摘要:随着时代的进步和社会发展,数字化档案管理工作在事业单位的管理中发挥着越来越重要的作用,据调查显示目前我国的事业单位的数字化档案管理工作还存在很多问题,因此如何提升事业单位的数字化档案管理工作效率是目前我国事业单位需要解决重要问题。事业单位数字化档案管理建设符合潮流和趋势,是提高单位档案管理质量的必由之路,本文描述了我国事业单位中数字化档案管理工作的现存问题,针对性探讨了解决办法,以供有关人士参考。
关键词:事业单位;数字化;档案管理;现状;优化对策
前言
随着社会的快速发展,经济的迅猛发展,我国事业单位也逐渐增多,随之而来的是带来一系列的管理问题,尤其是档案管理问题,如果不能及时有效进行处理,直接影响着单位领导的决策水平,影响着单位的日常管理工作。因此,事业单位必须要借助数字化大发展的时代,推进档案管理与信息化的融合,把数字化建设作为档案管理的重要载体,提升档案管理的科学化水平。
1 事业单位档案管理数字化建设的意义
事业单位档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业,在建设和发展过程中,仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在事业单位档案数字化建设中,由于传统的事业单位档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力,需要人工对纸质档案进行管理和检索,需要占有大面积空间,档案资料查阅速度较慢,效率不高。与此同时,由于档案资料自身具有分散性特点,所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现,一旦纸质档案出现损坏,将造成大量的珍贵资料丢失,产生严重的危害和影响。事业单位档案资料完整性和系统性不高,而在广度和深度上同样存在着局限性,而且很多事业单位档案馆分布在不同区域,档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难,需要占用大量的存储空间。数字化档案能够有效改善此类问题,利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术,充分发挥档案信息原有的功能,提供更大的便利和支持。
2 事业单位数字化档案管理现状
2.1 管理信息的缺失
在事业单位档案管理中会因信息网络的不稳定性造成档案资料的缺失,影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中,信息资料相对比较稳定,基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式,在管理的过程中不论是计算机软件的问题、硬件设施的问题、信息网络的问题还是人为因素,都会影响档案资料的稳定性,造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响事业单位信息资料的完整性,给事业单位信息的应用造成不便。
2.2 管理信息的泄露
事业单位档案是开展其他工作的重要依据,但事业单位档案资料具有保密性,除了一些可以对外公布的资料外,大部分资料是要进行严密管理的,不得泄露。但利用数字化的管理模式,事业单位档案信息很容易被篡改,甚至造成泄露。一些不法分子会对事业单位档案管理信息系统进行攻击,对信息进行盗取,影响事业单位档案信息的安全性。因而,相对于纸质档案资料的管理,数字化的事业单位档案资料的管理更应重视信息的安全。
3 优化对策
3.1 规范事业单位的档案管理流程,使得管理效率得到提高
在逐步加强事业单位档案数字化管理过程中,需要逐渐使其规范化。所以,我们需要借助计算机等技术办法,使得人力资源以及数字化加工设备(扫描设备)的能力得到提升,并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索,最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例,使用的是双套双备的管理开发模式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在具体的实施中,把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储,同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠,利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份,然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公,文书档案已是在线归档,在线利用。再如:企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描(数字化)、消毒杀虫、数据备份等系列程序后,将纸质档案归档整编进入档案库,备份档案数据导入数字化档案服务器中,方便查阅利用。
3.2 提升档案管理人员的专业素质
事业单位进行档案管理人员的专业素养与技能的水平能够直接的影响到事业单位档案管理现代化的水平与质量。对此就需要在日常的工作中加强档案管理人员的现代化管理的水平的能力,其管理人员不仅需要娴熟的专业知识,同时还需要与之相关的政治、经济、科学、文化等方面的相关知识。对此,事业单位在进行现代化的档案管理的时,需要选拔出专业素质过硬的人来从事这项工作。同时,还需要定期对相关管理人员进行专业知识与技能的学习与培训,或者聘请外部的专家来进行全面的培训等等,进而有效的提升事业单位档案管理人员的现代化的管理水平,提升相关的工作效率与质量。
3.3 完善相关工作的环境
事业单位在进行档案管理现代化的管理过程中,需要依据自身的实际情况来建设内部的档案管理系统,从而就能够方便相关的部门借助这个系统平台更加方便的传输资料,实现资源的共享。之后,在通过档案管理人员进行统一、有效的整理、归类以及保存等工作。这种档案管理工作的模式能够有效的确保档案管理的及时性、真实性以及准确性。同时对于实施现代化的档案管理的应用软件,也需要尽可能的选择具有一定稳定性及兼容性好的软件来实施与开展,由此就能够更好的实现档案管理的标准化与规范化的发展,有效的提升事业单位进行档案管理现代化的质量。
3.4 加强档案的安全建设
档案信息的数字化、网络化,给人们的工作、生活、学习带来便捷、高效的同时,也带来了一定的麻烦和不安全的因素。数字化档案信息资源的特殊性使档案信息资源存在被篡改、伪造、窃取及截取等安全隐患,因此,档案信息化后出现的安全保密技术、信息的访问形式与安全控制等问题需要及时解决。第一,要提高档案工作者的安全意识,人为的避免外界不安全因素引起的安全问题。第二,要限制档案信息公布的范围。根据信息的安全级别进行严格的鉴定,涉及个人隐私、商业机密、国家利益的只能放在局域网中,与互联网隔断,或只在网络上公布其目录并设置访问权限。第三,要完善档案信息安全的制度和规范。根据国家的《计算机系统安全保护条例》和《国家保密法》,严格规范档案管理的各个流程,建立严格的档案信息安全管理制度和监督制度;配强、配足安全设施设备,构筑牢固的安全防范体系。
结语
综上所述,事业单位档案管理数字化建设是应时代发展需求,提高事业单位档案管理水平的主要途径,在管理过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性,有针对性地开展工作。
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论文作者:刘峰
论文发表刊物:《基层建设》2017年第8期
论文发表时间:2017/7/12
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