摘要：随着时代的发展与科技的进步，档案信息化已成为档案管理工作的大势所趋。信息化时代背景下，档案管理与信息化相融合，改变了传统档案管理模式下的管理效率不高等诸多问题，与此同时，信息化在档案管理中的创新与应用，为档案管理工作的发展提供了更广空间与可能性。本文探究大数据时代档案信息化管理工作的相关策略。
关键词：大数据；档案管理；信息化
随着科学技术的发展，我国已经逐渐进入了大数据时代，对于海量信息的优化与整理成为先进科技最明显的时代标签。档案管理信息化意味着档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和提供利用活动实现信息化管理。国家档案局第13号令，于2019年1月1日起施行《机关档案管理规定》中指出要促进档案资源体系的内涵建设，适应知识经济时代和电子信息技术、电子政务、电子商务时代的发展，对电子档案及电子数据方面作出了更加详细与更加明确的规定。
一、档案管理信息化的优势及作用
（一）分享资源便利，工作效率提升
在全新的互联网时代中，得益于信息化技术与网络数据分享的效力，更好地提高了企业档案管理的便利性。工作实践中，档案管理工作人员，可以利用网络来完成各项档案信息的采集、归纳、储存及使用等工作，进一步提升了信息数据的效力，增强了档案管理部门的工作效率。
（二）快速备份有用信息，增强档案管理的安全性
在之前的档案管理工作中，自然危害、人为要素等对传统的档案管理工作会产生重大的影响。例如，受自然危害或人为要素等条件影响，容易造成档案损坏甚至是损毁等问题，由此导致档案的储存不够全面，档案的安全性也无从保证。档案管理信息化实现后，不但减少了对档案物理储存空间的需求与依赖，档案管理信息可以迅速的完成信息复制与备用存储，大大增强了档案信息的安全性。
（三）有效查询使用档案
档案管理部门担任的重要职责之一是提供信息的查阅，以及信息搜集服务。以前的每项操作都是靠纸样文件，利用人力作用完成工作的目标，耗费大量的时间和人力，同样没有办法保证信息的明确性；而在信息化管理实现以后，不仅可以在信息化体系中快速查找关键信息，还做到了及时的搜索和利用，这样就很明显的提升了档案管理的灵活应用，充分体现了档案的利用价值。此外，还可以有效的减少时间和人力的成本，为效益提高了助力。
二、大数据时代档案信息化管理工作的策略
（一）加强档案工作人员的业务素质教育，形成信息化管控流程
业务素质教育是做好档案管理工作的战略基础。档案业务知识，尤其是信息时代档案数字化管理时代对档案管理的新要求，使得档案管理人员正在走向“一专多能”化。“一专”指的是档案学、情报学等档案管理专业知识，“多能”则指的是具有较强的计算机相关知识、信息网络技术及档案信息管理系统操作技能。因此，加大对档案管理人员的业务培训，熟练掌握档案管理的理论及管理业务技能，对于档案收集、分类、保管、调阅、鉴定、统计、销毁等档案管理流程要进性规范性的学习。档案信息化建设过程中，纸质、卡片、照片等转化为电子文件、图片、档案的条目信息这些载体需要十分谨慎，注重信息化建设中的保密安全管控。因此管控流程十分必要，为顺利推进档案信息化建设，要强化对用户需求的解决，形成设计方案。因此要对档案管理从计划、组织、领导、控制等方面进行流程设计，并进行合理评估。信息化管控流程培训应成为档案工作人员业务素质培训的重要内容。
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（二）不断优化档案管理人员的结构
档案管理工作相对来说比较枯燥乏味，企业在招聘档案管理工作人员时，相比于一些技术性工作来说，对技术方面要求较低，而且待遇也比较差，从事档案管理工作的工作人员年龄都比较大，很少有年轻人愿意从事档案管理工作，这就在一定程度上直接影响我国档案管理工作的实际发展。但是随着技术的不断深入，大数据时代对档案管理工作人员的技术水平提出了更高的要求，为了能够更有效实现档案管理工作，就需要不断引入一些技术人才，切实提高档案管理工作人员的综合素养，不断优化调整档案管理人才结构，使年轻人愿意从事档案管理工作，并成为档案管理工作的主力军，而年龄较大的工作人员则应该辅助年轻人顺利实施档案管理工作。
（三）在大数据时代背景下做好档案管理保密工作
在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的发展与进步，给企业档案管理工作带来了新的机遇，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能够在一定程度上节约人工成本。大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范自己的行为操作，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，一定要主动加强相关基础设施的投入，要对现有的设施进行更换以及升级，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。
（四）实现档案管理数字化，完善电子档案归档工作
为了有效提高档案管理的效率、资源的利用率，各单位必须要着重注意对现有的档案管理模式以及服务模式进行具体的改革与创新，使档案管理工作不断朝着数字化信息化的方向发展。首先应该在纸质资料的基础上，有效结合大数据时代技术优势，对具体的纸质资料进行相应的整理、编号以及储存，之后还应该加大信息资料进行数字化的处理，同时建立信息化数据库，从而不断方便档案查询与利用工作，实施数字化与信息化的档案管理可以节省大量的时间，数字化与网络化的不断引入，会改变传统档案管理工作存在的弊端，将繁琐的步骤简单化，这样既能够提高工作效率，同时也能够减轻工作人员的负担，加强档案资料的利用率。在大数据背景下，还应该不断完善电子规范归档工作：首先，要保证与办公系统不断深度融合，不断完善电子公文流转系统的全程控制，具体按照公文起草、签字以及拟办等实际过程完成电子档案的储存，以保证公文类电子档案的内容齐全。其次，应该结合国家制定的专业类电子档案具体标准，有效管理分类专业电子档案，不断完善专业电子档案的系统与标准。再次，详细制定档案数字化相关计划，要着眼于档案信息化未来发展的实际需求，结合企业的实际发展状况，制定详细的档案数字化计划；同时还需要结合具体的技术规范，不断统一相关的数据标准。最后，要结合大数据时代电子档案归档工作的实际要求，不断研究数据信息的采集、管理、分析、利用、发布等各种数据平台，以期满足档案归档与管理的实际应用。
档案信息化是一项长期性、持续性的项目，管理控制至关重要，推进档案管理工作的信息化，要加强管理控制。在大数据时代，不断建设信息化、数字化的档案，是一项比较复杂繁重的系统工程，企业必须要实施整体规划，要确定完整的目标，不断学习先进的科技手段，完善档案管理信息系统，改变以往的档案管理理念，对各种管理手段以及方式进行创新，以此来提高工作效率。
参考文献：
[1]孟晓鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2019（28）
[2]屈荣.大数据时代档案管理发展的思考[J].传媒论坛，2019，2（16）
[3]王秀玲.大数据背景下的企业档案信息化建设[J].城建档案，2019（06）
论文作者:薛婷婷
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/13
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 数据论文; 时代论文; 信息论文; 工作人员论文; 《基层建设》2019年第28期论文;