中美数字档案馆建设需求标准比较研究_档案管理系统论文

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      [分类号]G279.3

      数字档案馆建设需求标准明确电子文件管理所要达到的功能目标和强度，是指导数字档案馆实践的纲领性文件，在数字档案馆建设中起前端控制的作用。近年来，美国、欧盟、澳大利亚等国家和地区陆续制订了多个电子文件管理系统需求标准，其中美国国家档案馆2010年发布的最新版《数字档案馆需求标准》(Electronic Records Archives Requirement)(以下简称ERA需求标准)是这些需求标准中影响较大，具有代表性的需求指南。我国也于2010年由国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》，用以指导我国的数字档案馆建设，从本质上来说，该指南是一份指导数字档案馆建设总体的需求文档。本文正是基于此角度，对这两份作为国家层面数字档案馆建设的指导性文件展开深入的比较分析，研究当前我国数字档案馆建设需求存在哪些优势和不足，以及未来的发展方向，为我国数字档案馆建设需求标准的制定提供思路和有益借鉴。

      1 ERA需求标准与《数字档案馆建设指南》的发展背景

      ERA需求标准是美国国家档案馆(National Archives and Records Administration)(简称NARA)2010年发布的，旨在为美国国家档案馆成立的电子文件档案馆提供需求依据，并且该标准在实际系统的分析和设计过程中不断完善。ERA标准说明了电子文件的一系列流程处置需求，包括移交、接收、保管和利用等。

      《数字档案馆建设指南》是我国国家档案局组织编写并发布的，为全国各地数字档案馆建设提供指导的规范性文件，涉及原则、要求、步骤等一系列顶层建设要求。

      《数字档案馆建设指南》与ERA需求标准都是国家层面的数字档案馆建设需求指导文献，但由于国情不同，二者虽在指导性和理论基础方面具备一定的共性，但在功能需求内容、侧重点、需求架构等方面也呈现出一定的差异。

      2 《数字档案馆建设指南》与ERA需求标准的共性分析

      2.1 理论依据一致

      从《数字档案馆建设指南》和ERA需求标准的理论依据来看，这两个标准都遵循文件生命周期理论。所谓文件生命周期理论指的是描述一份文件从创建、接收、分发、处理、保管、利用到销毁整个过程的理论。文件生命周期理论一直是国际档案领域进行档案管理的经典指导理论。

      ERA需求标准明确提出电子文件管理系统必须支持美国国家档案馆对各种类型文件的生命周期管理，其详细功能需求体现了电子文件管理系统从概念设计阶段的分类方案设置到文件捕获、创建、接收、现行利用，到保管、存储、利用等生命周期过程，并且其需求类目也是按照文件生命周期职能活动来建立的。而我国《数字档案馆建设指南》中也涵盖了档案管理的各个流程的要求，在管理系统功能要求中，也明确了数字档案馆管理系统收集、管理、保存和长久保存的要求，实现档案管理的各业务环节的自动化、网络化。电子文件生命周期的业务流程都植入各项管理要求中，同样体现了文件生命周期理论。

      鉴于以上分析，我国《数字档案馆建设指南》与美国ERA需求标准尽管作为不同国家和地区的指南和标准，但其功能需求却始终遵循文件生命周期理论。

      除文件生命周期理论外，《数字档案馆建设指南》和ERA需求标准也同样遵循国际文件管理系列标准《ISO15489信息与文献—文件管理》(以下简称ISO 15489)。

      例如ERA需求标准中具备对文件管理真实性、完整性、可利用性、可扩展性的需求，与ISＯ15489中规定的文件管理要求相一致。而《数字档案馆建设指南》也明确要求严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。鉴于我国等同采用了ISO标准《ISO15489信息与文献—文件管理》，确定为《GB/T26162.1-2010信息与文献—文件管理第1部分：通则》，因此《数字档案馆建设指南》的设计思想中也必须遵循ISO15489标准的要求。统一遵循国际文件管理需求标准，也使这两份需求文档具备了很高的科学性和系统性。

      2.2 功能需求框架结构一致

      ERA需求标准与我国《数字档案馆建设指南》虽然在功能需求内容表述上存在差异，但是其最核心的功能框架建构却有着一致性，如表1所示。

      如表1所示，ERA需求标准功能框架包括九类功能：文件管理、文件捕获、长久保存、系统及档案数据安全、文件利用及行政职能、用户需求等。《数字档案馆建设指南》中管理系统功能涉及四类，分别为管理功能要求、保存功能要求、收集功能要求和利用功能要求。如果仅就此进行比较，会看出我国建设指南中所涉及的系统功能需求较为简单，缺少相关的安全功能要求、行政机构职能要求及系统自身的运行、管理要求等，虽然在系统功能需求中未列出具体需求，这并不意味着我国的建设指南缺乏此类需求，而是将此类需求植入到应用系统开发和服务平台构建及保障体系建设、档案信息资源建设等内容中。因此，从本质上来说，我国的《数字档案馆建设指南》与美国ERA需求标准功能结构是基本一致的。

      

      3 《数字档案馆建设指南》与ERA需求标准的特性分析

      由于我国与美国国情不同，数字档案馆建设的进度不同等具体情况，导致两国数字档案馆建设的需求文档存在着各自的特殊性，通过比较分析可以发现值得我国补充和借鉴的地方。

      3.1 需求文档应用对象范围不同、战略高度不同

      ERA需求标准的提出，着眼点是针对当前大数据、云计算等信息技术的高速发展。当今社会从信息时代走向知识时代，数字文件作为当今时代档案的核心构成部分，从保存历史记忆的角度出发，建立数字档案馆而提出需求文档。作为美国国家档案馆(NARA)发布的电子文件档案馆需求方案，ERA系统支持NARA对美国联邦政府总统文件、国会文件、联邦法院及美国政府机构文件的生命周期管理，范围包括NARA完整的电子文件生命周期处理以及非电子文件部分生命周期处理流程。还将用于管理NARA接收的捐献档案。该需求文档应用范围主要适应美国国家电子文件管理国情的特点，是美国国家层面的数字档案馆需求文档，并且在实践中该标准不断改进，逐步发展和完善。

      而我国《数字档案馆建设指南》则是为全国各地的数字档案资源库的建设提供指导，是宏观的总体的建设需求指南，涵盖了软硬件及平台等各方面建设需求。与ERA需求标准相比，我国的《数字档案馆建设指南》起点相对较低，认识相对不足，总体思路相对简单，二者的战略层次还存在着一定的差别。主要体现在以下两点：

      (1)从空间维上看，虽然同为国家层面的数字档案馆建设需求指南，ERA需求标准中需求覆盖宏观、中观和微观三个层面，涉及文件管理整个生命周期各个功能模块需求，而我国的《数字档案馆建设指南》则主要集中在宏观层面，不涉及具体详细的微观层面的需求，其中管理系统功能需求主要为收集、管理、保存、利用四方面功能需求，功能需求陈述层次较少，结构体系单一。

      (2)从时间维上看，美国ERA需求文档于2002年4月发布了第一版，至今共发布了五个版本，当前最新版本为2010年7月发布的4.0版本，由美国NARA项目管理办公室需求小组制定。美国ERA需求标准版本的不断更新充分体现了其是一个科学的发展体系，紧贴时代，及时更新修改。相比而言，我国的数字档案馆建设开展至今也有十余年，但《数字档案馆建设指南》发布于2010年，文档发布时间上落后于美国，且发布后至今已有四年，但该指南并未进行版本更新，我国数字档案馆建设的发展阶段性并没有得到充分的体现。

      因此，从时空二维的层次上进行比较，可以发现我国的《数字档案馆建设指南》作为我国数字档案馆建设的指导性文件还有一定的发展空间，ERA需求文档具有更高的战略眼光，起点较高，总体思路清晰。

      3.2 功能需求模型定位不同

      美国ERA需求标准中明确指出，其需求模型是基于开放档案信息系统模型(Reference Model for an Open Archive Information System)(以下简称OAIS)建立的，如图1所示。

      OAIS模型将电子文件管理系统视作独立集中的馆藏，从各种各样的外部资源中捕获文件进入数据库统一管理。基于该模型建立的电子文件管理系统包括六大功能，即采集、数据管理、档案存储、利用、长久保存计划和管理功能。

      ERA需求标准明确了其是建立在OAIS模型基础之上，清晰地界定了该功能模型的定位。我国目前正在开展或实施的各个数字档案馆项目，是按照国际标准ISＯ14721《开放档案信息系统参考模型》来进行系统架构，我国《数字档案馆建设指南》也是基于该模型展开，但并未明确我国数字档案馆建设所采用的信息系统模型，未给予其一个清晰的定位。信息系统模型作为数字档案馆建设最重要的基础架构，笔者认为应明确统一我国数字档案馆建设应采用的系统模型架构，同时对数字档案馆的各个构成部分应有明确的思路，便于实现数字档案馆之间的互联互通。

      3.3 功能需求侧重点不同

      我国的《数字档案馆建设指南》较侧重数字档案馆建设过程中的软硬件平台建设需求及数字档案资源建设等内容。而ERA标准对电子文件管理的后端需求，例如利用和长久保存的需求较为关注，具体包括：

      (1)ERA需求标准较我国更为关注利用和长久保存需求

      

      图1 开放档案信息系统模型

      ERA标准对利用和长久保存需求较为关注。在利用方面，ERA提出著录功能需求，特别是多级次著录，即电子文件著录必须遵循特定级次(案卷、类别、文件集等)进行，并且应维护不同级次著录信息之间的关系。

      ERA标准也提出了长久保存的需求，包括如何长久保存在转化过程中电子文件的重要特征，以及确保电子文件在面临存储、检索、档案处理、通信和管理技术的不断变更时，仍能以真实的拷贝形式输出。同时，ERA将为电子文件定义不同的长久保存策略和相关的长久保存和访问级别，支持长久保存计划和策略的创建和管理，以便于在确保电子文件真实性的前提下，推动电子文件向不同的长久保存格式转化。系统必须生成以及维护所有长久保存行为的审计跟踪，来支持验证文件从系统中输出的真实性等。

      我国《数字档案馆建设指南》虽然也涉及保存、利用功能要求，但缺少ERA标准中详细的微观要求，就长久保存功能而言，我国具体的需求仅涉及四项内容，包括保存格式、定期迁移等。ERA标准中长久保存功能需求涉及九个类目，包括长久保存流程(长久保存评估、自动化执行、转化、批处理、审计追踪等各个流程)、长久保存数据接收时数据格式、定义数据与文档关系、提供转化永久保存格式、语种扩展性及提供长久保存计划等，共80条具体需求陈述。就利用功能要求而言，我国的建设指南中涉及七条需求陈述，包括数据检索利用、编研、在线利用、增值服务、统计等，而ERA标准中不仅涉及检索利用等功能要求，还包括系统对规范记录的管理要求，所以在各个功能需求的细化程度上，我国还需要参考ERA需求标准并集成进该类需求。

      (2)ERA需求标准较我国《数字档案馆建设指南》更为关注安全需求的可操作性

      我国《数字档案馆建设指南》在保障体系建设中提及安全保障体系，提出“数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全”，并提出了安全保障体系建设的实现途径：“一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，二是建立健全的数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。”而ERA需求标准中，安全需求是该标准的重点内容，其对安全需求的陈述更详尽，更细化，操作性更强。ERA需求标准中对安全的需求从两方面展开，首先是系统应当管理电子文件的安全性，分为13个类目，涉及访问权限、密级标记、访问授权隔离电子文件、禁止未经授权修改、提供可配置的数据访问控制功能方案等；其次是系统自身安全的相关需求。因此，在可操作性、实践性上，ERA需求标准更具有优势。在当前档案安全保障体系建设作为我国档案三个体系建设之一，应在安全需求的可操作性上借鉴美国ERA需求标准。

      4 对完善我国数字档案馆需求标准建设的建议

      对我国《数字档案馆建设指南》与美国ERA需求这两份标准的比较，实质上是对数字档案馆建设管理需求的比较，二者不仅存在共性，更存在差异。通过比较分析，我们应该进一步深化我国数字档案馆需求标准建设的紧迫性、必要性及时代号召性的认识，以我国电子文件管理的实际国情为基础，借鉴和吸收ERA需求标准的理念以及ERA标准在电子文件管理利用及长久保存和安全等方面的需求，制定出适合我国实践的数字档案馆需求标准。

      我国数字档案馆需求标准制定实施与完善需要：

      (1)制定专门配套的需求标准：我国的数字档案馆建设目前拥有宏观的《数字档案馆建设指南》这样的指导性文件，指导建设科学的数字档案馆不仅要有指南，还要有专门的配套性的各类标准规范，这其中需求标准应该是重中之重，因为它决定了数字档案馆建设后续标准的制定，并对后续标准的制定具有牵引和重要意义。当前，国际上针对数字档案馆建设和电子文件管理先后发布了一系列的需求标准，如国际标准《ISＯ30301信息与文献—文件管理系统—需求》和《ISＯ30303信息与文献—文件管理系统—审计和认证机构需求》等。目前，我国电子文件管理需求标准《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)已经作为正式的国家标准颁布。以上更多的是电子文件管理系统需求，但电子文件作为数字档案馆的主要管理对象，注重以上国际和国内电子文件管理系统需求标准的研究和实践，可以为我国数字档案馆管理系统建设、使用和评估提供一定的依据，为我国数字档案馆建设的相关标准制定提供参考，是我国《数字档案馆建设指南》的有力补充，在很大程度上能推动我国数字档案馆建设，改善本文比较分析中目前存在的需求不足的问题，确保我国数字档案馆建设的科学性，有效提高我国数字档案馆管理的实践性。

      (2)需求标准应建构在科学的模型基础之上，即应该像美国ERA需求标准那样按照国际标准化组织(ISO)的《ISＯ14721空间数据和信息传输系统—开放档案信息系统—参考模型》作为我国数字档案馆需求标准建设的基础架构，科学的顶层框架模型将直接关系到我国数字档案馆建设的科学性。目前，世界各国数字档案馆建设普遍采用该模型，我国也基本按照该模型进行架构，但是应在我国数字档案馆建设指导性的文件或者配套的标准中加以明确，同时还应结合我国的应用实际，进行优化调整，使其成为更适合我国国情的需求标准架构。

      (3)应注重需求标准的体系完备性与及时更新性。我国应在制定数字档案馆需求标准的过程中关注其功能需求体系，结构合理，层次清晰，建立整体上规范与统一的需求标准体系。同时，还应关注我国数字档案馆建设的发展阶段性，根据发展和应用的过程和实际情况，及时调整更新数字档案馆建设过程中的各类标准体系。

      (4)需求标准内容与实践应用相结合，突出重点并强化可操作性。我国应从系统论角度出发，加强我国数字档案馆建设需求分析的理论和实践研究。在美国ERA需求标准中其实践性体现于附录中专门的需求列表、详细的需求类目及需求层次，各个次级结构依次细分，具有可操作性，指导性非常强。我国数字档案馆需求标准建设也应当建立各个模块的详细需求列表，供各类机构、各种类型文件使用，增强其实践应用性，突出需求重点。

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