《中国学术会议文献通报》与美国《会议论文索引》差异探微，本文主要内容关键词为：学术会议论文,美国论文,中国论文,文献论文,索引论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着世纪之交的到来，信息对科学技术与社会经济的发展起着越来越重要的作用，便利的交通使人们有更多的机会参加国内与国际的各种学术会议，发表最新的学术见解，探讨最新的学术动态，使学术会议及会前文献这种“零次情报”的含金量大大增加，反过来又吸引了更多的人加入到这一信息交流行列中来。这一点可从著名专家、学者那频繁的会议日程表上得到印证[1]。与期刊论文相比，会前文献虽然有不成熟的一面，但却有很大的时差方面的优越性，后者对科研人员是极为重要的，往往是有关本研究领域最新动态的只言片语的报道或一个灵感、一个思想火花，便可能成为他们进行研究与创造的源泉，何况还可以通过专门报道学术会议及会前文献的检索刊物→大型图书馆（或会议承办者或作者本人）→原始会前文献的途径获取进一步信息。因此，报道学术会议及会前文献的检索刊物自然受到科研人员及科技情报工作者的高度重视。《会议论文索引》(Conference Papers Index,CPI)是报道国际科技会议与会前文献的代表性检索刊物之一，而《中国学术会议文献通报》(Academic Conference Papers Index of China,ACPIC)则是国内报道学术会议及会议文献（包括会前文献与会后文献）的唯一检索刊物。这两种检索刊物是我国科技工作者了解国内外学术会议概况、分析本研究领域最新学术动态的重要信息源。
1 两刊收录范围、报道量及报道时差的对比分析
《中国学术会议文献通报》创刊于1982年，是由中国科技信息研究所与中国农业大学合办的报道学术会议文献的检索性刊物，它以题录的形式报道全国各学会、协会，各部委及所属单位在国内召开的全国及国际性学术会议的会议文献，内容涉及数理科学和化学、生物科学、医药卫生、农业科学、工业技术、交通运输、航空与航天、环境科学、文化教育及管理等学科领域。《会议论文索引》创刊于1973年，几经沿革，目前由美国Cambridge Scientific Abstracts公司编辑出版，它是报道世界各国及国际间即将召开或刚刚召开的学术会议中提交论文情况的国际性检索刊物，报道内容涉及12个学科：Animal and Plant Science（动植物科学）、Biochemistry（生物化学）、Biology（生物学）、Chemistry and Chemical Engineering（化学与化工）、Clinical Medicine（临床医学）、Environmental Science（环境科学）、Experimental Medicine（实验医学）、Geoscience（地球科学）、Marine Science（海洋科学）、Mathematics and Computer Science（数学与计算机科学）、Multidisciplinary（交叉学科）和Pharmacology（药物学）。现将两刊收录范围、报道量与报道时差的对比列于表1。
由上述对比可看出，ACPIC的报道范围除数理化、生物、医学等基础学科外，还涉及工业、交通、航空航天等技术领域及文教、管理等领域，而CPI的报道范围主要涉及基础学科，其中与生物学有关的内容占了6个学科，其它如地学、海洋科学及环境科学也都属基础学科。两刊的这种区别应引起读者的注意。另外，ACPIC既报道会前文献，也报道会后文献（以公开出版的论文集为主），而CPI则全部是会前文献。由于美国等西方国家的一些著名学会往往在会前将提交会议的文献印制成预印论文(preprint paper)进行发放，故可大大缩短CPI的报道时差，这可能是CPI与ACPIC两刊报道时差大相径庭的原因之一（CPI的报道时差为5～9个月，ACPIC为5～32个月）。至于报道量，CPI的年报道量约7.2万条，而ACPIC仅为1.6～2.2万条，前者是后者的4～5倍。
2 结构对比分析
ACPIC的书本式出版物为月刊，最后一期（第12期）为年度主题索引。CPI为双月刊，每年6期，另外出版的第7期为年度索引本，现将两刊所含栏目列于表2。
由表2可看出，两刊的结构基本相似，例如除正文部分外，ACPIC的分类目次表与CPI的会议查询表的作用是一样的。两者的主要区别在于索引部分，即CPI除了在年度索引本中列有会议名称索引、著者索引及主题索引外，还在每期中附有著者索引和主题索引，大大方便了读者的查阅，而ACPIC仅在第12期中列有主题索引，使其作用受到了限制。
3 著录格式和编排体系对比分析
3.1 著录格式 ACPIC与CPI都是以题录形式报道学术会议文献的，现将两刊的著录格式列于表3。从表中可看出，ACPIC著录格式中体现的主要是文献的信息，而会议本身的信息几乎没有；CPI著录格式中会议本身的信息与会议论文信息同时存在，前者如会议名称、日期、地址、主办单位及会议文献订购通知等。这种著录格式可使读者对会议有比较全面的了解，例如读者可通过订购通知获取进一步的资料。由此可见，两者在著录格式上也存在明显区别。
3.2 编排体系 ACPIC与CPI的题录都是按会议名称集中排列的，以便读者了解会议论文的全貌，它们的区别在于科学分类方法与排列顺序不同。ACPIC每期开头都设有学科分类目次表，目录采用《中国图书馆分类法》（第3版）的分类顺序排列，便于读者按分类途径检索会议及会议文献。例如，军事、经济、数理科学与化学、生物、医学、交通运输及航空航天等学科内容依次排列。CPI的12个学科则按其分类类名的字顺编排，同一类按会议登记号顺序排列。例如，排在第1、2位的分别是以字母A、B开头的Animal and Plant Science、Biochemistry，排在最后两位的分别是以M和P开头的Multidisciplinary、Pharmacology。因此，对两刊上述编排上的不同，读者应予把握。
4 辅助索引对比分析
期刊设置辅助索引是为读者提供各种检索途径，以提高检索速度和准确性，最终达到提高利用效率的目的。ACPIC与CPI的辅助索引对比见下表。
CPI每期都编有主题索引和著者索引，在年度索引本中除了前两者的累积外，还有会议名称索引。CPI信息报道量大，但其辅助索引的设置方式能与刊物本身的特点相适应，因此给读者的使用带来很大便利。ACPIC只在第12期设有年度主题索引，也就是说ACPIC的辅助检索途径只有主题索引这一条。由于目前APCIC办刊规模较小，上述形式尚能满足需要，但从发展来看，它应与国际大型检索刊物接轨，增加辅助检索途径，以便进一步提高刊物质量和利用效率。
5 检索途径的对比分析
ACPIC可利用每期的目录从分类途径进行检索，也可利用年度主题索引从主题途径进行检索；而CPI则可利用会议查询表检索，它的作用类似于ACPIC的分类目录，更可通过主题途径（利用期、年度主题索引）、著者途径（利用著者索引）及会议名称索引进行检索。现将两刊的检索途径列于表5。
下面以主题途径为例，对比分析ACPIC与CPI的检索方法。
ACPIC为年度主题索引，编排在每年度的最后一期。主题词按国标字库规定进行排序，编制原则如下：第一部分为英文字母为首的主题词，第二部分主题词按一级字库汉语拼音音序排列，第三部分按二级字库偏旁排列。检索时根据汉语拼音字母音序和主题索引编排原则→主标题词→主标题词后的流水号（6位数）→查找刊物中与其对应的顺序号（流水号前加上年号，1996年则加96，如96125036）→所查题录。例如查阅1996年有关水稻的会议文献情况，则可从字母S下找到主标题词水稻，在其下面有若干流水号：280076，295011，685022…，然后根据相应的顺序号96280070，96295011，96685022…，在本年度相应各期中查看题录，决定取舍。
CPI的主题索引(Subject Index)是按主题词的字顺排序的，主题词是直接抽取每篇会议论文标题中具有实质性含义的词编制而成的，平均每个标题抽取的主题词为5个，当标题中某一词作为主题词时，其它词则成为说明语和修饰语。检索时根据需要确定若干个检索主题词，只要其中有一个检索词与会议论文标题中的词相符合，即可检出该题录。例如，检索1996年水稻(rice)方面的会议论文，从年度主题索引中rice一词下可发现多篇论文的信息：
Rice and maize Differential ammonia-elicited cytosolic pH………96047343
Rice and vegetable crops,Role and structure pupal…………………96010703
Rice beverage,Optimum condition of retort processing for…………96059239
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Rice waterweevil larvae in rice and pest management…………………96030724
根据rice后所随的其它词作说明语，即可判断其是否符合要求，如需要则可按顺序号检索出其全部著录。
6 思考与建议
作为国内检索期刊，ACPIC与国际大型检索期刊CPI之间存在差距是必然的，但是否能认真分析、正确对待、逐步缩小这些差距，使ACPIC在我国的科技信息领域中发挥更大的作用则是值得思考的问题。笔者认为，上述差别既有客观条件的限制，例如我国学术会议的信息发布渠道与ACPIC的信息收集渠道之间存在着信息流不畅通现象，更有主观因素的成份，即ACPIC在办刊指导思想与竞争意识上有待更新和提高。
6.1 ACPIC与CPI在报道量、报道时差方面存在明显差距 CPI是国际性检索期刊，所报道的会议多，故信息量自然比ACPIC大。然而CPI的报道时差最长者为9个月，ACPIC则为34个月（均据1996年统计），这一差距说明ACPIC在办刊质量方面大有潜力可挖。现代通讯技术、计算机技术及信息网络化技术在信息传播领域的迅速渗透，使得书本式出版物正在失去其以往的主导地位。作为一种检索性期刊，ACPIC应在缩短报道时差等方面下一番功夫，真正发挥其涉及领域广、报道周期短、实用性强的特点，否则是很难在信息社会化的竞争大潮中生存和发展的。我国的学术会议往往提前半年、1年甚至更长时间开始征集论文，主办者完全有时间像国外同行那样印制预印论文进行发放，以便ACPIC等相关检索期刊能及时收集、加工这些信息，使其及早与读者见面。
6.2 ACPIC与CPI在著录格式、辅助索引设置等方面也有显著不同 著录格式和辅助索引设置对所提供信息的质量也有很大影响，CPI的著录中除了会议论文的信息外，会议本身的信息十分齐全，后者对读者来说同样十分重要。例如读者可根据会议的文献订购通知来获取会议录、会议论文集等全面资料。而ACPIC则以会议文献作为唯一信息来报道，因此也就降低了信息的质量。由于CPI的信息报道量大，故在出版年度索引本的同时，还在每期中设置主题索引与著者索引，从而很好地解决了信息量大与检索繁琐的矛盾，读者在使用时也极为方便，而ACPIC只在每年的最后一期设置主题索引，其有效利用会因此受到一定影响，从发展角度看，这也是ACPIC有待改进之处。
6.3 与国际同类刊物接轨的问题 据CPI介绍，它在出版书本式出版物的同时，还设计有计算机数据库供读者使用，既可通过DIALOG、STN等著名检索系统进行联机检索，也可使用其磁盘进行脱机检索，这就大大扩展了刊物的使用范围。国内的一些检索刊物也纷纷出版光盘数据库等电子出版物作为刊物的补充、提高和扩展。中国科技信息研究所万方数据中心推出的“中国学术会议论文数据库”可被视为ACPIC的光盘数据库[2]，这是ACPIC与国际刊物接轨，进而迈向信息自动化、电子化的重要一步。
ACPIC的英文全称为Academic Conference Papers Index of China，而英文中paper是指手稿或未公开发表的论文，在会议文献中显然是指会前文献，但ACPIC收录的文献既有未公开发表的会前文献(papers)，又有公开发表的会后文献(publications)，因此显得混乱和名不副实。笔者建议，如果ACPIC不改变收录文献的范围，则应更名为Academic Conference Papers and Publications Index of China。如果仍用现名，则应将其中的会后文献单独成册或另设刊物报道，以免在国内国际交流中引起混淆和误解。
总之，ACPIC应将其在信息的编排与设计、刊物的出版与发行等方面与国际同类刊物全面接轨作为其发展的方向与目标。
正如CPI在其前言中提到的那样，会议论文可比期刊论文提前数月甚至数年出现，这对信息时代的科学工作者来说意味着什么是不言自明的，而且论文一旦在会议录(proceedings)中出现，便永远不会在期刊中找到它了，所以专门报道会议文献的检索期刊作为重要的科技信息源而日益受到人们的广泛重视。ACPIC与CPI相比有较大差距，但也说明它有很大潜力可挖，希望ACPIC能发挥优势，克服缺陷，提高质量，越办越好，为中国的信息事业作出其应有的贡献。
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