摘要：国家大力倡导发展低碳经济，大力支持水电清洁可再生能源开发，因此我国水电建设进入快速发展时期，不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋，星罗棋布在各条江河上。作为水电工程建设管理重要内容的水电工程建设档案管理，是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。为此，在做好水电工程建设的同时，必须做好水电工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。
关键词：水电工程；档案管理；管理网络
众所周知，水电工程施工的工程量大，施工强度大，标段多，技术工种多，受环境干扰严重，需要反复比较论证和优选施工方案，才能保证工程质量。水电工程多处于交通不便的偏远山区，机械设备进出场、建筑材料采购运输等不便利因素，使其具有成本费用高，投资大的特点，且受自然条件影响较大，有很多不可控现象。正因为水电工程的规模大，技术工种多，从而使档案管理工作显得更加纷繁复杂；标段多，又使得形成的档案比较分散，难以组织，因而造成档案的集中统一管理难度大。
1 水电工程建设中档案管理的特点
（1）水电工程涉及面广，建设周期长，在不同阶段涉及不同的专业，人员流动性非常大，给工程建设档案收集归档带来很多不利因素，使工程建设档案不完全，形成的档案案卷不能完整体现工程实际。（2）现代社会的高效运转，使工程施工工期进度加快，有时业主要求边设计边施工，加之工地现场往往没有专业的档案管理人员，现场技术人员往往也不注意材料的收集保管，致使一些在现场发生的变更情况无法保存下来，造成工程建设档案的流失。（3）水电工程属于半理论半经验的科学，对于工程中的难点、遇到的问题的处理以及采取的措施都会对后续工程有非常好的借鉴作用。但往往在同一个工程中，会有很多不同的单位来处理不同的问题和难点，甚至是邀请知名专家来协助解决等，这部分委外工程的归档情况非常被动，只能靠专业人员的主动归档。（4）对于不需要最后形成报告的一些方案分析、比选、原始记录等过程性资料，在工程建设过程中所起的作用非常重大，这些科技活动过程中产生的资料，对科技档案收集是非常困难的。这部分档案素材，也正是工程进行中真实的记录。（5）结合水电工程的不同阶段，需规定与之相对应的归档范围。凡是在水电工程建设过程中具有保存价值的文件、资料、图纸、影像等过程中形成的科技素材都应收集归档，对相应的电子文件也应一并归档管理，对一些需要用特定的应用软件才能打开的电子文件，要一并收集其运行软件。
2 水电工程档案整理中存在的不足
2.1 档案管理人员配置不到位
由于不重视档案管理工作，参建单位档案人员配备少且多为兼职人员，个别单位甚至根本没有档案管理机构，归属不明确，甚至聘用临时工管理。项目档案人员普遍表现为流动性较大，新接管人员不熟悉档案收集、整编、管理等业务，项目档案管理质量较差，导致其无法达到国家规定标准。建设初期，多数单位无固定办公地点，没有设立专门的机构，没有足够面积的档案库房，电脑、复印机、扫描仪等基本配置不到位等情况，导致项目档案管理不能正常开展。
2.2 档案归档不及时且质量不高
水电工程建设周期长，长达数年，而档案文件的收集整理工作又具有持续性，受水电工程工期长、人员变动大等因素影响，各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆等到工程项目完工需办理竣工验收手续时，再来组织大量的人力、物力，突击补充档案资料，导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面，档案资料的完整性、真实性、准确性难以控制。
3 水电工程项目档案管理工作的应对措施
项目档案管理工作存在的问题有主观原因也有客观方面的原因。主观上主要是重视程度不够，客观上主要受投资控制、定编定员等因素影响。无论如何，作为工程建设重要组成部分的档案管理，迫切需要我们积极采取措施不断予以加强。以下几点措施笔者认为是值得重视的：
3.1 落实职责，实施规范运作
明确和落实工程参建各方档案管理责任，项目业主单位总负责组织、协调、检查、监督、指导档案管理，并根据工程实际参照有关规定制定工程档案管理办法及分类大纲，具体抓好档案实体的收集、整理、归档、保管、移交、验收、建立数据库等工作。勘测设计单位负责各阶段的勘测设计文件的收集、积累、整理和归档，并按规定向业主提交工程各阶段的勘测设计文件和全部设计通知单、设计总结等。监理单位负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项的全部文件材料；负责竣工文件和竣工图的审核，并签署意见等。施工单位负责承建项目内的全部文件材料的形成、积累、整理、归档工作并按规定编制好竣工图。业主要坚持提前主动介入，避免被动，明确工程参建各方档案的形成、收集及归档范围，避免出现推诿、扯皮现象。
3.2 深化过程控制，实行全程跟踪
为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需坚持业主统一领导，及时检查，严格监督，做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此，在启动工程时就应预先谋划，自工程立项开工前就将档案工作列入工程计划管理，建立健全档案管理体系，根据单位工程、分部工程和合同工作的完工时间，制定明确的目标及编制归档工作计划；在工程开工准备阶段统一标准，要求各参建单位指定分管档案工作负责人，并建立覆盖全项目档案工作管理网络，配备专职档案员，明确业主、施工及监理单位等各方的职责，并将有关档案管理制度标准和要求传达到各参建方，以提高各方对档案工作的认识，统一标准；按照规范基础管理的工作要求，加强过程档案管理，强化专项检查和联合检查机制，与工程管理部门紧密协作，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况，开展在建工程项目档案阶段验收，确保归档工作与工程建设同步开展，按时完成完建工程项目档案专项验收，在工程竣工验收阶段，重点加强案卷整理，同时指导和检查竣工图制作、文件材料的质量情况，以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、逻辑顺序、装订等是否规范、标准、统一，发现问题及时沟通整改，不断提高档案质量与归档效率。
3.3 完善制度，规范档案管理
一要根据国家及行业的有关法律、法规，结合水电工程建设情况完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、保管期限、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循；二要制定水电工程建设档案管理工作约束机制，将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理；三要提高执行力，严格落实档案管理规定，并将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核。从源头上为竣工资料的建档打好基础。
综上所述，水电工程项目由多个单元工程组成，其建设周期长、投资大、环节多，整个过程形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有项目的业主及参建各方做到领导高度重视、机构人员落实、规章制度健全、管理网络完善、过程控制严格，才能保证水电项目档案管理的科学高效，才能更好地服务于水电建设高效发展的要求。
参考文献：
[1] 高利华.水电工程竣工验收中档案管理的探讨[J].城建档案，2016，（03）：40-42.
论文作者:程荣娟
论文发表刊物:《电力设备》2017年第18期
论文发表时间:2017/11/6
标签：档案论文; 工程建设论文; 工程论文; 水电论文; 档案管理论文; 水电工程论文; 项目论文; 《电力设备》2017年第18期论文;