物业企业档案管理存在的问题和优化措施分析
方宇佳
摘要： 在物业企业对用户档案管理工作开展时，由于管理体制与理念等因素，导致用户档案管理存在一定问题，需要针对性的解决优化，提升物业公司的整体服务质量。本文就物业企业档案管理存在的问题与优化措施研究。
关键词： 物业企业；档案管理；工作问题；优化措施
物业公司在小区服务工作中扮演了重要角色，为了不断提升物业公司的服务水平，需要分析目前物业公司存在的相关问题，并进行及时优化处理。
一、物业档案管理工作
物业档案管理工作是物业公司服务基础数据，在为业主提供服务时，需要基于物业的日常工作数据合理利用档案信息，如基建档案、设备档案、人员档案等。在小区管理服务过程中，形成了物业维修档案、租赁档案、住房档案、绿化档案、公共维修资金档案、业主委员会档案等。每一种档案信息都记录了物业公司的日常工作，体现了物业公司的服务标准[1]。
未来一周， 台风活动频繁， 受其影响华北南部、东北地区中南部、黄淮北部、江南东部、华南及西南地区等地累积降雨量有50-80 毫米， 其中华南南部、江南东部、黄淮西北部、东北地区中南部及云南南部等地的部分地区有100-180 毫米， 局部地区有200-400 毫米降雨； 上述大部地区降雨量较常年同期偏多3-8 成，局地偏多1 倍以上。
二、物业档案管理特征
（一）局限性
由于物业公司档案管理工作的特殊性，仅局限于对本小区的相关工作开展管理。其公司服务的对象是小区业主或者是租赁人员，如小区的住户、商户等。即使当物业公司的合同到期以后，只要是小区仍旧正常运行，则物业服务工作则需要继续。
丽思卡尔顿酒店即是一个典型的例子。这家酒店有一个闻名遐迩的服务标准，同时也是酒店所有人员必须尊崇的金科玉律——“顾客永远是对的”，围绕这条标准，酒店员工被允许脱离自己的岗位，在任何情况下作出最合适的判断，一切服务于立刻让客户满意。凭借近乎神话般的服务，该酒店创办者凯撒·丽思被称为“酒店经营者之王”。需要注意的一点是，赋能不是简单地放松管控，不断地去中心化，对于所有赋能型组织而言，既要有授权的胸怀，又需要找到授权的平衡点，做到精准授权。对员工进行赋能，即要保证该员工具备承担该项权力的知识和视野，能够作出明智的决策。
（二）完整性
由于档案管理监管体系不完善，部分物业企业在承接相关档案业务时，由于相关企业没有规范的进行业务对接与档案转接，给后续档案管理工作埋下了很多隐患，严重影响到物业公司的整体服务质量。
（三）稳定性
为了避免相关问题的出现，解决物业企业档案管理实力不足问题。在后续组建档案管理小组时，需要综合多方面评价管理人员的综合实力。同时需要对管理人员实际工作进行观察考核，以确保每一位档案管理工作人员都可以胜任该工作岗位。随着物业公司管理团队实力的不断提升，档案管理利用效率不断提高，很好的促进了物业公司的服务标准与质量。
三、物业档案管理问题
（一）监管体系不完善
在小区物业档案管理时，部分物业公司没有构建相应的监管机制，导致了物业档案管理工作存在一定短板。我国物业行业发展过程中，由于没有形成国家统一标准的物业档案管理条例，因此导致了部分物业公司开展不同的档案管理工作。
在档案管理工作开展时，很多物业企业都是依据《档案法》自行制定相关管理制度，并不能形成可靠有效的管理效力。在业主档案信息进行统一管理时，由于管理人员良莠不齐导致了部分档案信息丢失，严重影响到了档案管理工作安全与质量。
在物业档案管理工作开展时，物业公司以具体的小区为服务对象，根据具体的服务工作编制相关的档案卷。从小区正式建成投入运行居住开始，直到该小区拆迁，在该时间段内物业服务工作会一直开展。即物业管理人员从基建单位拿到相关档案资料后，物业管理工作开展过程中，所有的管理行为与服务工作都会记录，全面完整的反馈了小区的变迁情况。
H4a：非财务困境企业，政府补助对机构投资者具有信号效应；财务困境企业，政府补助与机构投资者投资负相关。
（二）管理工作不规范
在物业档案管理工作开展时，由于物业公司没有将管理工作进行规范化约束，导致了部分管理工作的弹性过大。相关档案管理人员时没有遵循相关的管理制度，给管理工作的质量造成了严重影响，降低了物业公司的整体服务水平[2]。
3 管理水平不足
通过对物业公司的管理现状进行分析可知，部分物业企业在档案管理工作团队组建时，没有严格管控考核管理人员的职业素养和综合管理实力，导致了档案管理小组内人员的专业技能参齐不齐。在后续物业档案管理工作与小区服务工作开展时，管理团队的最短板将局限物业企业服务水平的整体提升。
为了确保抛光过程覆盖的均匀性，Rososhansky等[39]在光栅轨迹规划方法当中引入柔性抛光头与工件的弹性接触变化。文献[40] 中针对光栅轨迹抛光引入行距适应算法，将该方法应用于自由曲面加工中，提高了抛光轨迹覆盖的均匀性。
在小区物业管理工作开展时，每一项工作都会依照相关标准流程开展，如小区电梯的维修工作、小区冬季集中供暖工作、物业费收取工作等，都有相关的工作程序规范。由于规范与标准的档案管理工作约束，提高了物业档案管理工作的稳定性，充分发挥了物业工作的服务效能。
四、优化措施探讨
（一）管理机制完善
物业档案管理工作开展时，若是管理机制存在漏洞，则会对档案信息管理工作造成严重影响。为了避免相关问题的发生，需要物业公司组建相关的监督管理机制，确保及时发现档案管理机制中的不足，并进行相应完善。
在物业管理工作开展时，必须明确物业企业档案管理的主体责任，即物业企业需要为每一位业主的个人信息进行负责，同时物业企业需要依据相关规定，开展档案信息收集、管理、开放等工作，杜绝物业企业越权收集业主信息，违规开发业主档案资源，给业主造成巨大的生活与工作影响。
在对档案管理机制进行优化改进时，物业公司需要依据我国对外公布的《档案法》与《物业管理条例》等相关法律条规，构建科学严谨的管理体系，提高业主档案管理工作质量与安全，保障业主的切实权益与安全[3]。
例如，在新开发小区的物业档案管理工作进行时，物业公司需要提前介入住宅小区，并与相关单位做好业主交接工作，确保小区的基础建设档案、设备档案、业主档案、小区审批档案等进行统一移交，为后续档案管理工作开展奠定良好基础。
（二）管理规范化
在档案信息收集整理时，务必保证业主档案信息的真实性与可靠性，避免信息收集时出现遗漏问题，为后续工作的开展奠定良好基础。在对业主档案信息进行归纳整理时，该项工作必须由专业的管理人员开展，确保档案信息的分类排列规范。在档案信息收集归纳后，则需要对相关档案信息进行鉴定，在确保档案信息真实无误时，将其档案放置到对应的档案库，且相关的档案库必须由专人进行管理，确保档案管理工作的质量与安全。
在规范化管理工作开展下，提高了业主档案信息完整性与安全性，为后续的档案管理利用工作提供了数据信息保障。若是两家物业企业开展工作业务交接时，需要明确各个企业的工作职责与义务。根据行业内的相关规定开展档案交接与业务对接工作。若是在档案资料对接时，部分档案资料由于客观原因，不能在企业约定的时间内完成对接。此时双方企业需要签署未移交清单，在后续工作开展的过程中，需要及时的补齐相关资料档案，确保小区业主档案信息的完整性。若是在工作对接过程中出现了纠纷，受侵害企业则可以进行诉讼，以维护自己企业的档案管理权益，确保物业公司档案管理工作的可靠性与安全性。
在小区物业档案信息管理工作开展时，需要对管理工作进行规范化，构建统一管理标准，明确小区物业档案管理的工作流程，如业主档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，确保各项工作开展的质量与安全。
左小龙用左边反光镜照了照自己脸，用手掰了掰右边的反光镜，照着书上切·格瓦拉的像，皱了皱眉头，没发表意见，然后指着书上切·格瓦拉帽子上的红星说：“他中国人？哦，不对，是个外国人，他苏联人？也不是，那就是切·格瓦拉斯基，他谁？”
(ⅱ) 对任意F∈CIrr(X),若Fδ∩f-1(U)≠Ø,f(Fδ)∩U≠Ø,由f(Fδ)⊆(f(F))δ,(f(F))δ∩U≠Ø。注意到U∈σCSI及f(F)∈CIrr(Y),于是f(F)∩U≠Ø,F∩f-1(U)≠Ø,从而f-1(U)∈τCSI。
（三）管理团队实力加强
食管癌是一种常见的上消化道恶性肿瘤，被称为世界上九大恶性肿瘤之一[1]。我国作为食管癌好发地区之一，多数患者在发现患病时已为中晚期，已无法行手术治疗。对于食管癌的治疗的研究越来越得到广大医务工作者的重视。食管癌的治疗主要包括手术治疗、放疗和化疗，其中以放疗为主，但单纯放疗往往由于局部复发造成5年远期生存率不足10%。靶向放疗技术可减少非治疗区射线辐射，提高射线利用率，联合化疗，在减少局部复发率、远处转移率方面效果较为理想，进而达到提高食管癌疗效的目的。此次研究对我院收入的96例食管癌患者行不同的治疗方案，分析同步放化疗对食管癌的临床效果以及毒副作用，结果如下。
在对物业档案管理部门的工作人员进行管理时，为了避免部分管理人员出现工作松懈与思想怠惰等情况，需要定期对员工进行专业培训与岗位技能考核，以提升员工工作岗位的综合实力，为业主档案管理工作奠定基础。
在小区物业管理工作开展时，管理团队的整体实力直接决定了档案管理的工作安全与效果。为了确保业主档案信息管理工作的安全性与可靠性，物业公司需要建设一支实力强、素质过硬的管理团队，在团队人员选拔时，需要保证每一位档案管理工作人员都具备丰富的工作经验和专业的档案管理技能，确保业主档案信息可以得到充分的管理利用。
在物业企业管理团队实力提升时，需要不断提高档案管理的整体工作质量。在业主纸质档案信息管理时，物业公司需要科学规划建设新的档案保管库。根据行业对档案管理工作的标准要求，配置相关的管理设备。同时在对档案管理时，需要开展时需要开展“八防”工作，为档案管理工作提供安全可靠的环境。
（四）档案信息化管理建设
随着我国城市化建设不断加快，物业公司得到了迅猛发展，推动了和谐幸福小区建设。在物业公司开展业主档案管理工作时，基于数字信息技术与互联网技术的支持，部分物业公司已经开始尝试无纸化档案管理与数据网络传输管理，提高了业主档案信息管理工作质量与效果[4]。
在未来物业档案管理工作进行时，必须加强信息化管理建设。因为小区物业档案管理工作转变为电子化、数字化是必然趋势，因此需要物业公司及时的配置电子档案管理的相关设备，如电子录入枪、电子档案系统、检索查询设备，构建安全可靠的电子档案管理体系。
在对小区业主的电子档案进行维护管理时，需要不断提升电档案的信息安全，基于档案安全对业主档案信息进行合理管理开发，以保证业主电子档案的时效性与互动性，不断提高物业公司的档案管理工作质量，为人民群众提供更加优质的服务。
（五）档案管理安全性提升
在小区物业档案管理工作开展时，由于档案包含了用户的住房个人信息，在合理合法利用档案信息时，必须对档案管理工作的安全性进行提升，为业主提供更加优质、可靠的服务。
随着物业档案管理信息的不断丰富，相关工作人员需要充分利用现代信息技术，对业主档案信息进行更加高效的保管与利用。在信息技术合理应用时，需要不断优化提升业主档案信息的网络安全性，保证业主的个人档案信息不会出现泄漏事件。
五、结束语
在小区物业档案管理时，为了避免相关问题的发生，需要建设高素质的档案管理小组、构建监管机制、完善管理工作规范，不断提高物业公司档案管理工作效能。
用于电力系统动态状态估计的改进鲁棒无迹卡尔曼滤波算法//曲正伟,董一兵,王云静,陈亮//(10):87
参考文献
[1]李明阳．关于优化物业档案管理的问题探析[J]．纳税，2017，35:103．
[2]王侃．浅议住宅小区物业档案的管理[J]．上海房地，2018，09:34-36．
[3]熊健．物业档案管理的重要性[J]．办公室业务，2019，02:122．
[4]洪礼佳．物业公司档案特点及优化管理[J]．城市开发，2016，01:58-59．
（作者单位：杭州城南房地产物业公司）
标签：物业企业论文; 档案管理论文; 工作问题论文; 优化措施论文; 杭州城南房地产物业公司论文;