通化钢铁集团股份有限公司 吉林 134003
摘要：在很多企业、机构中，办公室处在中心地位，其承担的工作不仅种类多，而且数量非常大。办公室工作不但要严格遵守上级的命令与要求，还应当对下层工作人员的情况进行全面的了解。在政府、企业内部承担着事物处理的工作人员，还要具备良好的沟通能力与调节能力。就文秘工作人员来说，他们应当确保工作的质量与水平，才能促进所在企业单位的稳定运行与发展。鉴于此，本文就办公室文秘工作效率提高策略展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。
关键词：办公室文秘；工作质量与水平；策略
1、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则
1.1、重要性
在办公室中提升文秘人员的工作质量和水平在发展和建设中就有重要意义。由于办公室是相关机构发展的核心场所，是整个机构在办事方向上和发展行政工作的主要任务和要求，无论是上级的领导，还是下级的群众，都要经过办公室实施任务和处理工作。所以办公室的文秘人员在工作中对各个工作都要掌握具体情况的实施条件，利用更合理的方法来解决工作中出现的问题1[’。只有文秘人员发展良好的交流工作和积极的工作态度，才能为办公室任务的实施发展更好的工作质量和水平。所以说要提升办公室文秘人员的工作质量和水平具有重要意义，在实际工作中不仅要具有良好的道德规范，以严谨的、耐心的态度对待工作中出现的问题，遵守办公室体现的相关规定。还要在自身素质和办事效率上进行提升，要体现工作效率和质量相结合的方式，还要根据上级领导的合理安排积极做出解决的方法，与下级进行友好的交流和沟通，从而使相关机构在工作内容上能实现合理的规范性。在各种实施条件下，办公室的文秘人员才能实现工作质量和水平的提升效果。
1.2、原则
在企业、政府中，文秘是十分重要的工作，文秘工作人员应当严格遵守所在单位规定的工作原则，通常的原则有：（1）严格执行上级的命令，保持上下级间良好的沟通，协调好上下级之间的关系，促进企业的有序运营。（2）努力提高自身的专业能力与职业素养，根据实际情况对办公室工作进行有效的安排，进而提升办公的质量与效率。（3）严格遵守职业道德规范，面对复杂、繁重的办公室工作，应当时刻保持认真、耐心的态度，根据单位内部规定的办事制度开展工作。
2、办公室文秘需提高自身专业素质
2.1、凡事要以大局为重
办公室文秘在工作的过程中，要始终坚持以机关利益为主的原则来开展相应的工作，要有顾全大局的决心，要针对工作之中的各项压力要及时的分解并消化，另外还得要经受住挫折，坚决不能出现假公济私的情况。
2.2、公司制度要遵守
对于公司之中的各项制度要时刻遵守，这也是办公室文秘的最为基本的职业素养。虽然在办公室之中，文秘的工作量相对较大，但是坚决不能出现迟到早退的情况；文秘上班可以适当的提前，这样就可以更好的统筹工作。比如，自己匆忙的赶到办公室之后，领导却已经将今天的任务布置下去，那么很有可能就会直接性的导致其出现错误，最终严重的影响到办公室工作。
2.3、办事效能要提升
不管是事业单位还是企业，都要不断地注入新的思想。然而作为一名办公室文秘，要时刻的跟上时代的步伐，特别是自身行业在发展过程中的动向以及新的政策都要充分的关注起来，另外还要不定期的参与文秘的相关技能培训，有全方位的洞悉新时代文秘的职能，不可忽视的是还得要熟悉办公室自动化的各项技术。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3、提高办公室文秘工作效率的策略
3.1、加强对办公室文秘人员的职业培训
作为单位办公室的文秘工作人员，必须具备相应的知识储备和专业能力，重视对于与单位发展具有紧密联系的知识的学习，不断提高自身的知识储备与认知能力，只有这样才能更有效地开展办公室文秘工作。单位办公室应当定期组织针对办公室文秘工作人员的培训，例如培训学习国家新的大政方针政策、出台的新的法律法规、单位内部系统的有关规定、业务知识以及新的工作方法等内容，让单位办公室文秘人员可以始终紧跟社会发展的步伐，走在时代发展的前列，用新的知识、新的方法开展文秘工作；还应当加强对于办公室文秘工作人员职业精神的教育，使他们树立服务意识与奉献精神，并用具体的实际行动服务于单位的各项工作，为单位的发展作出更大的贡献。
3.2、文秘数量需调整
在办公室工作中，文秘人员需承担的机关事务较大且繁杂，如人数较少，那么工作任务就没有办法完成；如人数太多，就会造成效率较低，而且人才的能力也没有被完全的激发出来，以此导致人力资源出现浪费。所以，必须先要对办公室事务进行合理评估，其后再适当调整文秘数量，将其数量控制在一个合适数量之上。
3.3、设置合理的单位奖惩机制
除了加强对办公室文秘工作人员的培训与建立科学的单位考核制度之外，还应当进一步设置合理的单位奖惩机制，以此促进单位办公室文秘工作效率的提升。奖惩机制的设置是基于经济学中“经济人”的假设，其具体的原理是这样的：利益的引导是人们行为的主要动力，缺乏利益或者利益设置不合理人们就会缺乏工作的积极性，而增加利益则可以激发人们的工作积极性。在一个单位中，由于工作人员的综合素质存在差异，必然会有不同的工作表现，如果对于工作表现优异与工作表现差的工作人员给予相同的待遇，显然是不公平、不合理的，所以必须通过设置奖惩机制鼓励先进，督促后进。例如对那些在工作中表现积极的工作人员给予待遇上的优待，或者在年底评优树先时给予表彰等；对于那些在工作中表现不积极，奉献精神较差的工作人员则给予岗位调整等处理。合理的奖惩机制有利于激发单位工作人员的主动性、积极性，提高单位的工作活力和工作效率。
3.4、提高办公室文秘人员的工作效率
一个机构生存的主要目标就要在社会中具有良好的地位和经济建设，要提升这种发展就要在内部人员管理中进行改善，对于办公室的文秘人员来说，要提升他们在工作中的办事效率和更大的积极性就要实现相关的奖励政策。办公室管理层人员可以利用升指和奖励的方式，鼓励办公室文秘人员能积极主动提出意见和建立，根据机构的实际情况对他们在办公室工作中的创新和发展实施奖励，从而使他们能有更多的热情实现创新性的工作任务。例如在上级安排好的任务状况中，要实现职能的划区域负责和管理，使文秘人员在较重的工作中能分配出合理的时间，从而使他他们在实际工作中能根据自己分配的任务实施工作，以提升办公室的工作质量的发展水平。
结束语
总之，在行政管理工作中，办公室是主要的办公场所，其工作的重点就是提高文秘工作人员的办公质量与效率。本文提出了几点提高文秘工作水平的策略，包括建立完善的奖惩制度、充分激发文秘的创新意识、加强技能培训等等，希望对办公室工作质量的提高有所帮助。
参考文献：
[1]张文.办公室工作精细化管理难点与应对策略[J].企业改革与管理，2017（10）：41-42.
[2]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（03）：109.
[3]李晓彬.论述办公室工作精细化管理难点和对策[J].商，2016（01）：1.
[4]盛利.新时期对提高办公室政工人员工作水平的思考[J].东方企业文化，2015（19）：165.
[5]王建坤.浅析新时期办公室工作精细化管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015（04）：72-73.
论文作者:何智梅
论文发表刊物:《基层建设》2018年第6期
论文发表时间:2018/5/24
标签：文秘论文; 办公室论文; 工作论文; 单位论文; 人员论文; 工作人员论文; 质量论文; 《基层建设》2018年第6期论文;