迪庆公路局 云南省迪庆藏族自治州香格里拉市 674499
摘要：文书材料归档不仅是文书工作中的一个关键环节，同时也是档案管理中不可忽视的重要环节。只有将不同类型的文书材料进行完整搜集与及时整理，才能防止文件丢失，为单位的各种决策活动提供参考依据，然而，在实际开展文书材料归档工作的时候，经常会受到多方面因素的影响，进而导致文书材料归档过程中面临各种各样的问题，这对单位档案管理工作的顺利高效开展来说是极为不利的，所以，加强对基层机关事业单位文书材料归档存在问题与对策的研究是非常重要的。
关键词：基层单位；档案管理；文书工作
一、基层机关事业单位文书材料归档中存在的主要问题
近几年，我国基层机关事业单位文书材料数量不断增多，其重要性也显著上升，这就给文书材料归档工作提出了更高的要求，尽管许多事业单位在文书材料归档管理质量上与以前相比已经取得了比较显著的进步，但是整体情况仍然不容乐观。各单位由于在经费、人员等方面的实际条件各不相同，文书材料归档过程中存在的问题也有所区别，但都普遍存在下列几个方面的问题：
（一）文书材料收集不够完整
现阶段，大多数基层机关事业单位在收集文书材料的时候都经常出现缺漏、遗失等问题，这就导致文书档案无法得到完整收集，一些已经收集到的材料也经常出现内容不清晰、页码缺少等问题，这对文书档案管理质量的提升来说是非常不利的。
（二）文书材料内容过于单一
基层机关事业单位的文书材料涉及多方面的内容，种类也非常多，要求在进行材料归档整理的时候必须确保材料内容的多样性与丰富性，但是，从目前的现状来看，不少事业单位在进行文书档案收集与归档的时候都存在材料内容过于单一的问题，大多是把文书材料作为主要内容，甚至有部分单位直接将单位的会议资料、发文资料等杂乱地凑在一起，并没有对一些反映重大事件的文书材料、音像资料等进行全面收集，这种过于单一的文书材料内容根本无法发挥出其应有的作用。
（三）文书材料归档工作开展不够及时
很多文书材料本身就表现出一定的实时性特征，要确保其价值的充分发挥，就必须及时开展文书材料的归档工作。但是，从当前的情况来看，档案工作人员并没有意识到文书材料及时归档的重要性，往往只是认为将材料归档工作按规定完成就可以了，对于数量较少的文书材料通常不会马上进行归档整理，而是累积到一定数量之后才进行整理，这就难免造成文书材料归档工作滞后，难以发挥出其实效性价值。
二、基层机关事业单位文书材料归档问题出现的主要原因
（一）部门档案归档立卷制度落实不到位
所谓部门档案归档立卷制度，指的就是在机关单位的档案工作中，各个部门必须对本部门的所有档案进行全面收集、编码和汇总整理，并在规定的时间内把档案上交到有关机构的制度。我国出台的《机关档案工作条例》中明确提出应当由文书部门或者业务部门的工作人员负责开展文书材料搜集与归档立卷工作，并将其统一上交到档案部门进行集中管理。不管是在各种职能活动中形成的实物档案、电子档案还是文书档案，还是基建、人事、会计等专业性档案，都应当由业务或者文书部门的档案工作人员负责进行立卷整理，最后再转交到档案室。但是在实际开展工作的时候，许多单位并未实施部门档案归档立卷制度。专职档案工作人员通常需要花费许多时间与精力在档案录入、整理等工作上，而且往往上一年的档案整理工作刚完成，马上又需要进行下一年的档案归档与整理工作，再加上省直属机关档案管理部门对基层机关事业单位的档案管理并没有进行有效指导与监督，这就导致事业单位文书档案管理工作质量难以得到有效提升。
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（二）管理模式落后
通过对当前事业单位文书档案归档管理工作进行实地调研发现，大部分单位在开展文书材料归档工作的时候都沿用的是传统管理模式，这种管理模式本身在理念与方法上就比较落后，并没有根据时代发展进行适当创新和改进，此外，许多工作人员在工作意识上也比较落后，并没有认识到文书材料归档工作的重要性，也不注重对自身管理知识的充实与管理技能的提升，整体专业素质偏低，根本无法满足当前事业单位文书档案归档工作的需要。
（三）领导不重视文书档案的规范化管理
对于事业单位文书材料归档管理工作来说，领导的重视度将对该项工作的开展质量产生直接影响。当前，已经有许多基层机关事业单位将文书材料归档工作纳入到了目标考核体系之中，这就体现出对此项工作重视度的提升，但是还有部分单位仅仅只是为了应付上级考察或者达到规范化管理认证指标而临时安排一些非专业人员来开展此项工作，这些人员并不具备专业的业务知识与实践技能，也不清楚单位文书材料档案的实际情况，再加上工作态度马虎、敷衍，最终对文书材料档案的归档整理工作质量产生非常严重的影响。
三、基层机关事业单位文书材料归档的对策
（一）确保文书材料立卷归档制度的有效落实
事业单位文书材料立卷归档工作有效开展的前提就是具备完善的立卷归档制度，并将该制度严格落实到位，要求该制度中对文书立卷归档时限、内容范围以及相关要求进行明确说明，以便相关人员在收集文书材料的时候知道应该在什么时候完成、哪些属于有价值的材料以及在收集完相关资料后还存在哪些缺漏。这样才能彻底摆脱以往工作无序开展的状态，避免文书材料收集不完整、归档工作开展不及时等问题。
（二）创新管理模式
文书材料归档工作本身就具有一定的特殊性，对工作人员的要求也比较高，特别是在当今社会经济飞速发展的时代背景下，文书档案的工作环境、服务对象等也发生了显著变化，这就要求对其管理模式进行创新，引入现代化管理理念，并加大对文书材料归档工作人员的培训，让其转变以往的传统观念，不断提升自己的业务技能，特别要注重掌握各种信息化技术，借助信息化设备来辅助文书材料归档立卷工作的开展，这样不仅能实现工作效率的提升，同时还能确保材料信息的准确性与完整性，避免人为因素而导致的各种失误。
（三）增强领导以及全体职工的档案意识
文书材料归档工作的开展成效与领导以及全体职工的档案意识有着十分密切的联系，所以，必须注重对领导干部以及全体职工档案意识的提升。首先，单位的领导应当将档案工作纳入到考核体系之中，从而彰显出该项工作的重要地位。其次，应当加强宣传教育工作，让单位的文书材料归档工作人员意识到自身工作的重要性，从而增强岗位责任感，严格按照相关要求，将文书材料归档工作按时完成。
结语：
综上所述，基层机关事业单位的发展与文书材料档案的完整性息息相关，因此，必须对文书材料归档工作引起高度重视。从当前的现状来看，我国不少基层机关事业单位在文书材料归档工作中都还存在这样那样的问题，如材料不够完整、归档不及时、内容单一等，造成这些问题的原因是多方面的，主要包括档案归档立卷制度落实不到位、管理模式落后等，所以，要解决上述问题，就必须在今后的工作中将部门档案归档立卷制度落实到位，及时创新管理模式、改进管理方法，并提高领导以及全体职工的档案意识。
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论文作者:安建发
论文发表刊物:《建筑模拟》2019年第24期
论文发表时间:2019/7/31
标签：文书论文; 材料论文; 档案论文; 工作论文; 单位论文; 基层论文; 机关事业单位论文; 《建筑模拟》2019年第24期论文;