办公室文书档案收集与归档工作管理
高静
（泸州市兴泸远大建筑科技有限公司 四川泸州 646000）
摘 要： 随着社会的不断进步与发展，办公室文书管理工作越来越受到各单位的重视。办公室文书档案的收集与归档既是办公室文书管理的主要任务目标，也是一项极为重要办公室基础工作，其工作成果直接关系着办公室工作的质量与效率。随着办公室文书工作的不断累积，导致档案管理人员的工作量与工作压力也随之增加，因此提升办公室文书档案收集与管理的效率成为了档案管理人员的关键所在。
关键词： 文书档案；收集；归档工作
0 引言
在单位档案管理中，办公室文书档案管理工作是十分重要的组成部分。档案管理人员应高度重视，有效应用现代办公软件并采取相应的工作措施来提高档案工作的效率。下文将主要就办公室文书档案收集与归档工作的重要性、存在的问题以及解决措施做详细的描述，希望能提高办公室档案管理水平。
1 办公室文书档案收集与归档工作的重要性
从当前办公室档案管理现状来看，实施办公室文书档案管理具有十分重要的意义，主要表现在以下几个方面：①办公室文书档案管理是行政管理工作的重要组成部分，它详细真实地记录企业的各项决策部署以及各种业务往来过程，能为企业经营管理工作提供决策依据。②通过对文书档案的收集与归档，可以详细记载本单位的发展历程，是企业文化的有机组成部分。比如，一个企业从筹建到试运行再到正式投产运营的全过程将产生大量的过程文件资料，如能对这些过程文件进行专业有效的收集和归档，将成为掌握该企业从无到有的发展历程的重要依据，对于梳理总结企业发展成果和经验具有重要的参考价值。③决策相关方要实时掌握单位的实际经营状况，就需要办公室对相关文书进行收集整理。为此，应当提高办公室文书管理质量。
2 办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题
2.1 文书档案收集与归档工作观念差
在办公室文书档案收集与归档过程中，由于部分档案管理人员工作观念落后，工作责任心不强，往往对工作进行简化处理，大大降低了档案管理的工作质量，主要体现在以下两方面：①由于办公室负责人不了解实施文书档案收集与归档的重要意义，对该项工作缺乏有效的管理、检查、监督手段和措施，导致文书收集与归档效率与质量的下滑。②在文书档案管理工作量集中、要求高、突击任务重等情况下，部分人员往往降低工作标准或采取消极怠工，影响了档案管理工作的整体进度及质量。
2.2 文书档案收集与归档工作方式落后
在文书档案管理过程中，存在由于工作方式落后从而影响文书档案收集与归档效率的情况，其主要原因体现为以下两点：①文书档案收集方式落后。当前很多文书档案管理人员主要采用手工收集法这种传统的收集方式，不仅需要花费大量的时间，还不能保证所收集资料的准确性。②文书档案归档方式落后。对一些传统的归档方式没有进行合理的分类管理，对一些需要特殊标记的档案也没有进行特殊处理，造成部分文书档案资料的缺失。
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2.3 文书档案管理人员的素质不高
文书档案收集与归档工作质量及效率的高低，主要取决于文书档案管理人员的业务素质及工作能力。在具体的工作过程中，存在部分文书档案管理人员不能科学处理一些具有技术含量工作的情况，其主要体现在以下两个方面：①办公室工作人员不具备相应的专业技能。个别单位在人才引进的过程中，往往过多关注学历文凭而忽视实际工作能力，导致录用的部分员工虽然具有高学历，但实际工作能力不足、工作经验欠缺，难以独立完成具有专业性较高的工作。②个别单位从节约人工成本的角度出发，采取由其他岗位人员兼职办公室档案管理的用人方式，专业档案管理人员的缺失导致文书档案收集归档工作质量不高。
文书档案收集与归档的具体方式，直接关系着文书档案收集与归档工作效率，应采用新型的文书档案收集与归档方式，并做好以下两个方面工作：①使用新型的文书档案收集方式。如采用分层收集法来开展文书档案管理，在文书档案制作人员进行简单整理后，再交由文书档案管理人员进行系统整理，这样既能节约工作时间，还为后续工作打好基础。②使用新型的文书档案归档方式（主要包括多元分类法），不仅可以有效保障文书档案分类工作的正确性，还能对一些具有特殊性质的材料进行特殊处理，可极大提升文书档案管理工作的水平。
3 实施办公室文书档案收集与归档工作管理的措施
3.1 构建文书档案管理体系
①在办公室档案管理中，办公室领导应充分了解开展文书档案管理工作的必要性和重要性，引导文书档案管理人员树立正确的工作观念，才能确保文书档案管理工作的质量。②要健立有效的监督管理体系，制定相应的考核奖惩制度，并有效运用考核结果，才能强化文书档案管理人员的工作意识。③要做好宣传工作，让每位档案管理工作人员都明确自身的工作职责，在工作中摆正态度、互相协助、相互补位，最大限度的做好文书档案的收集与归档工作。
3.2 树立正确的文书档案收集与归档工作观念
对办公室文书档案收集与归档工作而言，其主要工作内容在于构建文书档案管理体系，对不规范的归档模式进行管理原则的设置，并要求档案管理人员严格执行管理原则，只有这样才能确保文书档案管理工作达到最佳效果。在构建文书档案管理体系过程中，首先应当明确各部门职能，为档案管理职能的有效落实打下基础；其次，要提高档案管理人员的整体工作质量，对各部门实施定期考核，并将考核结果纳入档案管理体系范畴，才能为档案工作的有效开展提供保障。
3.3 使用新型的文书档案收集与归档方式
加强技术创新与推广，引进农业科技人才。农业技术创新能够帮助农民熟练掌握致富手段，能够提升农民驾驭市场的能力，并为其提供技术支持，来促进农业持续稳定发展。在农业技术创新方面，要以农业企业为依托，加大科技投入，加强与科研院所的合作，积极主动对接农业高新科技项目成果，引进农业科技人才，建立集科研、推广、应用为一体的科技服务体系，如农产品的采收、包装、储藏、保鲜、运输、深加工等多种技术，以此来增加农产品的附加值，保持品牌农产品的名优品质和市场活力。
3.4 提高文书档案管理人员素质
文书档案管理人员的业务素质，直接关系着文书档案收集与归档工作的质量和效率。要提升文书档案管理人员的业务素质和工作能力，办公室领导人员应做到以下几点：①在文书档案管理人员招聘过程中，应根据公司的实际情况制定合理的招聘条件，不仅要注重人员的学历专业，还要充分了解其实际工作能力，优先录用具有一定工作经验的人员。②不断加强对文书档案管理人员的业务技能培训，如岗前培训、业务提升培训、职业道德培训等，确保文书档案管理工作的质量与效率。
4 结语
文书档案管理对于每个单位的档案管理来说都具有重要地位。要充分有效的发挥文书档案资源的作用和价值，就必须做好办公室文书档案的收集与归档工作，并对其进行系统管理；对于过程中存在的问题或困难，要采取及时有效的措施，避免处理不及时带来的不必要的损失。另外，还要确保文书档案的质量，使其发挥出最大的价值。
在该案一审中，法院认为：“被告人陈晓琪在中考落选、升学无望的情况下，由其父、被告陈克政策划并为主实施冒用原告齐玉苓姓名上学的行为，目的在于利用齐玉苓已过委培分数线的考试成绩，为自己升学和今后就业创造条件，其结果构成了对齐玉苓姓名的盗用和假冒，是侵害姓名权的一种特殊表现形式。”法院主要是依据民法通则关于姓名权保护的规定，从作为民事权利的姓名权被侵害的角度，以民事诉讼的形式给予救济，落脚点在对盗用和假冒姓名的侵权行为构成的认定上，并将原告所主张的受教育权定位为属于“公民一般人格权范畴。它是公民丰富和发展自身人格的自由权利。”但是并没有支持受教育权被侵害的主张。
参考文献
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中图分类号： G275.2
文献标识码： A
文章编号： 1004-7344（2019）35-0018-02
收稿日期： 2019-08-09
作者简介： 高静（1970-），女，四川崇州人，中共党员，馆员、工程师，城市规划和经济管理双学历，档案馆员、建筑经济类工程师双专业中级技术职务任职资格证书。
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