电子文件归档与电子档案的管理，本文主要内容关键词为：电子论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件归档和电子档案的管理与传统文件归档和档案管理在程序上是基本一致的，也包括收集、积累、管理、归档、鉴定与处置等环节。
一、电子文件的确认与收集
1.电子文件的确认
在划分文件与非文件界限时，可不考虑信息附着的载体形式，纸质文件保存系统用来判别文件的标准同样适用于电子信息的文件价值判定。电子文件的特性：
(1)文件必须具有内容，能准确反映在特定时间内，单位或个人在行使职责、活动与事务处理中发生的事实；
(2)当需要时，能以电子数字方式再现，以便文件的每一个部分汇集起来，以易于被人理解的方式存在；
(3)能被放入背景中，背景确定了文件由谁产生，这也是业务处理的一部分。收集背景便于帮助用户对内容的理解；
(4)结构为文件格式，必须予以收集，以备该文件今后便于拷贝到所需的最新硬件与软件中；
(5)能被一体化地进入部门或个人的文件保存系统中。
2.电子文件的收集
电子文件的数字数据必须收集到一定的载体上，通过一定软件才可以识别出来，因而，收集电子文件必须注意其完整性。同时电子文件的背景信息和元数据与内容同样重要。
(1)背景信息
传统档案的背景信息是由档案馆从文件来源范围内得到的，包括来自传统的文档、文件的形体检查，以及已经发布的研究及机构的原始资料等。
电子文件的背景信息收集应在文件形成时就开始着手，这涉及到识别与标记文件，涉及到将文件与背景相连接，例如保存文件的文件。在某些情况下，还需要将关键的背景信息植入到元数据中或电子文件自身中来达到这一目的。电子文件所产生的自我描述信息越多，对补充信息的需要就越少。
背景信息包括：①文件形成的机构；②与文件有关或曾经有关的其他机构；③文件履行机构职责的目的；④文件的年代；⑤与文件有关的时期；⑥与机构职能有关的文件价值与重要性；⑦曾与文件有过关系的文件价值保存系统；⑧该文件与其他文件或资料间的关系；⑨对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
(2)元数据
档案部门将元数据定义为对数据的描述、数据的基础应用与程序，它包括数据字典、逻辑与物理模型、符号图和其他系统与软件的详细资料。
元数据包括：①实体限定，它包括数据库内实体名与描述或每个单个电子表格（软件）的名与描述；②属性限定，它包括每一个电子表格（软件）的每列、每个实体的每个属性的数据模型以及名与描述（包括合法价值与范围）；③关系限定，它包括有关实体名及对关系有影响的每一个实体内属性的名，与关系的目的的描述在一起的属性名。
在文件必须移交给档案馆保管的部门，或文件已经进入开放存取期的那些部门，必须将某些元数据提供给档案馆，元数据改变的修正拷贝也必须提交给档案馆。
电子文件可以用纸张作为收集载体，也可以用缩微胶片或数字媒体（磁盘、磁带、光盘等）进行收集，但系统从属文件只有以数字媒体作为介质才能提供以上必须收集的数据（内容、背景与元数据）。
二、电子文件的鉴定
电子文件归档前必须进行认真的鉴定。鉴定工作应由文件形成部门与档案部门共同合作，从电子文件的凭证性、信息价值及该信息是否具有长期研究利用潜力等方面进行评定，尤其要根据电子文件的特点，做好对电子文件真实性与完整性的鉴定。
此外，还必须考虑电子文件的可存取性、可处理性及是否在文件保存系统中形成的。
1.可存取性
电子文件一旦不可存取，就失去了价值。因此，保证电子文件与文档的存取，可以满足提供多个用户在多处阅读，这是以电子方式保存文件与文档的主要特点。
2.可处理性
电子文件区别于其他文件的一个重要特征就是：无论整类的职能文件，还是单份文件，都可以被增加、更改或删除而不留丝毫痕迹。
3.信息系统与文件保存系统
某些办公自动化系统不是文件保存系统，在考虑电子系统的鉴定时，应首先确定文件是否在系统中存在。如果文件不在系统中存在，应考虑是系统有缺陷，还是系统本身就仅仅是一个信息系统。
三、电子文件的归档
尽管电子文件归档有许多不同于纸质文件的地方，但其归档原则在许多方面是一致的，因而电子文件归档应与纸质文件立卷归档管理原则相衔接。一是坚持由形成电子文件的部门归档的做法。二是贯彻优化精练的原则，档案部门必须从电子文件归档之始，就进行鉴别、选择，去粗存精。
1.归档要求
(1)电子文件归档时应填写电子档案登记表，并严格履行归档、登录、签字手续。
(2)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝，并与电子文件一并归档（考虑到纸质文件和电子文件在相当长的一段时间里还会并存），确保归档电子文件的完整性、规范性、统一性。
(3)纸质文件等硬拷贝应与电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。归档时，档案管理人员应详细检查归档电子文件的盘内目录、内容等。
(4)用文字处理技术形成的文本文件，归档时应注明文件存储格式和属性（如该文本在Microsoft Word2000环境下运行等），便于归档电子文件的入网查阅。
(5)电子文件归档时，由文件形成单位或档案管理人员按程序文件有关规定，将归档电子文件写入（刻录）只读型光盘，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用。
(6)在存储电子文件的载体或盒式包装上应贴有标签，标签上填写编号、项目名称、项目代号、项目负责人、密级、保管期限、软硬平台、归档日期、归档人、套别。
(7)用计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)形成的图形文件，应附纸质载体的对应图形文件，并标明计算机软件的运行环境。
(8)运用通用软件的电子文件，归档时应注明其软件型号和相关参数；运用专用软件的电子文件，归档时必须连同专用软件一并归档。
2.归档方式
(1)脱机介质移交。
各电子文件形成部门按归档要求将所形成的电子文件材料进行脱机处理，存储在某种介质（如磁带、磁盘、光盘）上，然后向档案室移交。
(2)网络信息移交。
已建立内部网络的单位，其内部各电子文件形成部门可利用网络使电子文件信息通过传输向档案室移交。移交到档案室后的网上信息，应以一定的介质形态进行实体化处理，然后归档保存。网络信息移交的方法，一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网络；二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。
无论是脱机介质移交，还是网络信息移交，电子文件必须由形成单位按统一格式编目整理，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性和准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存储。
3.归档范围
电子文件归档范围应根据各部门文件形成情况以及电子文件特点制定，在许多方面可以参考纸质文件的归档范围。纸质文件的可读性使其只需归文件自身（相当于电子文件数据），而电子文件的机读性则要求在归档时不仅应使电子文件数字数据归档，相应的程序类文件也应归档。因而，电子文件归档范围可划分为两大类：数据类文件及程序类文件。
(1)数据类文件归档
数据类文件归档时既应收集定稿也应收集草稿，使归档的数据能反映各类文稿在起草、修改、审核直至签发的每一个环节中责任人的意志，以保证历史的真实性。
(2)程序类文件归档
程序类文件包括操作系统、语言处理系统与用户应用程序等，它是对程序要做的事的文字描述，对程序如何做这些事的逻辑描述（输入输出、伪指令、流程图等）以及如何修改程序、使用该程序的说明。因而，程序类文件是设计、编程人员和用户三者之间主要的通信依据。
4.归档前电子文件的鉴定、检查与检测
电子文件归档前由形成单位与档案、计算机管理人员对光盘上的电子文件进行鉴定、检查与检测。如果电子文件的形成单位或某设计师运用了某些技术手段，以保证文件的有效性和完整性（如该电子文件运用了某种特殊软件或某种加密措施和方法），则应将其技术方法和相关软件一同移交到档案室。主要应从以下几方面进行：
(1)鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性。检查归档电子文件的制发是否规范、标准、统一。
(2)检查归档电子文件的载体软盘、光盘有无病毒、划痕。归档的电子文件是否与纸质文件一致，软盘、光盘是否完好（有无缺损，如擦洗、刻划、触摸的痕迹；盘内有无病毒感染等）。
(3)鉴定归档电子文件内容的实用价值与确定电子档案的保管期限（永久、长期、短期）是否一致。
(4)检测归档的电子文件能否在指定运行的环境平台上准确读出。
(5)检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求。通常要求归档的光盘为镀金的只读性光盘，确保归档的电子文件在规定的保管期限内不会消失。
(6)检查存储归档电子文件的介质和软硬件平台技术条件的一致性，确保归档的电子文件软盘、光盘能在同一平台环境下使用。
四、电子档案的管理
归档后的电子文件应由档案馆负责编目并制作备份盘，放入专用装具保存，定期检查复制。对于具有永久价值的电子文件，归档后档案馆应对这些文件的可存取性进行审核与检查，并随技术进步及时将该电子档案拷贝到当前的硬件与软件平台中。
为了维护电子档案保存系统的安全、完整，电子档案的存取不采用实用系统（实际工作可使用的计算机系统），而应使用再生系统(Clone System)与并行系统(Parallel System)。任何一个敏感的或是机密的文件都应加密，以防非法存取。
为了便于对电子档案形成时间的掌握，对于长期保存的电子档案应保留以下标记：一是形成、增补、修改和移交的日期或时间图章；二是对那些由早期文件保存系统中的数据形成的文件，必须加上原始资料的收集日期。
电子档案的管理必须做到有章可循、有法可依，按国家档案管理法规和本单位的实际情况办理。具体要求如下：
1.电子档案的管理条件
(1)电子档案必须使用专用库房或存放在防磁柜里。载体（软盘、光盘）要直立存放，防止变形，并达到防磁、防震、防尘、防潮、防蚀、防盗、防火等要求。
(2)电子档案软盘、光盘的管理应做防写处理。使用时需加保护措施，在入网查阅、复制电子档案时，防止他人写入（覆盖或存贮）。
(3)电子档案存放的环境温度选定范围：15℃～25℃；相对湿度选定范围：20%～50%。
(4)电子档案的存放地点应远离磁场，并与有害气体隔离。
2.电子档案机读数据库的建立
对已归档的电子文件，档案管理人员要及时地将电子档案盘内目录、内容摘要等相关数据拷入计算机机读数据库，并进行分类、编程处理，方便查阅。查阅者随时可以档号、文号、题名、作者、发文时间、主题词等作为检索手段，快速、准确地检索到档案所在的箱号、盘号、序号，又可利用入网软盘或光盘查阅观看到所需的文件原件或多媒体片。
3.电子档案的查阅
(1)查阅电子档案既要满足利用又要保证档案的保密与安全。首先，查阅电子档案的范围一般不能超越自己的工作或业务活动范围，特殊情况需要扩大查阅范围的需经有关领导批准；其次，查阅电子档案必须登记备案；再次，查阅电子档案，一般均在档案室的机读阅览室内进行。最后，拷贝、复制电子档案需要办理审批手续。
(2)查阅电子档案的原件，必须经过有关领导和档案管理人员同意，档案人员将原件（软盘、光盘）入网，查阅者方可利用入网的软盘、光盘，查阅到所需的文件或资料，但只能读，不能写（加保护措施），也不准复制。
4.电子档案的更改
(1)电子档案的更改应按国家和本系统本单位的设计更改管理程序，填写设计文件更改通知单并办理审签手续。在档案员的监督下由文件形成单位（课题、项目）进行更改。
(2)确因工作需要更改软盘、光盘中某一文件或资料时，如底图更改，必须经主管领导批准，填写图纸更改单，由主管设计师签字后，方可复制（软盘、光盘）进行更改。要求更改后的软盘、光盘与更改后的纸质文件或资料（图纸）一起另外存档，保持原有电子文件与更改后的电子文件的历史真实性和延续性。
5.电子档案的销毁
(1)电子档案的销毁，应在办理完审批手续后，按文件销毁程序办理。
(2)对一般的电子文件可进行逻辑删除，存储在不可删除的载体上的电子文件，可一并销毁载体。
五、脱机数字媒体拷贝管理
不少部门将电子文件以数字媒体拷贝再行归档，即使采用通过网络传输归档的方式，也需要将传输来的电子文件利用数字媒体拷贝后脱机保存。
1.归档备份介质的选择
归档备份是指利用数字媒体收集电子文件并作为归档使用的拷贝。归档备份与系统备份的目的是一致的，都是防止数字丢失。因此，归档备份用数字媒体主要应考虑两个因素：媒体质量与存取方式。
(1)媒体质量
与其他数字媒体（如磁带、磁盘）相比，光盘的寿命是较长的，柯达公司对可写入式光盘系统产品所作的老化试验表明，在温度25℃、湿度40%的环境中，若在暗处保存，其寿命可达200年；若在办公室与家庭环境中保存，其寿命大于100年。与其相比，磁带仅有几十年。
可用于存储数字信息的光学媒体包括：只读存储光盘(CD-ROM)、一写多读光盘(WORM)及可擦写式光盘。
(2)存取方式
存取是对信息操作（读、写、了解属性、了解存在等）的总称。对所收集的信息进行存取时，根据对其中各要素的存取顺序不同，可有两种方式，即顺序存取和随机存取。顺序存取是从头开始顺序地向后进行存取，例如磁带，其存取速度慢。随机存取是可以随时对任息信息进行存取，像磁盘、光盘，其存取速度快。
2.电子文件归档备份的保存
要防止光盘的损坏，不要用圆珠笔或铅笔在盘上写字：不要让光盘在阳光下曝晒；不要揭下光盘上的标签；不要使溶剂滴落在盘面上；不要把光盘放置在灰尘与污染中；同时在管理过程中，也需注意盘面不要被污损，如指纹印等。
为使光盘达到理想寿命，除正确地保管与维护外，还要防止病毒侵蚀。归档的光盘必须使用杀毒软件进行杀毒处理，确认没有病毒后方可归档保存。每次上机使用后，适当进行杀毒处理，方可重新入库，以免病毒侵入使数据丢失或无法读出。
六、结束语
综上所述，电子文件归档与电子档案的管理，必须规范化、标准化、科学化、网络化，才能更好地为科研生产服务，为发展小康社会增砖添瓦，使我国的档案事业更上一层楼。