浅谈人事档案的特点和整理
文/山东中医药大学附属医院 张苗 王端
【摘要】 人事档案反映一个人的综合情况，具有很多特点，认真遵守其分类标准和整理原则，把人事档案准确无误地归整成卷，为利用部门提供高效准确的参考价值。
【关键词】 定义；特点；人事档案；整理
一、人事档案的定义
人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。
2.健身消费提质。大力开展“体育+”行动，促进健身休闲产业与旅游、文化、养老、教育、健康、农业、林业、水利、科技、通用航空、交通运输等产业融合发展。大力发展体育传媒新业态，推动体育与传媒业融合发展，重点发展“体育+电影”“体育+音乐节”“体育+媒体”等新兴业态。结合智慧城市建设，构建“智能体育”服务网络和平台，发展“互联网+健身休闲”。提升场馆预定、健身指导、运动分析、体质监测、交流互动、赛事参与等综合服务水平。线上健身休闲企业要能够为用户提供快捷预约和支付、视频教学、健身休闲咨询等品质服务，为其健身休闲活动的开展提供最大的便利。
二、人事档案的特点
（一）现实性。人事档案由多个部门职工包括在职职工和离退休职工为单位建立起来的反映员工综合情况的档案材料。人事档案直接服务于现实，具有很强的现实性，在干部人员调动、任用、晋升、出国、入党团、调整薪资等工作中，人事档案都具有重要的考察意义。
（二）真实性。人事档案的真实性是最重要的。人事档案的真实性直接影响到人事的录用和资料真实的完整性，所以确保人事档案真实是构建人事档案的基础。同时，档案资料的来源内容和形式等都必须是完整、真实的，可以客观反映所属人的真实面貌。
（三）动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，而是不断发展变化。随着当事人的成长，一些新材料不断补充，比如个人履历的丰富、业务能力的提升所产生的职称材料、岗位薪级变化后相应的薪资变动、新发展的党员材料等。人事档案必须做好新材料的收集补充归档工作。
（六）专指性。一份人事档案只能是同一个人的档案，要求档案工作人员在档案整理过程中仔细认真，同一个人的档案材料不能分散，整理立卷，在装订过程中再仔细核对每一份材料，不能掺杂他人材料，不同人的档案不可混淆。后期形成的散材料，要注意是否有重名放错的现象，切忌张冠李戴。
（二）人事档案加工。1.拆除曲别针、大头针、订书钉等易氧化生锈金属品。对一些纸张不规则、破损、卷角、褶皱的材料，应进行技术加工；将材料按照顺序排列整齐，尽量要求四边齐，至少确保左、下齐。2.整理加工材料方法有三种。（1）对于破损、卷角、褶皱和小于16开的档案材料要进行裱糊。裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温熨烫。（2）对于大于16开的可以进行裁剪的材料，进行裁法。（3）对于纸张较大，但有的内容不可裁去的，需要对其进行折叠。折叠要平整，便于展开阅读，同时不得损坏档案里的文字、照片等材料。3.对于过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订时，不得压字和损伤材料内容。
（五）保密性。人事档案记载的材料涉及范围很广，包括个人的履历、家庭成员情况、个人的学历、职称职务、奖惩情况、薪级待遇、培训科研、自己的身体健康状况等重要信息，是个人向组织反映个人成长中形成的材料，属于党和国家的机密，也涉及当事人个人的隐私，不得泄露，不得不按照档案利用原则而随意提供档案信息，否则会产生严重的后果，人事档案管理人员不能接触自己的档案，在保管和查阅利用方面有严格的保密要求。
（一）人事档案的分类。人事档案共分十大类：1.履历方面的材料，如干部履历表、个人简历材料等。2.自传以及属于自传性质的材料。3.考察、鉴定、年度考核表、干部考核和民主评议的综合材料等。4.分为四小类，分别是：学历学位材料；专业技术材料；科研学术材料和培训材料。5.政审材料。6.加入党团形成的材料。7.表彰奖励材料。8.违纪处分材料。9.分为四小类，分别是：工资待遇材料；任免、聘用等材料；出国（境）审批材料和会议代表等材料。10.健康检查表、毕业生就业通知书、毕业生就业报到证等其他材料。
（四）流动性。人事管理工作中，单位工作人员并不是固定不变的，会根据工作要求不断引进新的职工，也有部分职工会选择跳槽到另一个更适合自己的单位，人事档案要随着人员的流动而不断的转递，做到“档随人走”“人档统一”，避免“有档无人”“有人无档”的现象。
三、人事档案的整理
着眼强基固本、决战脱贫攻坚、锤炼年轻干部的需要，2017年自贡市在四川省率先全覆盖常态化选派村（社区）党组织第一书记。全市各党政机关、事业单位、企业选派出1314名第一书记到四区两县村（社区）任职，其中346名第一书记到荣县村（社区）任职。各第一书记现已扎根基层近2年，在强化政治引领，推动地方发展，切实为民服务，提升治理水平等方面的工作已初步取得成效。本课题组主要对荣县的第一书记工作进行调研，全面了解第一书记各项工作开展情况，就如何扎实推进全覆盖常态化选派第一书记工作给出建议意见。
由好产业与好龙头带领，解决贫困人口收益机制问题。因利益机制不健全这一问题在农业产业扶贫中较为普遍，要将健全的农业产业扶贫利益机制相结合，共享理念贯彻落实其中，秉承长短结合的原则，使贫困人口真正受益。另外，推广订单帮扶模式，政府财政扶持资金根据相关比例落实到集体，村集体根据资产入股企业，与企业签订协议，建立合理的受益分配机制，企业形成利益机制，既能够提高村民的收益，也能够调动企业的积极性。
2.整合。课程整合是超越不同知识体系，以关注共同要素的方式安排学习的课程开发活动，目的是减少知识的分割和学科间的隔离，把受教育者所需要的不同知识体系统一联合起来，传授对人类和环境的连贯一致的看法。课程整合的方法有开发关联课程和跨学科课程两种。教学中，笔者主要采用了开发跨学科课程。如周杰伦的《青花瓷》就可以与相关美术、语文内容整合，通过美术作品感受青花瓷的曼妙和美丽，通过语文朗读以及理解感受歌词的魅力和意境。
（三）人事档案的排序。人事档案的排序基本方式三种：1.时间排序法。按照材料形成时间的先后顺序进行排列。适用于档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。2.内容主次关系排序法。即按照材料的内容以及材料间的内在联系排序。如第六类的材料中的入党材料，入党志愿书应排在入党申请书之前，然后入党其他材料按照材料形成时间顺序进行排序。适用于第五、第六、第八类材料。3.层次排序法。即同一个大类材料进行二次分类，如第四类材料，可以分为四小类：学历学位材料；专业技术材料；科研学术材料和培训材料。二次分类的材料按照材料形成时间的顺序进行排列。适用于第四、第九类材料。
（四）人事档案的编目。1.人事档案编目首先要确保整本档案材料是同一个人的，是否有重名材料放错、张冠李戴的现象。2.人事档案编目，在每份材料右上角编注材料类别、顺序号、总页码。一定要用铅笔标注。每份材料首页的类号、顺序号、总页码必须与目录相符。3.手写目录要清楚、工整、正确、美观。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。十大类的每类目录要留出适量的空格，供补充材料用。也可通过计算机设备打印，每次增加新内容时需重新打印目录。
（五）人事档案的装订。在人事档案材料整理排序、编号、编目后要进行装订成卷。装订时需要注意：目录在卷首，装订尽量四边整齐，确保左、下对齐；在材料左侧竖直打上统一的装订孔。现在一般要求把人事档案装入塑料卷盒，装订后在档案盒上须书写档案人的姓名、籍贯、档案编号。
四、结语
人事档案是考察和了解员工的重要途径，是做好组织、人事工作不可缺少的依据，了解和掌握人事档案的特点和整理要求，保证人事档案的完整准确无误，使其充分发挥应有的作用。
【参考文献】
[1]李洪合,赵爱国.新编档案管理概论[M].北京:中国文史出版社,2008.
[2]李亚琴.有关人事档案特点及作用发挥的思考[J].科技经济导刊,2018,26(12):221.
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