摘要：发改委属于我国肩负宏观调控职能的重要部门，受职能特殊性影响，该部门积累有大量珍贵档案，但长期以来这类档案未能达到有效利用。基于此，本文将简单分析发改委综合档案信息管理系统的需求及设计思路，并深入探讨系统的实现路径，希望研究内容能够为发改委档案的管理和利用带来一定启发。
关键词：发改委；档案；信息管理系统
前言：计算机网络技术近年来在我国各领域的应用日益广泛，档案管理领域便属于其中代表，档案信息管理系统正逐渐成为企事业单位档案管理的“标配”。为保证发改委档案管理能够适应时代变革，正是本文围绕发改委综合档案信息管理系统设计与实现开展具体研究的原因所在。
1 发改委综合档案信息管理系统的需求及设计思路
1.1需求分析
发改委综合档案信息管理系统需要适应信息化、数字化、现代化的档案管理发展趋势，对于档案管理涉及的查询、统计、借阅、信息录入、收发文、归档整理等环节，系统需要节省存储档案信息的空间、提高档案信息调用和查询便利性、延长档案信息保存时间。因此，发改委综合档案信息管理系统应具备存储数据、展示和获取、备份、转存储等功能，且需要保证OA等信息系统能够与发改委综合档案信息管理系统间实现双向的信息传递。此外，为适应信息技术的快速发展，发改委综合档案信息管理系统还需要具备一定扩充性和开放性，以此不断更新和完善，更好满足档案管理工作需要[1]。
1.2设计思路
设计以办公内网为依托，辅以先进信息技术，结合国内外相关的档案管理系统建设经验，满足发改委档案管理工作的真实需求，具体设计需遵循“安全、高效、共享、服务”原则，保证发改委综合档案信息管理系统能够为可靠、安全的档案信息服务体系建设提供支持。需基于现有纸质档案进行数字化转换，推进无纸化档案信息利用，实现全文检索的部分档案利用，还需要建立档案数据库，传统的纸质档案管理模式需逐步淘汰，满足自身及相关单位的信息资源利用需要。需保证系统的完整性，为避免出现信息孤岛问题，系统需要与OA等系统实现高效、安全的信息交互。还需压缩加密涉密数字化数据，落实异地备份，配合历史数据条目的大量迁移，档案数据的完整性和延续性即可得到更好保障，发改委也能够由此真正建立起专业、完整、易扩展、全方位利用档案资源的综合档案信息管理平台[2]。
2 发改委综合档案信息管理系统的实现路径
2.1基本设计
发改委综合档案信息管理系统由五个模块组成，包括系统管理、查询利用、统计查询、归档管理、收发文管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆系统管理模块具备数据字典、权限管理、用户管理、组织机构管理、操作日志管理、流程定义、分类码表管理、角色管理、档案类型设置管理、档案卷目设置管理等功能；查询利用模块主要负责申请借阅档案及对应的逐级审批，档案借阅涉及实体卷和电子卷，分为需审批才能阅览、直接阅览，以处室人员权限作为划分依据，同时具备借阅申请、借阅审批、规定借阅时间、各处室借阅资料统计、保留借阅目的和审批意见等功能；统计查询模块负责统计档案利用率、访问量、档案归档等数据，需结合相关部门要求进行档案库存情况、归档情况、利用情况的统计，该模块支持所有统计结果的打印，且能够转换为规定的案标准格式；归档管理模块能够加工业务部门提交的历史档案，同时还负责档案的在库统计、著录管理、入库、分析、利用，模块提供文件归档、实物归档、照片归档、录像归档、录音归档、基建归档、会计归档、扫描、编目、登记、著录等功能；收发文管理模块负责登记和处理外来公文，以及登记和查询发改委各类发文，包括收文登记、领导批示、填写拟办意见、传阅、处室承办、提交归档、条件检索、全文检索、统计等功能，具体功能可概括为发文管理、机要收文、文秘收文。
2.2安全设计
为保证发改委综合档案信息管理系统的安全性，需开展针对性的安全设计，辅以数据备份与恢复、系统日志等手段，即可保证系统的数据和访问安全。系统需按角色设计、定制、分配权限，用户对系统的访问可由此实现事前控制，外部访问数据加密处理采用SSL协议，日志功能需配备给关键的应用系统流程，以此满足安全问题追查需要。数据备份与恢复操作需严格按照规范进行，系统数据安全可由此得到更好保障。
2.3实现要点
2.3.1纸质文件数字化
为顺利建成上文设计的发改委综合档案信息管理系统，纸质文件数字化属于不容忽视，考虑到发改委存在海量的纸质档案文件，且包括实物档案类、音视频类、照片类、文件类、基建类、会计类等的档案，为顺利实现数字化转换，满足系统应用需要，建议采用黑白二值模式扫描的格式进行公文类图片文件转换，采用彩色模式或灰度模式存储质量要求较高的档案图。考虑到JPG格式、TIFF格式发挥的有限压缩存储功能在效率层面仍存在欠缺，为实现网络档案检索速度提升、存储硬件投入成本降低、存储空间减少，可采用格式转换程序以HL格式文件取代JPG或TIFF格式文件，配合简单的路径设置，即可在减少成本的同时提升数字档案安全性。
2.3.2历史数据迁移
发改委原有的档案数据库需要将数据导入新建档案管理系统，考虑到数据库导出接口等方面的限制，为顺利、完整导出数据，应监测对原档案系统数据存取机制，具体采用SqlServer事件探测器，由此分析数据所在表格及数据存取过程，即可顺利完成历史数据迁移。在具体实践中，应首先进行原系统数据库备份，以此逐步进行历史数据迁移，Excel表格中的各字段属性注明、开展原数据和导出数据的抽样校验、导出的错误数据修正、系统间的抽样数据对比均属于其中关键。
2.3.3系统间整合
发改委综合档案信息管理系统的实现还需要关注系统间整合，为保证不同业务系统的归档文件能够顺利由档案系统接收，需建立自动分类的文件归档引擎，通过采用Webservice技术，即可进一步提升系统的实用性，这一过程的关键在于基于文件属性的自动化识别和归档。
结论：综上所述，发改委综合档案信息管理系统具备较高实用性。在此基础上，本文涉及的系统设计和实现要点，则提供了可行性较高的系统建设路径。为保证系统更好服务于发改委档案管理工作，数字化的档案资源加工、异地保存重要档案资料等要点必须引起相关人士的重视。
参考文献：
[1]王一评.电子政务环境下机构编制档案管理与服务研究[J].兰台内外，2019（27）：52.
[2]胡岩芳.智能化政府档案价值实现新路径分析[J].现代经济信息，2019（18）：58+61.
作者简介：王玉红，出生：1991 01，性别 女，籍贯河北省唐山市，学历本科，毕业于东北农业大学，现有职称，助理档案馆员，研究方向：档案管理。
论文作者:王玉红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第30期
论文发表时间:2020/3/12
标签：档案论文; 发改委论文; 系统论文; 信息管理系统论文; 数据论文; 档案管理论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第30期论文;