摘要：学生档案是每位学生的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础。学生档案管理工作是学生管理的基础性工作之一，是记录学生在校表现和学业状况的重要资料，不仅对在校学生的教育和管理有着重要意义，对学生毕业后的人生发展也起着十分重要的作用，所以，要重视并做好学生档案的管理工作。本文主要是对高校学生档案管理存在的问题及其应对措施进行分析论述，希望能够提供一些有价值的参考，从而促进高校学生档案管理工作的健康开展。
关键词：高校；学生档案；
高校学生档案，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践活动的真实历史所形成的原始记录，体现了档案的惟一性和真实性，以及无法替代的凭证性。它为学生毕业后继续深造、参军政审、录用单位了解学生等提供真实可靠的依据。高校学生档案管理是对学生在校期间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及转递等工作。但有关于学生档案管理工作，相关职能部门并未出台相关标准和统一模式，因此，探讨具有高校特色的档案管理模式，切实做好高校学生档案管理工作，让档案物有所值、物尽其用，具有重要的理论意义和现实意义。下文将对高校学生档案管理的相关内容进行详述。
一、高校学生档案的概述
高校学生档案真实地记录了学生在校期间的思想政治、学习成绩、文明道德、遵纪守法等方面的各种情况，为进一步了解学生、教育学生，加强学校的教学管理提供了丰富、翔实的参考素材，也是学生就业及今后的选拔、任用、考核的重要依据，是其重要的人生履历记载。
高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。其中，高中档案指其就读高中时的学籍档案，包括学生考试成绩登记表、学年评语表、体质健康卡片、健康检查表、体育合格情况登记卡、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表、中学生社会实践活动登记表。高考报考资料指学生的考生报名登记表、考生体格检查表等。高校学籍档案指学生成绩表、学年鉴定表、学籍登记表及学生休学、复学、转学、转专业等学籍异动材料。学生奖惩记录主要指学生在校期间所获得的各级各类荣誉的审批表及学生违纪处分文件。学生党团组织档案包括学生的入党申请书、入党积极分子登记表、个人自传与思想汇报、入党志愿书、团员推荐登记表等。
二、高校学生档案管理工作存在的问题
当前，我国高校学生档案管理工作存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：
高校学生档案内容单一，有效信息缺乏相应的管理，在目前我国高校学生档案中普遍存在内容单一、有效信息匮乏、个性不强、无真实、无内容等问题。在档案管理方面，由于诚信意识的缺乏，导致了多数高校档案管理人员没有正确的管理意识。传统的学生档案管理方式是采用手工方式进行管理。传统的学生档案管理有许多弊端：如档案保密性差，而且管理工作效率低下。再者，档案存放时间久后，对大量数据及文件的查找都会增加困难。尤其当前，由于我国经济的快速发展，导致了许多用人单位只注重学生的实践能力，而忽略学生的潜能，对学生在学期间诚信档案的建设不予重视，导致了学校不关注学生档案的真实有效性。目前，我国在校学生档案内容缺乏真实性，相关的档案管理人员没有进行有效监管，档案的基本价值和意义是档案的真实性，档案的作用是发挥其依据、凭证的作用。学生档案管理中，常出现档案内容不规范、传递程序及途径随意、缺乏全面而系统的管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆学生档案中因填写内容的不完整，不符合存档要求等因素，使得学生档案缺乏保密性、安全性及完整性。
现阶段由于我国高校对学生档案不予以重视，使学生档案内容缺乏真实性，不方便用人单位的使用，同时对学生的档案诚信度有所影响，不利于学生的就业发展，致使不良后果的产生。有些高校会图方便在传递学生档案中，不依规定而行，让学生自己管理学生毕业后的档案，使得学生档案一度遗失、乱涂乱写乱放现象严重。
三、完善高校学生档案管理的措施
目前，我国高校学生档案管理工作中存在着一些问题，影响高校学生工作的有序开展，所以需要针对问题，采取行之有效的措施，主要措施有以下几点：
1.建立良好的档案管理环境
各高校档案馆或综合档案室根据自己的在校学生情况，在现有的基础上，增加库室面积，增添新型装具设备，比如除湿机、空调等，用科学的技术方法保管学生档案，用优质的环境最大限度地保管好学生档案。损害档案的因素是多方面的，温度、湿度、有害生物、有害气体、灰尘、紫外光等各种因素对档案的影响和破坏是不言而喻的。
2.采用现代化的管理手段
采用现代化的管理手段，有利于学生档案管理工作的顺利开展。采用现代化手段管理学生档案，就是从学生进校开始就根据他们的特点，把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中，在建好基本信息的基础上，随时增加学生的基本信息，对学生信息进行维护，确保信息数据完整、真实、准确。日常工作就可以运用计算机进行学生个人信息的查询、统计和服务。当用人单位来政审学生时，相关人员能够及时的为其提供一份准确的学生个人信息资料，不仅解决了人力、物力的问题，同时也提高了学生档案管理工作的准确性和高效性。这样不仅有利于档案的规范化管理，也有利于档案信息的开发和利用。对于毕业学生的档案去向情况，利用现代网络管理，各高校档案馆或综合档案室可以建立档案信息网，把毕业生就业方案及档案去向情况传输到档案信息网，并根据学生档案转出情况及时更新数据。不管学生在何时何地自己都能及时准确查询到自己的档案状况，这样改变以往电话查询的繁琐工作，节省时间和人力，同时提高了工作效率。
3.重视管理人员学习，提高其综合能力
档案工作人员的素质直接影响基建档案工作质量的好坏。以计算机技术、新材料技术、信息技术等技术为主要内容的新技术革命的出现，使档案工作的技术环境发生巨大的变化。面对档案管理新模式及新技术的挑战，档案工作人员应有较强的事业心，责任心及严谨的工作作风，不断加强业务学习。同时，现代信息技术在档案工作在的应用，档案工作的新理论、新方法、新理念的提出，档案工作人员必须努力优化自己的知识结构，在钻研档案理论的同时，学习和掌握运用现代信息技术进行档案管理的各种知识和技能，使自己具备较全面的结构以及敏锐的信息知识，良好的信息道德，较强的信息能力，如计算机和网络档案信息的能，以适应档案管理现代化的需要。
四、结束语
综上所述，高等院校学生的档案管理工作是非常重要的，它是社会全面的了解学生的重要的渠道，加强档案的管理工作，使档案的管理工作能够适应形势的变化是十分重要的。高等院校要加强对档案管理工作的认识，建立统一的标准，健全管理的制度，加大审查的力度，加强材料的全面性，使档案的管理工作能够顺利的进行并稳定的发展，使学生的档案能够满足社会的需要，使学生能够在就业的激烈竞争中获得一份好的工作。
参考文献：
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[3] 熊建文，户丽萍.加强高校学生诚信档案建设，提升学生思想道德水平[J]，经济与社会发展，2013（2）.
论文作者:张金才
论文发表刊物:《基层建设》2015年16期
论文发表时间:2015/11/20
标签：档案论文; 学生论文; 学生档案论文; 档案管理论文; 高校学生论文; 登记表论文; 工作论文; 《基层建设》2015年16期论文;