珠海市城市建设档案馆 广东珠海 519000
摘要：声像档案管理是一项非常重要的工作，应当引起我们足够的重视。本文从探讨声像档案的概念和特点出发，全方位诠释了声像档案的基本内容。而后又就如何提升新时期我国声像档案管理的基本水平和利用效果。笔者做了观点性和理论性的论述分析。
关键词：声像档案、概念、特点、管理水平、管理效果
一、什么是声像档案
声像档案是指国家机关、社会组织和个人从事文化、科学、政治、军事、宗教、经济、技术活动，形成的具有保存价值的材料或者文件。它们存储在磁带、电影、照片、底片、唱片、CD-ROM等不同的磁性或感光材料中，主要以声音和视频反映，并辅以文字说明的历史记录。声像档案具有强烈的时间感和空间感，它可以通过动态的、静止的画面和真实的声音直接生动、客观形象地记录及再现过去发生的活动，音像档案通过先进的科学技术和快速的传播手段，以最直观的画面记录作品中具有重大意义和保存价值的事件。它可以用来验证现实，对历史研究具有重要的参考价值，它具有信息传递准确逼真、信息记录密度高、信息受众覆盖面广等特点。声像档案它所发挥的作用和效果是文字记录材料所不能发挥的。因此，声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径，是档案的重要组成部分。
二、声像档案的特点分析
声像档案作为相互交流信息的工具，形象逼真，与文字融为一体，时间和空间感强烈一般载体的档案，给人以活灵活现的感觉声像档案以画面的可视形象，生动地展现在人们面前，而且配有音乐、语言，给人以身临其境的感觉，便于利用者理解和接受。
一般的文字档案在时间和空间上是有限的。而由于声像档案依靠先进的科学技术和快速的传播手段，其时空感强于普通的文字档案。声像档案可以将一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现，它可以使人们对历史有更深刻的记忆或更深刻的理解。
三、新时期声像档案管理策略分析
3.1 新时期声像档案管理应制定管理办法，狠抓制度落实
新时期声像档案管理策略一方面要加强对声像设备的管理，各单位应当派专人保管设备，不得损坏，并合理有效地使用。另一方面要明确档案工作责任制，制定档案管理工作目标，对声像档案的管理制定出一个切合实际的管理办法来规范此项工作。比如可制定《声像档案管理办法》、《声像设备管理办法》等，强化规范管理，建立相应的管理制度，对制作的音像资料，要从收集、整理、移交到档案管理，制定严格的制度，对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定，防止散落的音像资料丢失，防止其归自己所有。在此基础上要狠抓落实音像档案的长期永久性保管应当定期移交档案馆。要确保有关制度落到实处，必须做到有章可循、有法必依，依法管理明确责任，制定有效的配套措施，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3.2 新时期声像档案管理应提高宣传意识，使档案完整归档
扩大档案法律法规的社会影响，提高执行档案法律法规的自觉性，重点加强对公务员、各级领导干部、专业技术人员和档案工作人员的宣传教育，要把《中华人民共和国档案法》等档案法律法规的学习纳入普法范围，要开展形式多样的学习宣传活动，不断增强全社会的档案法制意识。例如，开展档案法知识竞赛，开设档案工作宣传栏目，进一步增强依法管理档案的意识，提高档案工作人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围，使每份声像资料都能及时归档，妥善管理。
3.3新时期声像档案管理应实行声像档案培训制度，积极开展声像档案管理研讨活动
要求各机关、企事业单位的声像档案管理人员、分管档案的有关领导及录音、录像摄制人员积极参加培训和研讨活动，以提高整个档案管理队伍的管理水平、摄录技术、政治素质和归档意识。
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3.4新时期声像档案管理应结合实际，妥善保管
声像档案的长期保护和利用不离开恒定的磁场、湿度、温度、灯光、消防、冲击等条件。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。笔者认为结合现有的实际情况力求妥善保管才是处理事情的优先办法。一方面，视听资料应单独卷起来单独存放于视听柜或封闭的铁柜内。另外要远离光线、磁场等，严格控制库房温湿度，应采取定期复卷检查等磁带、录像带的保护措施，尽可能延长音像档案的使用寿命。
四、新时期提升声像档案利用效果的基本策略分析
新时期声像档案管理部门应积极加强对音像档案录制标准的质量控制和来源干预，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，是顺利做好录音录像档案归档保存和利用工作的首要环节。
4.1 确保新时期声像档案中音视频文件摄录格式的规范化
新时期声像档案管理应选择声像档案制作的技术平台，为确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像档案长期存取安全的第一道防线。这就需要标准制定者在选择音视频文件存储格式时，应选择具有较强通用性、开放性和可移植性，那些市场占用存储空间小但是占有率相对较高的，同时又对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。
新时期声像档案管理工作在目前应根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T?18894-2002）的规定：“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。”“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。”来进行规范。
4.2 新时期声像档案管理应确保摄录文件存储介质的标准化
新时期声像档案管理应用中软磁盘不能用作归档电子文件长期保存的载体，存储介质根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T?18894-2002）的规定，按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。档案部门采用质量认证和贴有认证标志的方法，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施，对符合生产档案级CD-ROM要求的可录式CD-ROM和CD-ROM刻录机实行准入制度。该磁带存储系统具有成本低、标准化程度高、技术成熟、可靠性高、互换性好等特点，在磁带格式技术中，LTO技术是由第三方进行每年一次的兼容测试，它是备份音频和视频文件的首选媒体，以确保产品的延续性，是一种开放格式的技术。从MB到GB再到TB级同时还特别规定，移动硬盘在用户可以接受的价格范围内，它已成为满足众多用户对存储容量、数据传输速度和便捷性不同要求的首选存储工具。鉴于硬盘一旦突然发生故障，存储在硬盘上的数据将很难恢复，所以移动硬盘不适合长期存储音频和视频文件。
五、结束语
总而言之，声像档案是档案管理体系中非常重要的一部分内容，并且拥有极为显著的特点，应用范围十分广泛。因此，新时期，我们必须进一步提升声像档案的管理水平和利用效果，让声像档案发挥出应有的作用。从而更好地推动我国声像档案事业更好的发展。
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论文作者:段州重
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年6期
论文发表时间:2019/7/10
标签：声像论文; 档案论文; 新时期论文; 档案管理论文; 文件论文; 格式论文; 技术论文; 《建筑学研究前沿》2019年6期论文;