档案信息化建设呼唤第三方咨询，本文主要内容关键词为：第三方论文,信息化建设论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
为适应国家信息化建设的需求，“十五”期间我国档案信息化建设进入全面提速阶段。随着档案信息化建设的逐步展开，不少档案管理部门纷纷采用借助外部技术力量的做法，即采用信息技术外包。这是一种新型的管理方式，这种方式给档案信息化建设注入了新的活力。在信息技术外包实施过程中，由于利益的关系，甲乙双方总会存在一定的分歧，这些分歧容易导致档案信息化项目建设与实施的失误与失败。档案信息化建设呼唤一种新生力量来解决信息技术供应与实施商和档案管理部门间的博弈关系，这便是既不开发软件，也不负责实施的独立第三方咨询。
一、档案信息化建设需要第三方咨询
档案信息化是一项艰巨而又复杂的系统工程，无论是在规划还是在建设过程中，都存在着许多疑虑和困惑，有的甚至对信息化建设的认识和自身需求还不甚明了。档案信息化建设的复杂性和档案管理部门自身技术与人才的局限性，决定了档案管理部门对IT企业存在一定的依赖性；而一些IT企业也存在对档案工作实际需求、业务流程、标准规范、档案信息化项目目标等认识不够全面的缺陷，但出于商业目的和竞争的需要，又过分夸大信息技术的作用与效果，自觉或不自觉地误导了档案管理部门，使档案管理部门进一步模糊甚至扭曲了对信息化技术、应用及效果的认识，而不能对档案信息化建设项目做出较好的规划和正确的决策。
另外，信息技术市场中存在着信息不对称现象，即信息技术与产品的卖方对技术与产品的质量等拥有比买方更多的信息，从而对市场存在着更大的影响作用。在档案信息化建设过程中，作为甲方的档案管理部门对信息技术与产品的信息拥有量处于劣势，档案管理部门希望能用较短的时间、较低的成本实施项目，并且能够提出尽量多的需求从而更好地满足自己的管理需要，尽量减少信息化投资风险。而IT企业出于自身利益考虑，不可能无限制地满足用户的管理需要，也无力满足甲方不断增加的一些难以“兑现”的需求，更无法介入其内部分歧，所以作为乙方的IT企业也很难根据档案管理部门的具体需要把项目做好，往往只是根据预算实施项目。这种状况极易导致项目的失败，项目的失败则会直接影响IT企业的品牌与声誉。这样，在档案信息化项目规划实施过程中，档案管理部门与IT企业双方都存在着各自的难言之隐，项目体制上的弊病使档案信息化建设项目仅凭双方的力量博弈已很难完满完成。因此，一方面，档案管理部门希望有一个既了解档案工作实际，又熟悉信息技术与产品市场的“第三者”站在自己角度上，从档案工作战略和利用者需求出发，对档案工作流程进行分析，对现有工作状况进行诊断，提炼出档案工作信息化需求，形成档案信息化建设总体规划，并与IT企业进行必要的沟通。另一方面，IT企业也需要这样一个“第三者”帮助自己进行项目管理，更好地保护自己的利益和信誉。
档案信息化建设需要第三方咨询，独立的第三方咨询的介入可以使甲乙双方的力量在成功实施档案信息化建设项目的基础上得以平衡，形成档案管理部门、IT企业和第三方咨询相互制约的机制，确保档案信息化建设项目根据档案工作客观实际需求顺利进行。
二、第三方咨询在档案信息化建设中的作用
档案信息化建没中档案管理部门和IT企业双方各有明显的优劣势，决定了双方对于第三方咨询的共同需求，他们希望一个独立的第三方能在档案信息化项目建设过程中，全程参与项目实施，协调与沟通双方关系，帮助档案管理部门进行项目的可行性研究、整体规划、项目估算、选型招标、实施监理和验收评估，提高档案信息化项目成功率，确保双方的利益。具体而言，第三方咨询在档案信息化建设中主要起到以下作用：
第一，提供档案信息化项目可行性研究、规划、控制及持续提升改进报告与意见，帮助制订方案，选择IT企业，做好档案信息化建设的军师。档案信息化会涉及到技术、管理、档案工作发展方向等一系列复杂问题，必须与社会信息化同步协调发展，充分考虑档案工作实际情况和利用者的实际需求。对于不具备信息战略规划能力与经验的档案管理部门，第三方咨询可以提供必要的档案信息化项目规划、控制监理、评估和信息系统持续提升与优化的意见、建议与报告，提供相关信息技术发展与应用情况、合适的IT企业情况、项目资金预算报告，准备项目谈判相关材料，为档案管理部门最终的决策提供必要的参考。
第二，调节双方关系，调动各方积极因素，当好项目协调人。档案信息化项目的实施，会涉及到双方以及双方的多个内部部门，任何一方或是一方某个部门的行动与项目进度不够协调，都会影响甚至是阻碍档案信息化项目的建设进程，第三方需要协调双方内外部关系、化解矛盾、整合资源，最大限度地利用已有资源，减少信息化风险。
第三，对档案信息化项目实施进度、质量及投资等进行监理，确保项目顺利进行，行使监督员的职责。作为项目监理，第三方必须根据国家有关标准、项目标书、合同，切实履行监督职能，对项目实施的程序、进度、质量、投资等进行实时监控，确保项目保质保量完成。
第四，及时对档案信息化建设项目进行评估验收，担当公正合格的评估师。对档案信息化项目是否达到预期效果，是否可以竣工，甲乙双方往往存在不同的理解。虽然项目合同中对此有理论上的解释，但在不同项目中还存在许多具体的情况，公正地评价与界定是第三方的职能。
第五，全面、全程参与档案信息化项目规划与实施，对档案管理部门工作人员从信息化理念、技术、管理等方面进行帮助和指导，充当档案信息化建设的培训师。在进行档案信息化项目过程中，第三方在对档案管理部门提供必要咨询、意见的同时，也将档案信息化的相关理念、先进技术、管理方法等传递到档案管理部门中，使档案人员对档案信息化建立起比较全面和正确的认识，提高档案工作人员的信息意识，为项目建成后的高效运行打下坚实的基础。
三、档案信息化建设期待第三方咨询的崛起
就现状而言，档案信息化建设过程中仍然缺乏公正的第三方，原因源自多方面：一是档案管理部门本身对档案信息化建设的艰巨性与复杂性缺乏应有的认识，对第三方咨询的作用和项目管理规范化的重要性还认识不足。二是缺乏专业的档案信息化咨询机构，没有专门从事档案信息化咨询的专业公司，而应该担当此任的档案中介服务机构发展还不够成熟，它们或脱胎于档案行政部门，与档案行政部门有着千丝万缕的联系，缺乏应有的中立地位；或是服务项目有限，还没有能力提供档案信息化咨询服务；或是受自身素质限制，提供服务的范围与质量都不能尽如人意。
当然档案管理部门并非完全没有意识到第三方咨询在档案信息化建设中的作用，在许多档案信息化项目规划之初，有关部门都会聘请一些专家、教授参与项目规划、设计，或在项目竣工时参与项目测评。虽然这些专家、学者组成的团队在项目建设中起到了一定的积极作用，但由于这些团队基本属于临时团队，无法全程跟踪监测项目建设，他们的意见难免会发生一些偏差，甚至与实际情况相距甚远，因此，他们在档案信息化建设项目中所起到的作用是十分有限的，所能承担与分担的风险也很有限。
要实现档案信息化与社会信息化的同步协调发展，使档案部门有能力参与到电子政务、电子商务等社会信息化进程中，档案管理部门可以借鉴电子政务建设中一些比较成熟的、规范的做法。国外在电子政务建设过程中，就大量采用第三方介入的运营模式，这种模式也正被引入我国电子政务建设中来。据北方网CEO王奕介绍，在天津市信息化办公室的大力支持下，北方网以咨询机构的身份，较早地介入了电子政务领域。目前正与天津市财务局、技术监督局共同构建网上职能平台。档案信息化建设可以参考电子政务建设运营模式，制定规范、严格的操作规程与运行机制，要求有产业化、企业化的第三方咨询介入，只有这样，才能确保档案信息化项目的质量，保证项目品质的提升。第三方的存在让档案管理部门多了一双火眼金睛，大大降低了档案信息化过程的风险。
目前，在我国有许多国际著名信息与咨询公司承接信息化咨询服务，如IBM、埃森哲等，也有许多本土咨询公司针对企业或政府信息化提供第三方咨向服务，如AMT、新华信等。然而开展档案信息化建设第三方咨询服务的专业公司或机构仍是空缺。档案信息化建设要成规模、规范化地开展起来，仅仅依靠散兵游勇式的第三方咨询是不够的，必须由正规化、产业化的专业咨询服务机构承担第三方的重任。
成长中的我国档案中介机构应当成为提供档案信息化建设咨询服务的主力军，他们拥有许多其他咨询机构所不具有的独特优势，他们很多是从档案行政部门逐渐分离出来的，或者是长期与档案管理部门打交道的，他们了解档案部门的内部构成，熟悉档案工作的业务流程，也具有一定的技术优势，一方面可以很快进入档案信息化建设和维护的工作角色；另一方面又可成为联系档案管理部门和IT企业之间的一座桥梁——IT企业向档案管理部门提供技术解决方案时最佳的咨询对象和合作者。因此，需要大力扶持与培育档案中介服务机构，使档案中介服务机构在档案信息化建设中担当重任。
标签：档案管理论文; 企业档案工作规范论文; 信息化规划论文; 信息化管理论文; 企业信息化建设论文;