摘要：进入21世纪以来，中国科学技术飞速发展，信息化水平不断提高，使大数据时代进入了一个新的阶段。大数据是指对一个或几个事物的所有信息进行统计和存储，以方便人们提取和应用它。它不仅使人们更容易获取相关信息，而且在一定程度上降低了信息获取的成本。因此，大数据的管理理念也要求档案信息化程度越来越高。档案的数字化程度日益提高，带来了一系列安全风险，因此在大数据背景下如何采取有效措施安全管理档案信息是非常重要的。
关键词：档案；信息化；管理；风险分析
1档案信息化管理中存在的问题
随着计算机技术的不断发展，以大数据为背景的档案信息化管理也得到了迅速发展。由于信息管理的开发时间相对较短，在开发过程中不可避免地会出现一些问题。在档案信息管理过程中，企业中易存在以下问题。
1.1单位整体归档意识不强
近年来，虽然我国的机构档案管理取得了一定的进展，但随着档案管理工作的不断发展，似乎遇到了瓶颈，很大程度上是由于企业整体归档意识不强，没有充分认识到它在企业运行过程中起着的重要作用。决策层对档案的理解仍然停留在文件管理的表面，档案管理就是保存文件，所以自然不愿意花时间和精力进行档案管理水平提升，导致档案管理员在日常工作中只是按照档案信息录入的规定进行，没有形成主动管理的意识。与此同时，档案管理在企业运营中重要性不够凸显，导致电子文件信息管理遇到很多阻力，使企业无法享受大数据时代的便利。
1.2缺乏宏观指导和统筹规划
在电子档案信息管理过程中，企业单位缺乏相应的统筹规划能力，具体表现在以下几个方面。由于档案管理在企业运营中与企业业绩无直接关系，企业只想维持现状，缺乏及时学习档案管理的新思想和新思路的动力，因此，档案管理在企业管理中占用的资源较少，在企业未来发展决策中缺乏宏观规划。
1.3档案管理人员的专业水平参差不齐
电子档案信息管理的良好运行离不开既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。在人才招聘过程中，由于企业不够重视档案管理，不愿意花时间和精力招聘与档案管理相关的毕业生；在人才培养上，企业对档案管理人员的继续教育和培训也不够重视。从对现阶段企业档案管理人员的调查中可以看出，档案管理人员的专业水平参差不齐。大多数档案管理员只是把文件信息输入电脑，然后分类保存。在现代化快速发展的今天，电子档案信息管理不仅是一项简单的信息录入工作，更重要的是要采取一定的措施对档案信息进行有效的管理。可以看出，为了更好的管理电子档案，企业档案管理人员不仅需要掌握信息技术，还需要具备一定的管理能力。
1.4缺乏有效的档案信息知识库
大数据信息时代背景下的档案信息化不仅改变了档案管理模式，而且要求管理水平需进一步提高。随着时代的不断发展，档案管理工作也被赋予了新的内涵和定义。它不仅是一项简单的文件录入工作，而且文件的后期管理和汇总是文件管理的重中之重。然而，我国专业数据库中档案信息的数据相对较少，无法及时有效帮助单位提升档案管理。因此，信息知识库的缺乏也是制约档案管理进一步发展的重要原因。
2大数据背景下优化企业档案信息安全管理的策略
2.1档案信息管理软件的安全可靠
软件的风险。随着技术的发展，软件更新换代速度在不断加快。在系统建设方面，有的单位一步到位，购买规模大、功能齐全的档案信息管理软件。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这不仅大大增加了成本，而且由于技术的快速发展，系统将面临很大的升级压力，导致成本大于收益。与此同时，软件行业发展迅速，不同的软件供应商使用了不同的应用程序平台和开发工具，在选择特定的软件系统时，存在适用性的风险。随着技术的发展，较弱的软件供应商可能会被市场淘汰，使得企业在软件售后服务和系统维护升级方面存在很大的隐患。能否长期稳定使用一种档案信息管理软件，成为企业档案管理提升的新问题。
2.2档案信息采集及存储的安全可靠
企业应建立档案信息数据存储中心，通过集中存储和异地备份的方式，保证信息的收集和存储。一方面，在信息收集过程中，要注意保护信息安全，避免信息泄露。另一方面，文件信息需要及时通过线下备份管理进行备份，以确保数据的安全。可以通过配置磁盘和磁盘阵列来扩展计算机的存储容量，以确保档案信息存储有足够的容量。此外，加密技术也可以用来加密和存储的文件信息，防止信息被篡改和泄露。
2.3网络运行环境的安全可靠
档案信息管理具有信息容量大、提取及时的优点，但在特定的网络运行环境下也容易受到网络安全的威胁。因此，企业档案管理人员应安装电脑杀毒软件，优化网络运行环境，确保信息管理安全。杀毒软件可以实时监控本地系统的运行和异常数据，为档案网络系统建立安全屏障，采用身份认证、防火墙等技术，加强网络安全防控，确保信息安全。运行软件时，应进行防病毒监控，监控防火墙的运行状态，确保文件信息的安全。
2.4制定行之有效的档案信息管理制度
企业应通过加强安全管理，规避大部分文件信息泄漏和网络入侵事件。为确保档案信息的安全管理，企业还应建立有效的档案信息管理体系，加强内部管理，明确各部门的职责，责任落实到人，优化管理流程，确保管理工作有序开展。企业应当根据《档案法》的规定，制定符合自身需要和管理实践的规章制度，包括档案归档制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案保密制度、档案收集制度、档案销毁制度等，并明确密级。设定保密级别是规范档案管理，防范和控制企业档案信息安全管理的重要内容。
2.5提高档案信息化建设企业的组织管理能力
档案信息化建设除了利用信息技术外，还涉及到工作理念、工作流程和管理方法等方面的更多变化。在档案信息化建设中，三分技术，七分管理。如果业务流程混乱，管理结构不明，忽视技术与业务流程的融合，档案信息化建设将无法顺畅进行。因此，组织管理是档案信息化建设成功的关键。首先，档案信息化建设需要一个专门的组织来管理和决策执行过程中的各种问题。通过民主集中决策，来保证档案信息化建设的方向和决策的正确，提升档案信息化建设的效率。其次，档案信息建设涉及到大量的协调工作和部门利益的调整。如果不能有效地协调部门之间的工作，责任不明确，会导致档案信息化建设工作出现“踢皮球”的问题。第三，信息技术的有效应用要求企业管理人员对信息管理理念和管理模式有充分的理解，从而推动整个团队接受档案信息化管理的理念。在领导层缺乏信息管理意识的情况下，档案信息化建设不容易被企业员工所接受，档案信息话建设将流于表面，难以发挥其真正的作用。因此，有效的组织管理是档案信息化的关键。
3结语
档案信息化作为一种新生事物，尚处于建立和初步发展阶段，存在着各种不可忽视的风险。然而在档案信息化建设的过程中，虽然存在风险，但我们不能错过实施档案信息化的机会。我们要高度重视这些风险，明确风险之间的联系，制定相应的风险控制方案，最大限度地降低或避免风险，切实推进档案信息化建设，提升档案信息化管理水平，推动档案管理进入大数据时代。
参考文献：
[1]钟其炎.档案信息化建设的风险分析[J].黑河学刊，2011，（04）.
[2]大数据时代高校档案的信息化建设探析[J].周才云，赵晶晶.兰台世界.2015（11）
论文作者:杨帆
论文发表刊物:《基层建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/8/27
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