仙桃市市政工程管理局 湖北仙桃 433000
摘要：在做好档案管理，确保档案安全的同时，应进一步突出档案的利用工作，充分发挥工程建设项目档案为企业的生产、经营和持续发展的作用。建立档案利用反馈登记制度，对档案利用情况有登记、有统计分析，总结利用规律，提高利用服务质量。
关键词：工程；档案资料；管理措施
1工程档案资料的重要性
在建筑工程的档案资源管理中，会涉及非常多的施工环节、部门、施工工序等等，一旦在施工过程中没有进行详细的记录，在档案资源管理工作的开展过程中就会杂乱无序。在建筑施工的过程中会产生大量的资源信息，这些资料直接反映了该项目工程的施工质量和经济效益，对建筑企业来说，可以有效提高工程质量和管理效率。因此建筑企业需要建立一个科学有效的资料管理制度。从国家建筑行业发展来看，一个建筑项目具有完整建设档案资料，就说明该项目的所有施工流程都是合法有效的，并且根据档案资源进行核查，还可以对该建筑项目的质量标准进行判断。从质量控制方面来看，质量控制需要达到国家规定的标准，而建筑项目的标准则是经过了施工过程规范化、科学化、标准化和合理化，在档案资料的记录中可以监督施工质量。同时在项目的施工到竣工过程中，工程的资料都是最原始的项目资料，其中包含了项目的所有信息，是该项目施工的信息依据，也是今后维护检修审核的一个信息依据。
2工程项目档案的特点
第一，专业性较强。工程项目的档案文件除了少部分的项目管理文件，大多是技术方面、专业性较强的档案资料，对于档案管理人员而言，并不熟悉这方面的内容，而技术性强的技术人员对于档案管理的工作又不擅长，所以容易在档案资料的收集和整理过程中，产生分歧和矛盾，从而出现归档文件返工的情况。因此，档案管理人员在进行工程项目档案资料的收集和整理时，要不断学习工程项目建设的专业知识，掌握工程施工相关文件的时间逻辑关系，拓宽资料收集的思路，并虚心向专业技术人员请教。
第二，涉及领域广。工程项目的建设从初期准备到后期建设牵涉多家设计单位、施工单位以及建设单位、监理单位、上级部门等数十家部门单位。所以在档案资料的管理上牵涉的领域也就更加广泛。
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第三，时间跨度大。一个工程项目从可行性研究、施工图设计、土地勘测定界、勘察设计、确定施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收，一般在跨越几个月、一两年甚至更长。因此档案资料的时间跨度随着工程项目的进展而有所拉长。
3工程档案资料管理中存在的问题
3.1收集整理滞后
企业的工程档案资料管理意识薄弱，档案工作并没有引起各部门的重视，各部门经常不能主动上交相关的工程档案资料。档案资料管理人员往往有一定的档案资料管理的专业知识，但缺乏对项目过程的了解；而项目部门工作人员虽然有很强的项目管理经验，但是对于档案资料的管理缺乏必要的档案资料管理意识。档案资料管理人员与部门工作人员之间缺乏及时有效的沟通机制，从而使得企业档案资料管理工作难以顺利进行。工程档案资料的收集工作，理应从签定施工合同的时候就着手，如开工报告、图纸会审纪要等资料的收集，在工程项目进行阶段要按照具体规定及时的做好准确记录。但是实际并不是这样，事后补记工程资料的现象时有发生，违背工程档案资料管理的要求。
3.2档案资源管理观念薄弱，凸显滞后性立足当前
工程项目建设发展实际，普遍存在档案资料管理观念较弱的情况，收集与归档工作很难与工程实际同步进行，滞后问题严重，同时工作积极性不高。另外，工程档案管理工作具有较强的专业性，但是档案管理人才却十分匮乏，具备较高素质与能力的人才严重不足，缺乏对工程建设以及档案管理的深刻认识。之所以出现这种情况，主要源于管理者档案管理思想的薄弱性，尚未认识到档案资料的真正价值。
4工程档案资料的有效管理措施
4.1明确工程档案资料的管理职责
建筑工程档案的收集归档要求，是在建筑工程竣工验收环节，建设单位管理者要联合项目负责人依据《建设工程质量管理条例》《工程竣工验收备案制》《建设工作质量管理条例》等规定要求，全面审查建筑工程建设全过程形成的所有文件资料，基于建筑工程档案构成进行分类，及时、准确、完整地收集和归档。因此，明确建筑工程档案资料员的管理职责是有效开展建筑工程档案管理的前提和基础。资料员的主要职责包括：收集有关建筑工程的档案资料、图表；整理建筑工程预建设表格、图纸、文件；检查建筑工程管理者审批施工单位的施工进度计划的情况；检查建筑工程管理者在施工管理中记录及整理各类档案资料的情况；监督现场人员收集和管理档案资料的情况；有序登记建筑工程档案资料，方便随取随用；检查工程人员工作计划完成情况和《施工管理日记》；检查建筑工程施工单位形成档案资料的情况；针对技术资料做好收文登记工作，并基于实际情况送给施工单位、监理单位等；及时和建筑单位沟通交流，协助工程人员联系设计单位，做好工程图纸和设计变更联系单的收文登记工作，及时交给分管人员签字确认；保管好图集、规范和标准等文件，做好借阅登记；针对经过批准外借的建筑工程档案，要按照规定办理手续；控制人员在资料室进出，确保建筑工程文件资料不被外泄；留存一份自己发送的图纸，并和发放清单一同存档；完成其他相关工作，做好工作笔记等。建筑工程资料员在明确档案管理职责的同时要严格履职，汇总、整理工程资料，保证建筑工程档案管理工作的有序、有效开展。
4.2有效推进档案管理信息化建设
随着网络信息技术在新形势下的广泛应用和快速更新，档案管理信息化建设被提上日程。在建筑工程建设过程中，档案管理占据重要地位，对提高整个建筑工程建设质量有重要意义。建筑工程档案管理发挥的监督作用较大，但档案管理信息化建设在一段时间里处于发展十分缓慢的状态，相关部门缺少沟通与交流，未能及时更新建筑工程档案管理所需技术，从而导致档案管理无法适应当下的发展需要。所以，建筑工程档案管理人员必须增强信息化意识，在建筑工程建设中落实档案管理工作，整合并存储建筑工程资料，建立统一网站，确保在建设过程中更有效地管理档案。同时，完善建立档案管理信息化体系，规范档案管理工作。为加快建筑工程档案信息化管理速度，档案管理人员还必须做好对信息与相关档案资料的采集、存储等工作。如采集建筑工程数据，利用计算机输入相关数据信息，整理并存储其中的图纸、资料和相关文件等，通过计算机把这些数据存档，有效预防出现信息丢失或者是信息泄露的情况。在存储好档案数据信息之后应基于相关内容做好分类工作，如果建筑工程资料管理系统明确规定基建文件、设计文件和监理文件的分类方法、编号原则，就不应另行规定，也不得变更模板文件编号，从而有利于形成完善的档案检索系统，方便使用者高效查找资料，提高建筑工程档案管理的整体效率，更好地推进信息化建设。
4.4打造综合素质高的工程档案资料管理团队
不论什么样的工作，最为基本的条件都是离不开人的，想要真正的做好档案资料管理就一定需要拥有综合素质高的管理人员。可是因为档案管理工作的复杂性，给管理人员的专业带来了很大程度的要求。因此，企业应该加强建筑工程档案管理，适当的给予管理人员一些锻炼机会，并邀请专业的人士对其进行培训，在工作中制定奖惩的手段，积极的鼓励员工提高自身的素养，使其更好的为档案资料管理工作做好保障。
结语：建筑工程中，档案资料管理工作属于一项至关重要的环节，对我国的建筑企业发展也很关键。所以说必须要建设完善的档案管理体系，不断的强化管理人员的意识，让其管理人员真正的落实自身的责任，有效的促进工程档案资料管理的工作得到提高。
参考文献
[1]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材，2017.
[2]王宇青.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].建材与装饰，2017.
论文作者:王永玲
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年2期
论文发表时间:2019/6/10
标签：档案资料论文; 建筑工程论文; 档案论文; 工程论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 工作论文; 《建筑学研究前沿》2019年2期论文;