数字时代档案原始性的特征和应对策略，本文主要内容关键词为：原始论文,特征论文,应对策略论文,档案论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机技术的迅猛发展和在各行各业的普遍应用，从记录形式和记录手段看，当今社会已经进入了数字时代，档案作为社会记忆的沉淀，对其原始性特征的认识和分析，对于做好数字时代档案工作具有重要的基础性作用。
数字时代档案原始性的认识和分析
1.档案的原始性特征
《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简单地说，档案是机构和个人直接形成于社会实践活动的原始记录。档案是第一手信息，原始性是传统载体档案的主要特征，是有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。
传统载体档案特别是纸质档案的原始性，是由它的形成规律和自身特点决定的。首先，从档案产生过程和内容上看，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造、加工的，它客观地记录了历史情况，是最可靠、最直接的记录信息；其次，从档案本身的物质形态看，它保留着真切的历史痕迹，如有的是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印章。笔迹、印章以及纸张类型等构成元素的原貌显现是纸质档案原始性的重要特征。
2.数字时代档案的原始性
档案作为机构和个人在社会活动中直接形成的信息记录，无论其记录形式发生怎样的变化，从档案的产生过程和内容上看，其作为第一手信息，这种原始性特征是没有任何变化的，否则就不能称其为档案。数字时代档案原始性特征的改变主要在于其记录形式的变化，特别是档案内容与档案载体关联度的变化。从技术角度看，数字时代档案特别是电子档案的记录形式是数字信号，其内容信息与记录载体的关联度非常低；而传统载体档案如纸质档案、照片档案、缩微档案、声像档案等的记录形式是模拟信号，其内容信息与记录载体的关联度比较高，有些是不可分离的。
当今社会信息记录形式的多样性，造就了档案类型的多样性，现在是多种类型档案并存的时代。
模拟信号记录档案的原始性。现在以模拟信号方式形成的档案，主要就是纸质档案，记录手段以打印为主，手写稿已难觅。这种纸质档案原始性的形态表现就是收发文签批单上的相关环节人员的签字，领导或相关人员的手写修改内容、签批意见，以及收发文的相关印章等，记载档案主要内容的字迹因为是打印或复印的机器字体，不能像过去手写字迹能反映原貌特征，无法呈现出原始性。而过去是模拟信号产生的照片、声像、缩微胶片等类型档案，其记录方式现在都基本采用数字方式，都可以归结为电子档案。
电子档案的原始性。电子档案是由原生的电子文件经归档等环节形成的。电子档案因为是第一手信息，是相关机构或个人在社会实践活动中直接形成的记录，从内容特征上看，电子档案显然是具有原始性的。从形式特征上看，电子档案是否有原始性，各方面看法差异还是很大的。看法差异的焦点集中在对档案原始性的表现形式的认识，传统载体档案，特别是纸质档案，因为字迹或者是档案内容信息与纸张或者是记录载体的不可分离性，档案原始性的外在表现是档案载体的唯一性，档案是独一无二的。电子文件、电子档案因为其内容信息不绑定存储载体，内容信息的复制、转存或迁移在一定技术条件下，不影响档案内容的原貌呈现，因此，电子档案从物质形态上看，不具有唯一性，如何从外部形态或载体特征方面判定电子档案的原始性，缺少公认的判定依据。
数字化档案的原始性。数字化档案是原有纸质档案、照片档案、缩微档案、声像档案等模拟信号的档案经过数字化转换形成的数字信息。档案数字化的目的一方面是有效保护档案原件，另一方面是通过信息化手段，更方便、更快捷、更广泛发挥档案的作用。在发挥档案作用方面，数字化档案能否等同源档案，源档案如果因为自然或技术因素无法利用，如一些录音、录像档案出现读取设备淘汰或原记录载体信号衰减等情况，数字化档案的地位如何确定，是当前国内外非常关注的问题。国外已研究出台相关标准，承认数字化档案的法定地位。也就是说数字化档案在转换、存储、管理等方面如果符合相关流程和技术要求，与源档案具有同样的原始性。
3.档案的原始性与凭证作用
档案的原始性是其最重要的特性，档案的凭证作用也是其最重要的价值。档案的原始性与凭证作用具有紧密相连的关系，档案因为其原始性而在许多领域发挥其凭证作用。在司法采信的证据中，作为原件的档案是其作为证据的主要因素。这可以从相关法律条文中得出结论。
证明案件真实情况的一切事实，都是证据。在我国，证据必须经过查证属实，才能作为判案的根据。证据有七种：(一)书证、(二)物证、(三)视听资料、(四)证人证言、(五)当事人的陈述、(六)鉴定结论、(七)勘验笔录和现场笔录。
档案作为证据的种类一般是书证(纸质档案)、物证(实物档案)、视听资料(声像档案、电子档案)等。
2002年6月7日由最高人民法院审判委员会第1224次会议通过的《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》规定：
“第十二条 根据行政诉讼法第三十一条第一款第(三)项的规定，当事人向人民法院提供计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当符合下列要求：
(一)提供有关资料的原始载体，提供原始载体确有困难的，可以提供复制件；
(二)注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等；
(三)声音资料应当附有该声音内容的文字记录。”
“第五十六条 法庭应当根据案件的具体情况，从以下方面审查证据的真实性：
(一)证据形成的原因；
(二)发现证据时的客观环境；
(三)证据是否为原件、原物，复制件、复制品与原件、原物是否相符；
(四)提供证据的人或者证人与当事人是否具有利害关系；
(五)影响证据真实性的其他因素。”
从上述法律条文规定看，是否为原件，复制件与原件之间的关系，在是否作为证据采信，是一个非常关键的因素。按照过去对档案原始性的判定标准，电子档案的唯一性较难确认，其是否具有原始性也就难以得到公认，但是数据电文(相当于电子文件)的原件形式，已经在相关法律条文中得到认定。如《中华人民共和国电子签名法》规定：
“第四条 能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。
第五条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：
(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
第六条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：
(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
(二)数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
(三)能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”
“第八条 审查数据电文作为证据的真实性，应当考虑以下因素：
(一)生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性；
(二)保持内容完整性方法的可靠性；
(三)用以鉴别发件方法的可靠性；
(四)其他相关因素。”
国家关于电子文件管理的相关文件也在原件形式方面作出规定：
“电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：
(一)能够有效表现所载内容并可供调取查用；
(二)能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；
(三)在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。”
从相关法律条文对数字形式文件、数据的原件形式的规定来看，当今法律是承认电子数据具有原始性的。由此可以推断，符合国家法律、规章关于电子数据原件形式要求的电子档案一定能够发挥其凭证作用。
数字时代档案管理应对策略
信息化发展是人类社会不可阻挡的潮流，是档案工作者必须应对的重大挑战。数字时代如何认识档案的原始性，如何从管理、技术角度最大限度地保持电子档案的原貌，如何能够把档案的原貌长久地保存下来，等等这些问题，是数字时代科学管理档案，应对信息化发展挑战的一些基础性问题。
1.档案原始性的判定标准
从前面对数字时代档案原始性的认识和分析来看，应当解决对数字环境下档案原始性的判定标准问题。
传统载体档案的原始性表现在内容信息和载体形式的统一性和不可分离性上，即内容信息的原汁原味、呈现的原貌和载体的唯一。数字时代的档案特别是电子档案，其原始性除了具有内容信息的原汁原味和呈现的原貌外，不再具有载体的唯一性。因此，数字时代档案原始性的判定标准，应当主要注重于内容信息的原始性，同时注重留存档案实体在形成、保存、管理、呈现等方面的过程信息，从而满足法律规定的原件形式要求。
2.管理手段和技术的应用
相对于模拟时代，维护数字时代档案的原始性，需要采取的管理手段更加严密，技术依赖性更强。
纸质档案原始性的认定和维护主要跟文件、档案形成、保管制度是否健全，纸张、字迹是否耐久，字迹、印章等鉴别技术手段是否具备等有关。经过人类社会数百乃至千年的发展、检验，纸质档案的管理手段和技术方法已经完全成熟可靠，档案原始性能够得到长久的呈现和维护。
数字时代档案原始性的认定和维护，首先，要按照全程管理的思想和理念，在规章和制度方面，从电子文件的生成、办理、签发、归档，到电子档案的保存、移交、利用、迁移等生命周期的各个环节做出规范的、细化的规定，保证电子档案来源可靠、管理可信；其次，应当采取一些成熟、稳定的技术，记录档案实体的变化过程，确保档案实体在系统环境变化后，档案内容信息维持不变，档案内容呈现前后一致。这类技术主要应用在两个阶段，一是在电子档案形成阶段，也就是电子文件生成、办理、签发、归档和电子档案在立档单位保管、利用阶段，保证电子档案内容信息原始性的相关技术，二是在电子档案长期保存阶段，也就是电子档案由立档单位向各类档案馆移交和在各类档案馆长期保存、利用阶段，保证电子档案内容信息原始性的相关技术，当前，主要有元数据留存、元数据与内容数据关联、固化、封装、数据内容一致性检测、格式转换、签名认证、追溯等技术可供选择采用。
3.规章和标准的制订
数字时代档案原始性的认定，还需要相关法律、规章和标准作出明确规定。参照国家法律条文对电子数据(或数据电文、电子文件)原件形式的规定，在即将出台的档案类法律、规章或标准中，应当对电子档案定义、构成、技术要素、管理要求等作出明确规定。例如，在档案法修订中，应当引入电子档案的概念，对其定义、法定地位、涉及相关责权关系等进行界定，只有从法律上承认了电子档案的存在，电子档案的原始性才能得到认可；在有关电子档案管理的规章中，对电子档案的内容构成、技术构成，存储、转换、迁移等操作的流程化管理等方面作出规定，从而对电子档案在移交和长期保存过程中，一旦电子档案实体所处的系统环境发生变化后，保证其原始性应当采取的管理手段和认定方法；在有关电子档案管理的技术标准中，从技术角度对电子档案的构成要素作出规定，比如，在归档环节，要求将档案数据进行固化(流式文件转换为版式文件)，要求将不同数据类型格式转换为符合国家标准的一种格式，在固化或转换前后维持内容和显示一致，为电子档案的长期保存和可用奠定技术基础。
对数字时代档案的一些基本特性的认识和管理措施的采用，会随着信息技术的不断发展而不断深化，我们应当以成熟、完善的传统档案理论为基础，用信息化的理念和技术方法，电子和档案两方面统筹兼顾，留住数字时代社会的原始记忆。