论图书馆内部公共关系的协调，本文主要内容关键词为：公共关系论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
公共关系作为一门现代管理科学，已广泛地渗透到各行各业的管理活动中，同资金、设备、人才一起并称为现代社会组织的四大支柱。公共关系活动开展得如何，不仅关系到社会组织的目标能否顺利地完成，而且往往与社会组织的生存和发展息息相关。
图书馆作为一级社会组织，在进行信息服务的过程中，必然要与其周围的社会的内外环境，即内外、上下、左右各类组织和公众发生联系。如何使图书馆工作与周围环境相协调和适应，求得公众对图书馆工作的了解、支持和合作，更好地满足广大读者对信息的需求，使图书馆工作产生较大的社会效益，要实现其目的，广泛、深入、健康、有序的公共关系活动必不可少。
1 图书馆公共关系的概念
图书馆公共关系是指图书馆与相关公众之间的社会联系状态。图书馆通过有目的、有计划的行动，了解公众对图书馆的态度、看法和要求，促进相互间的理解和合作，对内不断增强团结，对外不断扩大图书馆的影响，树立图书馆良好形象，争取社会的支持和协助，从而为图书馆生存和发展创造有利条件，促进图书馆工作目标的实现。
图书馆公共关系中所说的相关公众包括内部公众和外部公众两部分，内部公众是指图书馆领导者、管理者、各职能部门和全馆职工；外部公众是指读者和其他与之有联系的社会组织。图书馆公共关系活动的实质就在于处理好图书馆与内外公众的关系，保征图书馆正常运作，为广大读者提供尽可能完善的服务，满足读者的各种需求，促进图书馆工作总体目标的实现。
2 图书馆内部公共关系的意义与作用
图书馆内部公共关系是指图书馆内部公众之间的关系，主要包括图书馆上下级之间、管理者之间、工作人员之间、部门与部门之间的沟通与协作。图书馆内部公众是图书馆公共关系最直接、最接近的公众，同时他们又处于对外公关的第一线，代表图书馆形象，是图书馆与外部公众接触的媒介，因此良好的内部公共关系状态，不仅是图书馆实现其工作目标的基础，而且是处理好图书馆外部公共关系的必要条件，是图书馆公关的起点。成功的内部公共关系能培养工作人员的归属感，增强图书馆的凝聚力，使图书馆各部门的工作得以正常、良性运转，从而提高工作效率，并产生不可低估的社会效益和经济效益。作为图书馆领导者，必须善于运用公共关系，处理好馆内的人际关系，积极营造团结和谐的内部环境，为图书馆“外求发展”打下坚实的基础。
3 如何协调图书馆内部公共关系
3.1 上下级之间的关系
图书馆内部公共关系，首要的是应协调好馆领导与馆内工作人员之间的关系。良好的上下级关系，能营造出图书馆良好的团队协作精神和高昂的土气。图书馆领导在图书馆管理活动中处于管理和支配他人的主导地位，掌握着领导权和统帅权，因此，在协调与下级关系时扮演着举足轻重的角色。馆领导必须注重与下属之间的友谊，相互信任，相互沟通，尊重下级的意见，关心他们的要求，分担他们的忧愁，尽最大的努力去协调沟通人际关系，让工作人员切实感受到自己是图书馆的主人，只有这样才能发挥他们的积极性和创造性，才能建立一个和谐、向上、富有生机的群体。
首先，领导要善于利用大会、座谈会、例会、个别谈心、简报、墙报、宣传栏等形式，经常、及时地进行信息交流和感情沟通，通报图书馆的业务开展情况以及人事、教育、奖励、福利等方面的规定和政策，让工作人员了解并领会领导的意图和打算，掌握图书馆实现目标的现状和前景，激发员工的工作热情，使有限的人力资源得到最大限度的利用，让全体员工感到自己的工作有干头，事业上有奔头，让他们有安全感、舒畅感、归属感。
其次，领导要尊重下属，让员工积极参与管理，有强烈的主人翁意识，认识到自己的工作与整个图书馆的形象、任务息息相关。人总是需要别人的尊重，尤其是具有一定文化知识层次的馆员，他们希望得到领导的注意和尊重，这种尊重的需要得到满足，就会产生持久的热情和干劲，进而产生获得更大成就的欲望。在人际交往中，倾听是满足人的自尊的一种很好的手段。图书馆领导一定要善于耐心倾听，听下级汇报时应认真倾听，了解他们思想，让他们有机会对图书馆工作提出自己的意见或建议，并对此给予应有的重视、理解和信任，让他们感受到自身的价值得到肯定，从而自觉、主动地向领导靠拢，密切领导与馆员之间的关系。
第三，领导要树立自身形象，率先垂范，身体力行，主动赢得工作人员的尊敬和信任。图书馆员工心目中理想的领导一般应是：任务分配合理，职责交待清楚；办事公正，是非分明；生活上关心体贴下级；作风民主，深入下层，遇事征求下级意见，不专断。作为高校图书馆领导不仅要时刻注意自己的形象，而且在工作、学习、生活等方面都要严于律己，身先士卒。图书馆领导自身的这种影响力以及对员工的正效应和向心力，无论对协调上下级之间关系，还是对内部管理都有很大的作用。
3.2 管理者之间的关系
管理者是图书馆内部公共关系活动诸要素当中最活泼、最积极、最富主观能动性的部分，也是最重要的部分。因此自觉地、主动地处理好管理者之间的关系，对于充分发挥他们的积极性，增强凝聚力，形成一个思想统一、行动一致、团结协调的领导集体，以期实现图书馆的目标，起着决定性的作用。
馆长同支部书记之间是一种横向关系。馆长和书记之间必须找准结合点，从不同角度去调动全馆人员的积极性，保证全馆工作正常开展并取得成效。
馆长同副馆长之间是一种纵向关系，两者必须思想一致、步调一致、互相配合、互相补充，形成以馆长为首的强有力的行政核心。副馆长是馆长的得力助手和参谋，馆长的宏观计划以及总体布署，多是通过副馆长去组织各部贯彻执行。馆长自己不能搞“单浆推舟”，必须调动副馆长的积极性，馆长掌舵，副手荡浆。
副馆长之间是一种横向关系，他们在馆长直接领导下，按照“分工负责”的原则，各司其职，各负其责，既有分工，又要合作，做到分工不分家，互相帮助，互相配合，互相协作。
馆长同部主任之间是间接的纵向关系。一般来说，馆长部署计划、任务是通过副馆长的指令下达到部主任那里，副馆长在馆长与部主任之间充当了联系的纽带和桥梁。部主任处于承上启下的重要地位，他们在馆长的统一领导下，充分发挥主动性、积极性，组织部内人员认真完成本部工作任务。因此，馆长应使部主任有职、有权、有责，鼓励和支持他们大胆工作、主动开拓，从而使全馆工作呈现出活力。
部主任之间是一种横向关系，由于图书馆业务上的各个工种和各道工序之间是紧紧衔接在一起的，因此部门之间不允许“割离”。部主任之间应互相通气、互相配合、互相支持、互相谅解，以求团结与合作。
处理好管理者之间的相互关系，是项复杂、艰巨而又重要的工作，一方面要从根本上提高管理者处理好相互关系的自觉性，凡事顾全大局，自觉牺牲局部或个人利益，这是管理者团结、和谐、合作共事的思想基础。另一方面建立必要的会议制度、请示汇报制度、谈心制度等等，使管理者之间能够上下沟通，思想见面，这是管理者协调一致的制度保证。
3.3 工作人员之间的关系
图书馆任何一名工作人员都是图书馆的代表，是图书馆赖以生存和发展的细胞，如果没有工作人员的共同努力，图书馆的目标、计划、措施就可能落空。由于工作人员的知识水平、个人修养、价值观念、理解能力、性格等方面存在差异，对同一事件或同一问题会产生不同的看法和态度。因此，在图书馆确定目标、组织实施过程中，工作人员之间的意见分歧、矛盾或冲突随时都可能发生。图书馆领导者必须注重随时协调工作人员之间关系，化解其矛盾和冲突，使工作人员和睦相处、互相尊重、互相理解、互相帮助，共同维护团结和协的内部环境，增强图书馆的内聚力。
第一，积极为员工营造良好的交往环境，在工作人员之间，推崇团结、友爱、互敬互助的高尚风格，努力创造条件为员工之间沟通提供机会。领导者必须有意识地创造一些交往环境，如经常组织业务竞赛、参观学习、经验交流、文化娱乐等活动，使员工在共同的活动中获得共同的话题和共同的感受，并在此基础上形成许多共同的认识，从而建立起密切的员工关系。再如对馆内能力水平相近的人员定期进行轮岗，让他们对不同岗位的工作性质、任务了解和熟悉，从而增进不同岗位员工之间的交流和沟通，建立理想的人际关系。
第二，要注意员工的性格差异，为每位职工的个性健康发展提供有利条件。在一个集体中人的个性是各种各样的。领导者在安排工作时要注意人员的搭配，让一个岗位的工作人员能互相满足、互相弥补。同时，要善于观察分析每个员工的个性特征，在使用上尽量做到扬长避短，为他们提供一个满足自我实现需要的环境。
第三，要努力使工作人员的心理保持平衡，使每一位工作人员感受到自身价值所在。图书馆领导要经常给员工以多方面的肯定，告诉每位员工在各自岗位上的重要作用以及对整个图书馆的贡献，从而满足职工的心理需要，激发他们潜在的高尚情操，凝聚图书馆工作人员的整体力量。
3.4 职能部门之间的关系
图书馆像其他高度结构化和以等级形式为基础的机构一样，按功能划分为若干个职能部门，如采编、流通、阅览、参考咨询、技术服务等部门。它们均是为实现图书馆目标而设置的。他们分别执行着自己的职责，为达到组织的总目标去完成各自的工作任务，虽然他们有着各自不同的分工，但是运行方向是一致的。部门之间的协作、协调对图书馆各项工作的开展起着关键作用，对于实现图书馆目标起着直接促进作用。
在图书馆实际工作中，这种部门化的格局容易使每个部门在考虑问题和工作时仅仅为自己所在部门着想，常常按照自己的工作方式自行运作，影响了各职能部门之间关系的协调。为了加强各职能部门之间的团结协作，图书馆必须建立、健全岗位责任制，明确各部门的责、权、利；加强组织观念，克服本位主义，树立全馆一盘棋的观念；加强信息交流，疏通各部门之间的信息传播与反馈渠道；确立科学而且实事求是的总体目标。除此之外，还应强化为“内部顾客”服务的意识，也就是为“下一道工序”服务的思想。在这种协力的工作集体中，各部门间相互协作，沟通相互间的信息渠道，了解彼此的工作特点、工作情况及可能遇到的问题，互相配合，互相支持，产生最佳效益，保证图书馆各项任务的顺利完成。