摘要：随着我国市场经济建设的日益推进，建设工程建设项目大幅增加，加强施工合同档案管理工作显得尤为重要。文章分析了建设工程施工合同档案管理中的问题，提出了施工合同档案的规范管理策略，以供参考。
关键词：工程；合同档案；管理
引言
合同是工程施工过程中合同双方或多方的最高行为准则，合同档案的完备程度将直接影响到工程项目的竣工验收和项目后期评价，不仅能在工程实施中规避风险、保障效益、营造守信形象，还能作为企业业绩成果的见证材料。然而现阶段，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，施工企业必须要采取合理的合同档案管理办法，维护企业的合法权益。
1建设工程施工合同档案管理中的问题
1.1档案管理工作重视度低
传统工程建设把工作中心放在工程成本控制、进度及质量上，却忽略建设档案管理工作，甚至在工程建设中没有设档案管理部门，造成档案数据信息材料丢失，从而影响工程进度。同时，由于企业管理者缺少相关档案管理意识，造成下属基层人员思想认识不高，对档案管理工作不够重视。在工作中不仅不配合从事人员进行材料交接，甚至对其排斥抵抗，从而影响工程施工进度和质量。
1.2档案管理人员职业素质低
由于工程档案管理部门建设历史时间较短，其管理人员有的是从其他部门临时调用过来，大多没有受过专业系统培训，无法将档案管理工作系统科学、合理有序地展开。同时，由于没有专业固定人员从事此专项工作，档案管理工作相关人员在岗位上从事时间短且其综合素质不高，不能有效顺利开展工作，甚至出现消极懈怠现象。此外，在档案管理工作中，鉴于环境等外在因素，档案管理人员在工作中缺少检查核对环节，无法验证上报文件材料真实性，甚至导致档案信息源丢失。
1.3档案管理方法比较陈旧
目前，从建筑施工企业的工程档案内容上面来分析，主要还是一些建筑施工的基本工程概况以及各个阶段需要进行的施工工作、总结等。然而在档案里面记载的语言十分抽象，无法科学、系统地对工程信息进步表达，有的信息资料无法完整、有效地对建筑工程的真实情况进行反映，同样也无法对一个建筑施工企业进行准确评价。
1.4档案信息化程度低
在管理工作中，由于上级部门重视度不高，资金不到位等外在因素影响，档案管理工作数字化普及率极低。工程材料记录工作多依赖于纸质文档，从而给档案查阅、归档等工作造成极大不便。而随着经济社会发展，数字化、智能化管理系统在工作学习中逐步普及，如无法跟上时代发展的步伐，进行工程档案信息化管理，将会在项目工程工作中形成短板，严重制约项目工程开展。
2建设工程施工合同档案的规范管理策略
2.1健全档案管理体系
要加强档案管理的宣传力度，贯彻落实工程建设项目档案管理的相关规定，形成从上到下重视档案管理的意识。特别是工程项目的管理人员，应充分意识到档案管理对工程建设的重要作用，这是实现加强档案管理的第一步。根据工程施工合同档案的特点建立完善的管理制度，形成健全的管理体系，对岗位责任制进行明确，确保更为规范的档案管理工作，实现档案管理和施工进度同步。这就要求不仅要规范归档流程，更要严控档案质量，避免资料记录潦草、不准确，遗漏等问题。管理人员还可制定相应的奖惩措施，将责任具体落实到人，从根本上引起档案管理人员的重视，实现管理的规范化。
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2.2做好合同档案的收集和整理
合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，首先，需要定期进行收集，就需要管理部门和档案管理的相关工作人员根据建筑施工的时间段进行定期收集的工作，并加强整理分类，还需要定期移交给管理部门。其次，是需要进行随时收集，做好现有资料的收集归档工作。根据相关的规定与制度来严格控制归档的时间、范围和保管期限，积极做好各个方面的档案收集、整理、归档工作。最后，做好合同档案的整理，合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。
2.3提高管理人员素质
首先，在选择聘用档案管理人员时，应选择经过系统培训的专业人员，能够运用专业理论进行档案信息筛选归档，从而帮助施工企业建立起规范科学的档案管理体系。同时，在正式开展合同档案管理工作前，还应集合新进人员进行短期岗前培训，针对本单位具体情况进行系统学习，从而让档案管理人员能够结合实情开展工作，避免出现一刀切解决问题的情况。其次，在工作管理中，档案管理部门应定期开展培训交流会，总结当前合同档案管理工作中存在问题并进行有效研讨，根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法，并形成规范文件在部门内浏览传达，从而利于档案管理工作系统性、延续性。最后，企业既可选派优秀骨干人员去往其他企业进行交流学习，从而提高本企业档案管理人员专业技能水平，进一步优化档案管理工作；也可请业内专业人士到企业内部进行指导工作，针对个体情况提出优化建议。
2.4加大档案信息化建设力度
随着科技的进步，档案管理的手段也更加多样，利用信息化手段进行档案管理必然会事半功倍。档案管理已经不再是单纯的纸质资料，更多的是电子文件、图片和影像等。信息化手段的介入，会极大地方便施工资料的管理，尤其会对档案的查找带来很大的便利。这就要求档案管理人员应加强日常的学习，提高档案管理的信息化，尤其是档案的归类和索引软件的应用，更加科学的进行档案管理工作。首先，要加强软硬件建设。在当前合同档案信息化管理工作中，需要重视软硬件方面的建设，为合同档案管理信息化的实现提供重要的基础保障。合同档案信息化管理工作中离不开必要的硬件设施，如电脑、刻录设备、扫描仪等办公设备，同时还要具备良好的网络条件。因此需要加大资金方面的投入，确保硬件设施配备齐全，进一步对硬件环境和网络条件进行完善，实现信息使用主体与合同档案管理设备的之间的稳定链接。对于选择的合同档案管理软件，还要考虑其后续的升级及兼容情况，通过对软件的成熟性、公司实力和售后服务等多方面进行分析后，从而选择性能稳定的软件，规范对合同档案的有效管理。再者，在档案管理中，应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的合同档案资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外合同档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。最后，还应加强合同档案管理系统安全性，做好保密工作。由于工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，且利于保护档案资料信息安全，不易造成信息遗失。
3.结束语
建设工程施工合同档案是维护企业合法权益、保证企业经济效益并反映企业历史真实面貌的一项重要基础工作，同时也是工程项目投产后进行运行检修、扩建改建工作的重要材料依据。在工程建设中实时收集整理档案资料，精确核查工程文件材料，规范化管理技术档案，保证企业档案资料系统性和完整性，有利于为工程建设工作开展各项服务提供支持。
参考文献：
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[2]王霞.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].现代营销（下旬刊）.2016（10）
[3]王雅舒，李涛.工程档案管理对建设工程质量的影响[J].城市建设理论研究（电子版）.2016（23）
论文作者:胡琴
论文发表刊物:《基层建设》2018年第3期
论文发表时间:2018/5/16
标签：档案论文; 合同论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 工程论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第3期论文;