摘要：城建档案安全是城建档案工作的生命线。维护城建档案安全，是城建档案部门以及广大城建档案工作者的首要工作职责。伴随着新形势下城建档案事业的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，危及档案安全的各种风险日益增多，档案安全事故也时有发生，档案安全已成为城建档案部门必须认真研究思考的新课题。
关键词：城建档案；方案对策
引言
我国已经进入到网络新时代，大数据应运而生。在大时代大数据影响下，利用电子实现办公自动化，实现生活数据化的应用成为必然趋势，电子形成的文件和电子建立的档案产生对我国传统的城建档案管理是一种挑战，在社会快速发展的形势下，单一的传统城建档案管理方法已经面临淘汰。我国应该加快推进城建档案信息化建设步伐，建立与传统城建档案相对应的数字档案馆是我国未来的发展方向，将传统的城建档案系统变成数字信息化、现代化、通过大数据应用实现数据网络化，方便、优质、高效的城建档案信息服务，需要尽快提升档案管理水平，社会各界的共同努力。
1城建档案管理的问题分析
1.1观念理念
由传统单一纸质档案系统演变成目前使用的双套制管理系统，管理目的、手段均以纸质档案，在纸质档案传统观念“收档案，管档案”根深蒂固的影响和时代改变下产生了电子档案，但是因自身技术的束缚只能作为纸质档案辅助和补充。经过长时间操作，针对电子档案自身技术不足的缺点，档案机构未能引起重视及时更新观念，电子档案不足之处未能采取有效技术防范，未能对电子档案管理相关环节进行补充，导致了电子档案管理的利用长期受到制约。
1.2定位分析
随着我国数字化档案馆产生，双套制管理系统应运而生，现实情况是城建档案管理机构对城建档案馆定位不明，考虑不全面，还停留在管理目标这一层，管理侧重于档案的保存管理、来客到访查阅登记工作，未能形成一套管理系统，资源配置与现实存在差距，未能将这套管理系统进行深度理解和综合利用，将这套系统优化资源重组，进行再深层次的开发和利用。
1.3技术分析
大数据时代下，电子文档有其优势，但也存在无法鉴定其文档的真实性问题，城建档案机构通过纸质档案扫描成电子文档，有据可查，保证了电子文档的真实可靠性，却忽略了客观规律，现代化办公，①是先有电子文档，后有纸质档案，这是电子档案电子防伪系统缺陷问题。②电子档案的系统未能全面开发和利用，尚未考虑文档的传输途径、分类汇总等处理手段，建设单位送来或传来的电子文档（声像档案除外），只能先以纸质档案接收后，再另行扫描一套电子档案存档，保障其档案信息真实性、可靠性。
1.4特大自然灾害等不可抗力造成档案安全防不胜防
地震、雷击、大火、台风、暴雨、洪水、海啸等重大自然灾害时常危及档案馆（室）安全。从我市建市以来发生的档案重大安全事故来看，主要是汛期到来突发洪水造成档案受损或被水淹，以及雷电火灾等许多人力不可抗拒的因素，加之面对随时可能发生的暴力恐怖袭击和网络攻击，给档案安全防范造成了更大困难。
1.5档案库房和实体档案管理不规范
目前，城建档案管理中安全管理措施存有很多问题，比如：部分档案库房和办公区混在一起，有的库房内还堆放其他杂物，有的单位档案不能及时上架；没有单独的调阅室，档案的查阅和利用没有相关的登记手续；个别档案室没有张贴禁烟禁火的标志，有的缺少消防栓，有的灭火器已失效成为摆设，还有的照明系统不符合要求，没有使用白炽防爆灯，窗帘材质不防火，防尘措施实施不足；部分单位消毒手段不到位，不能进行及时的消毒灭菌措施，也没有及时更换避虫药；部分单位的库房没有设置防盗窗、报警器等或者报警器失灵无法实施报警功能；安全制度不健全，缺乏相应的应急防范预案等问题。
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1.6档案信息安全存在隐患
信息化技术在档案管理中的大范围应用，带来一定的信息安全隐患。一是对档案内容进行数字化加工，存在一定的安全风险，这主要是因为数字化加工人员来源复杂、流动性大、良莠不齐，批量档案带出库房去数字化加工场地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技术的日新月异，给城建档案的信息安全带来新的挑战。因为网络的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻击造成信息风险，加之相应的信息安全措施不足，安全手段的更新滞后于信息技术的发展。三是存储介质的局限性，数字存储和网络存储设备有很大的局限性，电子档案的长期保存有很大的制约性。四是数据异地异质备份未开展或不能及时开展，导致城建档案数据无法实现异地共享，或者保存方式单一化，一旦发生意外事故，档案安全性不能很好得到保障。
2应用策略
2.1把好关口，全面做好城建档案安全风险防范治理工作
城建档案馆和建设单位档案室要重点把好档案安全风险“五大关口”。一要把好档案方针政策和标准规范贯彻执行关，避免因方针政策和标准规范贯彻落实不到位影响档案安全；二要把好城建档案收集归档关，牢牢抓住收集归档和移交接收两大关键点，做到城建档案“应收尽收”、“应交尽交”；三要把好城建档案安全管理关口，确保档案实体的完整安全；四要把好城建档案数字化安全管理关，避免档案数据在数字化及其后期管理过程中失泄密或者不当扩散；五要把好城建档案开放利用关，避免超权限、超范围利用档案。
2.2提升档案的使用效率
如果档案管理的基础工作做得好，就会提升档案的使用效率。档案管理单位每年都会接收到很多档案，管理人员要根据档案的重要性进行科学管理，需优先整理重要的档案，然后再整理其他的档案，这样，档案的使用效率就能得到很大提升。还可以改善档案检索的方法，比如只输入关键词等，这样，对提升档案的使用效率也能起到一定的作用。
2.3城建档案管理新力量
城建档案管理工作对专业要求比较高，需要档案管理基础知识，接触外语、法律等这些方面的知识，以及懂得计算机应用技术、网络信息技术、远程控制技术，所以档案管理需要的是综合型人才，引进高端人才，帮助他们学习和进修，提升业务水平，成为档案管理的中流砥柱。引进来，进行学习教育，认识到档案管理技术不断创新，提高自身的城建档案信息化水平，主动学习，勤于思考，不断进取、不断创新，旧思想终将淘汰。
2.4以人为本，努力打造专业的城建档案安全队伍
不论是科学的制度、完善的措施，还是先进的技术设备，都需要人去落实去实施去操控。人是档案安全的第一要素。只有解决人的问题档案安全才有保障。城建档案馆和建设单位档案部门要积极开展形式多样、内容丰富的主题教育和培训活动，通过法规业务学习、模拟演练等形式，切实提高相关人员档案安全能力水平，提升事故防范和处理能力，为城建档案安全提供人才队伍保障，确保城建档案万无一失。
结语
城建档案馆信息化服务任重而道远，其水平直接反映了城建档案馆建设水平。在城建档案馆信息服务开展过程中，要不断完善馆藏建设，加强网站建设，并逐步拓展信息服务方式，为社会公众提供便捷性的服务，并形成一个完整的服务体系，以此来提升城建档案信息资源利用率，将城建档案的社会价值充分发挥出来。
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论文作者:李志强,游文明
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/9/20
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 档案馆论文; 纸质论文; 电子论文; 数据论文; 《基层建设》2019年第18期论文;