两种调查和统计馆藏档案利用的方法，本文主要内容关键词为：两种论文,档案论文,方法论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案是历史的真凭实据，特别是在处理重大事件，人们需要从档案中取得经验，找到办法，所以每个公民都必须有档案意识，把历史记录下来，保存好，留给后人。档案要保管好，保护好，然而它的根本目的在于利用。随着档案事业的飞速发展，传统的档案资源开发需改进。
长期以来，我们在总结并上报档案资源开发成果时，一般是按常规的统计方法进行。比如按年度作“利用人次”、“利用卷次”、“利用目的”(包括工作查考、落实政策、编史修志等)的统计，这些统计，无疑为我们提供了研究分析档案资源开发的反馈信息，有利于促进我们进一步提高档案管理水平，然而一般档案馆馆藏都是数万卷(件)以上，几十年来究竟有多少卷查阅过，多少卷(件)被利用过？笔者曾在1990年至1996年做库房管理工作六年多来，凭记忆只知道县委、县政府的文书档案和组织部、纪检委的人事专卷经常性的利用；县妇联、县档案局等单位的档案也查阅过几次；而县贫协、商业局、农机公司、团县委等许多单位的档案却从来无人查阅过。但均无准确的统计数字，1990年以前的统计数据也是按“卷次”和“人次”的常规方法统计的。从一年的利用“人次”、“卷次”看，一个档案馆是接待了成千上万人次查档，并调阅过成千上万个案卷。数字是可观的，但如果按全年工作日折算，每天接待查档人次、卷次就不多了，而且从这些常规的累计统计数字中，反映不出馆藏各全宗档案的具体查阅情况。比如哪些档案利用率高？哪些全宗利用率高？哪些档案全宗常年甚至几十年有没有人查阅过？哪些开放档案查阅的人多？哪些开放档案根本没人查阅？这些情况既是我们研究开发馆藏档案资源的重要材料，又是我们改进和提高档案管理水平的重要依据。为了深入细致地了解这方面的情况，笔者认为对档案资源的开发情况，作两种具体的统计和调查是必要的。
第一种是以全宗为单位，分别记录各全宗每个卷(件)调阅次数。当我们知道某些全宗利用率较高，某些全宗的部分卷(件)利用率较高时，我们就有了为什么它们利用率高的研究分析依据。当我们知道某些全宗的档案几十年或从来无人查阅时，我们就要分析无人问津的原因，是档案本身无保存开发价值？是我们缺乏必要的检索工具？还是我们的接待查档人员和管库人员对馆藏不熟悉？据笔者所知，有相当多的案卷无人查阅，但具体都是哪些全宗、哪部分档案就说不清楚了。为了做好这方面的统计工作，需设计一张档案利用次数记录表，管库员可定期(三个月或半年)根据本库房调出案卷号流水登记簿，依次填表，该表事先不填全宗号及全宗名称，哪个全宗有卷调出时才填写，这样，一个全宗中哪些卷调阅过，调阅多少次，一目了然。此表按全宗号顺序排列存放，无表全宗，即表明该全宗档案从未调出过，该记录表不必汇总，只供总结经验，研究分析档案资源开发及鉴定档案时作参考用，长期保存备查。
第二种是开放档案利用情况的具体调查，主要是了解社会上对开放档案利用情况的反映，征求他们的意见和要求。这一工作，个别档案馆已开始做了，但包括我馆在内的大多数档案馆均未做。笔者认为：《档案法》公布以后，对依法开放的档案，进行利用效果的调查是有益的，它可以让我们知道社会上对档案开放的看法、意见和要求。这也是一种社会调查，一般可用填写《开放档案利用情况调查表》方式进行。
调查方法：在自愿的原则下，由管库人员有选择地请个别查档人填写，可以带回家填，也可以当场填，不必强求。
为使档案资源开发工作更好地服务于经济建设和改革开放，开发档案资源的工作也要不断改革和完善，档案提供利用频率的高低，在一定程度上也可反映出档案价值的大小，对于馆藏的各个全宗而言，也是如此。通过全宗档案的利用情况，不仅可以了解该全宗的价值，而且还有以下优点：
1.便于保护和抢救重点档案
一般而言，凡利用率高的全宗档案，其价值和作用也大。正是因为价值大，利用率高，它们所受的磨损和损毁的危险也就大大高于其它档案。如漳县县委、县政府、组织部、纪检委的等卷查阅率高，它们在不同时期反映了本县“成立机构、人事任免、干部错误处理”等工作的情况，查档者大多数是为了工作查考而利用的，这些档案也就是迫切需要重点保护和抢救的档案。通过全宗档案的利用，我们可以有计划、有重点地确定保护和抢救对象，而不至于顾此失彼，延误重点档案的保护和抢救，影响档案的提供利用。
2.便于开展编研工作
档案编研工作的重要一环就是选题，选题的准确与否直接关系到成果的质量。通过全宗档案的开发，可以发掘出馆藏的重要史料，找出档案编研的对象。编研对象确定了，选题的问题也就迎刃而解了。此外，通过全宗档案的开发，还可以了解社会需求，编研成果，能够较快地产生社会效益和经济效益，从而有效地为社会服务，为经济建设服务。
3.对编制检索工具十分重要
档案馆检查工具是利用者与档案馆之间的桥梁。是查档者了解和查找馆藏档案的主要工具，随着档案利用范围的扩大，查阅者成份的改变，对检索工具的要求会越来越高，通过全宗档案的利用情况，一方面能够较好地安排检索工具编制的轻重缓急，了解查阅者对检索工具的需求程度，另一方面可以根据查阅者利用档案的情况，有针对性的编制一些专题目录、分类目录等。从而深层次开发档案信息资源，满足利用者的需求。对于已经开放的档案，更要从档案利用的实际出发，不断完善检索体系，以满足利用者查找需求。
4.有利于馆藏结构的优化
以目前各级档案馆藏结构的现状而言，不仅馆藏内容单一，种类不全，还普遍存在着严重重复和鱼目混珠的问题。通过对全宗档案利用情况的了解，可对利用率低、价值小的档案进行鉴定，该保存的继续保存，该销毁的要销毁，逐步淘汰已过保管期限又失去保存价值的档案。这样既解决了无价值的档案充数占库和浪费人力、物力的问题，又优化了馆藏结构，同时对档案的保管、统计、整理编目、编研及现代化管理也是十分有利的。
总之，档案馆要经常“吐故纳新”，淘汰已过期的无价值档案，接收多门类的经济档案和利用者迫切所需要的档案，在开发档案资源工作中，要经常性的听取一些行家里手的建议和意见，及时编纂多门类的检索工具，使档案资源的开发向现代化管理的目标迈进，服务经济建设，为人类做出应有的贡献。