基层农机监理档案信息化建设探讨
张建光
(公主岭市档案馆，吉林 公主岭 136100)
摘 要： 农机监理档案信息化建设在当前已全面铺开，各地基层部门按照国家、省、市等部门要求正在力求规范化操作，告别陈旧的农机监理档案管理方法，革弊出新，改变以往档案利用效率低下，数据资源利用率不高，阻碍农机事业发展的弊病。
关键词： 农机监理；档案；信息化
1发展现状
农机监理档案工作是农业、农村工作的基础工作，对农业、农村工作的开展具有不可替代的作用，农机监理档案工作的信息化建设是农机监理档案工作大发展、快发展的有效路径。农机监理档案信息化建设发展形势喜人，已经引起相关部门的重视，成果突出，成效显著。尽管有的省市，尤其是县乡一级基层农机监理部门在农机监理档案信息化建设中还存在很多不足和不可回避的问题，但在上级农业部门和农机监理部门的大力推动下，基层农机监理档案信息化建设一定会迎头赶上，大有作为。随着农机监理档案电子管理系统不断完善、推广，电子档案、电子软件的普遍建立、应用，农机监理档案管理会上升到一个新的高度、新的层面。
2存在的问题及解决办法
2.1行政推行不力，导致渠道不畅
各地基层农机监理部门档案信息化建设发展不均衡，上级管理部门要负相应的责任。需下发相关推行实施信息化建设方面的方案、规划，加大工作力度，到基层认真调研，检查督促，帮助基层建立健全信息化建设工作机制，可以考虑统一使用一种高效、快捷、安全的档案管理软件，方便联网、保障、检修，并对基层做好技术指导工作。
2.2自身弊病明显，导致进展缓慢
(1)观念相对保守，没有意识到信息化建设的重要意义。在一些基层农机监理部门依然习惯于采用传统的管理方法，需要引起农机监理部门行政领导的重视，认清农机监理档案信息化建设的发展趋势和推行这项工作的紧迫性，认识到这是规范化开展农机监理档案工作的当前首要任务，要尽快与上级部门农机监理档案信息化系统进行对接，强化信息化基础设施，实现信息共享。
(2)人员素质不高，不适应当前工作需要。农机监理档案信息化平台建立后，相关人员操作好、管理好才是关键，才能发挥最大效益。解决这方面的问题应该从两个方面着手：一是通过招聘的方式，录用一批能熟悉计算机网络管理，具有实践经验的高学历专业人才。二是对现有的农机监理档案管理人员进行业务培训，国家、省级部门要对县市区基层农机监理部门档案业务人员进行农机监理档案信息化建设业务培训，让他们学有所成后回到本部门带动其他档案业务人员开展工作，解决当前工作难题。
(3)资金投入不足，缺乏硬件保障。在有的地方会受到上级领导不重视、地方财政紧张、专项经费拨付迟缓等困难。需要基层农机监理部门负责人与地方党委、政府主管领导请示汇报，得到资金支持，购置工作需要的计算机、农机监理档案电子管理系统软件等相关设施。更重要的是要在农机监理工作中做出优秀的业绩成果，从而推动基层农机监理档案信息化建设。
3基层农机监理档案信息化建设应夯实业务基础
(1)农机监理档案网络衔接。要满足农机监理事业当前高速发展需要，县乡级农机监理部门要与国家、省、市农机监理管理部门联网，加入农机监理档案管理和信息查询系统，提高农机监理档案信息利用效率，真正实现资源共享，实现农机监理档案管理自动化。
(2)电子档案的建立与保管。农机监理档案主要包括农业机械档案(包括农业机械型号、机主信息、检验、转籍以及变更等内容)、驾驶人员档案(包括人员基本信息、准驾型号、审验情况以及违章处理等内容)、农机事故档案(包括命令、批示、指示、报告、批复、证词、记录、纪要、责任认定书协议书、通知、通告、总结、电报、电话记录、信函以及表册、图纸、照片等内容)、农机业务统计档案、文书档案等。要把纸质档案目录和全文扫描到农机监理档案数据库中，根据需要上传农机监理档案管理和信息查询系统。 电子文件类型包括文字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、通用文件产生的电子文件和计算机系统运行、信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等。电子文件的载体主要有移动硬盘、优盘、光盘、磁带、磁盘等，储存中温度应控制在17～20 ℃之间，相对湿度应控制在35%～45%之间，其载体应存放在防光、防尘、防磁的装具中，远离磁场和有害气体。载体要每四年复制一次，需抢救的载体要及时复制，旧版仍需保存四年，载体做防写处理，不得划抹涂层。电子文件归档前要及时登记，填写电子文件登记表，电子文件更改要填写更改记录。电子档案的保管期限为：反映农机监理工作、职能活动、部门历史面貌的电子文件为永久；反映单位一般工作，在一定时期内对本单位有利用参考价值的电子文件划为定期。
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中图分类号： F322
文献标识码： A
doi ：10.14031 /j.cnki.njwx.2019.11.042