“以用户为中心”的在线档案全文数据库建设初探——以美国国家档案馆AAD为例，本文主要内容关键词为：在线论文,档案馆论文,为例论文,美国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
网络时代，公众越来越趋于利用网络在线获取信息资源，档案馆作为信息资源重要的保管机构应顺应这一时代发展趋势，积极开发在线档案数据库供公众在线利用。遗憾的是，我国档案馆的在线档案全文数据库建设严重不足[1]，分析国外在线档案全文数据库可为我国提供有益经验，其中美国国家档案馆(NARA)“获取档案数据库”(Access to Archival Databases，简称AAD)是典型。AAD是ERA项目下开发的在线获取原生电子文件(digital－born electronic records)的系统，于2003年4月8日正式运行，该系统被认为是实现NARA的使命，即向公众提供便利、获取关键证据的重要一步[2]。在其运行的前两年，大约130万的利用者通过AAD进行了160万次成功的查询。
一、AAD介绍与分析
对AAD的分析主要从资源库资源(包括资源的数量、内容和组织)、检索系统(检索界面、入口和效率)、服务功能(包括导航与帮助、互动与反馈、全文提供服务)三大方面展开。
(一)数据库资源
数据库资源是数据库建设的核心，数据库资源的数量及质量是衡量数据库资源的重要指标。
1.数据库资源的数量
AAD存储了NARA所保存的30多个联邦机构形成的及社会捐赠的共8500万份原生电子文件，不包括数字化的档案，唯一例外是AAD保存了部分数字化的有关数据库的技术信息。虽然与其他国家在线档案全文数据库相比，AAD所存储的原生电子文件数量较多，但相比于NARA保存的具有永久保存价值的100亿份电子文件而言，这只是其中很小的比例。
2.数据库资源的内容
AAD数据库中的8500万份原生电子文件内容丰富，涵盖了战争、经济、自然灾难、教育、移民、外交、反恐、军事等100多个主题。AAD之所以选择在线提供这些电子文件利用是因为这些文件具有家谱研究、社会研究、政治和经济研究价值。[3]事实证明，AAD数据库中的数据资源是能够很好地满足社会公众的信息需求，且有越来越多的公众通过AAD查找所需的电子文件。据NARA统计，2005年AAD有113.4万个查询，到2008年已有208.6万个查询。[4]
3.数据库资源的组织
AAD的资源是根据系列、案卷及卷内文件进行组织的，某些案卷还包括了若干数据列表，这些系列、案卷及文件通常是根据形成机构保存文件及向NARA迁移文件时的方式组织的，充分体现了尊重原有的整理顺序的原则，既维护了这些电子文件之间的有机联系，也方便了公众检索。
(二)检索系统
数据库检索系统是否完善直接决定公众能否从该数据库中快捷、准确地查找到所需信息资源，而检索界面、检索入口、检索效率是评价一个数据库检索系统是否完善的重要指标。
1.检索界面
AAD检索界面非常友好，设计风格简洁明了，整个界面包括七大版块：AAD工具栏、AAD检索栏、开始栏、按目录及主题检索栏、最新文件栏、AAD最显著文件栏、最受欢迎文件栏。公众进入AAD界面后对其内容及功能一目了然，界面操作非常方便。
2.检索入口
AAD提供了多途径的检索入口：
一是按关键词检索。分为基本检索和高级检索两种，前者是利用者直接输入检索词即可进行检索，而后者则提供更为精确的检索方式，用户可以在“包括所有的检索词”、“包括任意检索词”、“包括精确短语”及“不包括检索词”之间进行选择，更为精确、快速地检索到所需电子文件。
二是按目录检索。AAD网页上提供有七大类目录：家谱/个人历史、私营部门、战争/国际关系、时间段、照片及文本文件索引、地区、政府开支，每一类目录下又细分不同的目录，如战争/国际关系目录下又细分为内战、二战、朝鲜战争、越南战争、冷战、外交文件，公众可根据这些目录查找到所需信息。
三是按主题检索。AAD按24个字母顺序将其数据库资源分成近180个主题，公众选择某一主题直接点击进入便可查找到所需的电子文件信息。
特别值得一提的是，因AAD中的数据资源是按系列、案卷、文件进行整理的，因此如果公众按主题或目录进行检索时，其首先看到的是关于这一主题或目录下的系列，点击所查找的系列，会看到有关这一系列电子文件非常详细的著录信息，包括系列的标题、形成者、著录级别、存储地址(包括存储地详细的地址及联系电话、传真、电子邮件)、起止日期、功能及用途、范围及内容说明、获取限制、一般说明等。公众通过浏览该系列著录信息便可对该系列电子文件概况有较全面的认识，然后再利用检索系统在该系列再次进行检索，此处的检索也包括基本检索及高级检索，还包括选择检索项进行检索。如要在1950年1月1日至1957年2月7日朝鲜战争中阵亡的人员文件系列中查找所需文件，除了按关键词的基本检索及高级检索外，AAD还提供了若干检索项，如服役的军队、灾难名称、服役号码、死亡日期、家庭所在的州或城市、镇、人种等，供公众选择进行检索，而且为了帮助公众准确查找到所需电子文件，这些检索项要么提供了选择项供公众选择，要么提供了示范，这样公众可通过这些检索项更精确地查找到所需信息。
3.检索效率
在网络连接正常的情况下，进入AAD界面并进行检索速度非常快。据笔者测试，系统的响应时间一般为1秒至3秒，且尚未遇到过进入不了界面或无法显示的情况，这些都说明AAD检索效率是非常高的。因此，从AAD检索系统的建设情况来看，AAD充分考虑到公众的检索习惯及检索心理，提供的检索界面简洁明了、检索入口多样化且操作方便、简单易用，检索效率高。
(三)服务功能
1.导航与帮助功能
为了便于公众及时、准确、快捷地获取所需电子文件信息，AAD在其主页面的左上角专门设置了“AAD工具”栏，包括详细地使用AAD的指南(Getting Started Guide)、术语(Terminology)及常见问题和答复(General FAQs)，在其右上角有专门的“帮助(help)”功能。其中AAD使用指南采取问答的方式告知公众如何开始使用AAD、公众在AAD里能找到哪些信息及不能找到哪些信息、AAD的文件是如何组织的、公众是否可以下载或打印在AAD里找到的电子文件信息、公众能获得哪些帮助等。“术语”则是向公众解释在检索过程中将遇到的一些专业术语，如获取限制、档案著录、档案材料等。对这些专业术语的解释能帮助公众更好地理解其检索过程及检索结果。“常见问题及答复”中列举了一些公众在使用AAD时常见的一些问题及答复，比如，如何下载文件、什么是“cookie”、为什么AAD要求“cookies”和JavaScript、如何下载和浏览检索结果等，让公众在使用AAD时能获得更多的信息及找到解决问题的对策。“帮助”功能中详细地图解了查找文本文件、高级检索、按主题检索等的方法和步骤，及公众在使用AAD时遇到的一些其他问题的答复。另外，在使用AAD过程中若遇到一些问题依靠这些帮助和指南无法解决的，公众还可通过cer＠nara.gov的电子邮箱寻求帮助。
2.反馈与互动功能
公众进入AAD页面时AAD会自动弹出一份调查问卷，该调查问卷的目的是为了让NARA知道AAD在哪些方面做得好，哪些方面需要改进，通过该调查问卷可及时地将利用者对AAD的肯定之处及需完善之处反馈给NARA，这也是NARA改进AAD的重要依据。
此外，NARA还积极地通过Facebook、blog、Twitter、Wiki及其他社会新媒体渠道增进他们和用户的互动，公众可以通过这些新媒体与NARA就任何方面包括AAD进行互动交流。
3.全文提供服务
公众可自由地下载或打印自己所需的AAD电子文件，但因为AAD并非分析工具也不包括统计软件，为确保AAD的稳定性及实时向公众提供利用，它也限制了一个查询所能获取及下载的数据量，故NARA相应地提供了AAD电子文件订购业务。
因此，从AAD所提供的服务功能来看，AAD充分体现了以用户为中心的理念，为用户提供了多方面的导航与帮助，重视用户的反馈，积极开展与用户的互动。而“以用户为中心”的理念也正是AAD自运行以来受到公众肯定和欢迎的重要原因。
二、AAD对我国档案馆在线档案全文数据库建设的启示
在线档案全文数据库建设是建立服务人民群众的档案利用体系的重要内容，是档案馆做好档案信息服务社会的重要途径。笔者认为，美国AAD建设给我国档案馆在线档案全文数据库建设的一个重要启示便是在线档案全文数据库建设应始终贯彻“以用户为中心”的理念，并做好以下几方面的工作：
(一)数据库资源建设
美国国家档案馆网站在2010年重新设计时就明确提出“以用户为中心”的原则，开展对用户数据的收集和分析，并以此为基础做好其网络的各项服务[5]，因此，美国AAD系统中现提供的那些电子文件正是基于美国国家档案馆对用户需求的调查来提供公众获取的。我国档案馆在建设在线档案全文数据库时也应事先调查用户对档案信息资源的需求，将社会公众感兴趣的、需求较大的、可向社会开放的数字档案信息通过在线数据库在线提供利用。
(二)检索系统建设
前文对AAD检索系统的建设情况分析表明，AAD检索系统充分考虑到公众的检索习惯、检索需求、检索心理，提供的检索界面简洁明了、检索入口多样化且操作方便、简单易用，检索效率高。而我国现有的一些档案馆在线档案目录检索系统所提供的检索项太过于专业，实用性不强。据笔者统计，绝大多数档案网站的检索系统所提供的检索项通常包括全宗号、案卷号、档号等，一般公众对这些检索项并不熟悉，因此，在线档案全文数据库建设时应充分考虑公众的检索习惯、检索心理、检索能力，开发出让公众易于理解、便于操作的检索系统。
(三)导航和帮助功能建设
我国档案馆网站和在线数据库建设存在的问题之一是缺乏详细的导航和帮助功能，而这恰恰是一般公众在利用时非常需要的。我国档案馆在在线档案全文数据库建设过程中应特别加强导航和帮助功能的建设，让公众能借助这些导航和帮助功能更快捷、便利地查找到所需档案信息资源。
(四)用户反馈和互动功能建设
用户反馈及与用户互动能让档案馆及时地了解用户的需求及现有服务存在的问题，美国国家档案馆积极利用各种Web2.0工具，如Facebook、Blog、Twitter、Wiki等加强与用户的互动，及时收集和了解公众对其所提供的服务包括AAD所提供服务的反馈和意见，为进一步完善AAD建设提供重要的依据。目前我国只有少数档案馆网站运用了个别Web2.0工具开展与用户的互动，如辽宁省档案馆网站开设了“兰台论坛”，其他档案馆网站一般只提供电子邮箱这一种反馈和互动工具。在Web2.0环境下，我国档案馆应充分应用Web2.0工具及时收集和处理用户的反馈意见，开展与用户的互动交流，为做好在线档案全文数据库建设提供依据。