摘 要：在计算机技术，互联网技术高速发展的今天，依旧有许多尚未完全电子化的领域。高校的档案管理便在其中。一方面限制于诸多档案尚未实行电子化譬如学生档案，另一方面限制于部分高校已长时间使用纸质档案，一次性电子化的难度较大，需要一定的事件处理。在高校中，电子化管理纸质档案已比较普遍但电子档案尚未完全普及。本文将分析在普通高等学校实行电子档案管理策略以代替传统纸质档案管理策略的成本与收益分析。
关键词：电子档案 纸质档案 档案管理 电子化管理档案
一、收益分析的意义
作为高校而言，毕业生就业质量，高校学术表现，科研能力等均是非常重要的指标，可以被用来衡量学校的能力。如何做来提高自己的能力，提高学术质量，提高学生满意度成为了一项重要的课题。（黄秋明，2003）对于收益分析来说，重要的是要了解成本效益分析项目预期实现的目的和业务目标和收益。使用电子档案是否可以帮助高校实现更高的效益是高校所需要关心的一个重点。事实上，任何文件管理计划在组织中的意义主要体现在利用现有技术降低维护，检索和存储文件化信息的成本，同时促进文件化信息的可用性。降低成本，将尽可能多的资源使用到教学、科研上，减少无谓的人员资金的损耗。
二、纸质档案电子化的成本分析
事实上，基于纸张的文档管理系统的最大缺点之一是相关成本。作为高校档案，数量大、更新快（每年均有新学生以及毕业生）是一个主要的特点。这个过程中，不仅需要大量的纸张，而且这些纸张通常是不同的尺寸和形状。还需要更多的打印机，文具和其他办公用品。这些成本快速增加，并且可能成为高校的一项重大开支。
除了为基于打印的文档使用的高成本和材料成本之外，校方管理层还必须考虑处置基于纸质文档的成本。发放纸质的成本很贵，一方面是需要专门的人员来递送，或者与第三方物流合作来进行递送，另一方面对于请求档案的学生、教职工来说，提取档案需要有时间成本，无论是去档案馆提取，还是由学校或第三方物流进行配送均无法做到随时需要随时提取使用。另外，安全处置或回收是昂贵的，这个缺点包括安全威胁。作为高校管理层很难知道文档是否已被复制或处理不当。类似地，基于纸张的系统使得难以共享文档，协同办公的成本会增加很多。学校迅速扩张时，协同办公可能会被频繁的使用到，包括跨部门的协同办公与非跨部门的协同办公。使用基于数字的系统，就变得更容易和更快，这包括存储和维护。相反，使用基于纸张的系统，存储则需要大量空间。提交和重新填写是耗时的。最终考虑因素还需要包括对环境的影响。纸质系统在生产过程中污染环境，然后在处理后填埋垃圾填埋场，为未来的全球健康造成更多的危害。
三、实行电子档案的成本与收益分析
纸质档案与电子档案相对比，并没有什么优势可言。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆不少档案因为无法电子化，所以纸质档案在高校应用中难以被完全放弃。但是可以对其可电子化管理的方向进行研究。对其收益进行分析有助于高校决定是否进行电子化，进行多深的电子化。虽然说，很多档案譬如学生的学生档案、团组织党组织档案均无法实现电子化。（雷彦兴，2003）但依旧存在办法使用电子化的档案管理系统来管理纸质档案。另外，其余很多无需使用纸质档案的包括但不限于学生卡充值、注册等等的档案便可以使用电子档案管理系统来进行管理。同时，校园的排课，教职工排班等也均可以使用电子档案化来解决。实行电子档案的成本主要集中在服务器管理，部署，电子化可能会需要新设备新技术。 譬如传统的SQL数据库，新型的NOSQL数据库，云数据库等。不同的技术的实现成本也不一样。同时，电子数据库还存在后期维护的费用。为了保障使用，高校还需要同时搭建应急应对方案及体系，包括灾后重建，数据备份等。如果有可能的话，高校方面还需要雇佣相对应的网络、数据库管理人员来搭建、管理数据库。（王郁华，2007）相比较传统纸质档案，电子化管理档案以及电子档案的使用，可以帮助高校提高档案的使用效率，减少所需教职工人员。其中，最主要的收益在于提高效率。在这里提升效率要分为两点来分别解释。首先，不可电子化的纸质档案使用电子化来管理可以大幅提升效率。（Kim，2004）往常需要相关教职工手工查阅位置再去调取的资料，可以通过相应管理软件来进行查询，随后再去调档。会方便许多。同时，对于有调档需求的教职工及学生，可以在相应系统上进行申请后去取档。其次，对于可电子化的档案，使用电子档案更是可以大幅度地提升效率，除了之前说的，电子档案还可以实现高效的协同办公，高效的调取。甚至，教职工及学生可以不受地点、时间限制的查询所需材料。
参考文献
[1]黄秋明 王正 龚蓓 高等学校教学质量监控与评价体系研究.职业技术教育，2003，1，19-23。
[2]雷彦兴 刘桂雪 档案袋评定的电子化构架及开发策略.电化教育研究，2003，(10)，63-67。
[3]王郁华 高校学生档案管理新思路探讨.兰台世界，上半月，2007，(09S)，19-20。
[4]Guimbretière F Paper augmented digital documents. In Proceedings of the 16th annual ACM symposium on User interface software and technology ACM，2003，November，pp，51-60。
[5]Kim M & Compton P Evolutionary document management and retrieval for specialized domains on the web.International Journal of Human-Computer Studies，2004，60，(2)，201-241。
论文作者:于红丽
论文发表刊物:《教育学文摘》2017年4月总第225期
论文发表时间:2017/4/21
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