摘要：随着社会的不断发展，法治的不断健全，人事档案的利用也从原来的单一考察政审等发展到如今的综合利用，许多用途和企业员工的切身利益紧密相连，例如：办理房产公证、遗产继承、确定“三龄一历”等。而在档案的实际利用中，却存在档案资料缺失或手续不全等现象，严重地影响了人事档案的利用率和可信度。对于企业员工来说，收集他们从开始入职到离职这段时间的人事活动的完整记录，就形成了个人的人事档案。人事档案材料是否真实、完整、齐全直接影响利用效果，所以，材料收集是人事档案管理工作中最重要的环节。
关键词：企业员工；人事档案；材料收集
引言：人事档案材料的收集是人事档案管理工作中最重要的环节，本文从企业人事档案材料形成的三个阶段详细讲述了如何做好人事档案材料的收集及追补，通过把好材料入门关、质量关和更新关，并加强档案业务知识学习，提高档案管理业务水平，从而达到人事档案材料齐全、完整的目的，为人事档案管理工作者提供切实可行的指导和借鉴。
一、企业员工人事档案管理发展现状
（一）自行管理
凡企业资产属全民所有制的企业，经上级主管部门授权，可具备人事调配及档案管理资格，自行管理企业正式员工的人事档案。企业于人事管理部门下设档案管理专职岗位，负责管理员工人事档案，并为其提供档案接转、档案整理、资料收集、资料归档、资料利用等与档案相关的服务。
（二）委托管理
委托管理，顾名思议，指的就是委托第三方机构管理，企业主要在下述2种情况下，采取委托管理的方式管理员工档案。自2008年1月1日国家实施劳动合同法起，企业员工不再进行正式员工与临时工的界定，许多企业与人才服务机构签订企业人事代理协议，在录用新员工时，即将其人事关系委托人才服务机构管理，员工档案也由人才服务机构统一管理。企业人事只需负责员工的招聘、培训、使用，以及在授权系统中根据企业招聘及离职人员情况进行企业员工名册的增减，同时，负责收集工作中形成的学历教育、专业技术职务、考核等动态信息资料，提交人才服务机构归档即可，与档案管理有关的一应事宜均全权委托人才服务机构办理。企业中的劳务派遣员工，由于派遣用工的用人主体为劳务派遣公司，实际用工单位与劳动者之间只是劳务关系，不能管理其人事档案，而劳务派遣公司承担了劳务派遣员工招聘录用、劳动合同管理、工资管理、绩效管理、保险福利管理、安全生产管理、计划生育管理等整套人力资源管理服务工作，唯独在档案管理方面，没有获得相应权限。实际用工单位或劳务派遣单位对员工档案重视的，即委托人才服务机构代管派遣员工人事档案，缺乏档案管理意识的，则不闻不问。
二、做好企业员工人事档案材料收集工作的对策
（一）把好人事档案材料收集工作的“入门关”
首先，进入企业前的材料收集。员工在进入企业时，产生的材料是招聘材料，包括招聘登记表、审批表、就业协议书、体检单。招聘材料主要是企业内部自己安排招聘活动产生的材料，比较容易收集，只需企业相关部门配合就可以。进入企业前形成的材料收集按照招聘途径的不同大致有3种情况，不同情况下要收集的材料也不同。大中专院校毕业生进入企业，除了收集招聘材料，还要收集学籍档案、就业通知书。其中学籍档案因为包含入团或高中学历材料，在确定员工的一些信息时起到关键作用，所以特别重要，不能缺失。如缺失可以和学校的就业办公室联系或通过当地的人才交流中心查找，而且应及早发现及早查找，防止学籍档案长时间缺失不易找回，影响后期利用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆转业退伍军人进入企业，除了收集招聘材料，还需收集转业退伍军人的部队档案。转业退伍军人的档案里包含的学历和入伍材料等同样对个人信息的认定起着关键作用。如缺失可以和本人联系询问档案的去向，发函追回，也可以与当地的转业安置部门联系取回档案。从企业外招聘进入企业，除了收集招聘材料，还需收集原企业形成的档案，这部分材料对员工的“三龄一历”起着决定性的作用，也必须要有。如档案缺失必须追补。接到档案后，要按照档案接收标准进行审核，对缺少的材料及时向原单位追补，保证员工进入企业前形成的材料完整；其次，在企业中形成的材料收集。员工进入企业后，主要是根据其人事活动而产生的一系列材料，这部分材料主要是由企业内部或当地各部门形成，如缺失，相对于进入企业前形成的材料追补起来要容易一些，但不及时追补也会严重影响利用，所以，档案管理人员一定要多与材料形成的各个部门联系，多沟通，掌握材料形成的程序和特点，及时全方位地收集这些材料；最后，离开企业时的材料收集。当员工离职或退休时会产生离职材料，这些材料对以后员工的管理同样是很重要的，关系员工到新单位的利益和利用，所以也需要高度重视。重点是要和员工管理部门联系，将办理离职或退休产生的审批材料和劳动合同书等材料及时收集入档。
（二）把好人事档案材料收集工作的“质量关”和“更新关”
收集的材料最终能否起到作用，和材料的质量有很大关系。一份完整齐全的材料必须内容填写真实、完整，手续完备。通常影响材料质量的情况有以下几种：第一轮，填写不完整。收集材料时应重点关注材料的完整性。例如，履历类的材料主要是对员工的个人信息进行掌握，认真检查各个填写项是否完整；工资表是对工资的记录，记录工资的那一项必须要完整。第二，手续不完备。主要关注材料需审核的地方是否有盖章和落款时间，需签字的地方必须有签字。第三，材料不规范。主要是关注档案材料填写格式是否规范，纸张大小是否符合要求。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，材料存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，使员工人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化，不利于档案的利用。同时还要把好入档材料的“更新关”。人事档案管理人员要主动与人事档案材料形成的相关部门联系，及时收集新的档案材料。可建立收集网络，指定收集联络员，定期开展人事档案相关知识和政策的培训。同时，还要关注材料收集联络员的变动，及时补员，防止因收集联络员变动而造成材料收集缺失。做到收集经常化，不遗漏、不拖延、不积压，确保员工人事档案材料齐全完整，与实际情况同步。在更新的同时，还要注意做到档案材料规格统一[1]。
（三）加强档案业务知识学习，提高档案管理业务水平
由于人事档案材料来源于企业各个部门，各部门随着工作的变化，相应产生的材料也在变化；另外，随着市场经济体制的建立和人才流动速度加快，各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。面对上述情况，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，为此，档案材料管理人员必须熟悉各个部门的工作环节，加强业务学习，掌握党、国家、企业的新政策、新规定，及时调整思路。同时，还要与同行交流，学习总结好的管理方法和做法；学习现代化信息技术，在材料收集、查借阅、整理、提供利用等方面提高工作效率，减轻繁琐的重复性工作，从而提高档案管理业务水平。
结论
人事档案管理工作是一项默默无闻的工作，不容易取得明显成绩，作为人事档案材料的收集管理人员，要耐得住寂寞，沉下心来，深入其中，才能做好人事档案材料的收集这一最基础的工作[2]。
参考文献：
[1]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（8）
[2]曾华.事业单位改革与人事档案管理创新[J].行政事业资产与财务，2015（23）
论文作者:康欣
论文发表刊物:《基层建设》2018年第29期
论文发表时间:2018/11/17
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