中国水利水电第一工程局有限公司
摘要：竣工资料编制工作在地铁项目管理工作中尤为重要，竣工资料的收集整理工作贯穿于项目的始终，因此做好竣工资料的管理工作有着深远的意义。
关键词：地铁项目 竣工资料管理 建议
引言：
近年来，随着社会科技的发展，地铁工程在城市间不断崛起，地铁竣工资料也越来越重要了。地铁工程一般具有投资大，任务重，专业多，时间紧等特点，竣工资料是基础工作，他的及时收集整理是尤为重要的过程，本人通过实践提出了地铁竣工资料的整理的几点建议。
1、地铁工程竣工资料的归档范围
竣工资料可以说从中标签订合同开始直至验收竣工完成的所有资料，期间的所有施工文字、图表、影像等。施工单位文件：包括综合资料，施工技术管理文件，工程试验记录，隐蔽记录，测量资料，检验批，分项、分部及单位工程验收资料等，竣工图资料主要包括竣工图、竣工图编制说明。
2、地铁竣工资料整理中常见的问题分析
1）综合资料收集要及时
综合资料包括工程项目合同、中标通知书、施工许可证、工程概况、开竣工报告、施工验收证书、工程竣工总结、工程决算、工程参建获奖证书、工程大事记及声像录像资料等内容。因地铁专业分类众多，工程资料也类别繁多。而这些综合资料主要靠资料员及时主动地去收集整理，如果资料员在工程竣工前没有及时和各相关部门沟通，将一些有用的资料复印后加盖公章，留存下来，等工程结束后再进行收集就会使工程综合资料缺口很多。
2）声像资料要重视。
对于地铁工程的隐蔽工作，完成验收后需要立即进行记录表的填写，做好签证工作。同时不能忽视施工声像资料，不及时对施工工序进行拍摄、整理，有些工序完成后进行了覆盖，这就无法拍摄，施工声像资料也是竣工资料的重要组成部分，是反映施工过程的重要依据。
3）资料员要培训上岗
现在基层单位都是直接聘用管理岗位人员，在用人时没有经过适当的考核和培训。资料员这个岗位看上去简单，但不是谁都可以胜任的。资料员必须要有较强的工作责任心和一定的专业素质。现在工程项目上均配备专职或兼职资料员，但资料员的水平高低不一，做出来的资料质量参差不齐。在施工过程中，有些情况，需要专职资料员进行对施工现场，对工程动态的掌握，为了做好这些工作，需要进行专题培训工作的开展，进行对资料管理人员素质，专业的提高，引起单位重视，做好组织验收工作，保证不同资料的齐全性及其完整性。
4）领导重视程度不够
项目部相关部门在对竣工工程资料的回收移交缺少督促机制，对资料的整理、归档工作没有引起足够重视、考核制度不完善。
3在项目竣工资料管理的工作方面的几点建议
项目开工伊始，项目经理及项目总工着手策划建立竣工资料工作机构，制定竣工资料管理制度办法及竣工资料编制大纲，明确各部门在竣工资料整编过程中的职责。配备专职资料管理人员，并根据工程项目特点、竣工资料管理办法及竣工资料大纲要求，逐步开展资料收集整理工作。由于竣工资料涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，因此竣工资料工作与质量、技术、物资、经营、财务、行政综合等部门分工合作，各单位必须全力配合竣工资料部门做好本部门应做的工作，设置专人进行管理，及时提供相关文件，确保竣工资料收集的及时及有效性。
3.1竣工资料组织机构的建立
管理机构由项目总工做领导，由竣工资料室及专职资料人员组成。为确保竣工资料编制的完整，竣工资料人员不允许随意更换。
3.2竣工资料制度的建立
竣工资料制度的建立是竣工资料管理工作的必要，因此要制定竣工资料制度及竣工资料编制大纲，确保竣工资料编制工作有章可循，有法可依。
3.2.1竣工资料制度
竣工资料制度是明确竣工资料在项目部施工全过程的控制依据，因此，在竣工资料制度中要明确竣工资料组织机构，各部室的职责与权限，接口程序，各部门收集资料交接给竣工资料部门的固定时间，建立交接记录等。
3.2.2竣工资料编制大纲
竣工资料编制大纲是竣工资料编制工作的纲领性文件，它在竣工资料在收集及整理过程中起着指导的作用。
竣工资料工作在施工开始就必须着手收集工作，竣工资料部门在分部验收、阶段验收单位工程验收和竣工验收前，按照规程规范的要求，及时进行竣工资料编制工作，为工程验收提供合格的备查及移交资料，不允许因为竣工资料整编的不完整影响工程的验收。
竣工资料移交份数：根据业主、监理要求提供的份数，加上工程局要求存档一份的要求，为最终编制竣工资料的份数。所提供的竣工资料必须提供电子版本。
竣工资料编制的依据：根据业主、监理及质量监督站、地方档案馆管理部门要求进行编制。
3.3竣工资料各部门的整编职责
项目部的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，及时进行收集、整理、归档，并定期向竣工资料室移交。项目开工后，各部门在竣工资料整编方面应负的职责如下：
3.3.1质量管理部门：负责收集工程验收所有资料、质量保证资料、施工日志、混凝土浇筑开盘证及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中质量控制内容。
3.3.2工程技术部门：负责将编制好的施工组织设计、技术措施、计划、现场签证及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中的施工方法及施工进度控制情况。
3.3.3机电物资部门：负责原材料出厂合格证、相关方资质资料的收集及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中机电设备投入及物资材料购置使用等相关内容。
3.3.4测量、试验部门：负责收集测量及试验成果及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中测量检验情况报告，负责提供测量、试验的资质及检测设备、人员投入及检定证书等资料。
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3.3.5经营财务部门：负责编制工程计划完成结算情况，预算、决算及及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中结算及计划完成情况说明，经营部门在有工程分包的情况下，要明确约定分包队伍整编竣工资料的义务，尤其是要明确约定，分包队伍不及时移交的具体和量化的违约责任。目前已经履行的工程分包合同，如果没有约定违约责任，应当协商约定。
3.3.6行政综合部门：负责收集施工综合文件，其中包括业主、监理、设计往来文函及工程局、本项目部文件（包括文本文件及图象照片资料），并负责编制各阶段验收过程所需要提交的施工管理报告中相关管理内容。
3.3.7安全监察部门：负责收集安全管理文件、事故情况处理结果及各阶段验收过程需要提交的施工管理报告中安全管理及文明施工等内容。
3.3.8竣工资料室：项目部及分包队伍竣工资料设专人对竣工资料进行监督、管理，并按时段编制提交资料，编制各阶段施工管理报告，进行最终竣工资料的验收及移交。
4规范工程竣工技术资料管理的几点建议
4.1工程技术资料的归档范围
竣工资料归档范围要根据招标文件、合同、业主监理要求的内容划定，一般来说，水工建筑物的竣工资料归档范围是按照《水利水电建设工程验收规程》规定进行编制的，其主要的施工文件包括开工报告、批复、中标通知书、施工许可证、工程招投标文件、工程概况、施工合同（协议书）、施工组织设计、施工计划、措施、安装等文件、设计变更联系单、修改记录、施工记录、隐蔽工程记录、原材料试验测试记录、施工质量检查记录、建筑物沉陷、安全监测记录、工程质量事故报告及处理结果、补救措施、施工总结等。竣工验收文件。包括竣工验收报告、交工验收证书、竣工图、竣工验收会议记录、会议纪要、施工现场的照片、工程质量评审材料、工程决算资料。
同时为了工程局投标工作的需要，进行有关获奖文件的收集：包括参建的获奖文件、创优夺杯、文明标化工地等奖牌、奖杯、奖匾、证书等资料和实物。
4.2工程技术资料中要注意的几个关键问题
4.2.1领导的重视及相关制度的建立是保证竣工资料完整性的前提
竣工资料的收集工作不是一个复杂的工作，但是个工程建设资料数量大、环节多、工期长的工作，因此，要想做好此项工作，项目部领导要重视该项工作，才能使这项工作有条不紊的进行，其主要工作为：其一项目部在建设初期设置专门机构，配置专职人员。初期1～2人，中后期4～5人。人员可在同一机构以内调整余缺，但专职人员应保持相对稳定。否则，将会因为人员衔接造成资料的混乱。其二项目总工从工程伊始就应对竣工资料工作开始策划，编制竣工资料管理办法及编制大纲，并应该细化。并根据竣工资料编制流程，组织人员制定各部门在竣工资料收集过程中各自的责任，并明确接口责任，避免出现扯皮现象。其三加强资料人员的学习及岗位培训，提高人员素质，这对竣工资料的整编有很重要的意义。
4.2.2工程项目划分的好坏是做好竣工资料的前提
竣工资料工作中的重要一项就是单元工程质量评定表的收集，而单元工程的质量评定又与工程项目的划分是密不可分的。因此在工程开工前，必须做好项目划分工作，如果项目划分由监理部门制定但不合理，我们可以与监理协商，使项目划分清晰、合理。项目划分是竣工资料工作的基础，工程项目划分制约着单元工程表格的填写，它的变化会给竣工资料工作带来非常大的工作量，关系到单元验收资料的重新整理，因而项目划分在工程伊始就应该在短时间内合理的划分好。工程建设项目划分后，不宜轻易变动，更不宜频繁变动，否则单元工程质量评定表更改量太大，不仅增加工作人员的工作量，而且影响资料的质量及可信度。
4.2.3及时与业主监理沟通，质量验收单及时的收集及签字控制是非常必要的
竣工资料的形成要具有真实性，因此，要在各个环节上控制其组成材料的真实。在工作中由于工程建设时间较长，质量验收单签字会出现不及时、遗漏等现象，而且验收单涉及的人员较多，会因为监理、设计、业主及施工单位的人员的调动，会造成资料的空白或签字不及时，导致资料不全。因此在资料收集的过程中，对质量验收单一定要及时收集，并对签字要形成制度，避免出现由此产生的一系列问题。
4.2.4加强竣工资料编制、试验工作的频次检测、施工测量及原材料收集的细节工作
竣工资料部门要控制日常工作进度，按照竣工资料编制大纲对定期移交到竣工资料室的文件、资料及图纸进行分类整理及编制，竣工图纸必须根据设计修改通知及时修改，防止因资料堆积过多，导致竣工资料不能按期完成。
试验数据直接反映原材料、中间产品的质量。对于原材料及中间产品的检测频次往往会因各种原因造成检定频次不足，从而统计数据就无法真实体现原材料及中间产品质量情况，这就造成了统计数据的不准确，是不可弥补的失误。
测量资料的收集，一般的测量断面图及测量验收资料在做竣工资料时都不会出现问题。但往往忽视了竣工测量技术方案、测量记录手簿及技术总结等资料的整编及收集，而且，对于开挖资料的编制过程中，往往会忽视了数据比较文件的编制，因此，在竣工资料收集整理过程中，要注意该项工作。
在原材料及半成品合格证及资信证明收集工作当中，要求定期收集，而且要与物资采购部门及时沟通，避免遗漏。在原材料进厂之后，物资部门应及时与试验检测部门沟通，进行原材料检验，并将检验结果在反馈到质量检查部门的同时，将原件收集整理好，移交竣工资料室。
4.2.5竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
竣工资料的整编与分部工程验收、阶段工程验收、单位工程验收及竣工验收同步进行，因此竣工资料的整编也按进度计划进行，避免因资料整理缓慢造成验收不及时的现象。
4.2.6加强对分包队伍竣工资料管理，确保项目利益
竣工资料管理工作中应该要求项目部对分包队伍竣工资料管理要设专人，对分包队伍竣工资料整编过程进行监督、检查、催缴，必要时，采取经济手段确保分包队伍竣工资料的编制及完整。另外，为防止出现竣工资料遗失和发生纠纷时竣工资料被不法扣留，各项目应当对重要而在事后难以获取的资料，在发放分包队伍前进行复制和留存并进行妥善保管，以保证及时移交建设单位。
4.3加大检查力度，提高项目部对竣工资料整编意识
分局每年根据各项目工程的完工情况，列出年度在施工工程重点项目和项目资料的相关负责人、资料员，安排工程局竣工资料管理部门定期或不定期组织专职人员对重点工程资料的收集工作进行指导和跟踪，重点项目重点检查，必要时组织专门培训、专题会议，把工程技术资料收集归档工作真正落到实处。
5.综述
竣工资料编制是前期反应不明显，尾工处理很困难的工作，如果处理不好，最终会导致工程无法进行完工验收，因此竣工资料整编工作对于项目来说是一件很重要的大事。以上是我在工程项目竣工资料编制管理工作中的一点体会，希望在今后的地铁项目竣工资料管理工作可以得到借鉴。
论文作者:尚衍广
论文发表刊物:《建筑科技》2017年第21期
论文发表时间:2018/2/26
标签：资料论文; 工作论文; 工程论文; 项目论文; 部门论文; 文件论文; 工程局论文; 《建筑科技》2017年第21期论文;