图书馆集约化管理体系初探_图书馆论文

图书馆集约化管理体系初探_图书馆论文

图书馆集约化管理系统初论,本文主要内容关键词为:管理系统论文,集约化论文,图书馆论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。

所谓图书馆集约化管理,是指运用现代化的管理方法和理念,借助现代化的科学技术,研究图书馆运作过程中的基本规律、管理职能、管理方法与手段,充分调动组成图书馆系统的诸要素,并活化组成图书馆系统诸要素,加强子系统及诸要素之间联系,优化图书馆系统的循环运作过程。图书馆集约化管理包括图书馆管理的方方面面,因此我们又称之为图书馆的“大”管理。

1 现代化图书馆集约化管理系统组成要素及结构

1.1 组成要素

组成现代化图书馆集约管理系统的要素有许多,它涵盖了图书馆工作的方方面面,大体上可分为两大类:基础要素(又称宏观要素)和再生要素(又称微观要素)。

1.1.1. 基础要素

它是组成现代化图书馆集约化管理系统的最基本组成部分。基础要素主要有六个,即:图书馆建筑、馆藏资源、管理人员、服务对象、管理手段、组织管理方法等。六大要素组成了现代化图书馆集约化管理的宏观系统。

但如果要达到预期的管理目标,单靠宏观系统是难以完成的,还必须对宏观系统进行再分解、再组织,而再生要素就是在宏观系统的再分解、再组织的过程中产生的。

1.1.2 再生要素

再生要素是从基础要素中分解产生的,因此我们称之为再生要素。我们知道,组成系统的要素越丰富,其结构就越复杂,功能也越完善,通过对这些要素的优化组合,从而达到系统预期目标。

图书馆建筑要素再生出的要素有:图书馆建筑设计、图书馆建筑施工、图书馆建筑装饰、图书馆环境布置、图书馆建筑改造修复等等。

馆藏资源要素再生出的要素有:书刊采访、书刊编目、书刊典藏、藏书布局、图书保护、书刊经费、资源共享等等。

管理人员要素再生出的要素有:人员编制、岗位职责、工作量、人员素质、职业道德、服务质量、服务观念等等。

服务对象要素再生出的要素有:读者心理学、导读工作、参考咨询、阅览服务、外借服务、书刊推荐、专题服务、定题服务、委托复印、开放时间、全开架服务、公共查询、馆际互借等等。

服务手段要素再生出的要素有:管理现代化、多媒体技术、数据库、监控系统、网络传输、声像资料、语音设备等等。

组织管理方法要素再生出的要素有:三线典藏、流阅一体化、大面积开架、藏书剔除等等。

基础要素和再生要素都可以再分,再生要素还可以再生。由再生要素再分生成的要素我们称之为再生元素,再生元素是构成现代化图书馆集约化管理系统的最小单位,有不可再分性。现代化图书馆集约化管理系统不是各种要素或元素的简单相加,它是由各种要素有机组织起来,系统与要素之间,要素与要素之间,要素与元素之间存在着不可分割的、内在的必然的联系,有时还出现各种交叉关系。系统要素间的组织是按一定的规则来进行的,这个规则就是系统的结构。

1.2 系统的结构

现代化图书馆集约化管理的六大基础要素构成了一个宏观系统,宏观系统还可以再分为六个相关的子系统,即:图书馆建筑管理子系统、馆藏资源输入子系统、开发与利用人员子系统、馆藏资源输出子系统、管理手段子系统、信息反馈子系统。六个子系统共同组成了现代化图书馆集约化管理系统的结构,它们相互联系相互影响。

2 现代化图书馆集约化管理系统的目标

集约化管理的成败关键在于管理过程中取得的效益。因此,图书馆应建立起现代管理机制,运用现代管理学的原理和方法,借助于现代化的手段,合理组织图书馆活动,有效利用图书馆人力资源和物力资源,发挥其最佳效益,以达到既定的目标。因此,“最佳效益”应作为现代化图书馆集约化管理的目标。

为此,要完成以下十个转变:由保守型向开拓型转变;由封闭型向开放型转变;由传统型向现代型转变;由“以书为本”向“以人为本”转变;由单一载体类型向复合载体类型转变;由文献流通单一型向多种文献传递类型转变;由手工操作向全自动化转变;由单功能类型向多种功能类型转变;由资源独享向资源共享转变;由被动服务向主动服务转变。为了实现上述转变,必须对现代化图书馆集约管理系统的各个子系统进行优化。

3 现代化图书馆集约化管理系统的优化

现代化集约化管理系统优化的过程,也是其子系统优化的过程,因此,应特别注重对图书馆建筑管理、馆藏资源输入、开发利用人员、馆藏资源输出、管理手段、信息反馈子系统进行优化整合。

3.1 图书馆建筑管理子系统优化

随着人们观念、行为规范、生活方式、价值观、情报意识等发生变化,他们对图书馆建筑现代化(包括建筑理念、建筑形象、建筑环境、建筑结构、建筑风格)有着更高的期望值。现代化的图书馆建筑,应具有空间布局上的合理性、有效性,结构上的灵活性、可变性、开放性及便利性,应溶入现代化的开放式管理理念,适应现代技术运用和现代化管理方法的实施。为此,图书馆建筑设计管理应在以下方面寻找突破口:

①加大图书馆设计创新力度。图书馆设计应从灵活性、经济性、高效性等方面加以考虑,以适应现代化管理需求。②取消传统的以闭架书库为核心的建筑设计观念,方便信息存取。引进“流阅一体化”、“大流通大阅览”建筑理念,设计顺应开放式布局,使用大开间格局,使收藏、外借、内阅实现一体化。③图书馆发展的大趋势是功能多元化,应具备文化积淀、教育、情报、研究、展示和娱乐等多重功能,应把图书馆建成一个生动活泼的传播信息的场所,适应多类媒体传播和数字化、网络化信息发展的要求。④在建筑环境上下功夫。优美的环境更有利于读者保持好的借阅心境,使读者对图书馆产生强烈的美好情绪,从而激发出他们的求知欲望,自觉地规范自己的言行举止,使之与环境协调。

3.2 馆藏资源输入子系统优化

文献输入过程也是文献采访和加工过程。这一子系统优化的质量如何直接决定总体目标实现的质量,因此要注意以下几个环节优化:

①把好进口关,保证馆藏资源的质量。遵循文献采访针对性、系统性、经济性、实用性、超前性和相关性原则,广泛收集文献采访信息,并根据需要进行筛选,广泛征集服务部门和读者对文献使用的反馈意见,及时修正采访计划,保证文献的购置质量。用现代电子型文献逐步取代传统的印刷型文献,使馆藏文献向复合型发展。②注重文献加工的质量,保证文献检索途径的多样性。采用MARC标准对文献进行著录,保证书目数据库的质量。③对文献信息进行整合,使之增值。我们这里所说的文献信息整合是指数字化整合,传统的介质信息资源的整合难度比较大。许多图书馆拥有非常好的资源,由于受技术、资金、人力等因素的制约,不能进行数字化整合,文献利用率很低,随着现代化技术的运用,图书馆文献输入已不仅仅是简单文献采访和编目,还需要进行再加工,再整合,再输入。

3.3 开发和利用人员子系统优化

在现代化图书馆集约化管理子系统中,人的因素起决定性的作用,他们是系统的中枢神经。

这里的开发和利用人员包括:文献采访人员、文献加工人员、信息提供人员、管理人员、读者等等,即凡参与本系统的人员都可以称之为开发和利用人员。如果简单来分可分为图书馆工作人员和读者。为了优化这一子系统,我们要在以下几方面下功夫:

①提高图书馆队伍的整体素质。图书馆整体素质是由个体素质组成的,个体素质包括一个工作人员所掌握的自然科学、社会科学、图书馆学情报学知识的广度和深度以及对本职工作管理技能掌握的熟练程度,此外还包括工作人员的事业心和工作责任感。整体素质包括图书馆工作人员队伍的业务素质结构、专业结构、性别结构、年龄结构等。②提高采访人员和文献加工人员综合素质,保证文献采访、加工质量。③对信息提供人员提出更高的要求,尤其要加强对现代化技术应用方面的培养,要具备网络信息服务能力,特别是要具备文献整序和信息检索能力,起到信息导航员的作用。④提高管理人员的综合管理水平,使他们具备现代化科学管理的理念,形成开放式服务新观念。能及时收集、反馈读者的意见和建议,纠正工作系统中的偏差。⑤加强读者教育,提高读者自助能力,加强读者文献索取能力培养,不仅培养他们一般的文献查找能力,还要培养他们网络资源的利用能力。

3.4 馆藏资源输出子系统优化

读者服务工作是馆藏文献输出子系统的核心内容,优化该子系统要在以下方面下功夫:

①执行最大限度便利读者原则,实行全开架借阅,实行流阅一体化服务,阅中有流,流中有阅;实行延时开放、不间断开放。长期以来,我国大多数图书馆开放时间严重不足。以高校图书馆为例,真正达到周开放时间70小时的图书馆并不多,而美国高校图书馆周开放时间一般都在100个小时以上。因此图书馆应该延时开放、不间断开放,尽最大可能为读者提供便利。②激活馆藏,深层开发馆藏资源。转变以藏为主观念,变“以书为本”为“以人为本”。③树立网络开架思想,正视网络信息虚拟全开架,跟上步伐,形成本馆开放式特色数据库,利用网络便利,加大对馆藏资源宣传力度。④改进基础服务设施,为优质服务创造条件。⑤重视基础工作,加大文献整序力度,使之形成合理的布局,为现代化服务提供坚实的保证。⑥遵循文献生长和衰变规律,坚持做好文献剔旧工作。由于经费所限和馆藏文献数量的攀比心理,近几年大多数图书馆不重视或干脆不谈文献剔旧。因此出现馆藏文献陈旧不堪,读者怨声载道现象。尤其是网络技术的发展,可得信息激增,更加速了馆藏文献的衰变。如今,除了一些理论性很强的学科外,大多数的图书的半衰期在2.5-3.5年。因此,不能单纯追求文献数量而放弃了质量,从而影响文献的使用。⑦坚持地区性、区域性图书馆协调协作。通过网络互联实现资源共知;通过建立区域性特色文献数据库实现文献资源共建;通过馆际互借和网络传输实现文献资源共享。

3.5 管理手段子系统优化

图书馆正处于传统型向现代化型的转变时期。现代化图书馆包括现代化的思想观念、现代化的管理队伍、现代化的馆舍条件、现代化的文献类型、现代化的服务功能、现代化的管理手段等。而管理手段又是图书馆现代化的重要标志。因此优化管理手段子系统就显得尤为重要了。

①用图书馆计算机管理系统替代传统的手工操作系统。这是管理手段优化的第一步。②信息传递的网络化。通过局域网或广域网将各种类型的图书馆连接在一起,实现网间信息传输。这是管理手段优化的第二步。③在网络联接的基础上,实现一证通用,达到真正意义上的资源共知、共享。这是管理手段现代化的第三步。④配备语音、声像等设备,实现多种信息媒体共处的新格局,把图书馆建成现代的“多媒体”图书馆。这是管理手段现代化的第四步。⑤实现监控管理。全开放服务所遇到的突出问题就是书刊资料的安全问题,采用监控技术可以减少管理人员的数量,同时减少图书的丢失率。这是管理手段现代化的第五步。

3.6 信息反馈子系统优化

信息反馈是指把系统输出的信息结果返送回去,并对信息再输出发生影响的循环往复过程。

现代化图书馆集约管理系统通过信息反馈子系统反馈来的信息对其他子系统各个环节进行评价,修正其中的失误和不足,不断调整系统决策与实现目标间的偏差。因此,信息反馈是一个多层次、多网络,纵横交错,能够有效地、系统地、完整地收集和传导信息的子系统,它是现代化图书馆集约管理赖以正常运行的关键所在,是系统能否有效达到预期目标的重要环节。

现代化图书馆集约化管理是一个宠大的系统工程,只有通过对其组成子系统和要素、元素的不断优化、不断监控才能最终实现集约化管理的目标。

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