关键词：办公室；文秘工作；水平
引言
不论是机关部门，还是企业单位，都少不了办公室的存在。不得不说，办公室承担的工作是最为繁杂的。其不仅要及时向下级部门传达上级领导的命令，落实相关要求，而且，还要及时将基层部门的工作情况反馈给上级。除此之外，企业的内外联动工作，也是由办公室来主导的。文秘工作的实际质量和专业素质水平，将会直接影响到整体的办公效率和运作质量。因此，提升文秘工作质量，刻不容缓。
1概述
1.1企业办公室文秘工作概述
一般来说，一个企业的实际行政部门以及管理中心，都是办公室。如此一来，其最终承载的任务量将是最为繁杂、多样化的。不论是向下级部门及时地传达上级领导下达的任务和下发的要求，还是向上级部门实时反馈企业各个部门的具体工作状况，都需要办公室的协同作业。诚然，这最终的任务必然是落到文秘工作者身上。相关的文秘工作，不仅任务量非常大，而且，还有很多细节之处需要关注，不能有一丝一毫的失误。文秘工作的最终完成质量及其专业性的操作水平，都将会影响到企业内部各项管理工作的具体推进与落实。因而，提升企业办公室文秘工作的业务质量，尤为关键。
1.2提高文秘工作质量和水平的重要性
办公室管理是企业日常管理与行政工作的主要场所，随着企业经营范围的不断扩大，其所承担的工作量也有所增长，涉及到各种行政管理与日常管理内容，并且办公室工作是做好上下级指令传导的关键环节，为了将领导的意思准确地传达给员工，需要做好各项工作的细节管理。与此同时，企业办公室文秘工作者还承担着与外部沟通的主要任务，除了处理好企业文秘工作与内部人员之间的联系，还要对合作单位进行沟通和经济往来，这就给文秘工作者的专业素养与工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素质与企业内部管理之间的关系是密不可分的，企业必须重视文秘工作的重要性，在工作的过程中保持一定的原则。首先，面对大量的工作任务始终保持负责、认真的态度，把握和落实好企业内部管理制度和职业道德，控制自身的行为，提高自我素养和综合水平。其次，在工作之余根据自身能力统筹好岗位工作，能够应用现代化信息手段提高办公效率与工作质量。另外，将上级领导的意识和指令准确传达到各个部门，加强上级、下级之间的有效沟通，充分发挥岗位责任，做好上下级之间的调节作用，推动企业的可持续发展。
2文秘工作质量水平的优化策略
2.1不断强化办公室文秘人员的服务意识
办公室文秘人员处于组织机构与管理机构的重要位置，因此要求文秘人员能够将服务意识内化并有效践行，从而真正发挥文秘工作固有的促进作用。在办公室文秘工作实际开展过程中，身为文秘人员应当从有利于组织长远发展的角度去看待工作，进而最大限度保障组织内部能够保持良性的沟通，并对组织内部不同的部门进行系统性协调，秉持高效率服务理念，更加科学地开展工作。身为国有企业办公室文秘人员，在工作开展过程中，会与民众、政府以及社会进行频繁的接触，可以说办公室文秘就是国有企业的形象代表。所以，面对外部的沟通工作，要树立“服务社会、服务大众”的正确理念，进而在社会层面树立一个良好的国有企业形象。一方面，能够让社会大众进一步了解国有企业的生产理念与服务宗旨；另一方面，则可以建立一个良性的认知体系，有利于扩大国有企业的感染力、影响力。
2.2优化工作效率
我们都知道，企业办公室的文秘人员非常辛苦，其实际的工作范围极其广泛，每天都要处理很多门类繁杂的任务。上到企业各部门的决策下达，下到每一项日常性琐事的落实，都缺不了文秘工作人员的亲力亲为。所以，有效地提升企业办公室文秘工作的操作效率，尤为必要。首先，在实际的文秘工作落实过程中，要充分考虑到待处理事件的整体性特征，继而注重选择最为合适的操作方法，以求能够实现“事倍功半”的效果。其次，注意工作的计划性。企业办公室的文秘人员要养成超前意识，继而落实到具体的工作中去。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在开展每一天的工作之前，要将一天的任务量一一罗列好，按照工作性质、轻重缓急等相关特点，来完成分类。将需要先完成好的任务，提前准备好相关事宜，方能行之有效地提高最终的办事效率。当然了，企业的办公室每天都有新的工作任务，亟待完成。因此，要将这些任务有机地插入到事先制定好的工作计划表中。要让企业办公室的文秘工作具有极佳的弹性特点，避免过于死板地依计划表进行。
2.3激发创新意识
创新是企业长久稳定发展的动力和源泉，为了提高企业内部管理水平，重视文秘管理工作在其中所发挥的重要作用，提高办公室文秘工作质量，提高内部工作者的竞争意识和创新意识，满足多元化的办公要求。文秘工作者应该从思想上、行为上都有所创新，能够树立良好的创新意识并应用于日常管理中，不断创新、探索新的工作方法与工作模式，提高办公室文秘工作的整体水平。需要注意的是，文秘工作者在企业上下级沟通和交流中，营造轻松和谐的办公环境，积极发挥领导的带头作用，将创新理念应用其中，提升企业文化形象，创造更好的经济效益。
2.4加大培训力度
首先，做好文秘人员的培训教育工作，针对文秘人员的自身情况与岗位职能制定合理的培训计划，保证培训工作的针对性、全面性，加强培训教育与实践工作之间的联系。其次，引入先进的工作理念，为了满足时代发展需求，文秘工作者不仅要具备一定的专业知识，还应该熟悉相应的法律法规，掌握国家发展动向，深入了解企业文化、政策文件，以国家政策法规和企业文件为指导，提高文秘工作的整体水平。
2.5及时与领导沟通
企业办公室的文秘工作人员，需要时刻关注领导的工作动向，以便于及时地接收领导的决策、指示，继而及时地向下级部门传达、发布。通常而言，企业办公室的文秘工作人员需要具备极其活跃的脑力思维，以便于应对各类难以预料的突发性事件。一旦出现了问题，文秘工作人员必须要及时地与上级领导交流、沟通，从而在最短的时间内解决问题、攻克难题。诚然，金无足赤，人无完人。上级领导的工作指示也难以做到十全十美。如果发现决策失误，也要及时地反馈给上级领导，以求实现后续工作的顺利开展。
2.6加强关注办公室文秘工作的细节处理
“细节决定成败”是对办公室文秘工作最直接的描述，因为文秘工作通常都比较繁琐与复杂，而身为文秘工作者，无论面对多么复杂、多么急切的问题一定要保持良好的心态，这样才能以最佳的状态应对各种问题，并将各个细节做好。首先，要树立正确的工作态度，在谦虚谨慎的作风下扎扎实实做好本职工作，面对多样化的文秘工作也要正确对待，在此基础上还要加强对细节的关注，这样才能发挥文秘工作的先决性保障作用。其次，坚持“身体力行”的理念，对文秘工作的细节、过程进行剖析，一方面是能够快速地抓住关键问题；另一方面则产生示范效益，带动其他同事参与进来，养成从细节入手做好工作的良好习惯，在办公室内部建立务实、严谨的工作作风，为国有企业健康发展提供基础性支持并进行细节方面的完善。最后，倘若要当好领导的秘书，那么面对领导下达的每一个任务都必须认真对待：一是拿到任务，要认真分析，从细节之处找到工作能够有效开展的切入点。二是坚持在细节上细心琢磨，加强对过程的控制，力求工作尽善尽美，从而高效率完成领导下达的任务。
结语
总而言之，办公室是企业组织结构的重要组成部分，其作为关键的管理机构，每天需要承担大量的工作任务，而其中文秘工作就显得非常重要，这给文秘工作者提出更高的要求，只有保证自身具备良好的职业素养与专业能力，才能提高文秘质量和工作效率，推动企业良性发展。
参考文献
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[2]冯文娟.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].中国培训,2016(16):250.
[3]范华飞.如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].企业改革与管理,2017(12):199-200.
论文作者:田丽霞,杨东英
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第18期
论文发表时间:2020/4/10
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