澳大利亚电子文件管理标准体系研究，本文主要内容关键词为：澳大利亚论文,文件管理论文,体系论文,标准论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
信息化革命极大地改变了政府机构的工作方式。伴随着信息产业的迅猛发展，电子文件逐步取代纸质书面材料已经成为一个不可逆转的潮流，大量电子文件的产生、管理和利用已经成为电子政务和商务工作的重要内容。由于电子文件对原有的档案管理方式的极大冲击，完善地管理电子文件已成为当前档案信息化建设中的一个重要课题。作为世界上最早对电子文件开展系统研究的国家之一，澳大利亚早在上个世纪九十年代初就开始探索电子文件的管理方式，多年来在电子文件国际标准的制定方面取得了丰富经验，该国关于电子文件的管理标准体系对我们有很大的参考价值。
一、澳大利亚电子文件管理标准体系架构
2004年，澳大利亚国家档案馆发布了《数字文件管理指南》，为澳大利亚政府机构在形成、管理和保存电子文件方面提供了全面的指导，有助于负责电子文件和信息管理人员对电子文件随时随地地进行管理。该指南运用文件连续体理论将文件的创建、捕获、组织和档案管理等步骤，通过一系列的国际与国家标准联系起来，形成了一套完备的国家电子文件管理体系。下面我们就从《数字文件管理指南》所确立的电子文件管理标准体系框架入手，对澳大利亚电子文件管理标准作一总体了解。
《数字文件管理指南》的适用对象是澳大利亚政府机构形成的所有数字文件，也对某些一般性数字文件(如基于网络的文件)的管理提出了特殊建议。需要注意的是，澳大利亚官方是这样定义数字文件的：数字文件就是利用计算机技术来生成、传送和维护的文件，它们可以是以数字格式生成的文件，以及由其它格式转换过来的数字格式文件(例如扫描纸质文档生成的数字文件)。
国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中则是这样定义电子文件的：电子文件是适合于电子计算机操作、传递和处理的文件。
通过对比这两个定义，我们会发现，澳大利亚官方的“数字文件”定义与国际档案理事会的“电子文件”定义有非常大的相似性，二者在定义方式、文件处理过程等方面基本相同，可以说，澳大利亚的数字文件就是我们一般意义上所说的电子文件。
图1.《数字文件管理指南》确立的电子文件管理标准体系架构
如图1所示，《数字文件管理指南》提供了10个方面的标准，我们可以按照文件连续体理论将这些标准分到文件创建、文件捕获、文件组织和档案管理四个阶段中，这四个阶段中的标准得到了来自数字文件保管框架和DIRKS两方面的支持。下面我们按照《数字文件管理指南》提供的体系架构对10个方面的标准加以分析研究。
二、澳大利亚电子文件管理标准体系架构各部分研究
(一)数字文件保管框架——澳大利亚电子文件管理标准体系的平台
澳大利亚政府机构为数字文件保管制定了一个一体化和综合性的框架，因为对数字文件实行高级管理对于数字文件保管框架的成功至关重要。数字文件保管框架必须要确保和所有相关的立法需求相兼容，并包含各机构处理数字文件保管工作的政策、步骤和指南。数字文件保管工作的职责应分配给具有适当技能、知识和经验的员工，政府机构应设计和执行具备文件保管能力的系统，文件形成者应当在数字文件保管职责方面受过教育。数字文件保管框架还应包括澳大利亚政府拥有但是由外来提供者形成的文件。纳入本框架的标准和规范有：
1.《澳大利亚国家档案馆文件保管政策——2005年》①，标准用于档案馆全体职员、档案馆业务的各个方面，支持事务活动而生成的所有文件，以及用于形成文件的所有事务应用软件。
2.《行政职责处理规范》(2000)②规定了大多数澳大利亚政府机构通常履行的行政职责的处理规范。
3.《一般性处理规范》(用于联机安全流程中形成的加密文件)③，标准的发行对象是所有澳大利亚政府机构的负责人，目的在于批准在联机安全流程中形成的加密文件的销毁。
4.《一般性处理规范》(用于已被复制、转换或迁移的源文件)④，其目的有两个，一是一旦源文件被复制、转换或迁移后，将源文件销毁；二是为复制、转换和迁移过程以及复制品、源文件的管理创造条件。
(二)DIRKS——贯穿整个澳大利亚电子文件管理标准体系的支持性文件
DIRKS全称为《文件保管系统设计和执行手册：事务信息管理的战略标准》⑤。DIRKS反映了澳大利亚国家档案馆和澳大利亚政府机构的特定需要，为有效地管理文件提供了重要基础，是澳大利亚国家档案馆在其官方网站上发布的一组最佳实践与文件保管标准中的基础文件。这些文件对数字文件保管框架及文件创建、文件捕获、文件组织和档案管理四个阶段均提供了支持。
该标准主要使用对象为澳大利亚政府机构信息与文件管理项目的人员，有很强的可操作性，它为政府机构管理事务信息和文件提供了实用性的指导，其主要内容可以概括成“八步法”，这八步的具体内容如图2所示：
图2.DIRKS标准中的“八步法”
DIRKS标准对于各个不同阶段提供针对性的支持，例如对于数字文件保管框架，DIRKS可以提供三个步骤的支持：步骤A，调查所在组织的任务、结构、所处的社会政治环境，及影响文件保管实践的主要因素；步骤E，制定文件保管的政策、步骤和培训策略；步骤F，将上述策略转化为数字文件保管的蓝图，这个过程包括制定政策、分配职责、重新设计工作流程，为文件保管系统制定规范。而对于其它阶段，则提供其它的相应步骤进行支持。
(三)文件创建阶段的管理标准
该阶段的标准主要是形成数字文件方面的标准，澳大利亚政府机构应该执行和支持具有文件管理能力的系统。在形成数字文件方面主要是《澳大利亚联邦机构电子文件管理元数据标准》⑥，该标准是基于澳大利亚标准《AS4390—1996，文件管理》制定的，规定了在澳大利亚联邦机构使用电子文件管理系统时应该捕获的元数据，该标准是澳大利亚联邦机构满足其专门电子文件管理要求所赖于建立的基础。该标准定义了具有20个元素的基本集，其中8个为必备的核心元素，还有65个子元素，并说明了如何在澳大利亚联邦机构应用这些元数据。
(四)文件捕获阶段的管理标准
这个阶段的标准主要是形成数字文件的信息，涉及电子文件元数据的管理。澳大利亚政府机构应捕获和维护其数字文件的元数据；元数据的捕获时机在于文件的形成和管理阶段，元数据的形成捕获应作为事务和文件管理的一部分来进行，因此，澳大利亚政府机构制定了政策确保元数据得到合理的形成和管理。在形成关于数字文件的信息方面有如下5个标准：
1.《澳大利亚联邦机构电子文件管理元数据标准》，该标准规定了澳大利亚国家档案馆在澳大利亚联邦机构使用电子文件管理系统时应该捕获的元数据。
2.《澳大利亚政府执行手册：澳大利亚政府定位服务元数据》⑦，该标准列出了澳大利亚政府执行政府定位服务(AGLS)元数据的需求，为负责协调机构政策和网络信息服务的人员提供了实用建议和指导。
3.《文件管理分类工具纵览》⑧，该标准对澳大利亚联邦机构如何制定分类工具以支持文件管理流程提出了建议。
4.《澳大利亚联邦机构功能主题词表制定指南》⑨，该标准对澳大利亚联邦机构如何制定功能主题词表以支持文件管理流程提出了建议。
5.《澳大利亚联邦机构使用关键字AAA许可条件》⑩，该标准非常简短，共包含14个小要点，主要包括重要定义解释、使用条件、禁用条件、知识产权、第三方提供的服务、缺陷和补充说明等内容。
(五)文件组织阶段的管理标准
该阶段的标准主要包含3个方面的标准，即决定数字文件保管期限、获取数字文件和数字文件的事务连续性计划。
1.决定数字文件的保存期限
澳大利亚国家档案馆批准数字文件的处理，根据有关文件保管需求来确定其保存期限，数字文件的保管时间多种多样。数字文件必须在整个生命周期内进行管理并保持可利用性。国家档案馆发布一般性处理规范和文件处理规范，并批准文件的处理措施。某些文件能够在一般事务进程中定期销毁。在决定数字文件保存期限方面主要包括《行政职责处理规范》、《一般性处理规范》(用于已被复制，转换或迁移的源文件)和《一般性处理规范》(用于联机安全流程中形成的加密文件)三个标准标准。
2.数字文件的事务连续性计划
事务连续性计划包括防灾、灾难预备和从灾难中恢复。澳大利亚政府为应对灾难的影响，主要采取特别防护措施来恢复对事务重新开展至关重要的文件。在这方面主要有以下两个标准：
(1)《澳大利亚联邦文件物理存储标准》(11)，该标准是澳大利亚联邦文件存储的综合性指南，涵盖了所有类型的存储介质，包括纸张，音频视频材料，缩微胶片和机读格式等。标准为政府文件存储描述了一种最佳实践代码，并且为支持和改善这些文件的管理提供了工具。
(2)《澳大利亚联邦文件物理存储标准执行指南》(12)，该标准支持《澳大利亚联邦文件物理存储标准》并和后者一起使用。指南的内容是按照《澳大利亚联邦文件物理存储标准》中列出的七条原则和每条原则实现的最低标准来进行编排的。指南还为文件存储提供了评估方法和风险管理。
3.某些一般类型数字文件的管理
电子信息的产生有多种形式，新型格式的电子信息和新软件的出现非常快，所以澳大利亚国家档案馆已经出台了政策和指南，来协助政府机构管理基于网络的数字文件，这方面主要有如下两个标准：
(1)《档案网络资源：联邦政府中基于网络的文件保管活动》(13)，该标准介绍了澳大利亚政府网站和其它联机资源的的管理状况，可以帮助政府机构制定形成、管理基于网络的文件的内部机制。
(2)《政府出版物联机管理——联邦政府指南》(14)，该标准说明了确保对联机出版物进行长期管理的重要性，指出了政府机构共同责任和角色，和多种利用联机资源的方式。
(六)档案管理阶段的标准
完成前三个阶段流程的数字文件，将进入最后阶段即档案管理阶段，针对归档的数字文件的管理主要围绕保护、存储、利用等工作来开展。在本阶段共包括如下5个方面的标准：
1.保护数字文件
数字文件能够被轻易修改，所以其安全性非常重要，澳大利亚政府机构需要为他们的文件给予充分的安全考虑。澳大利亚政府机构必须执行有关系统，防止对数字文件进行未授权地更改，并对具有长期保存价值的数字文件采取特殊保护，使之保持真实可用。在保护数字文件方面只有DIRKS做了有关规定，DIRKS可以对现有系统和实践进行调查，并将安全性和真实性控制集成到新系统中，还可以检验新系统保护文件免受侵害的情况。
2.数字文件存储
需要长期保存的数字文件，或被鉴定为极其重要，或具有档案价值。选择适当的数字文件存储设备需要多方考虑，储存数字文件的数字存储设备应该保存和维护在稳定的物理环境中。数字存储设备应当得到监控，文件应周期性地更新(即从旧的或老化设备转移出去)，否则文件可能会丢失。在数字文件存储方面主要有如下标准：
(1)《澳大利亚政府信息与通信技术安全手册》(15)，该标准为澳大利亚政府机构如何保护其信息与通信技术系统提供了政策和指南。
(2)《澳大利亚联邦文件物理存储标准》。
3.数字文件长期保存
数字文件必须加以保存，满足法律需要，支持事务的有效开展。保存数字文件最通用的技术能够被分成三大类：迁移，封装和仿真。执行成功的保存战略涉及许多需求。在数字文件长期保存方面主要有以下标准：
(1)《数字文件保存方法》(16)，标准介绍了数字文件的性能模型和关键性质，以及数字化保存中的问题、概念和方法。
(2)《澳大利亚联邦机构电子文件管理元数据标准》。
4.数字文件的提供利用
在满足法律需求的前提下，澳大利亚国家档案馆必须将馆藏的数字文件向外界提供利用。在数字文件的提供利用方面只有DIRKS作出了有关规定：确定文件利用需求；衡量系统支持检索工具的能力；制定策略，将数字文件提供给当事人；为提供数字文件利用的系统制定规范；提供有关系统满足公众利用政府文件需求方面的证据。
5.数字文件的处置
除了销毁以外，数字文件的处置还包括将文件移交到档案馆或其它组织。在澳大利亚，联邦文件的处置是由国家档案馆授权的。数字文件从一个单位移交到另外一个单位时，接收单位要对文件的继续保存和利用承担责任。具有临时价值的文件应被安全地销毁，销毁后就不能再被恢复。在数字文件处置方面主要有如下标准：
(1)《澳大利亚政府信息与通信技术安全手册》；
(2)《安全保护手册(PSM2005)》⒄，该标准是发布澳大利亚政府安全保护政策、原则、标准和程序的重要方式，澳大利亚政府机构为保护官方资源必须遵守此手册。
三、通过研究得出的启示
当下我国要在电子文件管理领域贯彻“加快制定应用规范和技术标准”的战略行动(18)，积极借鉴其他国家在制定电子文件国际标准方面的先进经验。将澳大利亚电子文件标准体系完整地加以分析后，我们可以得出下面的结论：
1.应高度重视档案信息化理论在档案信息化建设中的指导作用
在《澳大利亚国家标准4390-1996：文件管理第一部分通则(Australian Standard AS 4390-1996：Records Management，Part 1:General)》对文件连续体理论做了规范描述后，十余年来，整个澳大利亚电子文件界围绕着这一核心理论全力构建澳大利亚自己的电子文件标准体系，现在已经具备了相当的规模。
我国在制定电子文件与档案标准体系的过程中，也要在开始阶段就做好有关档案信息化理论的选择与运用工作。无论我们选择文件生命周期理论、文件连续体理论和文件运动理论，还是对这些理论综合加以运用，都必须在今后的具体标准体系建设工作中坚决遵守，并不断完善，这样才能充分发挥先进理论在档案信息化建设中的指导作用，从而为合理开发档案信息资源、实现科学整合档案信息资源(19)的战略目标打下良好而坚实的基础。
2.应加大我国在电子文件领域的科研力度
从国际标准化组织(ISO)所制定的文件档案方面的标准看，澳大利亚是这些标准的一大重要来源。究其原因，这是由于澳大利亚在文件、档案领域方面的科研成果十分突出，而国际标准化组织(ISO)所制定的这些标准都是在这些研究成果上衍生出来而形成的。相比较而言，中国在文件档案管理领域中具有国际性的研究成果极少，因此，可转换成人类最佳实践的标准成果的可能性也就极少。唯有加大我国在电子文件领域的科研投入，做好这方面的科研成果积累与总结工作，才能改变我国在国际文件档案标准化领域中极度缺乏话语权的不利现状。
3.应改变目前我国有关标准与规范制定的封闭局面
从二十世纪九十年代后期至今，档案标准化的重点主要是在档案信息化和电子文件方面，这是因为人类社会进入信息社会后在文件档案领域中档案信息化与电子文件是其所面临的巨大挑战，也是其所面临的急需解决的重要问题，这一方面问题的紧迫性已引起了联合国教科文组织的高度关注。但是，澳大利亚国家档案馆在制定这些标准与规范时是联合其他部门的文件档案专家、学者及相关领域的研究专业人士进行共同合作来制定的，取得了很大进展。相比较而言，中国档案部门也意识到这方面标准的急迫性，但是提出及制定标准与规范时仅仅是依赖于档案部门自身的工作人员，很少联合高等院校的文件档案专家及相关领域的研究专业人士，这种“孤军作战”、“封闭式”制定标准的机制在一定程度上制约了标准制定者对国际前沿动态的了解，制约了档案信息化及电子文件管理标准化的发展，因此这一局面必须及时地加以改变。
注释：
①英文全称为《National Archives Recordkeeping Policy—2005》，澳大利亚国家档案馆2005年发布
②英文全称为《The Administrative Functions Disposal Authority(2000)》，2000年2月首次颁布，2000年8月在对介绍和索引做了少量修订后重印
③英文全称为《General Disposal Authority》(For encrypted records created in online security processes)，澳大利亚国家档案馆2004年5月发布
④英文全称为《General Disposal Authority》(For source records that have been copied，converted，or migrated)，澳大利亚国家档案馆2003年2月发布
⑤英文全称为《The DIRKS Manual:A Strategic Approach to Managing Business Information》，澳大利亚国家档案馆2001年9月发布，2003年7月修订
⑥英文全称为《Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies》，澳大利亚国家档案馆1999年5月发布，版本为1.0
⑦英文全称为《Australian Government Implementation Manual:AGLS Metadata》，最新版本为2.0，澳大利亚国家档案馆2006年5月发布
⑧英文全称为《Overview of Classification Tools for Records Management》，澳大利亚国家档案馆2003年7月发布
⑨英文全称为《Developing a Functions Thesaurus Guidelines for Commonwealth Agencies》，澳大利亚国家档案馆2003年7月发布
⑩英文全称为《Licence Conditions for Commonwealth Agency use of Keyword AAA》，澳大利亚国家档案馆2003年9月发布
(11)英文全称为《Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records》，澳大利亚国家档案馆2001年9月发布，2002年12月修订
(12)英文全称为《Storing to the Standard：Guidelines for Implementing the Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records》，澳大利亚国家档案馆2002年12月发布
(13)英文全称为《Archiving web resources:A policy for keeping records of web-based activity in the Commonwealth Government》，澳大利亚国家档案馆2000年发布，2001年1月修订
(14)英文全称为《Keeping Government Publications Online-A guide for Commonwealth Agencies》，澳大利亚国家图书馆、档案馆和信息经济办公室2002年7月联合发布
(15)英文全称为《The Australian Government Information and Communications Technology Security Manual》，澳大利亚防御信号理事会制定
(16)英文全称为《An Approach to the Preservation of Digital Records》，澳大利亚档案馆2002年12月发布
(17)英文全称为《Protective Security Manual(PSM 2005)》，澳大利亚司法部2006年9月19日发布
(18)《2006-2020年国家信息化发展战略》，2006年5月中共中央办公厅、国务院办公厅印发
(19)2005年12月全国档案局长馆长会议精神