天津市城市建设档案馆 300191
摘要：城建档案管理机构应充分利用大数据时代发展机遇，通过构建智慧城建档案馆，利用电子技术提升管理水平，打造可视化城建信息数据服务共享平台，从而完善双套制管理机制。
关键词：城建档案；大数据；管理
引言
档案记录了一个地区发展的历程，透过档案我们可以看到地区发展的脉络，掌握地区发展的阶段性规划和发展方向。城建档案以其独特的魅力记录和反映着城镇发展的历史，成为城市发展的缩影。现阶段，我国城建档案的管理、储存主要依赖于档案管理部门或住房城乡建设部门完成，但由于对其重要性认识的不足以及社会发展的局限，在其保管中出现了诸多问题。伴随大数据时代的到来，信息化管理日新月异，城建档案的管理信息化必须引起政府相关部门的关注，及时采取相应措施妥善保管这些记录历史发展的文件，推动信息化的发展。
1大数据时代下城建档案的挑战
1.1管理成本高
目前业内所使用的双套制管理其目的是实现城建档案信息在不同载体上的相互转换，人力成本、资金成本、时间成本、风险成本均很高。对目标档案转换时，需要上架下架、转移运输、保管保护、校对验收、重新整理，处处离不开人力介入，因此人力成本重；相当部分有条件的档案馆为提高速度聘请档案整理公司完成转换任务，但设备购置、耗材损耗、人力资源也使得运作费用水涨船高；双套制的转换工作是对馆藏档案全面转换，是一个经年累月的分期分步工作，因而时间成本耗费大；实体纸质档案转移、拆装、扫描、校对等过程繁复，因而实体纸质档案转换过程面临的风险也随之增大，更需要加大投入保证措施得力到位，工作人员细致认真。
1.2利用局限大
双套制转换是载体的转换，而非城建档案信息的新增，更不是信息的提取和整合，从信息开发的角度看，可利用程度受原生技术所局限，转换成果无法满足实际利用需要。比如纸质工程竣工图扫描成 PDF 格式后，所形成的电子文档是位图而非矢量图，其矢量信息无法转换成计算机可读信息，后续信息开发利用无法编辑和整合。受“收档案，管档案”传统观念影响所催生的双套制管理系统，进而形成城建档案管理二元化格局，同时电子文档所带来的次生问题也限制电子文档利用，例如扫描电子文档还没有明确的法律地位，扫描电子文档解像度不足。更加关键的是，电子文档不是原生文件，其真实性、可靠性等均需纸质文档支撑，双套制管理系统自身不对称性制约着彼此利用最大化。
1.3利用效率低
双套制城建档案管理系统不但受原生因素局限，同时长期受“收档案，管档案”传统观念影响，缺乏对档案基础信息处理、开发、整合的技术手段和能力，导致基础数据库建设整合、整合及利用平台缺位，使得纸质档案躺在库房里“睡大觉”，电子档案沦为信息孤岛、数字壕沟，最后导致低效利用、缺乏数字红利分享的尴尬局面。
2相关问题分析
2.1信息化意识较为薄弱
虽然各地区政府部门已经在积极筹建专业性的档案管理部门，相应的管理制度也在制定和实施，但仍有部分部门管理方式、手段较为落后，信息化管理观念没有得到切实推进和传播，尚未满足大数据时代的要求。信息化管理观念、意识的薄弱，使得档案的管理仍停留在手工管理、归档、存档，导致部分资料得不到合理的保管，丢失、损害现象严重。
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2.2管理队伍老龄化严重
现阶段的档案管理工作多为服务型工作，工作虽然清闲，但产生的经济效益较低，对于年轻的工作者来说实际效益较低，他们多不愿意从事此类工作。因此，城建档案管理的队伍老龄化现象严重，缺乏新鲜血液，工作氛围沉闷。对工作者即使开展了相关的技术培训，他们的掌握速度和程度仍不尽如人意。相对于计算机信息化的管理，他们更愿意坚持原有的方式，用手工方式进行管理规划，这对于档案信息化的发展造成了严重的阻碍。
2.3城建档案管理信息化制度不健全
现在虽然很多政府部门已经开始重视档案管理的科学化、信息化，也在逐步推行新的档案管理规则，但这些规则并未完全引起实际参与工作者的工作热情，其实际推行度差强人意。想要彻底改善现状，推进管理的信息化，必须制定相应的制度，严格推行。从制度上，改变传统管理模式造成的损失。
3大数据时代下城建档案的机遇
3.1统一思想，加强重视
城市发展的合理规划与城市建设的档案记录关系密切，通过城建档案我们可以更清楚地认识到城市发展的脉络，对之后的城市发展规划提供信息支撑。因此城建档案的管理对城市建设至关重要，必须对管理人员加强思想教育，统一思想，端正工作态度，从根本上使其认识到档案管理信息化的重要性。
3.2整合资源，统一管理
针对当前信息化管理存在的问题，各部门必须统一协作，避免资源浪费和人员浪费，打破长期存在的行政区划、部门、行业的限制，设立统一的管理机制，合理规划部门责任，加强管理意识，提高信息化管理水平。
3.3加强软硬件开发利用
在推动城建档案信息化管理过程中，计算机硬件的配备、管理人员对其的掌握二者缺一不可。管理部门必须整合资源，重视管理设施的建设，加强对计算机软硬件的开发和利用，以加快建立起现代化城建档案馆。同时，也要加强管理人员的现代化管理水平，组织工作人员结合管理资源开发信息化管理系统。
3.4深度开发，交换共享
持续利用电子文档提取城建信息，建立动态基础数据库，形成三维城市全空间城建信息数据服务平台是智慧城建档案馆的终极目标。要完成这一目标，城建档案管理机构需扬长补短主动作为，从提取工程电子档案信息入手，以可视化城建信息数据服务平台开发利用为抓手，实现数据交换共享，推进公共服务领域应用。
3.5利用技术，提升手段
在申请材料方面电子印章和防伪技术普及应用，保障电子报批顺利实行，同时满足实际审批需要，之后将审批成果的收集、归档、利用均集成到地理信息系统中，快速提高档案收集效率，目前正在研究进一步将成果集成到电子政务系统中，进一步拓宽应用到各部门、各领域，使数字红利充分分享的同时，更为提升社会管理手段提供基础技术保障。电子印章、签名及防伪技术和信用体系监管不断成熟和提高，为城建档案管理提供解决电子文档缺陷的技术和管理手段，进而使电子档案管理体系得到完善，是实现城建智慧档案馆重要技术方向。在实际操作层面上，优先提取和整合 DWG 电子文档等矢量化图形文档信息，利用其高效稳定、应用层面广泛的特点构建提供基础数据库。另外，工程竣工资料在新技术和管理手段的应用下，优先实现工程资料与施工现场同步在线报送，进一步提高收集效率，节省社会成本。
结束语
大数据时代的到来，城镇化进程的推进，电子档案日益增多、层出不穷，城建档案管理工作逐步转变了以往的工作方式，为改变现状，提高管理水平，城建档案管理信息化建设势在必行。
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论文作者:王炳金
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第31期
论文发表时间:2019/1/14
标签：城建论文; 档案论文; 信息论文; 档案管理论文; 数据论文; 档案馆论文; 电子文档论文; 《建筑学研究前沿》2018年第31期论文;