崇尚实际的美国档案工作，本文主要内容关键词为：美国论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
美国档案工作发展史比美国建国历史更短，但是得益于美国经济、科技、教育与人才优势的支持，借鉴并吸收欧洲国家档案工作理论研究成果与实践经验，形成了美国档案工作起点高、发展快的特征。
一、分级管理、多元化的档案管理体制
美国是北美洲的一个年轻国家，1976年7月4日建国，1789年美国联邦政府成立。根据1787年美国宪法规定，联邦与州分享立法权和治权，联邦政府不得干涉地方政府事务。同时美国宪法规定保护私有财产，私有财产神圣不可侵犯，档案作为私有财产的一部分，归形成者所有，这为美国分级管理的、多元化档案管理体制发展提供了法律基础。美国档案工作管理实行分级管理体制。联邦机构的档案归联邦政府所有，1934年美国国家档案馆成立，隶属于联邦总务署，职责是保存、管理联邦机构档案，美国档案文件管理开始由分散走向统一管理。1950年美国“联邦文件法”又规定，档案馆负责指导监督政府机构的文件管理工作。1949年更名为国家档案局，1984年又更名为“美国国家档案与文件管理署”，署长由总统领导、国会任命。目前，美国国家档案文件管理署是由国家档案馆新馆、旧馆，13个总统图书馆，14个联邦文件中心，11个地区国家档案馆分馆，全国历史出版物与文件委员会和国家档案信用及馈赠基金会组成，现有职员2800名，2001年财政预算2.8亿美元。
州一级档案管理体制各不相同，由各地法律规定。有的属文化部门，有的属内务部，有的与图书馆、博物馆、历史博物馆合二为一。州、郡、县档案馆主要收集管理同级政府部门档案。美国总统图书馆管理体制独特。根据美国总统图书馆法规定，前总统的图书馆建设由私人资助，竣工后捐赠给国家档案文件管理署，由该署委派档案工作者、馆长管理，现有的13家美国总统图书馆成为美国联邦档案管理中的重要组成部分。另外，美国各地区的大学、企业、教会、私人形成的档案归各自所有，独立管理，互不干涉，形成了多元化、各具特色的大学档案馆、教会档案馆、企业档案馆和私人档案馆。
这种分级管理、多元化的档案管理体制灵活自立，带来档案收集上各具特色，业务活动以协会为基础展开、十分活跃的局面。联邦档案部门与州、郡、县以及企业、教会、大学档案工作者只是协商合作关系，无指导监督关系，导致了国家公共档案馆收集具有国家历史意义的档案资料难的问题。
可以讲，美国各类档案馆的兴起与其社会经济文化发展密切相关，如建国初期的联邦国家档案馆，随着移民浪潮兴起的移民档案馆、宗教档案馆（犹他州盐湖城摩门教档案馆），工业化时代中发展起来的企业档案馆（福特汽车档案馆）、专业档案馆（电影胶片、人口普查统计），随史学研究的深入、大学的发展应运而生的大学档案馆等，都带有美国社会经济文化发展的历史烙印。
二、崇尚简便实用的档案工作理论与方法
美国是个移民国家。美国档案管理在最初吸收欧洲档案工作经验的同时，也针对美国档案工作实际进行了理论和实践上的发展与创新，形成美国档案工作崇尚简便实际的特点。
理论上，前美国档案工作者协会主席波特耐尔认为美国档案工作者在档案工作理论上的独特贡献是：文件处置上，通过通用文件处置表和中间性库房概念，解决了文件管理上大量堆积问题；文件整理上，对法国的档案“全宗”概念作了注重实际的修正；文件编目上，创造性提出文件组合的登录，设计了初步目录与参考情报单；利用服务上，废除了“特权”，抛弃了“档案占有观念，掀起了一场档案参考服务的民主化”；档案保管上，从手工保管方式发展到广泛应用先进技术保管大量的档案的方法。
实践上，美国档案整理方法主张简单，尊重并维护历史原貌，不装订；档案收集强调突出地方史、重大历史事件、生动事例、人文地理，注重不同载体档案文件的收集，形成了独特的馆藏特色。如密歇根大学本特利历史图书馆不仅收藏近期的计算机软盘等电子文件载体，还收藏卡式的、286、386计算机等读取工具，这客观上为公众提供了计算机技术发展演变的实物；档案馆建筑上，强调国家文化、历史发展内涵。如各个总统图书馆建筑、国家档案馆旧馆建筑与新馆建筑就迥然不同，突出了时代特色和美国文化特色。
三、注重档案价值鉴定的理论与实践
面对快速增长的档案文件与有限的储存空间矛盾的日益突出，特别是步入信息时代面临的“纸张爆炸”挑战的今天，美国档案工作者十分重视档案价值鉴定的理论与实践，投入了大量人力、物力、财力，取得可喜成果。
在美国，档案与文件有明确区分，文件生命周期和文件中心理论的形成成为指导档案文件管理的理论基本原则。美国把文件从形成到消亡的生命周期分为三个阶段，第一阶段文件的产生与现实使用阶段，称“现行文件”，存放在机关；第二阶段文件称为“非现行文件”或“休眠文件”，存放在“文件中心”；第三阶段指文件的销毁或永久保存阶段，称为档案。移送档案馆收藏的文件仅占文件的5%。档案与文件概念的不同，决定了美国档案文件管理工作上的许多特点。
在档案价值鉴定上，美国档案学家谢伦伯格提出了文件价值理论：按文件形成使用的不同阶段，将文件分为第一价值（行政参考价值、法律价值、财务价值、科技参考价值），第二价值（证据价值、情报价值）；据文件的不同价值的存在期分为暂存文件、永久保存文件。实际上，美国的档案价值鉴定指文件的鉴定，进馆后的档案基本上不再作鉴定。
在具体的文件价值鉴定中，美国形成了切实可行的制度与作法。美国联邦档案文件管理署对进馆档案文件专门制发有《联邦财产管理法规》、《联邦文件处理手册》、《永久文件鉴定指南》、“一般文件处理表”。各级机关依此提出永久保存文件方案，报国家档案文件管理署批准后执行。各联邦文件中心、地区分馆均有档案鉴定专家给予具体指导。各州、郡、县也制定了各级公务文件的鉴定标准，使其档案鉴定工作比较规范化、程序化。具体鉴定中，还结合应用职能鉴定法、抽样鉴定法、比例鉴定法开展工作；机关平时不同保管期限的文件用不同颜色的卷夹收藏，以示区分。
在现代化技术手段应用上，重实际，不搞表面文章。在档案馆设施建设、设备购置上，注重馆库房基本功能发挥，强调设施齐备，库房、工作房、陈列房的配套，设施装修突出古朴简洁，注重环保。如在消防设施选择上，宁愿承受无法避免的水害对档案的损坏，选择水灭火喷头系统，也不用"1211"系统，他们认为"1211"价格贵，其化学成分不利于环境保护。
在档案保护上，更注重对文件、档案的各种类型载体、保护保管环境的研究，而不过多注重对以件为单位档案的抢救。当然，珍贵档案除外。美国档案工作人员认为以件为修复单位，成本高、效益低，从历史角度看也不合理。认为采用更换无酸装具的方法是延长多数档案寿命最为经济有效的手段，好更多地把精力投入到对音像、电子文件等档案的保护上。
在建立电子数据库上，美国档案工作人员十分注重全宗、文件级之间联系的整理与编目。他们认为花费大量时间编制文件索引卡片，耗时费力，忽视了全宗代表机关的职能和业务部门的历史联系的重要性。在现代化技术应用上，注重检索工具编制。美国档案界早在20世纪30年代已编制计算机著录机读目录格式；1966年美国国会图书馆制发了MARCI“手稿全宗文件”系统和SPINDEX（选择变换索引系统），并制订了与国际标准ISO2709相兼容的档案文件计算机著录框架格式标准；美国国家档案文件局研制了NARSa、NARSa-1等系统。尽管系统不一，但著录方式大同小异。在应用计算机检索的同时，仍采用手工检索，机检与手检并存，二者互相补充，取长补短。
四、档案馆的社会意识和公民的档案意识强
在美国，档案是财产的一部分，同时受信息自由法、联邦登记法、版权法、隐私权等法律保护，知识产权保护观念、档案意识在美国公民中十分强。美国宪法规定，政府文件属公共范畴，也就是说，国家不能通过向公民出售文件或文件信息来获取利润，只能收取少许费用以补贴复印或散发文件的成本，故美国公共档案馆一般不设编研部，不专门从事档案文件的编辑和出版工作。在美国档案馆向公民提供档案信息是作为公民利用档案以及公民知情权的体现。
但在把档案作为一种信息资源共享、使之市场化的尝试中，美国的档案馆的做法亦给人留下深刻印象：十分注重将具有重要历史与美学价值、值得大规模复制与销售的文件推向市场。如将“独立宣言”、“宪法”、“美国的大宪章”做成不同规格的版本，甚至将“独立宣言”租给日本进行展览。注重档案馆与教育界合作，利用档案资料编写可供大中学校使用的教材，开展历史教育。在对个人与社会价值认同上，美国档案馆以及档案工作者注重与社会交流，发挥档案馆文化、教育功能，每每结合重大活动、节日举办各类专题展览、学术研讨会，利用馆藏出版明信片、老照片影集；注重来馆参观展览的人数，重视解决来馆利用者实际问题，并以此为荣，不仅仅以每年利用人次多少来评价工作优劣。
美国是一个高度社会化、工业化、现代化国家，在档案装具使用上注重实效和环保。如档案卷夹、档案卷箱及柜架格式统一，卷箱制材均用再生纸，符合环保要求，方便今后回收。档案的缩微、编目、微机网络建设均采用委托公司设计、制作、加工；暑期采用聘请学生进行文件著录、整理，以利于档案工作者有更多精力、财力专注于档案研究与其他工作。存贮在华盛顿文件中心的文件，采用仓库的物流管理方式，入库时用大铲车将文件箱送上两人高的柜架上，事先用计算机编号，注明存放单位、库号、架长，标识明显；原单位要利用中心文件，可用电话联系，传递由邮局进行，方便高效。
五、注重发挥档案工作者、历史协会的中介作用
在美国由于联邦制，国家、州、县档案部门与大学、协会、企业、私人档案馆同行联系主要通过协会来沟通与协调，开展各类学术研讨活动。协会的中介作用十分明显，它不仅是专业学术组织，还具有同业工会性质。在美国有区域性的、州的和市的档案工作者协会。在美国档案工作发展史上，档案工作者、历史协会发挥了不可低估的积极作用，早期正是这批史学家、档案学家的大声疾呼促使了国家档案馆的建立，加强了对散失在全国各地档案的收集整理工作。而今，档案机构间协作、维护档案工作者权益、制订美国档案工作行业标准、各类档案馆收集范围的制订与协商、学术研究会的开展，均以协会、学会名义组织。档案学会、历史协会成为了国家档案部门与大学、企业、教会、私人档案馆的档案工作者工作联系的桥梁。