军工科研院所费用报销流程智能化探索
●朱秀娟
摘 要： 科技的不断进步、业务的不断变化、监管的不断严格以及深度、综合性数据分析及预测要求使得财务流程面临新的需求及挑战。军工科研院所大多实行内外网物理隔离，致使智能化费用报销流程设计具有一定特殊性，文章旨在探讨军工科研院所实现费用报销智能化、移动化的可行性。
关键词： 费用报销 智能化 军工科研院所
费用报销是财务处理流程中最典型的流程，具有金额小、发生频繁、涉及反复沟通、产生大量发票、耗费较多人力的特点。费用报销财务部门在经济活动中提供的基础服务也是企业和员工的重要连接，关系到财务服务和人员使用的效率提升、成本降低。随着数字信息化的不断进步，在互联网+的环境下，费用报销流程的智能化、移动化在越来越多的企业应用，通过移动技术辅助实现智能、高效地管理企业费用报销，降低企业成本，节约管理时间，提升管理效益。
军工科研院所费用报销包含差旅费、培训费、会议费、通讯费、交通费等。目前，员工费用报销需要事后回忆费用发生事项和费用明细，在制单时将发票信息逐一手工录入报销系统，遗漏或信息不完整现象时有发生；费用报销审批受空间限制，周期长，员工需自行垫付资金，体验感差；财务人员在稽核时对费用真伪和合理性情况无法判定，人工手动查验发票真伪耗费大量工作时间。军工科研院所费用报销智能化是指通过搭建互联网信息平台，引入移动报销、电子发票校验、银企直联、移动审批等应用，建立业务系统与财务系统的高度集成和融合，实现信息的自动化传递和转化，构建一个全新的、全自动化的财务运营体系。
试件制备、焊接材料及焊接设备：试件加工时，先刨削试验焊缝坡口，然后用火焰切出试件两端的拘束焊缝坡口。拘束焊缝采用CO2气体保护焊焊接。试验焊缝分别采用J607Q（φ4mm）焊条和药芯焊丝JQ.YJ621K2-1（φ1.2mm）焊接，焊条使用前严格按照产品说明书规定烘干后使用。
一、实施条件和方案
随着信息化技术的成熟以及各行业的深入发展，军工科研院所已经认识到信息化建设对自身管理与发展的重要性，将信息化建设列为重点工作，“十二五”以来军工科研院所信息化建设得到快速发展。大多数军工科研院所通用的基础设施建设、网络安全维护水平基本与国内信息化发展先进的企业持平。此外军工科研单位人员层次较高，员工年龄结构中青年居多，能够接受并熟练使用智能移动终端和各类终端APP。因此军工科研院所具备费用报销流程智能化转型的基本条件。
军工科研院所费用报销流程智能化主要是为了解决财务效率低、提升员工体验感的问题。可先考虑解决费用到付款流程系统的搭建：在外网新建报销系统、商旅系统、办公采购系统、票联系统，统一管理员工出差、办公采购以及电子发票的获取，同时也提高员工出差、采购、报销的信息采集。流程结束后生成支付数据，在银企直连系统中完成支付。最后再通过光盘把每天发生的单据信息和支付状态传递到内网财务和业务系统中，完成所有流程。从而实现提高员工满意度、提高整体流程效率、加强制度标准的执行、提高财务工作质量。
二、实施难点及解决方案
军工科研院所在推行费用报销智能化过程中客观的影响因素主要是：
智能费用报销平台的建设应用，突破了军工科研院所内外网隔离的壁垒，通过“互联网+”的平台运行极大地加快了流程推进效率，优化了业务流程结构，员工和领导可以在任何时间、任何地点、从电脑或手机上提交业务、处理申请，审批节点及报销付款时间周期明显缩短；实现了公对公统一结算、统一开票、统一报账，通过系统自动选择和识别，填报实现高度自动化；通过在业务前端设置费用控制标准和预算控制标准，实现管控自动化，风险管控前移；通过自动查验发票真伪，杜绝人工工作偏差。以差旅费报销为例，员工需要出差，只需要在手机APP出差申请系统中提交出差申请，领导审批通过后，该信息自动传递给商旅系统，员工只需要选择合适的航班和酒店，商旅系统将自动完成机票和酒店的预定并通知员工；员工出差完成后，商旅系统自动判断员工的出差行程是否结束，如果结束将机票酒店自动传递到手机APP报销系统，报销系统自动发起报销需求，并根据预先设定的规则进行补贴计算、预算控制、科目和业务类型匹配等，财务稽核完成后通过银企直连系统实现付款信息的自动传递，最终将差旅补贴自动支付到员工账户。同时将审核通过的单据同步到核算系统，完成凭证记账。每月财务与商旅供应商对账，将机票酒店费用支付至供应商账户。
（一）保密安全设计
4.企业运营。随着业务不断拓展，军工科研院所差旅费呈不断上涨趋势。智能费用报销平台帮助军工科研院所的差旅费控管理范围延伸至业务前端，通过与第三方差旅平台、集采平台的合作，获取最优折扣，并集中展示产品比价情况，供员工自由选择，实现了透明交易。
1.与内网系统的集成安全方案。智能费用报销平台与内网系统集成对接时，针对需要导入导出的数据，进行精准识别，制作格式化模板，并进行固化、防篡改控制，由保密处统一完成保密审查。审核通过后，模板不可随意更改。在业务数据导出或导入时，按照一定频率，通过模板刻录到光盘，采集外网信息传递到内网，既解决网络物理隔离问题，又能满足保密审核机制。
农田水利信息化工程建设要求灌区管理信息系统和量水设施完善，测控智能化，信息采集自动规范，传输调度协调畅通。具体建设标准如下：
2.防泄密风险控制方案。为了防止单位内部信息泄露，平台对记录信息进行文字固化处理，设计下拉菜单选项，减少文字录入和附件上传。如遇到不可避免的文字录入，系统将启用敏感字校验，过滤数据中的敏感文字信息并提示用户，强制要求删除或替换敏感信息字段。对涉密的科研项目预算、工作令号、文字录入信息等存在泄密风险信息，采用对照表方式，以代码或其他格式来展示相关信息，防止泄密。
（二）信息系统接口关系
干扰在心律失常心电图中很常见，其往往使心律失常心电图变得疑难复杂，而这种现象有时在心电图上不能直接观察到，只有通过它对其后激动的形成或传导的影响来间接推断，或利用图解法间接显示。因此，我们对干扰与脱节现象应有充分的认识。只有这样，才能对心律失常的心电图(尤其是复杂疑难心电图)做出正确诊断。
选取n个驾驶员行驶数据作为评判对象集X=[x1,x2…xn]. 建立驾驶员生态驾驶行为评价的因素集为U=[A,B,IS,LA]=[急加速，急减速，长时怠速，长时加速]. 将生态驾驶行为评价分为4类，即建立驾驶行为评判集为V=[v1,v2,v3,v4]=[节能驾驶，良好驾驶，合格驾驶，耗能驾驶].
三、实施过程
1.项目启动阶段。组织开展调研分析，针对不同业务群体发放调查问卷，整理汇总各方需求，定性、定量地明晰财务处理流程现状，规划和部署财务处理智能化转型的基础。成立领导小组和工作小组、明确工作建设目标。
2.项目设计阶段。军工科研院所费用报销智能费建设遵循总体规划、分步建设的思路。第一阶段，通过系统框架的搭建及主体功能的实现，满足财务处和试点部门的业务处理需求；第二阶段，通过系统扩展功能建设及其他差异化设计，完成内容的实施推广，逐步实现全范围的业务处理需求。通过标准化接口实现与其他相关信息系统的集成和信息交互，最终全面完成费用报销流程的智能化转型。
3.项目实施阶段。
（1）实施部署。①完成人员信息、预算项目、工作令号、业务流程及凭证规则的梳理、优化以及降密处理；②建立周例会制度，定期反馈项目建设情况，统筹资源调配；③搭建平台框架，完成系统功能开发和接口定义开发；④搭建平台测试环境，完成系统功能测试和接口测试；⑤组织系统联调，校验数据和流程运作规则；⑥选取试点部门和业务，开展系统上线试运行。
2.领导层面。支持移动端的单个及批量审批，有效缩短审批周期；费用真实可查，合作渠道费用合理保障。
（3）持续改进。①定期召开系统讨论会、打通问题反馈渠道，汇总使用者意见反馈，更新系统版本，建立沟通机制；②系统管理员定期开展质量评估，输出存在问题并提出改进方案，建立优化机制；③在项目运行过程中，固化职责权限、操作规范，持续提高处理速度及服务品质。
在党培养的40多年里，他始终以一个共产党员的标准严格要求自己，按照党纪规定，规范自己的行为，专业地面对工作，才有了今天的成就，得到了上级党委的肯定和好评。
四、实施效果
正式测验是指选择一组被试进行两次或多次测试.研究两个变量间的关系，一组被试需要做两份量表测试；研究多个变量之间的关系，一组被试需要做多份量表测试.如果只做相关性研究，那么两次或多次测验的时间可以不相同；如果要做预测性研究，那么两次测试之间要间隔较长时间.
军工科研院所财务处理流程的智能化和移动化，为业务、核算、管理、决策提供了信息来源和有力支撑，实现了业务流程、财务标准、操作模式的统一和规范，在加强管控，提高财务质量的同时，实现业务的全过程追踪，以及信息流的互联互通，实现了内外网融合的财务系统架构。
（一）平台价值
1.员工层面。实现火车、机票、酒店等项目的快捷订票和统一结算，员工出差不再需要垫支资金；支持移动填单，可以快速发起报销申请；移动提交、审批大大缩短报销周期，员工体验感有效提升。
（2）用户上线培训。根据不同业务及管理要求建立分层级的培训文件体系，针对员工不同岗位职责权限设计差异化的培训内容。①针对普通员工，组织召开现场培训会议进行操作培训，并在内部局域网上传操作指南；②针对关键用户，组织召开专题会议培训；③针对领导层，指定专人现场安装操作系统并进行“一对一”专项业务培训；④针对系统三员，由平台建设方组织专题培训。
由于费用报销智能化平台部署在互联网，为避免信息孤岛，必须与内网部署的会计核算系统、已有的报销系统、合同系统、物资系统、资产系统等信息系统要建立接口，实现数据集成和共享。目前大多数军工科研院所已在内网部署报销系统，与其他信息系统也已建立接口，从经济性和数据交互可靠性角度考虑，可以考虑将互联网报销系统中单据信息结果与部署在内网报销系统建立接口关系，充分利用原有系统间接口采集业务数据，实现互联网费用报销平台与内网管理信息平台之间高度集成和数据共享。
3.财务层面。通过业务前端设置费用控制标准，杜绝虚假业务发生，提高财务质量，系统自动化程度显著提升；通过对公统一结算，大量减少纸质发票；通过发票验真系统自动查验发票真伪，虚假发票和重复报销得到有效控制，提升发票审核效率。通过与银行前置机关联，在智能费用报销平台内建设银企直联系统，实现批量银行付款信息导出直联银行系统，通过与银行的直联平台实时交互，实现在线支付、实时到账功能，有效减少出纳手工操作环节，大幅提高工作效率，提高资金管理质量。
军工科研院所大多为涉密单位，实行严格的内外物理隔离的网络机制，所有内部系统放在内网使用，不允许内网与外网连接，通过专项管控措施保证内外网数据交换安全，制约了数据的传递。
5.大数据分析采集。实现酒店信息、机票信息、机构商家的分类采集，为未来做大数据分析做准备。例如可以探究机票协议价格使用情况及企业差旅预订政策管控力度及执行情况；住宿费用产生频率较高的酒店是否统一签订协议；员工的差旅行为发生异动，企业是否要干预；充分发挥数据分析的作用，培养员工的成本意识。
（二）流转效率提升
以航天某研究所为例，智能费用报销平台上线后2019年一季度市外差旅费审批环节占用天数较上年同期缩短14.65%，各审批节点占用天数较上年同期有效减少，其中部门领导、项目调度环节通过移动审批，单据积压在各审批节点的情况得到有效缓解，审批效率明显提高。财务稽核付款环节主要包含会计复核凭证、出纳提交付款、财务部门领导稽核、银行审核付款共4个节点。统计对比数据表明，2019年一季度财务稽核付款环节占用天数较上年同期缩短11%，付款效率有效提升。
（三）集成可扩展
除现阶段纳入平台的商旅平台，还可以根据业务需要集成更多的应用，例如滴滴打车、京东采购等。
（四）模式可推广
军工科研院所费用报销流程智能化建设的核心工作，就是把设计方案转化为实际可操作的模型，并持续优化、不断改进。设计方案的实施部署应由详细方案设计支持，主要工作包括：
1.设计方案实施。梳理业务流程和规则，设计解决内外网物理隔离、保密要求方案；实施信息系统模块测试和系统上线等具体实施工作。
2.全员培训。在设计规划方案实施完毕后，组织开展人员培训工作。人员培训的对象包括所有与流程、系统运行相关的使用者（科研人员和管理人员），通过专题培训、发布操作指南、演示公告等渠道分享。项目实施人员应针对不同角色（申请人、审批人和财务人员），在培训内容和方式上有所侧重。
3.上线试运行。上线试运行过程中的优化和改进是新系统转入正常运行的必经阶段，包括制定试运行方案、发布通知、问题跟踪及解决三个步骤。上线试运行建议选择试点部门，通过2～6个月的试运行期间，充分暴露系统运行过程中的问题和不足，并提出优化改进措施，为后续的正式运营提供稳定的基础和保障。
社会经济的稳步发展，人们的生活水平日益提高，消费需求量不断扩大，人们的消费行为和观念也在潜移默化中发生着改变。在“共享经济”的时代下，每个人都扮演着“消费者”和“拥有者”的双重角色，将自己闲置不用的物品用于与别人的交换，既能合理高效的配置资源，使闲置物品带来经济收益，同时也体现了合作互助，绿色环保的现代消费理念。
4.持续改进。通过持续改进，多角度对整个系统的运行不断提供支持和优化，保证系统的长期稳定发展，最终实现管理整合。
1）拆模后、立模前要打磨模板台车上锈迹及粘模混凝土，均匀喷涂脱模剂。2）控制好浇筑速度，避免出现供料不及时或配合比坍落度过小而出现冷缝，造成颜色不均。3）水泥和掺和料采用同一厂家的产品。
参考文献：
[1]陈虎，孙彦丛.财务共享服务（第二版）.中国财政经济出版社，2018.7
[2]陈虎，董皓.信息技术领航——财务共享服务的信息系统支撑.财务与会计，2018（10）
[3]陈可.财务管理革命：财务共享模式研究及应用.厦门大学学报，2018
中图分类号： F234
文献标识码： A
文章编号： 1004-4914（2019）11-234-02
（作者单位：上海宇航系统工程研究所 上海 201109）
（责编：吕尚）
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