浅议档案的价值、鉴定及保管期限，本文主要内容关键词为：期限论文,鉴定论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案界对档案价值问题的探讨众说纷纭，如“主客体关系论”、“使用价值论”等，后来有人又否定了以往所有观点，对“档案价值”进行了重新审议。鉴于档案价值的大小直接关系到对其的保管方法，故这里仅从“主客体关系”的角度出发，对档案价值、档案价值的鉴定以及档案保管期限等问题进行探讨，以期得到同仁指正。
一
要了解档案的价值，首先应知道价值的定义是什么？哲学界的普遍观点是：“价值就是客体自身属性对主体需要的满足，是主体需要对客体自身属性的肯定的关系。”〔1〕那么属性又是什么呢？ 马克思说：“一物的属性不是由该物同他物的关系产生，而只是在这种关系中表现出来的。”〔2〕属性是事物本身固有的，“当物（客体）同人（主体）发生关系时，物及其本质属性就被纳入了人的需要和利益的天平上，受到鉴定和衡量，这就进入了一个价值化的过程。”〔3 〕即只有当物及其属性与人及人的需要发生关系时，才有价值可言。
所以，价值并不是事物本身的天然属性，它是在主体与客体的相互作用中形成和表现出来的。它是一种关系范畴，是主体与客体之间的一种满足、被满足，需求、被需求的关系；它不是实体范畴，不能由主体单方面决定，也不能由客体单方面决定，它是主体与客体相互关系、相互作用的产物。
二
档案的价值，最基本的是它的凭证价值与情报价值。
档案是人类活动的原始记录，是以往历史的客观写照，而且档案本身保留着真切的历史标记。因此它可以成为查考、争辩和处理问题的依据，具有不容置辩的凭证价值，而且它的这种原始凭证价值，是档案不同于其它种类资料的基本特点。
档案不仅记录了历史，而且反映了人类在改造自然和社会过程中的思想认识过程、成功的经验和失败的教训，这些都可以为后人提供借鉴。因此，档案对于人们查考以往的情况，研究事物发展规律具有情报价值。
哲学意义的价值是我们分析档案价值的起点。档案材料本身和档案用户成为研究档案价值问题时必不可少的两个方面。
首先，客体——档案，具有价值属性。档案是由人们在社会实践活动中所形成的文件转化来的，文件的实质就在于它以人们都能理解的语言形式把某种思想或信息固定在某一载体上，用以传递信息、指导人们的社会实践活动。因此，文件又有信息属性。信息是通过对资料等的收集、加工、整理和分析而获得的可以为人所应用的、并影响使用者行为的有形或无形的知识。作为一种知识，它可以满足人们的精神需要，也可以指导人们的社会实践活动，使人们创造出更丰富的物质和精神财富。因此，档案材料本身具有满足人们某种或多种需要的价值属性。
值得注意的是，档案的价值属性只是形成档案价值的可能因素。如果一份档案不进入实践领域，不与一定的人发生关系，属性就不会变成价值，所以档案的价值属性并不等价于档案的价值。
其次，人的需求——社会实践活动的主体的需求，成了档案价值实现的前提和关键。人生活在社会中，人们所从事的社会活动都是有意识、有目的的。现有情报不足以满足人们学习、工作和生活的需要时，就会从档案中加以查寻、补充，即一个人根据自己的需要对档案产生希望和向往，当这种希望和向往没有考虑到客观条件而超过了档案系统提供档案的能力时，客观条件就决定了这种需求得不到满足。另一种情况是，一个人对档案的需求自觉不自觉地保持在一定范围内，现有的档案系统可以提供一定的档案，最大限度地满足这种需求，在这种情况下，主观需求与客观的档案存在有了结合的可能。这就好比是两个人买东西，一个对商品的要求过于理想化，那他大多会失望而归；另一个在商品自身条件限制下择优挑选，每次总能买到称心如意的东西。但假如两个人都没有实施“买”这个行为，可想而知什么商品都不会自己送上门，所以“买”就好比是社会实践活动，它作为一个中介，使客体属性和主体需要的结合成为可能，只有在社会实践活动中档案价值才能得以实现。
档案价值属性与档案需求在档案价值形成的过程中是同时存在的，但我们不否认二者的平衡性对档案价值产生的影响。首先，价值的评价是由人来完成的，社会的人还没有完全脱离所处环境的影响，它的评价还是要受到主观因素的制约。这就导致人们相对于自己的需要和利益对档案价值进行评价，所以人们对档案需求的渴望程度对于档案价值的评价在一定程度上起决定作用。渴望程度越强，他认为档案的价值就越大；反之，就越小。同样，在档案利用者那里，由于他们对某种特定档案的需要程度不同，他们对档案价值的评价也会不同，一种档案对某些人来说也许价值连城，但对另一些人来说也许只是废纸一堆，毫无价值。
当然，档案价值的大小还要受到档案客体本身属性的限制，即要受到档案中所含信息的质量及范围等因素的限制，如果没有这些，就不可能产生满足利用者需求的价值。另外，人们对档案的需求决定档案本身的价值也有制约因素，那就是档案本身的属性，像西德齐赫尔曼单纯强调“需要者对文件需求越大，文件的价值就越大”的论点，就是过分夸大档案需求对档案价值评价的影响作用，导致唯心主义的价值论。
所以，一份档案价值的大小有其绝对性和相对性。只要是档案，就会对人们日后查考利用有帮助，是有保存价值的文件，所以档案的价值是绝对的；而对于不同的人它的作用大小又不一样，故它的价值又有相对性。作为一名档案工作者，在日常工作中，特别是鉴定档案价值和划分档案保管期限问题上应充分考虑到这些。
三
档案价值的鉴定是档案工作中重要的一环，鉴定的方法也是多种多样。目前我国档案部门用来分析档案价值的比较普遍、常用的方法是经验性与定性描述法。采用该方法分析档案的价值，一般从以下三个方面进行：
（一）分析文件的内容
文件的内容就是其正文中记述和说明的事件、问题、人物、思想观点、数字、数据、机构、制度、时间和地点等。人们利用档案，也就是要挖掘文件内容所包含的这些价值。因此，分析文件的内容是鉴定档案价值的基础。从内容上看，凡是具有科学研究和实际查证意义的文件，就具有重大的或比较大的保存价值；反之，反映一般日常事务性活动和内容重复的文件，保存价值不大。
（二）分析文件的来源、时间、形式、稿本及可靠程度等
1.分析文件的来源。站在本机关的角度，本机关形成的重要文件应划为永久保存的重点部分；党、政、军领导机关、重要单位和著名人物建立的档案全宗及文件的保存价值相对大些；就本机关和外机关而言，前者的文件保存价值往往大于后者；就一个机关本身而言，以机关名义形成的文件的保存价值，往往大于机关内部组织机构文件的保存价值。
2.分析文件的时间。档案产生的时间离今天越远，保留下来的越少，就显得越珍贵，档案界提出“高龄档案应受到尊重”的口号来保护它们。另外，重要历史时期形成的文件的保存价值往往大些，我国规定民国以前的各朝代档案和革命历史档案，一律不准销毁。
3.分析文件的文种。一般档案中决定、命令、指示、条例、会议记录、总结等文件的价值往往大于通知、信函和简报等。
4.分析文件的稿本及可靠程度。一般情况下，在同一文件的不同稿本中，由于其可靠程度的差异，定稿、正本的保存价值往往大于草稿、副本。
（三）分析全宗和全宗群内档案的完整程度
所谓完整程度，就是指档案被保存的程度、系统化的程度。如果全宗和全宗群内档案的完整程度较高，那么在分析、判定档案的价值时，就必须掌握从严的原则；反之，则须掌握从宽的原则。
当档案自身特征对档案的保存价值发生影响时，往往呈现出比较复杂的情况。有时，某些方面相辅相承，同时影响着档案保存价值的大小；有时，某些方面相互抵消，交错影响档案的保存价值；有时，在各方面相互作用的基础上，某一方面的特征更加突出地影响着档案的保存价值。所以，我们在分析档案的价值时，必须综合考察文件各个方面的特征及作用，切忌孤立、机械地单以某一方面的特征来判定档案的保存价值。
四
档案保管期限是档案工作者依据档案自身价值的大小而定的档案的生死年限，即通过鉴定工作，给档案规定寿命。前面说过，档案价值的评价是由人来完成的，而人不可能完全脱离社会环境的影响，因此人对档案价值大小的评价会有偏差，有时甚至大相径庭，所以难免给档案造成“冤假错案”，保管期限该长的划短了，该短的划长了，该销毁的长期占在库房里，而一些该长期保存的却过早“夭折”，区分“玉石”的工作并非易事。在我国，由于某些历史原因曾给档案工作带来了挫折和混乱，如今随着时代的发展和档案事业的逐步繁荣，档案管理手段一天天进步起来，社会对档案的需求利用在变化，同其它问题一样，档案保管期限问题也有待于理论上的提高和在实际工作中的改进。
在我们的传统观念中，也许一直以为档案价值的大小由保管期限来表示，价值高的划分为永久，稍低的划分为定期。我认为，档案的保管期限长短在某种意义上虽然可以理解为是这份档案价值大小的标志，但确切地说，鉴定期限时确定的档案价值只能是档案的保存价值。保存价值的高低以时间长短来体现，而档案价值则是以所含信息对社会有用性的大小来体现的。前者是站在立档单位的角度来看档案的保存时间，而后者则是站在整个社会的角度来看它的有用性。
就某一部门、某一系统而言，档案价值的大小还是应当与档案保管期限的长短相一致的。对于重要的、对本单位的业务工作有长远利用价值的，要永久或长时间保存；反之，则要缩短文件的保管期限。
我国现行的保管期限划分方法主要有三种：“三分法”、“两分法”、“标时法”。所谓“三分法”，就是将留存的档案按永久、长期、短期三级期限划分保存。这种方法从1964年开始在我国档案管理中普遍采用，现在很多单位仍在延用。“两分法”就是将档案按永久、定期两级期限划分保存。它是1980年军队档案系统根据当时的形势和军队的特点提出的，现在军队上大多还采用这种方法。“标时法”，顾名思义就是将档案按5、15、25、50年、永久等期限加以划分保存。这是1982 年以后一些单位采用的直接标明档案保管时间的一种方法。
这三种方法同时为不同的单位所采用，可见它们各有利弊。“两分法”将“三分法”的长、短期合为一种（定期），简化了保管期限的层次，减少了档案工作人员的工作量，但“两分法”没有“三分法”分得详细，准确率低。一些档案的期限被拔高，划入了永久保管期限内，而如果压一压，又能入定期内，由于“多留保险”思想的影响，它们大多都升了级。可想而知，永久卷范围被大大加宽，造成了保管期限的不准确。“三分法”相比较之下就不会出现这种现象，短期保存15年，长期16—50年，需保存更长时间的则列入永久，比较实用。“标时法”是一种拉开档次指出明确年限的方法。这种方法将定期、长期、短期的含糊概念改为以具体时间来体现，使人一目了然。而且它的期限设置层次也没有严格规定，各单位可根据需要自行设置，比较灵活。虽然“标时法”由于层次较多增加了鉴定工作的难度，给档案工作者的专业水平提出了更高要求，但从长远眼光来看，“标时法”不失为一种比较理想的方法。
一份文件之所以产生，必然对需解决的问题有一定的作用或价值，但是随着时间的推移，每份档案文件的作用与价值都会发生变化。就多数档案而言，它们的作用与价值随着时间变化呈下降趋势，与其相反，档案的管理费用在经过一段相对平稳的时期后呈上升趋势，因为很多开销花费在了档案的维护和修补之上。而只有少部分具有历史价值、文物价值及特殊意义的档案的价值随时间的推移呈上升趋势。所以准确地鉴定档案的价值，研究档案的利用规律，科学地预测未来的档案利用需要，将是我们档案管理人员长期的工作方向，相信在档案界人士的共同努力下，档案的价值会得到更充分的利用和体现。
注释：
〔1〕王永昌：《论价值的含义、要素和生成的根据》， 《学术月刊》1986年第10期。
〔2〕《资本论》第1卷，人民出版社1972年版。
〔3〕马志政：《论价值属性》，《哲学研究》1986年第1期。
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