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摘要：监理企业是工程服务企业的一种，其工作质量和成果是通过监理文件档案资料反映出来的。工程监理文件档案资料是项目监理机构在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，是工程质量的内在反映，是工期延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是评定工程质量、核定工程质量等级的重要依据，也是工程监理的一项基础性工作。做好监理文件档案资料的管理，可以为监理工作顺利开展创造良好的前提条件。下面笔者就监理文件档案资料的管理谈几点自己的粗浅认识。
关键词：监理文件 档案资料 管理
一、充分认识监理文件档案资料管理的重要意义
监工程理资料记载着项目监理机构在监理过程中，协调工程建设参建各方的关系，记载着总监理工程师、现场总监代表、监理员等监理人员在现场检查、巡视、旁站、量测、见证等各自所做的监理工作，记载着监理机构在监理全过程中形成的各种书面指令、监理通知、联系单、批复、报告等。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作顺利开展创造良好的前提条件。这些资料通过监理人员科学的整理后，成为监理信息源，为监理工作提供有力的保证和支撑，也是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。众所周知，建设工程监理的主要任务是进行工程项目的的目标控制，而控制的基础是信息，在建设工程实施过程中，产生的各种信息，经过收集，加工传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。搜集、整理、积累、汇总监理资料的过程，往往也是发现问题，不断纠正和及早预防错误，取得经验并不断提高的过程。经过系统、科学的分类整理后的监理资料，是监理企业具有历史价值的科技档案。有了真实完整、整理有序的监理资料可以查考和追溯，当监理工程师需要时，能及时从中获取有针对性的完整资料，学到宝贵的工程监理实践经验，有利于不断提高监理工作水平。当工程出现纠纷时，监理工程师可以利用监理资料作为依据，断定是非曲直，做出裁决，迅速解决问题。同时，监理资料也是项目监理部保护自身利益的重要证据。
二、努力提高自身素质，切实做好监理文件档案资料管理
监理资料是由监理人员按照国家及地方有关法规、质量验收标准、设计要求，随工程进度同步收集、填写、整理、编制，做到齐全、准确、真实、可信。监理资料的总体质量水平，反映了监理人员素质的高低，也反映出项目监理部的管理水平和管理能力。因此，由于监理资料管理的重要性，决定了对监理资料员的素质提出了一定的要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆随着监理行业管理的逐步规范，监理的范围、监理工作内容、工作方法都在不断的丰富和发展，监理资料的编制，一定要有一个规范、统一、完整的内容，才能真正体现出其重要价值。因此，监理资料员应熟悉对监理过程的有关规定、相关专业、相关领域，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件档案资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设工程监理工作中得到充分利用。还应全面了解和掌握工程建设进展和监理工作开展的实际情况，综合对监理文件档案资料整理分析，编写有关专题材料，对重要文件档案资料进行摘要综述。从监理专业角度具体来讲，应从以下几个方面入手：一是要在项目总监的指导下，掌握《建筑工程施工质量验收统一标准》等相关法规的基本内容和具体规定，了解和掌握工程验收的质量验收层次及其关系。掌握各个层次质量验收的合格条件。掌握分项、分部工程的划分标准和质量验收程序。二是掌握了解各个建设工程的基本建设情况，工作程序，加深对工程建设项目的了解，知道自己所做工作的重要性，对各种监理资料相互间的关系清楚，明确其使用价值，便于进一步做好监理资料的管理工作。三是了解监理档案、施工技术档案、基建档案和档案之间的层次关系，理解各类文件与档案资料的概念，掌握档案分类基本方法。熟悉《建设工程监理规范》中的监理文件档案资料内容，监理基本表式。熟悉《建设工程文件归档整理规范》关于工程文件的立卷、归档、验收与移交的规定及建设工程文件归档范围，以便在建设项目中对施工单位的施工技术资料的整理工作。四是要掌握一定的文秘知识，对信息化管理程序了解，具有一定的写作能力和文字表达能力，熟悉电脑操作和有关软件，建立好现场监理文件档案资料管理台帐。同时，监理资料员要有强烈的工作责任心，认真履行岗位职责，这是做好监理资料管理不可缺少。
三、运用科学方法，提高监理文件档案资料管理水平
监理文件档案资料是监理单位自我保护的凭证，是在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录。对监理文件档案资料进行科学的管理，可以极大的提高监理工作效率，可以为建设工程档案提供可靠的保证。这决定了监理资料具有信息量大、种类多、覆盖面广等特点。因此监理人员要及时广泛收集资料。在收集过程中，要随时掌握材料进场情况，并且能够充分利用现场例会、巡视、平行检查、旁站、见证等活动，及时、广泛地收集资料并形成书面文件，并将全部监理资料进行整理、分类、装订成册，输入计算机，予以保存，使监理资料和工程进度同步进行，真实地反映出工程施工的全过程。因为监理文件档案资料具有可追溯性，无论哪一份资料，都能反映出该资料的时间、地点、人员及事件的经过和结果，当工程出现质量问题时，监理单位可以通过查阅本工程的监理资料，查阅监理机构对施工单位的工程质量保证资料，了解对建筑材料、设备、施工工艺、施工操作等行为是否得当、及时、真实，严格地进行了控制，是否取得了真正的控制效果，从而可以客观地评价监理单位的功过事非，有效地防止各责任方推卸责任。监理企业要注重培训培养资料管理人才，进一步规范管理工作。按照相关规定，监理机构组建时，资料管理人员就应明确，监理资料的收集整理工作就已开始。因此，不能当工程开工后再确定人选，而在之前就要组织专职监理资料员的培训。由于监理资料是由项目总监、专业工程师、监理员在施工监理过程中共同收集，多方形成的，所以对专职监理资料员的培训尤为重要。特别是要加强对新规范、新标准、新工艺、新材料等方面的培训，使资料员懂得有关规范、规程和标准，能够熟练地从事监理资料的整理和编制工作，胜任本岗位之需，使监理文件档案资料的编制做到统一、规范、真实、及时、齐全和完整。实施科学管理，充分应用网络技术。现今社会，科学技术日新月异，计算机在工程监理中的运用已之普及，计机不仅能使监理企业与各工程监理部之间保持联系，进行及时地双向沟通，传递信息与文件，而且也能与业主、施工单位等各方进行广泛的交流，加强了工作上的沟通和信息反馈，提高了工作效率。工程监理资料的编制和管理已离不开与计算机技术信息化的结合。做到在组织内部，所有议政件档案资料都必须进行统一整理分类，归档保存，应根据总监理工程师或授权监理工程师的指令和监理工作需要，分别将文件档案资料传递给有关监理工程师；在监理组织外部，在发送或接受建设单位、设计单位、施工单位、材料提供单位以及其他单位的文件档案资料时，也应由资料员负责处理，保证只有一个进出口通道，从而在组织上保证有效管理。实现工程监理文件档案资料编制管理现代化，便于了监理资料的管理，使工程监理文件档案资料的管理工作进一步步入了规范化、标准化的轨道，真正体现了工程监理文件档案资料的价值。
结语：监理文件档案资料是体现一个项目监理机构在实施监理过程中为实现建设工程项目目标而记录的一系列的书面材料，它不仅是监理工作的真实记录，是追溯施工过程和处理索赔、质量问题、安全事故、评价监理工作质量、界定监理责任的重要依据。而且是监理工作科学化、规范化、法制化的标志。因此，监理企业要重视工程施工监理文件档案资料的管理，监理机构要认真做好管理工作，监理资料管理人员更要加强工作责任心，把之做好，为工程建设服务。
参考文献：
[1]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38
[2]周红梅：浅谈工程建设监理档案的管理[J]. 河北水利.2009.（6）：4
论文作者:朱雪娇
论文发表刊物:《防护工程》2017年第23期
论文发表时间:2018/1/10
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