摘要：电子文件信息化已成为各单位做好管理工作的重要手段和基础，加快电子化文件信息化建设，构建网络信息化平台、业务管理平台和信息服务平台，实现信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化，切实提高信息化服务效能，实现信息资源共享。企业如何才能管理好、利用好电子文件，是企业非常重要的基础性业务。
关键词：电子文件；管理；利用；安全
随着先进信息技术的不断发展，我国已经进入电子信息化时代。信息事业的蓬勃发展，电子文件在企业文件管理中的地位越来越重要。加强文件电子化管理，做好电子文件的管理和使用，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存企业历史记录，促进信息资源开发利用，提高电力企业管理水平，从而提高工作质量效率，发挥其重大作用。
1电子文件的管理
1.1电子文件的捕获、登记保存及整理
电子文件捕获是按照既定要求将职能活动过程中的电子文件及其元数据纳入电子文件管理系统加以管理的过程。捕获时应包括电子文件的背景、内容、结构及电子文件形成过程的元数据信息。登记是在电子文件管理系统中分配给电子文件唯一标识符的过程。电力企业各单位在职能活动中产生的、具有利用和参考价值的电子文件，应推送到电子文件管理系统进行保存。在对电子文件进行整理时，应对电子文件进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等一系列使其形成有序体系的过程，整理过程须遵循文件形成规律和特点，并保持电子文件之间的有机联系，可采用系统自动整理和人工整理相结合的方式。
1.2电子文件分类、存放保管及鉴定
电子文件分类方案应以便于科学管理和综合利用为主要分类方法，根据电子文件的对象、职能活动等科学进行分类。电子文件必须做好防磁保护工作，存放在防磁柜中，所有电子文件都必须垂直放置并远离物理、化学污染源保管，电子文件库房的温湿度分别保持在：温度13～24℃，相对湿度35%～60％，并且要有日常记录，做好应急管理。在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘和防有害气体措施，灰尘会污染光盘表面，形成物理损坏，造成记录信息的损毁；有害气体在一定条件下腐蚀、破坏光盘基使其老化、变质，使电子文件失去保存价值。定期组织开展电子文件的鉴定工作，对电子文件的原始性、准确性、完整性，元数据要素的真实、有效、齐全、规范及保管期限、内容真伪、价值以及密级进行鉴定，并根据鉴定结果进行处置。需要销毁的以文件的保管期限与处置方式为依据，消除文件使之无法恢复。
2电子文件的利用
2.1加大信息化、数字化开发，实现信息资源数据共享
2006年，我厂开始全面启动了办公自动化系统及生产档案管理系统，办公自动化系统及其他应用系统直接产生的电子文件为数字的基本信息源；综合档案数字化管理系统以各种类别、各个时期的电子信息库及其他综合信息库为基础资源，以现代通讯、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础，建立了企业数字化档案管理系统及办公自动化系统。为加大协同办公、档案信息化建设力度，2016~2017年，我厂协同化办公、档案管理系统已经启动新的一级部署管理模块，目前，数据已经全部迁移完成，新模块的启用使厂电子文件管理发生了质变，提高到一个新的层次。尤其是通过不断完善企业信息化建设，实现企业管理水平的有力有效提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆为加快电子文件信息化的深化应用工作，我厂加大信息化、数字化的开发力度，通过专业级的档案管理系统，针对科技档案图纸进行了档案数字化，员工可以通过专业的档案管理系统，浏览访问电厂的电子档案信息，同时把公用信息在网上发布，为员工主动提供信息服务，实现档案实体管理向信息管理转变。档案数字化项目的实施，实现了档案数据的全息管理，提高了档案利用率和查询效率，满足企业生产运行和管理工作的需求。以信息的开发促进企业发展，实现档案管理系统的总体目标，创建一个完整、专业、易扩展的综合数字化档案信息管理平台，统一管理标准，规范管理模式、管理制度，提高服务意识，实现科技档案、文书档案、会计档案、图书管理全部启用协同办公档案管理系统，使企业各部门之间数字档案信息实现数据共享，更好地为企业经营管理和安全生产服务。
2.2加快电子文件的开发利用，实现网络全过程服务
（1）企业电子信息化发展进入新的时期，企业需要更准确、更快速、更能获取最高经济效益的信息市场，因此建立企业信息的整体化、网络化管理，让信息资源得到最大限度的开发利用和获取最佳的经济效益，是新形势下电子文件管理体制发展必然之路。（2）企业档案信息开发按开发程序的内容可分为三种开发，即一次开发、二次开发、三次开发。一次开发是对信息资源的寻觅和存储，其工作是建档和收集；二次开发是对档案信息的揭示和提出，其工作是建立科学、完整的档案工作体系；三次开发是对档案信息浓缩加工。随着我国市场经济的发展，档案信息市场也在不断地开始完善，信息的社会商用性愈显生命力，越是高、精、尖、新科技成果，它的科技附加值越高，实用价值越大，发挥的经济效益也越大，市场经济更需要高质量、高效率的电子信息。实现微机联网组成企业电子文件、信息网络进入全方位、全自动电子信息服务，使利用工作获取最大经济效益，开始创造化时代的电子信息市场。
2.3加强电子信息化体系建设，服务主营业务及安全生产
为使电子文件管理工作逐步向专业化、规范化、科学化、信息化迈进，我厂重点抓好电子文件制度化建设和信息化建设，结合本厂工作的有关要求，不断完善了电子文件的相关管理制度，重新编制了《电子文件管理办法》、《电子、声像档案管理办法》、《电子档案安全备份实施办法》、《电子文件鉴定与销毁管理办法》、《保密管理制度》等适应新要求的相关制度，使其管理工作有据可依、有章可循，严格按制度规范办事程序。为使电子文件管理工作步入制度化建设发展轨道，我厂以“统一领导、综合协调、日常管理、全员参与”为原则，完善电子文件管理工作网络，明确分管领导、主管部门负责人、业务职能部门负责人、专职人员等管理职责，通过岗位职责、管理制度、管理标准、工作标准的梳理，形成了信息化管理网络，为顺利开展电子文件管理工作奠定了扎实基础。建立电子文件借阅利用审批制度，属于一般性的，须办理《电子文件借阅、利用登记表》，按期归还。对涉密载体严格执行审批制度，填写涉密载体借阅利用审批申请单，主管领导签字批准后，方可查阅且只供在存放涉密档案地点查阅，并不得随意摘抄。借用者要对所借电子文件的内容完整、安全和保密负责，不准丢失、损坏、私自抹洗、销磁和涂改，如有发生管理人员须及时报告上级领导和保密委员会处理，对情节严重的责任人依法追究其刑事责任。
3结语
电子信息化工作是一项高层次科学文化事业，当前，我们正在电力工业管理体制向社会主义市场经济体制迈出的重要时刻，我们应抓住机遇做好新时期电子文件管理的宣传工作，掀起电子信息化事业发展新的热潮，以全新的面貌开创一个化时代的信息市场。在今后的工作中，电子文件管理系统在企业中的应用将会越来越广泛，电子文件管理系统将会成为助推企业发展的重要动力。
参考文献：
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[2]胡丽华，王之宬，张朝仪.电子文档在企业文件管理中的应用[C]//第二十届中国（天津）2006IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会议论文集，2006.
论文作者:沈成,单小波
论文发表刊物:《电力设备》2018年第11期
论文发表时间:2018/8/6
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 信息论文; 工作论文; 企业论文; 管理系统论文; 《电力设备》2018年第11期论文;