基于工作流的期刊编辑流程管理设计，本文主要内容关键词为：工作流论文,流程管理论文,期刊论文,编辑论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一 引言
工作流[1]指的是使用活动和活动之间变化的过程来表示的业务流程，它是针对日常工作中具有固定程序的活动提出的一个概念，起源于生产组织和办公自动化领域。其实质是将业务过程进行信息化和模型化，把整个工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则来执行这些任务并对执行的过程进行监控，从而达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和竞争力的目的。
期刊编辑[2]流程是整个期刊社的核心工作，因而对编辑流程的管理就成为期刊社的工作重心。最终出版的期刊杂志是由从期刊社收到的所有稿件中按照一定的评审规则选择出来的一部分优秀文稿结集而成的，对于每一篇稿件来说，如何做到让它在编辑流程中能够高效地流转，并最终正确地流转到它应处在的位置上（包括被录用和未被录用），这是提高期刊社工作效率的一项重要工作。
二 期刊编辑流程的工作流分析
期刊编辑流程是指一篇文稿从进入编辑部开始到最终成为一期发行的期刊上的一篇文章所要经过的过程，这一过程通常由组稿、审稿和录用发行三个阶段组成。这三个阶段之间只存在简单的时间依赖关系，即首先是组稿、然后审稿、最后是录用发行。一篇文稿需要满足一定条件方能进入下一个阶段，而一旦进入下一阶段后，它与前一阶段就不存在什么联系了，因此三个阶段之间是相互独立的。
工作流程的基本描述单位是工作项，前面提到的期刊编辑流程三个主要阶段中每一个活动均是过程中的一个工作项。从时间角度来看，这些工作项组成的是一个简单的线性序列，但从内容上来看，各工作项之间却存在着相互影响的依赖关系。下面本文将详细地分析模型中三个阶段的内容。
（一）组稿工作流过程
组稿工作流过程由组稿邀请、接收组稿来稿、接收自由来稿、来稿登记等活动组成。它是编辑流程中的准备阶段，其工作目的是为下一步的审稿阶段提供具有良好结构的处理对象。为保证每期期刊均能获得一定数量的高质量文稿，组稿邀请的工作是必不可少的。一般而言，组、约稿邀请工作中应该包括邀请对象、稿件的内容要求、时间要求、版式要求、信息获知回执、联系方式等信息，这些信息应在发出邀请函时准确地告知被邀请者。对于通过邀请而获得的文稿，我们可以称之为专家来稿。无论是专家来稿还是自由来稿都应在来稿登记单中进行登记以便进入审稿阶段。但是由于专家来稿中大多数是具有较高水平的文稿，所以应对它们和一般的自由来稿给予一定的区分，具体表现可以是在来稿登记单中专门开辟一个栏目用来标识是否为专家来稿。来稿登记单将与文稿一起进入下一步的审稿阶段，它所携带的信息将会对审稿工作起着一定的指导作用。图1为组稿工作流过程模型。
附图
图1．组稿工作流过程模型
（二）审稿工作流过程
审稿工作流过程比较复杂，内容比较多，主要包括初审、复审一、复审二、修改、终审、退稿、录用等活动。它是把握期刊质量的重要环节，其工作目的是从众多的文稿中筛选出优秀的文章并对其进行适当的加工以备录用。
一篇文稿审稿过程可以分解为一系列基本的工作单元（或称活动）。从时间角度来看，这些活动组成的是一个简单的序列。但是从内容上看，各活动之间却存在着复杂的联系，我们可以用如下几类关系来描述这些联系。
顺序关系：在进行工作单元B的内容之前必须已经完成了另一工作单元A，则A与B之间就是顺序关系。其中A是B的前驱，B是A的后继。比如复审工作必须是在初审工作完成之后进行，那么它们之间是一个顺序关系，初审是复审的前驱，复审是初审的后继。
并行关系：两个工作单元的内容相对独立，进行处理时可以不分先后次序，那么它们之间的关系就是并行关系。复审一和复审二的工作内容是将文稿分别送给两位专家各自进行评审，各专家评审的工作是独立进行的，即不存在任何的依赖关系，处理时可以不分先后，因而这两个工作单元之间是并行关系。
纲目关系：若一个工作单元(A)的内容是另一些工作单元(B,C)内容的前提，则它们之间的关系就是纲目关系，其中A是纲，B和C均是目；若一些工作单元(B,C)内容是一个工作单元(D)内容的前提，则它们之间也是纲目关系，其中B和C均是目，D是纲。
根据工作单元内容之间的不同关系，使用工作流的形式可以将审稿阶段中的各个活动之间的关系分成如下的三类：
顺序流：这是一种简单的关系，活动按次序一步一步顺序完成，与工作单元内容之间的顺序关系相对应。
分支流：一个前驱活动之后跟着多个后继活动，前驱工作单元的内容与后继工作单元的内容之间是纲目关系，前驱是纲，后继是目。多个后继工作单元之间则是并行关系。分支流也可分为两种类型：完全型和条件型。在完全型分支流中，当前驱活动完成之后，所有后继活动都要执行。在条件型分支流中，当前驱活动完成之后产生的结果决定后继活动的前提条件是否能够满足，通常只有部分后继活动能够执行。
汇合流：一个后继活动依赖多个前驱活动，此时后继工作单元的内容与前驱工作单元的内容之间是纲目关系，后继是纲，前驱是目。多个前驱工作单元之间是并行关系。
针对审稿阶段各个活动之间的关系进行分析，可以发现均能够使用上述三类关系进行描述。整个审稿阶段的一个工作流程模型如图2所示，这对于指导实际的设计工作有着非常重要的意义。
（三）录用发行工作流过程
这一阶段的工作主要由修订、排版、校对、定版印刷、发行、归档、酬金统计等活动组成。各个编辑社的情况可能有所不同，但大多包括上述的这些活动。它们之间的关系并不像审稿阶段那样复杂，存在的只是一个简单的线性关系，录用发行这一工作阶段的工作流程模型如图3所示。
附图
图2．审稿工作流过程模型
附图
图3．录用发行工作流过程模型
三 期刊编辑流程管理的OA模型
（一）工作流技术
工作流技术是工作流管理系统(WFMS)[3]中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程和计划，并对工作和信息流程以及资源的利用和投入进行预先的跟踪，是提高业务过程效率和生产率的关键技术。
工作流是对一整套规则和过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通和业务活动。其目标不仅仅是处理过程，也不仅仅是把事物从一个地方流向另一个地方，而是管理那些引导作业环境如何运作的规则和过程。工作流技术履行了这个关键的角色并为规则与过程自动化提供了有效的媒介。当工作中的某项任务完成后，工作流技术保证按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步。从应用角度来看，工作流的定义、执行、监控需要一套管理工具，即工作流管理系统(WFMS)。它通过运行一个或多个工作流引擎来解释过程定义、创建过程实例，给相应用户分发工作任务，申请相关资源，通过应用程序接口调用相关的应用程序，按照调度规则对活动进行调度，控制和管理工作流实例的执行以及与其他工作流管理系统交换数据。
（二）实现模型
工作流工程主要包括应用流程定义、组织架构、工作流引擎和工作流客户端（任务列表和管理工具），它们之间的相互关系如图4所示。
附图
图4． 工作流工程模型图
本文所涉及的期刊编辑流程在工作流工程模型[4]中属于应用流程定义，可以在图4的工作流工程模型图中找到它的位置，它的实现可以使用合适的建模工具来完成。目前，市场上已有许多成熟的工作流图形化建模工具，能够非常直观地将业务工作流过程定义成图形形式并无缝地接入OA系统。这种模型蕴涵了一种思想，那就是将业务流程的设计从工作流工程中模块化出来独立进行，这样可以使得业务流可以很方便地进行调整，从而提高整个系统的适应能力。
Lotus Workflow是在Domino/Notes基础上完成改进和管理业务流程的工作流应用平台，它将处理逻辑从应用开发中分离出来并且提供了一种直观的、图形化的工作流建模工具，工作流程图可以帮助业务人员和开发人员共同来设计和维护业务流程。流程处理逻辑进行内置，可以分派、安排、路由和跟踪工作流的每一个步骤，而工作内容与流程处理逻辑是分离的，当用户需要开发新的流程或者根据实际工作改变业务流程时，只需要重用或简单地修改现有的流程定义模块就行了。
四 结束语
对于期刊编辑流程管理的设计主要是基于已有应用技术的二次开发，通常是基于已有的软硬件条件，寻求更高质量和更高效率的工作方法。关键是如何将获得的方法与计算机办公应用平台很好地结合在一起。本期刊编辑流程管理的OA模型能够较好地完成这种结合工作，甚至只需要业务人员仅仅关注业务本身的问题就可以很方便地获得更高效率的业务办理。在系统运行过程中，一旦业务流程发生变化或是需要增加新的业务流程，只需要进行流程定义的修改或增加并提交给工作流引擎即可。
［收稿日期］2005-03-13