面向决策的档案知识库构建研究，本文主要内容关键词为：知识库论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
知识经济时代，从知识的属性来看，知识具有价值和创新性，它既是一种战略性资源，也是组织生存和不断进步的源泉，其战略价值地位已远高于其他一切资源。与此同时，我国社会已进入到各类矛盾多发期，加上国际政治、经济、社会问题的复杂性、动态性愈加明显，政府，特别是中央层面的政府决策者，在决策问题规模不断扩大、追求效率(包括时间效率)和复杂性不断增加的背景下，如何能使其决策更加科学(包括具有一定的预测性)、公正和及时，就必然要求政府决策时，具有更加系统全面、快速、准确、高精度和预测性的知识支撑，只有这样，才能实现我国公共决策的科学化、民主化和法制化等政治体制改革和社会主义民主政治建设的基本目标。另外，进入知识经济时代，档案部门(档案馆)是提供档案信息资源为社会服务的中心，是社会各方面获取档案信息资源和知识资源的宝库。同时，当前社会公众对档案信息资源和知识资源的需求也逐步呈现多元化和个性化特点，为适应和满足社会对档案信息资源和档案知识的需求，档案部门(档案馆)只有不断创新档案工作形式、方式，才能逐步实现和满足其自身发展提升的客观需要。档案事业作为我国经济社会发展的一项重要事业，国家在事业经费、政策扶持上等给予了积极的支持，我国开展档案工作也已有多年历史，在长期的档案工作实践中积累了丰富的经验，逐步走向以探索实现和揭示知识间的内在联系和逻辑性为主要目标，进而发挥档案部门(档案馆)所存的大量档案知识资源的“关联效益”。 一般而言，知识具有两种表现形态：一种是以主观的经验、理解、语言等存在于主体头脑中，另一种是以客观的图书、档案、图表等多种形式所表现出来的书面内容。另外，档案部门(档案馆)所存的党政机关的档案数量巨大，种类繁多。政府面临决策问题，需要的是能够真正解决问题的知识，而档案具有知识属性，且与其他知识相比具有无可替代的优越性。在政府面临决策问题时，我们常常遭遇着这样的窘境——“我们淹溺在信息海洋中，却不得不面临知识饥渴”。随着现代信息技术、人工智能、知识工程等技术的不断成熟，发现、提炼和挖掘蕴含在档案上的知识及其知识关联，已具有切实的可行性。另外，技术的不断发展更新，服务应用于管理或决策的趋势也越加明显。因此可以通过借助相关技术进行整理分类等，发挥档案知识的系统性和可用性，不断服务应用于政府的管理或决策中，发挥档案知识最大效用。基于上述背景，本文着重探讨了面向决策的档案知识库构建问题，旨在通过档案知识库的构建，为政府领导决策者提供高质量的档案知识服务。 1 研究意义和论文研究框架及思路 1.1 研究意义 本研究在知识管理理论及相关知识技术、软件技术的支撑条件下开展，对于提高档案中的知识开发水平和层次、深化知识管理与档案管理之间的联系和促进档案管理模式向档案知识管理模式转变提供了一定的指导作用，同时，该研究还有助于丰富档案利用理论，深化档案信息组织和检索理论。与此同时，该研究还具有很强的现实意义，主要体现在：首先，是适应和满足新形势下党和国家决策时对档案知识资源需求的一项重要战略举措；其次，是实现档案部门(综合档案馆)档案价值开发、利用及创新的重要手段、途径和方法；第三，有助于延长馆藏纸质档案(特别是珍贵档案馆和高龄档案)的寿命、减少重复开发利用成本以及提升档案利用率的重要方法和途径。本研究成果通过在北京市档案局馆局部试点后，对其进行完善，可在我国各级各类档案馆中进行推广应用。 1.2 论文研究思路与框架 具体而言，本选题中关于档案知识库构建的研究其思路和框架如图1所示。
图1 本文的研究思路和框架 2 研究内容 具体来说，本文所探讨的内容主要包括以下五个方面： 2.1 文献研究述评 根据选题的研究方向，国内部分，主要通过使用中国知网、万方数据资源系统、人大学位论文库、超星数字图书馆、Google的“scholar”的学术搜索和百度等国内搜索引擎获取；国外部分，主要使用图书馆提供的PAO电子期刊数据库、Project MUSE人文社科期刊数据库、Proquest博硕士学位论文库、ACM、EBSCO中Library & Information Science Source、Emerald、Elsevier Science Direct数据库、JSTOR和Google的“scholar”的学术搜索等网络搜索引擎，开展了国内外相关研究的文献调研，获得了与本研究相关的前沿研究动态。国内部分，从知识库的理论与实践、机构知识库(IR)和基于维基(WIKI)系统的知识库以及档案知识库构建的必要性、可行性以及技术方法上，国外部分，从知识库使用的必要性、基本结构和基本理论、技术和工具实现以及在不同领域中对决策的应用和影响等方面进行了文献综述和述评。通过国内外文献综述和现状的调研发现：首先，目前国内关于知识库的研究不断成熟，其应用领域也在不断拓展，但关于知识库的相关理论研究和最新技术、方法主要还是来源于借鉴国外的先进研究成果。其次，国内对知识库的研究主要是集中运用人工智能领域相关成果和在专家系统、智能决策支持系统基础上研究知识库，但其所建立的专家系统、智能决策支持系统多是集中在某个领域，且其内部知识库多是产生式规则的集合，实际应用中的可用性和易用性不够；再次，档案领域的知识库研究还基本停留在理论研究层面，实践部门的应用还需要不断得到深化。通过对国内关于档案知识库的研究梳理，为促进档案知识库在档案领域的实践，还需在以下三个方面不断加强对档案知识库的研究工作：一是加强对档案知识库的基础理论研究，如理论基础、档案知识库的内涵、性质，特点及其功能、服务模式与构建工具等，进而形成完整的理论体系，为档案知识库的实践提供理论指导；二是不断加强技术研究，探索档案知识库构建的主要技术与系统的开发方法；三是应用研究，从整体角度分析档案知识库的实施办法和相应的实现保障。而通过对国外文献的研究发现，关于知识库的研究成果较为丰硕，对知识库的理论、技术和方法研究均较为深入，知识库已经应用于诸多行业和领域，诸如在信息管理、计算机安全，教育、组织领导、社会学、制造业等多个领域和方面。可能是由于所收集的文献所限，国外文献中几乎未涉及针对不同行业或领域使用者需求特点的研究。据此，本文认为，构建面向决策的档案知识库在实际中已完全具有可行性，既有理论支撑，也有技术上的支持。所有上述关于知识库方面的分析，都可为本文的后续研究奠定了良好基础。 2.2 理论基础 是建立面向决策的档案知识库构建的理论依据。建设职能科学、结构优化、廉洁高效、人民满意的服务型政府，就必须做到政府职能和治理方式的转变，必须要有明确的指导方向，即以政府决策者为中心，向他们提供全面、准确和有效的信息和知识，才能不断提高决策活动的科学性和有效性，才能真正实现服务型政府的发展目标。为此，就必须做到以政府决策者为中心，以政府管理理念上的转变为指导方向，其中决策理念的变化主要体现在政府的决策要注重成本绩效、智能创新以及符合治理理念，这些决策理念的转变是政府职能转变的目标，而档案知识库的构建仅仅是实现手段，由此可见，政府决策理念的转变是档案知识库构建的前提性条件；档案之所以能够成为一种重要的知识资源，其内在根源在于档案具有价值，档案的价值是客观存在的，而档案价值内在本质的外在表现则在于档案具有使用价值，由此可见，档案价值理论是档案知识库构建的最根本理论基础；知识管理的核心理念是知识的可重用和共享，知识在使用过程中不会因为共享和反复使用而出现效益递减或产生折旧，相反，知识共享又会使知识在更广范围内被反复使用，知识在共享过程中被不断地丰富、充实，知识价值不断增值。从组织开展知识管理实践来看，知识管理的两个核心目的，一是可以管理好存量知识，二是在管理好存量知识的基础上，扩大知识存量，知识管理的最终目的是以能解决实际问题为导向，而档案知识库的构建，从根本上来讲，是通过对档案资源的集成，利用先进的现代信息技术、人工智能科学等，促进档案中所含知识的形成、传递、共享、利用和创新，进而提高档案中所蕴含的知识价值效用，由此可见，知识管理思想(理念)与档案知识库构建的核心目标具有一致性；从对行为决策理论的分析，可以明确行为决策理论的内在基础是决策的有限理性最大化。有限理性最大化的实现，总的要求就是根据具体解决问题尽可能地向实质理性靠近，这就需要决策者必须明确有助于达到每个目标的所有解决方案。档案知识库的构建，就是要发挥档案的最大效用，使政府决策者能够从档案中获取到与某特定问题有关的完全信息和知识，进而不断提高决策者的认知水平和能力，促进他们形成合力的价值判断体系。由此可见，行为决策理论具体分析了档案知识库构建的必要性；最后，由于人工智能科学主要研究领域是知识表示、知识获取和知识利用三大范畴，而档案知识库的实现主要依赖于人工智能提供的这三个方面先进的方法和技术支撑，具体而言，知识库系统是人工智能领域的一个具体研究和应用领域，档案知识库只是知识库中以档案知识资源为物质基础对象的知识库系统，由此可见，人工智能科学为档案知识库的智能功能实现提供了技术保障。 2.3 需求分析 进行需求分析，是面向决策的档案知识库构建的现实依据。对档案知识库构建而言，需求分析不可缺少，需求分析是档案知识库构建的前提和起点。在构建档案知识库之前，进行需求分析，就是要明确政府决策者对档案知识库在知识提供(广度和深度)、档案知识库功能要求、档案知识库的方便利用和安全性等方面的期望。需求分析的开展，是通过对相应问题及其环境的理解和分析，将政府决策者的需求精确化、完全化，最终形成需求规格说明，并以此来指导档案知识库的设计和构建。需求分析的好坏，直接决定了档案知识库构建的优劣。从政府决策者利用档案上的知识进行问题求解这一目的可知，政府决策者对档案知识库的需求是一种应用性需求。进行需求分析，最为关键和重要的就是明确政府决策时对档案知识的需求，政府在决策行为过程的不同阶段、面对不同决策范围和不同决策类型，所需要的信息和知识支撑是不同的。基于此，开展了档案知识库构建的内容需求分析，使档案知识库的构建和巩固更加有针对性地存储政府决策所需的档案知识。总的来讲，判断或衡量政府决策者需要什么样的知识或什么样的档案知识可以入库，这需要根据政府决策者的工作实际和具体业务来确定。为此，通过对我国政府的决策特点，包括政府的决策行为过程、决策类型、决策范围等的分析，确定政府在决策中需要的档案知识类型和知识特性。另外，为确保档案知识库中所存储的档案知识能够发挥知识资源价值，还进行了档案知识库构建的功能性需求分析和性能需求分析。其中，档案知识库构建的功能性需求，是要实现政府决策者在进行决策时，档案知识库应达到的对知识形成、知识发现、知识共享、知识传递和知识评价等方面的功能需求；而档案知识库的性能需求，包括可靠性、性能效率、兼容性和可维护性等几个方面，它是档案知识库所应具备的稳定性、容错性、兼容性以及性能效率等方面的需求，这些方面的性质从很大程度上直接决定了政府决策者对档案知识库的接受程度和实际使用。在档案知识库构建的需求分析中，内容需求分析是最为关键的，功能需求分析和性能需求分析为档案知识库中档案知识发挥效用提供条件和实现手段。对档案知识库的构建进行深入的需求分析，可以作为档案知识库(系统)设计、实现以及测试的根本依据。 2.4 档案知识库的具体构建与实现 这是本文研究的重点和落脚点。首先，在档案知识库构建之前，通过对青岛市档案馆所开发运行的档案历史知识库案例的分析，具体而言，通过对该历史知识库项目的实施之前所进行的需求分析以及在具体的档案历史知识库的设计和开发等方面的介绍，为本研究的档案知识库的需求分析、具体构建等，提供一定的参考和借鉴。在该部分，文中详细探讨了档案知识库构建的理念、原则和建设目标，具体构建的过程，档案知识库的系统体系结构和功能模块。档案知识库的实现需要解决的是档案知识表示、档案知识组织、档案知识库的维护三个前提环节和部分，在此基础上才能确保档案知识库档案知识服务。在档案知识表示、档案知识组织中，重点研究了传统档案领域中的档案知识表示、知识组织(或档案信息组织更为合适)和档案信息组织，认为这些并不能有效满足和适应档案知识库构建的需要，只有基于本体的档案知识表示、知识组织才能符合档案知识库建设的目标和根本需要，同时明确了档案知识服务才是档案知识库构建目的的最终体现，档案知识服务的主要实现手段是档案知识检索。 2.5 档案知识库构建的实现保障 档案知识库的构建是一项复杂、浩大、长期的系统工程，需要投入大量的人力、物力和财力，这是任何一个地方性或企事业单位的档案馆(室)无法独立完成的，为推动该项系统工程的开展，必须要具有全方位、周密的实现保障体系。具体而言，这一实现保障体系除了具有良好的人文环境，即完善的国家政策制度支持、稳健的组织体系、专业的建设人才团队和充足经费外，还应有档案知识库的知识来源、构建的支撑技术(包括构建工具和实现环节的核心技术)及档案知识库构建的一整套标准化体系。 3 本研究的不足之处和未来研究方向 面向决策的档案知识库构建是一项涉及包括计算机、档案、管理、政府决策、系统论、人工智能等诸多学科和领域的研究，难度系数较大。因笔者所掌握的资料和所具备的能力有限，必须要承认的是，本文研究中存在着诸多不尽如人意的地方，具体体现在： 3.1 研究内容上的局限 关于内容研究方面，本文中有两个方面还可以继续深入研究下去。 一是档案知识库构建中的内容需求分析方面。本文所探讨的是面向政府决策对档案知识本身的需求，但因为政府的决策具有不同层次、不同决策类型、不定的决策范围以及决策过程在一定程度上具有不可控性，这就导致了基于政府决策角度，进行内容需求分析，想要得到确切的答案是非常困难的。本文中针对政府的决策行为过程、不同的决策类型和决策范围进行了一定的分析，通过这几个角度对政府决策者对档案知识的需求进行了较为笼统的回答，有待于继续深化。 二是在档案知识库的构建中，需要一套完整的标准化体系保障。档案知识库的构建是一项复杂、浩大的系统工程，其中所涉及的标准种类繁多，具体需要多少标准的支撑才最为合适?这些标准分别是什么?现有的标准可以直接使用还是再改进?可以直接借鉴或间接借鉴的标准有哪些?有哪些标准急需开发?哪些标准可以稍缓?这一系列问题也有待于继续深化。 3.2 研究方法上存在一定欠缺 本文中，笔者尽可能根据实际需求综合运用绪论中的各类研究方法。然后，由于时间和其他方面的一些原因，致使在本研究中欠缺使用了问卷调查法，同时案例研究也不够深入彻底。故此，在研究中对于面向决策的档案知识库构建中所需要进行的需求分析主要是通过访谈与文献调研获得的。 一方面，本文中的档案知识库构建是面向政府决策者的决策所进行的，为了保证它的科学构建，从研究的角度就需要通过问卷和深度访谈获得第一手原始数据、信息和资料，并以此为基础，通过各种统计分析方法或资料的系统梳理，进而获得作为政府决策者在面对决策问题时真正需要的档案知识，但这显然不够现实。因此在本研究中关于政府决策者的决策需求只能通过详尽的文献调研或对服务于政府决策者的相关工作人员进行一定的访谈获得，这显然不可能获得全面的资料，但在一定程度上弥补了由于不能进行问卷调研和对决策者群体进行深度访谈的局限。 另一方面，在案例研究中，由于目前国内还没有成熟的案例可供借鉴和参考，所以在案例研究方面选取了相对来说具有参考借鉴价值的青岛市档案历史知识库(中央档案馆知识库管理系统由于保密需要，无法获取资料)，但因为该档案历史知识库不具备推理功能且内部知识条目数量有限，因此离真正的知识库还有一定差距。与此同时，该档案历史知识库的前期目标群体定位不仅仅局限与服务党政决策者，因此，对本文的借鉴、参考和辅助作用非常有限。而具有典型代表意义的案例研究，可以为相关研究提供诸多借鉴和参考，为相关研究的深入提供基础保障。 3.3 未来研究方向 笔者认为，未来关于本研究可以围绕下面四个方面继续深入开展。 首先，通过设计周密的问卷对政府机关领导进行调研，通过问卷获得第一手资料，掌握政府决策领导者的档案利用需求特点、所需的档案知识类型、对档案知识库的功能和性能方面的要求，以此作为参考，细化或完善现有的档案知识库的需求分析模块。其次，收集和整合现有知识库构建方面的标准，包括国际标准、国家标准和地方标准等，并将这些标准进行细化分类，在详细论证档案知识库构建的每个环节所需的标准、规范的基础上，提出具有针对性的标准建设或使用建议。再次，进行档案知识库绩效评估的研究。档案知识库(系统)的构建是一项复杂、浩大的系统工程，它的构建需要投入大量的人力、物力和财力，档案知识库构建的好坏和优劣直接决定或影响着未来政府决策者的决策质量和水平。因此，有必要做好相应地评估工作，坚持绩效原则，注重档案知识库构建的投入与产出，加强档案知识库构建的成本效益分析。对档案知识库绩效评估这一问题上，可围绕档案知识库功能实现的绩效评估、整个档案知识库构建的评价指标体系的建立等方面开展研究工作，以此来促进政府决策质量和水平的提升。最后，继续深化案例研究。我国党政机关内部服务于领导决策的决策管理系统、专家系统层出不穷。由于信息的不对称，不同党政机关内部可能存在一些能够较好服务于党政决策者的决策支持系统，如有存在，那么这些系统就可在一定程度上为本文中面向政府机关的档案知识库构建提供诸如框架设计、功能模块布局等方面的参考。另外，国外关于知识库方面的研究已非常充分和成熟，因而下一步可通过诸多方式尽可能的获取到国内外类似档案知识库或决策支持系统方面的信息和资料，为深化本研究提供更多可以借鉴和参考的材料。
标签：知识库管理系统论文; 档案管理系统论文; 机构知识库论文; 决策能力论文;
