事业单位档案信息化管理问题探讨
◎王 玲
（湖北省襄阳宜城市公共资源交易中心 湖北 襄阳 441400）
【摘 要】 随着经济不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，事业单位档案管理工作也逐渐实现向信息化转变，档案信息的利用率明显提升。针对当前事业单位档案信息化管理中存在的问题，针对性地提出要完善档案信息管理制度，提高档案管理人员的综合素质，统一信息管理标准，以更好发挥事业单位档案信息化管理的作用，推动事业单位的进一步发展。
【关键词】 事业单位 档案信息化管理 问题 措施
在新形势下的事业单位发展建设中，如何对档案信息进行有效管理，提高档案利用率，增强事业单位竞争力，成为发展中应关注的重点。传统的档案管理方式比较落后，档案的归纳与应用更多依靠人力，档案利用效率较低[1]。信息时代下，档案信息化管理方式出现，提高了档案管理工作的效率，但在实际档案管理中仍然有新的问题出现，我们应认真探讨和研究。
一、事业单位档案信息化管理的意义
科学技术在不断进步，推动了信息化技术的发展，信息技术逐渐进入人们生活，改变了人们的生活与工作方式。人事档案的信息化管理，主要是指依托于信息化技术，对事业单位中的各类档案进行数字化处理，并通过网络进行管理，以增强档案服务能力，为事业单位的人力资源、战略发展等提供准确、全面的数据支撑。在事业单位的档案管理中，信息化管理方式具有如下优势：其一，人事档案实现信息化管理后，人事档案无论是生成、采集，还是归档、入库，都可以直接通过信息平台完成，管理效率明显提升。档案管理员也从档案整理、档案室打扫、档案室保护等繁琐的工作中解脱，简化了人工成本，提高了档案管理工作的质量[2]。其二，档案的信息化管理，让事业单位在开展薪酬管理、职称测评、战略目标制定等工作时，可直接通过网络检索，得到可用的档案信息，为各项工作提供信息支撑，保障事业单位各项工作的公正性。其三，档案管理实现信息化，单位领导可以利用计算机，对档案信息迅速分类与保存，提高档案管理效率。
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二、事业单位档案信息化管理的问题
事业单位作为我国重要公益性单位，经过多年发展，积攒了大量的档案。这些档案多是单位历年发展情况，是一个单位发展的重要历史，具有重要意义。在信息化时代，档案管理实现了信息化，管理效率显著提高。然而在实际管理中，仍存在诸多问题。
（一）缺乏完善的信息化管理制度
许多事业单位的档案管理方式已经实现了全面信息化，然而，信息化制度的不完善，也会阻碍信息化管理的发展步伐。而导致信息化制度不完善的原因主要有以下几点：其一，对档案信息化管理工作的重视不足。过去，事业单位的档案利用率极低，档案大多用来应付检查，很少为事业单位的发展提供帮助，管理者对档案本身并不重视，或者直接忽视了档案信息化管理工作。其二，事业单位档案管理中缺乏有效的监督制度，监督措施落实不到位，对档案管理人员的培训不足，难以提高员工积极性，档案管理的信息化水平也会受到影响。
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（二）档案管理人员专业水平较低
管理人员的职业素养直接影响着档案信息化管理的质量。为此，应重视有关档案管理人员的培训工作，加强信息技术培训，全面提升管理人员的专业技能，为档案信息化管理提供人才支持。同时，应加强档案管理人员的职业道德建设，加强绩效考核，有效避免档案泄露问题，以提升档案信息化管理工作的质量[4]。最后，以提高档案管理人员的待遇，提高档案管理人员的工作积极性，吸引更多专业的档案管理者，为档案信息化管理奠定坚实基础。
（三）信息管理标准不统一
在事业单位的档案信息化管理中，统一的信息化管理标准，有助于提高档案管理的质量。然而，多数事业单位中各个部门的联系并不紧密，不同事业单位之间更是欠缺沟通，难以实现数据互联与共享，很难制定统一的档案管理标准[3]。同时，网络上存在各种各样的安全问题，档案信息极易泄露，这也是影响信息管理标准一致性的关键点。
三、事业单位档案信息化管理措施
无论事业单位实施哪种管理方式，都必须有一个完善且适当的管理制度来支持，事业单位的档案信息化管理依然如此。为提高档案的信息化管理水平，要制定科学的管理制度，规范员工职责，增强档案管理者的责任感，全面发挥信息化管理的优势。并且，依照单位实际情况，制定针对性的信息管理制度，强化档案信息管理，为档案管理的信息化发展打下基础。另外，应制定监督制度，保障档案效用发挥，提高档案信息管理水平。
（一）完善档案信息管理制度
档案能够为战略发展提供依据，为文化形成奠定基础，为单位可持续建设提供支持。面对事业单位档案信息化管理中存在的种种问题，应针对性地提出解决措施，以发挥档案管理工作效用，为事业单位的发展提供数据支撑。
（二）提高档案管理人员的综合素质
新形势下，诸多事业单位即使已经实现了档案管理信息化，但仍存在对档案不重视的现象。在招聘档案管理员时，单位对其专业水平要求并不高，并且缺乏专业性培训，档案管理人员的专业素养参差不齐，部分档案管理者甚至对档案的收集、整理、归档等业务都不熟悉，直接影响了档案信息化管理的水平。
（三）统一信息管理标准
为保证事业单位档案信息化管理水平、发挥档案效用，首先要了解单位档案信息化的实际情况，严格审查单位所有档案，保证纸质档案全部录入，且缺失档案已经补齐。若发现内容错误、资料不足等问题，应及时提醒员工修补，为后续工作提供准确、全面的档案信息。同时，为保障信息化档案的安全性，要加强档案信息数据库的建设，加强安全防护，制定访问限制，消除档案隐患，提高档案的信息化管理质量。同时，要加强各单位的沟通，政府部门从中调度，统一信息管理标准，为档案信息管理提供依据，从而全面提高档案管理水平。
四、总结
总之，我国事业单位档案管理中仍存在诸多问题，档案管理工作缺乏完善的信息化制度，档案管理人员专业水平较低，信息管理标准不统一，影响了档案信息化管理的发展，档案功能难以发挥，事业单位发展缺乏信息支持。对此，完善档案信息管理制度，提高档案管理人员的综合素质，加强档案信息数据库建设，统一信息管理标准，全面提高信息化管理质量，发挥档案功能，提高事业单位竞争力。
武法提[10]认为《现代远程教育技术标准体系和11项试用标准》中的定义作为学术概念过于宽泛而不够严谨,内涵太小而外延太大,网络课程几乎成了整个网络教学系统的代词。他认为网络课程是在课程论、学习论、教学论指导下通过网络实施的以异步自主学习为主的课程,是为实现某学科领域的课程目标而设计的网络学习环境中教学内容和教学活动的总和。该学者侧重自主学习和网路学习目的上进行定义的。
[参考文献]
[1]马敏.事业单位档案信息化管理问题探讨[J].企业文化旬刊,2016(4):45-45.
[2]何赟.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].才智,2016(9):103-103.
[3]邓青.事业单位档案信息化建设面临的困境及对策[J].城建档案,2018(4):34-34.
[4]陈秀红.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].人力资源管理,2018,No.141(06):324.
【中图分类号】 G270.7
【文献标识码】 A
【文章编号】 1674-3520（2019）13-41-02
【收稿日期】 2019-06-06
【作者简介】 王玲(1979- )，女，汉族，湖北襄阳人，专科，湖北省襄阳宜城市公共资源交易中心，中级职称；研究方向：经济管理。
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