来源特点的专门档案，如会计档案、人事档案（员工档案）等；具有专门来源特点的专门档案，如司法档案、诉讼档案、公证档案、专利档案、婚姻登记档案、地名档案、人口普查档案、艺术档案、病案等等。再如，根据其载体形态可以划分为，传统载体形态的专门档案、现代载体形态的专门档案等。明确地解决好专门档案的种类和来源问题，是综合档案馆专门档案资源建设的核心问题。
2.专门档案的接收范围问题
多数种类的专门档案都具有数量大、增长快的特点。因此，我建议可以根据各种专门档案的实际管理效益，采取以下几种接收方式：第一，实体接收方式。对具有永久保存价值的专门档案或需要异地保存的专门档案，可以采用实体接收的方式。对于各单位已经经过数字化处理的原始档案，也可以根据其保存价值和重要程度，采用这种接收方式。第二，目录与数据库方式。为了实现专门档案资源的共享和有效利用，维护专门档案目录信息和数据库文件的安全，可以对已经建立电子目录和数据库的专门档案，实行这种接收方式。而对于相关单位所形成的以物理介质存储的专门档案，只进行目录控制，不接收入馆。第三，实体接收与目录接收相结合的方式。即对有关单位形成的具有长远历史研究价值、专业研究价值和文物保存价值的“高龄档案”，实行实体接收；而对各单位经常需要查找使用的“中、低龄档案”，则只接收它们的目录或数据库文件。
3.综合档案馆与专业性档案馆在档案资源建设方面的分工协调问题
档案资源建设必须考虑整体优化问题，避免重复建设，浪费资源。所以，综合档案馆和专业性档案馆之间，必须在档案行政部门的统筹安排下，分工协作，共同确立档案资源建设的整体方案，避免交叉。
策略二：设计专门档案的管理模式，分布式与集中式相结合。
根据目前对专门档案的认识，我认为可以考虑采用分布式与集中式相结合的模式，来开展综合档案馆的专门档案资源建设实践。这种模式的实施要点是：1.由各个形成单位分别管理各自形成的，在现实工作中尚需要频繁利用的专门档案，同时向综合档案馆移交这些档案的目录或数据文件；2.各综合档案馆对保存已满一定年限的、利用频率不高的“高龄档案”，在确定其确实具有永久保存价值的前提下，实行集中保存；对各有关单位已经建立数字化副本的专门档案，综合档案馆可以有选择地接收其中具有永久保存价值的部分；3.对有关单位保管不善的具有永久保存价值的专门档案实施抢救性接收；4.对各有关档案为建立的需要异地保存的专门档案的重要副本进行集中保存。
策略三：对入藏的具有永久保存价值的专门档案实施分级管理。
笔者在《档案管理学基础》（第3版）中，对档案的分级管理曾做过这样的诠释：它“是在判定档案的保存价值和划分保管期限的基础上，重点对列入永久保管范围的档案，依据其稀有程度、史料价值、形成时间、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等方面的因素，将永久保存的档案区分为若干个保管等级，分级实行有效管理的活动”。笔者认为馆藏永久专门档案分级管理的价值取向，主要包括以下几个方面：
第一，重点保护的需要。列入永久保管的档案数量，就总体而言是非常多的。所以，如果采用“一碗水端平”的管理方式，就会因为有限的管理资源和保管条件而使一些需要特别维护的珍贵的永久档案得不到良好保护，甚至会因此而缩短这些珍贵档案的寿命。另外，尽管国家每年都为档案部门提供一定数额的档案抢救费，但由于数额有限，如果没有实施档案分级，就很难确定哪些档案是最需要保护的。为此，只有对永久档案实施分级管理，才能使管理者明确知晓哪些档案是最重要的，最珍稀的，最需要重点保护的对象。
第二，继承民族文化和培育中华民族精神的需要。档案是民族文化的真实记录，同时也是传承民族文化，增强民族意识，提高民族凝聚力的重要手段。通过对馆藏永久档案的分级，我们可以将最具说服力和震撼力的珍贵档案鉴别出来，展示给世人，让人们在接触和认识这些珍贵档案的同时，认识我们悠久的民族历史文化，增强民族自信心和自豪感，为社会主义精神文明的建设做出应有的贡献。
第三，扩大档案部门的社会影响力，提高国家档案馆公共服务能力的需要。通过对馆藏永久档案的分级管理，可以为档案馆建设珍藏室，为提供珍藏档案社会服务奠定良好的基础。例如，有些国家的档案馆就是通过把立国的珍贵档案藏品，通过办展览的方式，面向社会公众提供服务，从而达到了扩大档案部门社会影响力的目的。相比之下，国家档案馆若想在公共服务方面做出显著成效，并获得社会的认可，选择永久档案分级管理基础上的档案珍品信息服务，不失为一种明智之举。
第四，提高档案人员的鉴赏能力和文化素养的需要。通过开展馆藏永久档案的分级鉴定工作，档案馆的工作人员不仅可以从有关专家那里学到宝贵的经验和相关的知识，同时也可以明确今后自身学习和努力的方向。
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