关键词：企业办公室;文秘工作水平;提升途径
引言
办公室是企业中办文、办公、办会、办事的综合部门，看似无大事，实则千头万绪，任务重，任何微小的失误，都有可能酝成大的失误，进而影响整体工作。要想做好办公室工作，作为办公室文秘人员必须具有较高的综合素质，具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调和实践管理经验。但是，现实工作中，由于企业和文秘人员个人的原因，造成了办公室文秘工作出现了一些不容忽视的问题。
1企业办公室文秘工作的重要意义
企业实际生产经营工作进行过程中，办公室文秘岗位所开展的众多工作事务，是为企业领导相关工作顺利开展提供铺垫。办公室文秘日常工作进行中，需要做好会议的前期筹备工作、会议服务工作、信息收集和处理工作、督促检查工作、公文写作工作，为领导积极开展相应的工作发挥良好的参谋助手作用。同时办公室文秘积极开展各项工作，需要强化和领导的沟通，了解到领导的实际需求，充分有效推进文秘工作的顺利开展，同时还能够有效延伸和拓展领导工作。比如说，当企业领导作出相应的决策之后，办公室文秘需要从会议的实际情况出发，草拟出相应的领导决策文件，并针对领导的决策内容进行全面细致分析，采用书面形式进行准确的表达，在得到领导明确指示之后，向各单位、各部门下发决策内容。同时办公室文秘还需要针对各个单位、部门的意见和建议进行全面充分的收集和反馈，为后续开展相应的处理工作提供良好的参考。
2办公室文秘工作常见问题
2.1办公室文秘人员少，工作负担重，工作质量不高
由于企业以生产经营为中心，以提高经济效益为主要目的，因此对于不直接参与生产经营的办公室人员配备不足。办公室工作千头万绪、比较繁杂，人员又相对不足，有时就会出现发生什么问题才解决什么问题，就事论事，临时应付的现象，没有深入分析，通盘思考，工作质量和效率都不高。
2.2文秘队伍的综合素质参差不齐
由于社会与企业的不断发展与进步，对于企业办公室的工作要求也出现的新的变化。办公室文秘人员所掌握的专业知识与职业技能，已不再适应新环境的需求。首先，部分文秘人员缺少相关的专业知识，尤其目前多数施工管理企业“走出去”，涉外方面的文秘知识与技能，掌握得不够全面，不能满足现实的文秘工作需要。其次，专业知识技能的更新较慢，工作思路狭窄。日常工作中，办公室文秘人员的外出学习机会较少，视野较窄，工作的思路不宽，导致汇报工作的资料收集、文件的撰写，都与上级领导的要求有所差距。
3做好办公室文秘工作的措施与对策
如何做好办公室文秘工作，杜绝出现常见问题，促进企业有序快速发展。我认为只有文秘人员正确认识文秘工作，提高综合素质，提升服务意识，强化沟通协调和创新意识，才能将文秘工作做好。
3.1正确认识文秘工作
办公室是一个企业的行政指挥中心，是一个企业的窗口，是集文件处理、行政管理、信息管理、公关接待、综合协调等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂。办公室工作质量的好坏，直接影响到企业的形象和效率。作为文秘人员，技术性和体力性劳动不多，大多是文字材料性工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要做好这些看似简单的工作，对文秘人员有着很高的要求，不仅要具备扎实的专业知识和文字功底，还需要有较强的政治素质、敏锐的洞察力和沟通协调能力。但是文秘工作的成绩和效益都不会非常明显，因此文秘人员必须要有乐于奉献的精神，不为名、不为利，甘当“无名英雄”。
3.2提升文秘人员的综合素质
加强办公室文秘人员素质建设，通过书本、实践、网络学习等及时掌握和吃透上级精神，及时了解企业生产经营状况；引导办公室文秘人员在业务素质上下工夫，认真学习写作及公文相关知识，提高办公室文秘人员综合素质；通过学习，不断提高勤于想事、善于谋事、乐于干事、诚于共事的能力，努力建设有闯劲、有干劲、有韧劲和张口能说、提笔能写、遇事能办的综合素质过硬的办公室队伍。要加强办公室文秘人员的担当精神，培养无怨无悔的奉献精神，做勤奋敬业、乐于奉献的表率。办公室工作任务重、节奏快、要求高，经常需要加班加点，这要求办公室文秘人员要有老老实实、勤勤恳恳、扎扎实实的奉献精神，始终做到“不抱怨不埋怨、扑下身子埋头干”。要强化主动服务意识，持续提升办公室文秘人员对公司高管和其他部门的支持能力和服务水平。
3.3附加必要的奖励制度
企业根据员工的工作制定奖励制度可以说是关爱员工、激励员工、督促员工的有效手段。制定合理的奖励制度不仅适用于办公室，同样适用于企业所有部门，员工物质上或名誉上得到了奖励，工作态度就会积极向上。制定办公室文秘的奖励制度，主要内容就是确定奖励原则：多劳多得原则和公开性原则。文秘在工作量巨大的情况下基本完成任务的，应当给予“优秀奖”，可以奖励生活用品、纪念品或适当的奖金；文秘在工作量巨大的情况下完成全部任务且质量较高的，应当给予“超越奖”，要奖励数额合理的奖金。在奖励制度中公开性原则也是十分必要的，它代表着公平性，能够使文秘人员信服并且正视自己。办公室文秘工作奖励制度不断激励着文秘人员发挥自己的能量，使其得到满意的回报。
3.4激发创新意识
创新是企业不断发展的原动力，为了提高办公室文秘工作质量，要激发出办公室文秘的创新意识和竞争意识，这主要是因为办公室文秘工作的灵活性较大，需要文秘人员要随机应变，避免按部就班，要实现思想和行为的创新，树立创新意识，并体现在办公室文秘工作中，不断探索新的、有效的工作方法和工作模式，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。从这一层面上看，一方面要鼓励和引导文秘人员在实际工作中大胆创新，加大上下级之间的沟通和交流，营造轻松和谐的创新环境；另一方面则是发挥出上级领导的带头作用，将创新理念应用到办公室工作中，启发和带动文秘人员的创新，进而提高办公室文秘工作的综合质量水平。
结语
综上所述，文秘在企业组织结构内起到衔接上级与基层的重要作用。文秘的工作水平高低，对企业的办公效率起到重要的影响，只有不断地提高自身的职业水平，对工作进行有效的统筹协调，有序处理工作内容，积极主动与各部门进行沟通，准确的掌握并传递有效的信息，建立正确积极的工作态度，才能使建设企业办公室文秘的工作水平得到有效的提高。
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论文作者:张鹏
论文发表刊物:《科学与技术》2019年14期
论文发表时间:2019/12/4
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