摘要：众所周知，重视办公室管理工作是现代企业发展不可或缺的一部分。办公室工作与运转的有效性，直接关系到企业的常规运行与发展，在市场竞争日益激烈的大环境下，企业要想实现进一步的发展，就必须对办公室工作加以进一步强化与提升，提高办公室工作效率，进而更好地发挥办公室工作价值。现代企业办公室工作，包括企业的内部行政工作、文秘会务工作、内外协调工作等等，是企业决策与规划得以执行的重要助力。
关键词：现代企业；办公室管理；作用；优化
引言
现阶段办公室管理企业经营的发展占据了重要的位置,并与企业内部人员的协调、帮助政策制定者和管理做出重大决策的特点,使办公室管理成为企业内部管理的一个重要组成部分,也是现代企业管理和综合服务的功能。由于传统的管理理念和落后管理模式的限制、办公室管理工作无法使用资金和政策的优势开发和创新,甚至影响其他活动的正常运行,所以不断优化和完善现代企业办公管理是非常必要的。
1办公室管理工作的概述
1.1办公室管理工作的职责
第一，完成现代企业日常的办公事务。办公室员工必须严格按照领导层的日常经营决策执行工作。由于现代企业日常的办公事务既具有常规性又具有琐碎性，所以要想提高办公室管理工作的质量与效率，就必须对标准化流程进行合理设计，这样才能促使现代企业运营效率的有效提升。第二，调配和协助相关部门完成相关工作。要想高效完成现代企业日常的办公事务，仅靠一人是不可能实现的，而是需要多人配合，甚至是需要多部门多人配合，这就要求部门之间、人员之间加强沟通，同时对现代企业日常的办公事务达成一定共识，并且相互理解相互包容，这样才能提高办公室管理工作的质量与效率，从而促进现代企业的可持续发展。
1.2办公室管理工作的作用
一方面，办公室管理工作具有重要的桥梁作用。对于办公室管理工作而言，它不仅承担着传递领导层决策的重要使命，还具备一定的宏观调控和综合权衡的职能。可见，办公室员工是领导层和基层部门的传话筒，办公室员工需要实时掌握基层部门的具体执行情况，并将其汇报给领导层，同时办公室员工还需要向基层部门传达领导层所制定的相关决策，并协助领导层进行可实施方案的制定。另一方面，办公室管理工作具有重要的参谋功能。在开展办公室管理工作的过程中，办公室员工需要对各部门的信息进行搜集整理，并将条理清晰的信息提供给管理层，从而帮助管理层更好的决策。同时，办公室员工需要对现代企业的中心工作进行各种可行性研究调查，并将调查结果整理成文，为领导层决策提供有效依据。此外，办公室员工需要按照领导层的意图起草各种重要性文件，协助领导完成重要决策的推行。办公室员工还需要对现代企业的重大事件提出科学合理的建议，并制定相应的备选方案，作为可供领导参考的依据。
2现代企业办公室管理工作存在的问题
2.1管理理念的落后
现代企业办公室管理工作中，存在管理理念落后的问题，主要是由于随着社会经济的发展，市场竞争压力不断提高，企业办公室管理工作也亟须创新，以适应时代的发展和企业竞争的需要，但就目前来看，企业办公室在实际管理时，缺少足够先进的管理理念与创新意识，依然延续着传统的管理模式。在传统的管理理念下，企业办公室的管理工作缺少有效的转变动力，企业办公室管理工作质量与效率无法提升。
2.2管理制度不够完善
企业的管理制度，关系到企业的正常发展，需要以完善而规范的制度作为保障，以有效规范办公室行政人员的工作行为，形成良好的工作环境，进一步提高办公室工作效率与工作质量。但许多企业办公室由于缺少健全而完善的管理制度，导致实际开展办公室行政工作时，行政人员的素质低下、态度散漫，无法开展高效率的工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公室职能分工的不明确，影响了工作的明确性与规范性，进一步提高了办公室行政管理工作的难度，长此以往，企业的工作环境与工作氛围也会受到影响，不利于企业文化的建设，不利于企业形象的树立。
3现代企业办公室管理工作优化与完善的措施
3.1建立健全办公室管理制度和管理机制
由于现代企业办公管理制度和企业经营管理的相关机制在实施过程中起到了积极的作用，因此建立和完善企业办公管理制度和管理机制已成为当务之急。由于长期的管理制度可以有效地约束办公室管理人员的行为，优化和完善办公室管理工作，从而有效地提高工作效率和工作质量。办公室管理机制可以协调各职能部门之间的工作，发挥最大效益的决策和实施体系，确保现代企业的正常高效运行，也是优化和完善现代企业办公室管理工作的目的。
3.2融入现代化管理理念
融入现代化管理理念，是优化与完善现代企业办公室管理工作的具体对策之一。一方面，现代企业应当意识到办公室员工危机意识、责任意识及服务意识培养的重要性，使办公室员工全身心地投入到办公室管理工作中。另一方面，现代企业还应当尽可能满足办公室员工的需求，提升凝聚力，并合理分配工作任务，以此获取办公室员工的认可与信任，这样才能更好地优化与完善现代企业办公室管理工作，从而促进现代企业的可持续发展。
3.3提高办公室员工素质
由于办公室员工素质的高低在一定程度上能够影响企业发展的好坏，所以，现代企业必须不断提高办公室员工的素质。首先，现代企业应当制定行之有效的激励措施，对表现好的办公室员工给予一定的奖励，以激发办公室员工的工作积极性。其次，现代企业应当积极引进优秀人才，使办公室员工的整体素质得到有效提升。最后，现代企业还应当定期组织现有办公室员工参加各种各样的培训活动，这不仅有利于强化现有办公室员工的专业技能，还有利于培养现有办公室员工的职业素质。
3.4创新管理方式
创新管理方式也是优化与完善现代企业办公室管理工作的具体对策。如今，市场竞争越来越激烈，现代企业要想在激烈的市场竞争中继续保持竞争优势，就必须不断创新管理方式。一方面，现代企业应当紧跟时代潮流，积极借鉴先进的管理经验，从而转变自身传统的管理观念。另一方面，现代企业还应当根据当今社会的发展需求，不断创新原有的管理方式，使改革的管理方式能够切实落实到实际的办公室管理工作中去。
3.5采用柔性化方式进行管理
现代化企业办公室管理工作的优化需要创新管理模式。柔性化的管理方式体现的是“以人为本”的管理理念，因此，其应用较为广泛。企业可以将其应用到实际的管理过程中，并结合企业自身的实际情况，充分尊重每一位员工的劳动价值，为员工搭建良好的发展平台，做好为员工服务的工作，从而使员工感受到企业的关心和重视，进而提升企业的凝聚力，为企业的发展奠定坚实的员工基础。
结语
总之，现代办公室管理工作中存在一定的问题，要想实现企业办公室工作水平的进一步提高，以更好地地发挥企业办公室管理工作的效果，就需要革新办公室管理理念，健全并完善企业办公室管理制度，创新办公室管理方式，并且在实际的办公室管理工作中采取柔性化的管理方式，提高工作团队的凝聚力，发挥整个工作团队的力量。
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论文作者:吴玲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/17
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