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摘要：办公室文书档案管理是办公室管理的重要组成部分，应用信息技术使办公室文书档案管理工作更为高效、快捷，有效提升办公室文书档案管理的质量。信息社会的大背景下，办公室的文书管理工作面临着严峻挑战，为使办公室文书档案管理能够适应现代社会发展，对办公室文书管理工作进行必要的改革和创新成为大势所趋。本文从现阶段办公室文书档案管理工作现状入手，对信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新进行分析，提出相关建议。
关键词：信息社会；办公室文书档案管理；改革；创新
引言
办公室文书档案管理是办公室管理的重要组成部分，应用信息技术使办公室文书档案管理工作更为高效、快捷，有效提升办公室文书档案管理的质量。信息社会的大背景下，办公室的文书管理工作面临着严峻挑战，为使办公室文书档案管理能够适应现代社会发展，对办公室文书管理工作进行必要的改革和创新成为大势所趋。本文从现阶段办公室文书档案管理工作现状入手，对信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新进行分析，提出相关建议。
1 办公室文书档案管理工作中容易出现的问题
近年来随着社会的发展，各单位的上下沟通和左右联系更加频繁，文书档案的数量更加多而繁，原本的传统的管理方法已经与当前的档案管理的要求不相适应，必须正确认识办公室文书档案管理工作中的问题，才能实现各部门之间的有效沟通和单位的健康发展。
1.1 单位对文书档案工作不够重视
长期以来，由于受传统的重生产、轻管理的思想观念影响，尤其对档案管理更是思想上麻痹、忽视，对档案管理的宣传教育、学习培训不够重视，档案法的实施贯彻流于形式，不能做到档案的规范收集、规范管理、高效利用，传统的档案管理模式已经不能满足当前新形势的要求。
1.2 档案管理杂乱无序
当前许多单位的档案管理工作，没有明确专人负责，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。加上人员变动频繁，少数单位规范治档意识淡漠，造成档案管理工作不规范。
1.3 档案管理人员素质不高
从档案管理工作的专业性和技术性方面来说，档案管理人员必须具备一定的管理技能，信息技术应用于文书档案管理更需要高业务水平与综合素质的较高的管理人员进行操作。但是由于档案管理人员和技术人员认知水平与操作能力不高，单位主要负责人对档案管理重视不够，不能针对自身发展需要，对档案管理机制进行创新，仍然采取传统的方法开展档案管理工作，比如重要的档案信息分类整理粗放，装订与归档不规范，档案管理工作信息化应用不够，许多档案资源得不到有效整理与应用。对档案的管理维持在基本的保管、整理以及收集的状况，档案资源的开发利用价值不大，管理方式比较单一，处于被动储存保管，很难与市场结合起来，更好的服务于社会发展。
1.4 信息化管理相对落后
电子存档系统能够对档案管理的系统化与规范化起到促进作用，但整体规划性弱，协调运作发挥不到位，无法信息化地自动生成各部门的文书管理归档，对管理工作形成了阻碍。有的单位的档案管理室设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，缺乏现代电子设备，一些光盘档案或者电子档案不能及时有效发挥作用，对档案标准规范难以实施，档案工作推进不快等问题。
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2 在信息社会背景下改革创新办公室文书档案管理工作的主要举措
2.1 加强档案全过程、全方位以及全员管理
从档案形成到归档的全程，档案管理人员要根据档案管理的要求和规范标准，有针对性的制定科学的管理规划，促进管理的科学性。搜集材料要认真核实相关信息，科学有效整理，确保信息搜集的准确性。归档环节要严格规范档案文书的写作，档案进行统一分类编号。全方位管理中要注意档案管理工作的安全性，以防产生信息外漏而造成不良影响。全员管理要建立单位所有员工档案，统一管理文书档案，将责任落实到各部门科室，调动单位员工配合档案管理工作的积极性，使档案管理人人监管、人人有责。
2.2 加强精细化、流程化、标准化管理
管理编制文书档案要按照“标准统一、上下一致”的原则，创建科学的文书档案管理系统，使档案管理信息技术化、标准化充分体现。规范管理办公室文书档案，并将档案进行科学的密级分类，根据文件的机密等级严格建档管理工作，明确收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁等归档顺序，按照相应的规章制度，严禁细致地对档案进行分类与归档。需要指出的是，要双重备份档案的文档版与电子版，采用机读模式管理检索式的文档，要确保文书档案保管的完整安全，并方便查找和归档。普通文档建立检索系统可建立时间、文档名称、经手人或关键人姓名、文档存放地点等关键条目，方便有针对性地进行查找借阅；重要文档检索系统除纸质原始文件，还要建立电子备份文件，避免因意外造成电脑信息缺失或泄密情况。
2.3 管理人员素质创新
管理人员是保证文书档案管理水平的基础，要高度重视文书档案管理人员的管理，加强保密意识及档案管理知识的培训，提高综合素质。定期组织管理人员参加能力测试，根据不足制定培训计划，促进思想观念的更新和工作能力的提升。单位要积极创新激励制度，将文书档案管理工作的优劣作为奖惩和考核的重点，适当给予物质奖励。要发现和引进现代网络信息技术人才，提升档案管理队伍整体的团队素质，为规范化管理提供坚实的技术支撑。
2.4 创新工作制度
要加强文书档案管理的制度建设，明确档案管理的目标、任务和标准，完善、规范文书档案管理制度，建立明确的分工体系，实现责任分工化、人物明晰化。办公室人员在接受一份文书后，需要准确了解文书档案的流动，对文书档案的安全负责。要做好协调管理，在思想上达到共识，在工作中相互指导、服务，提升工作效率。重视员工工作经验积累，不断地改进和完善管理手段和方式，这对工作效率的提升将起到重要作用。
2.5 提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质
办公室管理文书档案的工作人员首先应具有强烈的保密意识，才能使归档、建档的管理水平得到提高。档案管理人员不仅应对自身行为进行规范，并明确自己职责所在，同时还应掌握档案管理的方法，并遵循保密制度，及时地销毁不易泄露且无价值的文件。提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质，能够使档案管理工作的规范性得到提升。
2.6 创新办公室文书档案的保障工作
办公室文书档案管理是为了查找方便，但前提也要保障信息安全。要创新管理方式，对文书档案的安全高度负责。要定期清理过期失效文档，防止与其他未过期文档混淆，给查找和借阅造成不便。重要文档也存在过期失效的问题，无限期地保存失效的重要文档存在潜在风险，清理过期失效文档正也是是为了确保文档的安全和保密。要建立监督和抽查制度，对普通文档保管情况进行监督检查，促进管理的规范科学。
3 结语
信息化社会对办公室的文书档案管理工作提出了越来越高的要求，档案管理不再是简单地分类汇总就能满足发展需要，要对照信息化社会对办公室的高标准要求，勇于从思想上、管理方式和制度等方面加以改革和创新，不断改进和完善管理制度和管理手段，真正将信息化成果应用到办公室的文书档案管理中，推动文书档案管理工作的健康发展。
参考文献：
[1]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017，（02）：108.
[2]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016，（31）：275-276.
[3]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016，（03）：57-58.
论文作者:杜晓华
论文发表刊物:《基层建设》2017年第35期
论文发表时间:2018/3/22
标签：档案论文; 文书论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理人员论文; 文档论文; 《基层建设》2017年第35期论文;