浅谈档案管理存在的问题及解决对策
宋瑾雯
(中国人民大学，北京 100872)
[摘要] 档案管理是企业基础工作之一，本文立足档案管理在企业中的现状、论述了档案管理的重要性，剖析了在当今国内私人、国营、政府单位中可能普遍存在的档案问题，从提高管理层人员对档案管理这项基础工作的关注度，到完善制度、加大资金、设备和人员投入、使用科学的档案管理方法的角度，探讨了解决的对策，为企业实现更系统更先进的档案管理提供了可能性。
[关键词] 企业；档案管理；重要性；问题；解决对策
1 档案管理的重要性
1.1 档案管理可以为企业经营发展各个阶段提供有力凭证
作为企业活动的原始记录，档案记录了企业生命周期的每一个环节。从创立前的准备，到正式成立，开拓市场，成长期，平稳期，到衰退期。它客观反映了企业在特定的时间、地点完成的特定事物。它为企业在每一个发展阶段的查询、考证、研究事实真相提供了一种非常重要的途径。
1.2 企业在每一个时期所保留的档案，都能为下一个阶段的发展提供参考依据
以史为镜，可以知兴替。企业可以通过档案记录自己的失误、经验和教训，为以后处理类似的事物提供宝贵的借鉴，避免重蹈覆辙。同时，企业可以通过档案摸索出一定的发展规律，为每一次制定发展战略提供参考，企业可以延续以前成功的做法，并根据发展的需要进行创新。
（1）评审材料：包括项目管理资料、人员管理资料和服务实施资料。其中，项目管理资料包含项目申报书、项目管理制度、项目自评报告、项目进度安排表、项目月计划套表、项目月服务数据套表及项目专项经费财务报表；人员管理资料包含专职社工资质证明、志愿者档案资料及督导培训档案记录；服务实施资料包含五大服务内容分类整理的服务资料、宣传档案资料、会议档案记录、特色服务材料及其他相关材料。
2 企业中档案管理存在的问题
2.1 管理层重视程度偏低
部分企业的管理人员对档案管理的认知仅限于存档，甚至认为可有可无。这些管理人员把日常工作的重心放在了市场部、销售部和营运部门，认为档案工作交给行政人员处理即可，不需要监督和引导，也不需要花费太多的心思。
2.2 缺乏必要的制度规范和指引
档案工作作为一项记录企业生命周期的工作，时间跨度大，记录范围广，在一些企业中，档案管理的操作往往具有很大的主观性和不稳定性，那是因为企业没有制定档案管理的制度，档案人员在工作中无法遵循一定的方法和规律去整理，档案人员的工作认知局限于直属上司的领导方式，缺乏科学性和系统性。
提升档案管理人员的素质，有三种方式，第一，从源头即招聘环节，选择专业匹配度更高，综合能力较强的应聘者，严格简历筛选机制，为企业选拔合适对口的人才。第二，加强对现有档案管理人员的培训力度，一方面，使他们更快学会使用新的档案管理软件，利用信息技术，提高工作效率，改善工作质量，减轻他们对电子化管理工具不必要的恐惧和心理负担，让他们充分意识到，智能化、电子化的档案管理是未来企业深化内部改革的至关重要的一环。第三，关注档案人员的心理状况，完善人员激励方案，建立激励制度，充分调动员工的积极性。专职档案管理人员的薪资往往不高，在一线城市甚至无法满足生活所需，基于这种情况，企业应该给予合理的薪酬，甚至设计竞争性的薪酬体系，按周期考核档案管理人员的工作，检查档案管理的成果，如充分完成了岗位职责，并且在原有工作的基础实现创新，有效地提升工作的质量和效率，可以予以薪酬激励。
2.3 缺乏必要的资金、设备和人才的投入
再者，档案管理制度要对档案的定义与范围、档案的分类、各部门相关人员的职责、档案的收集做好明确的规定。让员工明白，什么样的文件叫做档案，不同的文件分属于何种档案类别，各部门在档案收集、汇总的过程中承担什么样的职能和责任。这些都是档案管理制度的核心环节。档案管理制度明确后，负责人要积极跟进落实，一方面不断收集在收集档案的时候进行严格的把关，遇到有问题的档案资料，比如缺少审批流程的合同，要与经办人核实清楚，必要时汇报给公司的管理者，确保档案无误，再进行最后的归档工作。
现象一:在档案整理方面，缺少档案的分类与排列。文件的编号、编目和装盒不合理。对档案的成立时间、经办部门、保管期限、文件类别、序号没有清晰的概念，也没有予以准确的记录。由于各种企业内部的原因，档案管理的分类方法不稳定，每一年采取的分类方法不一样，导致在企业需要调出某一年份久远的档案时，找不到对应的资料。
2.4 从事档案管理的员工面临着潜在的心理问题
档案管理是一项重复性强的工作，员工长期呆在与其他部门分割的工作区域，与外界的沟通频率较低，很容易让人觉得工作内容枯燥乏味。档案管理工作涉及的环节较多，环环相扣，在面临季度和年度抽检工作时，更是需要将档案进行有效的收集、录入、统计和分析，往往面临很大的压力。在这情况下，档案管理人员很容易产生心理问题。第一，档案管理人员无法得到应有的关注和重视，自我价值感偏低，离职率高。企业管理层对档案工作的忽视和不重视，会直接导致档案管理部门受到冷落，底层的档案管理人员工作内容枯燥单一，很难找寻到工作的乐趣和价值感，这部分人员大多是刚刚从院校毕业的年轻人，日复一日的档案工作消磨了他们的工作热情和积极性，让他们无法实现预先设定的职业发展路径，很容易导致他们产生离职的念头。第二，档案管理人员容易产生松懈和怠慢的心理。因为高层的管理员没有给予足够的重视，久而久之，档案管理工作也被放任自流，底层管理人员在工作中可能疲于应付，流于形式，无法有效保管企业各个环节的资料。第三，档案管理人员容易产生焦躁和忧虑的心理。随着企业信息化程度越来越高，企业的档案管理工作越来越智能化、电子化，引入更为专业的设备和软件。部分底层档案管理人员因为已经适应了传统的档案管理方式，无法进行快速的转变，一方面企业没有给予足够的培训，使他们迅速掌握电子管理技巧，另一方面，部分档案管理人员年龄较大，潜意识里害怕和抵触电子化的档案管理方式，产生焦灼感。
2.5 档案管理逻辑混乱
如图3所示，LPS刺激能显著造成Caco-2细胞中MLCK 的转录水平升高(p＜0.05)。而辣木多肽能够抑制模型细胞中MLCK的转录水平。与模型组相比，高浓度(100 μg/mL和150 μg/mL)的辣木多肽可显著抑制MLCK的 mRNA转录水平(抑制率分别为 28.0%和31.3%)。肌球蛋白轻链激酶(MLCK)能够通过促肌球蛋白轻链(MLC)的磷酸化使其参与肌动蛋白收缩，引发细胞骨架重排，破坏细胞TJ结构，最终造成细胞间通透性增高[21]。抑制肠上皮细胞中MLCK的过度活化，对于维持肠上皮细胞屏障和细胞间紧密连接的重要作用[22]。
现象二：不重视对特殊档案的管理。随着科技的发展，使用音像和图像的方式记录工作信息也变得越来越普遍，反应企业工作的声像资料也越来越多。但是企业缺乏对声像档案资料的重视，重心仍然全部放在纸质档案上面，导致重要的声像档案无法得到妥善的管理。
企业高层要转变管理意识，既要抓业务，拼指标，也要加强对档案管理工作的重视。档案管理在公司的业务发展过程中发挥了重要的作用，首先，企业可以利用档案对以往和当下的工作进行查找和考证，为将来的工作总结规律。其次，档案管理工作是企业进行内部改革的重要保障，企业所确定的每一项制度，每一个战略，每一次阶段性的回顾，都离不开对档案的参照，只有将各个业务板块的档案进行整合、抽取、统计和分析，才能提炼出企业改革所需要的关键信息，从而帮助企业制定科学的决策。再者，档案管理为企业的宣传和营销提供了宝贵的素材。每一次宣传和营销，都离不开管理者对预算和全盘业务的把控，而除了本部门所能掌握的市场信息和消费者动态，像人力成本、财务预算、销售利润、生产信息和动态、质量把控，这些信息的来源都依赖于企业的档案库。如果没有夯实的档案管理基础，企业在进行宣传和营销的时候就无法贴合企业的实际和发展规划，无法全面的呈现企业的品牌优势，使消费者只知其一不知其二，无法达到预期的效果。
3 解决对策
3.1 企业高层要加强对档案管理工作的重视
现象三：档案被随意借用、检索困难。部分企业的档案工作缺少安全性、保密性和方便性。一方面档案被放置在公共办公区域，业务部门可以不经审批随意借出，导致机密文件外泄；另外一方面，企业没有建立合适的检索方法、使用合适的检索工具。当公司人员需要调阅一份重要文件时，无法通过检索的方式快速的找到对应的文件，耗时耗力。
3.2 加强档案管理的制度建设
任何一项工作的开展，都离不开制度的指引。对于企业的档案管理工作而言，也是如此。有时，制度建设与实际业务操作无法同步，会出现实际业务已经开展的很长一段时间，但是制度还有建设完成。企业可以根据以往的业务发展模式，制定适合自己企业的档案管理制度。制度一方面来源于企业一直以来的实践，另外一方面也要在现有模式的基础上进行提升，改善企业当下档案管理工作中存在的问题。在制度建设的过程中，相关负责人可以参考企业现有的做法，收集以往的制度文件，进行整合。其次，档案工作绝不是仅仅依靠单个部门或者单个人就可以完成的，它往往需要依赖于其他业务部门的配合与协助才能顺利完成。所以在制定制度时，企业管理者可以向各部门收集意见，听取销售部、市场部、生产部、财务部、人力资源部门对档案管理建设的建议。档案管理工作服务于业务，如果无法赢得各部门的理解和支持，即使颁布了制度，未来的档案管理工作也会遇到很多的问题，难以顺利开展。
原本档案管理环节所需要投入的资金规模并不大，但是有些企业因为忽视档案工作，影响了必要的资金注入。很多企业没有专门保存档案的房间，缺乏合适的档案保管设备、用具，档案存放与办公室其他资料一起放在柜子里，也没有用专门的档案盒区分和标记。这样一来，企业档案管理的安全性、可靠性和保密性就会受到威胁。一方面，重要的机密的档案放在办公区域，虽然锁起来了，但是一旦遇到紧急情况，极易与其他部门的文件搞混，很难找到对应的文件资料。另一方面，有些企业位于地质灾害频繁或者气候潮湿的地带，如果没有建立专门的档案保管室，没有专业的档案保管设备，企业费尽心血保留的档案资料可能会受震、受潮，在一次地震中、一场台风里毁于一旦。有些企业为了节省人力成本，将档案管理岗与其他岗位合并。对于大型公司而言，对于很多企业来说，档案管理并不是一项简单轻松的工作，它需要投入大量的时间精力。对于大型企业而言，涉及到的档案成千上万，要是档案管理员身兼其他工作，可能顾此失彼，无法履行好自己的本职工作，企业也会因小失大。
除此之外，合格的档案管理制度还应包括制定科学的文件整理方法，建设档案室的常规管理制度，树立档案室的日常管理规范、明确员工的工作内容和职责。
企业应该划拨专项的资金，用于档案管理所需的设备和物品，比如档案柜、书报架、档案盒、复印机、防盗报警器、放火报警器等等。在购买前，需要安排专人拟定筹建方案、上交公司高层审批、采购设备和物品。企业设置专人专岗负责档案管理工作，如果企业规模较小，从节约预算的角度可以考虑将档案管理的职能合并的人力资源部或行政部。企业的公章大多由行政部保管，由行政部负责档案管理工作，可以从印章管理的角度，加强对档案合规性的把控。
3.3 加大资金、设备和人才的投入
因 miR 序列长度仅 18～24 核苷酸单位（nucleotide），标志物少、退火温度高，常导致杂交信号弱、信噪比差，用传统的 ISH 方法检测比较困难。本研究选择与胰腺癌关系密切的 miR-21 和 miR-34a[10,14]，使用锁核酸（locked nucleic acid，LNA）标记的探针，以显色原位杂交（chromogenic in situ hybridization，CISH）技术检测 miR-21 和 miR-34a 的表达，并对杂交温度和杂交后的洗涤条件进行优化设置，以提高 miR 的阳性检出率。
3.4 提升档案人员的素质，关注档案人员的心理状况
集团型公司如果没有指定强有力的档案管理制度，下面的分公司、子公司就会缺乏大方向的指引，在档案管理工作上各自为政。如果集团公司需要调阅分公司子公司的档案，很容易发现档案缺失或者提供档案不符合要求的情况。这是因为集团公司没有从一开始就从制度层面着手，缺少宏观指引，微观部分的操作也会受到不利的影响。
总之，学习适应问题是大学生活的一个方面，大学适应还包括环境、生活、人际关系以及社会角色等各个方面的适应。一方面，任意方向上的适应不良均易引发其他方面的问题，因此新生们在处理学习上的迷茫感时，同样要注意其他方面的适应情况。另一方面，消除大学新生学习上的迷茫感需要学校、教师以及大学新生的共同努力，三者形成合力，保障大学新生的良好发展方向。
临上车之前，老婆接到了一个电话。电话依旧是姚琳琳打来的，是再次来电话劝老婆退票的。老婆说：雨辰病了这么久，都没查出到底得的是啥病，不能再耽搁了，能早到哈尔滨一天是一天。你就放心吧，火车的安全系数高，应该不会有事儿的。姚琳琳说：你说的也是。那我就不劝你了，你自己路上多加小心吧。到了那边儿，别心痛钱，有什么困难别忘了给我打电话。需要人手的话就让我家裘子去，他干别的不行，跑个道儿，学个舌的还行。老婆就有点儿感动，感动得眼圈儿都红了，说：琳琳，谢谢你了，真的谢谢你了。
为优秀的档案管理人员提供轮岗的机会。对于优秀的档案管理人员，企业可以安排轮岗，使之尝试其他业务部门同等职级的工作，这样一方面可以加深档案管理人员对于业务各个板块的了解，使员工开拓视野、积累人脉资源、发现自己的兴趣和能力、锻炼多方面的能力与经验，拓宽员工的职业宽度，另一方面，也可以使他们的工作内容更丰富，加强工作的趣味，有效舒缓繁重的档案工作造成的紧张情绪，为员工注入新的活力，提高工作积极性。
3.5 使用科学的档案管理方法
第一，为档案分类排列，给每一项入档的文件进行编号、编目、装盒。对档案的成立时间、经办部门、保管期限、文件类别、序号进行详细记录，明确档案的保存方法。第二.加强对特殊档案的管理。明确声像材料的归档范围，在庞大的文件库中选择应归档的材料。其次，对声像材料进行准确的分类，建立科学的分类体系，明确每一份档案在体系中的位置。最后，根据档案不同的载体类型，分门别类，进行文字说明、制定目录。第三，保证档案的安全性、保密性和方便性。档案一定要存在单独的区域，与其他资料区分开来，严格保密，如业务部门借出，需经过部门领导的签字和档案管理员的签字确认，并及时敦促交还。另一方面，企业要使用科学的检索工具，使用合理的检索方法，便于文件的快速查找和调阅。
4 结语
虽然档案管理是一项复杂的工作，但是只要把握方法和规律，可以使档案工作更科学，更高效。如何站在档案管理工作的出发点，把握它的重要性，发现它存在的问题，提出解决办法，是每一家企业都需要思考的问题。
【参考文献】
[1]陈凤.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].公共管理，2018（07）.
[2]曹敬涛.基层档案管理人员心理问题及调整对策探索 [J].档案工作,2018（7）.
[3]韦志国. 文书与档案管理[M].北京：中国劳动社会保障出版社，2011.
[中图分类号] G271
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)23-0213-02