新时代的人事档案管理信息化建设论文_王楷,何蕾,张龙军,胡美慧,赵刚

新时代的人事档案管理信息化建设论文_王楷,何蕾,张龙军,胡美慧,赵刚

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摘要:信息技术的发展,在很大层面上挑战着社会中的各个领域,对其有效运用,让社会经济发展拥有新的格局。人们的日常生活中处处都有信息化技术,企业中也离不开信息技术。其中关键的一项工作就是人事档案管理,将其与信息化结合在一起,会让人事档案管理工作顺利开展,找寻出人事档案管理工作开展的目的,并制定出完善的举措。档案在企业中衍生为重要的信息资源,这对于企业发展产生的作用是无可替代的,实行先进管理形式,保证人事档案管理朝着良好方向运行。

关键词:新时期;人事档案管理;信息化建设;意义;措施

在人力资源管理中,人事档案所发挥的作用极为重要,其真实记录了个人开展本职工作期间的各项事情,所以在人才考核和选拔的时候可以提供更多有效依据,同时借助人事档案还可以促进人事管理水平的提高。所以新时期需要对人事档案信息化管理工作引起高度重视,充分借助现代化信息技术,使人事档案的网络化顺利实现,并提高档案信息化水平,以便于更好地查询、变更和储存档案,及时、快速传递档案信息,在确保信息安全的基础上,实现档案信息的共享,这对促进人事档案利用效率的全面提高极为有利。

1新时期人事档案管理信息化建设的意义

1.1工作人员工作压力降低

之前的人事档案管理工作开展,主要是手工收集为主,工作人员需要亲力亲为,这是很大的工作量。在人工操作效率低的情况下,也会十分浪费精力和时间。档案管理信息化的建设,则会突破以上的问题和约束。比如,在数据收集上,可以实现快速整合模式,档案管理工作则拥有了自动化和网络化的特点,这也转变为一种优势。同时,在档案录入中,信息都是可以重复利用的,让资源不再浪费,发挥到应有的价值。工作人员在工作中不再拥有较大的压力,也会降低自身的工作强度,提高了档案管理工作的效率。

1.2档案信息查询更加便利

当今社会发展中,网络信息技术所展现出的便捷性是不言而喻的。在合理运用信息技术的情况下,让数据得到更加高效的处理。传统人事档案管理工作开展,工作人员要亲自动手,关注档案信息记录,并在档案的库房中进行查找。这样的管理形式,加剧了人员的工作量,可能还会出现问题。但是,如果以计算机为载体,对档案进行检索,就会更加快速,信息呈现也是比较全面的。工作人员在档案信息检索上十分便利,企业的竞争力也会在档案工作的顺利完成下逐渐提升。

1.3档案信息更加安全和保密

在企业内部,档案是不可忽视的信息资源,企业的生存和发展可以说都是掌握在档案管理工作手中。档案信息中蕴含的价值不可估量,如果企业出现档案信息丢失、泄露等问题,企业则必然会面临损失的状况,这也会牵连企业的利益。但是,开展档案管理信息化,信息会变得更加安全,也能够保密。比如,在信息化管理手段下,信息会得到快速检索和保存,对信息的缺失情况进行检查。和以往的档案信息管理相比,信息化管理模式会更加保密,在实行了有效的加密形式下,信息则不会丢失,企业的利益也得到了保障。

2新时期人事档案信息化管理策略

2.1提高对档案管理信息化建设的重视

新形势下,企业要想不断发展,就需要做好人事档案管理工作,加强对人事档案管理信息化的建设,企业需要加强对档案管理信息化的重视。首先企业需要对人事档案信息化建设进行正确认识,明确信息化建设对人事档案管理工作的重要性,对企业发展的重要性,只有加强人事档案管理信息化建设,才能不断提高认识档案管理工作的工作水平和工作效率。其次企业需要加大对人事档案信息化建设的资金、人力和物力投入。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆根据需求购买配套的信息化软件硬件设备,例如计算机、扫描仪、打印机等,并大力招聘具有专业信息化管理技术的管理人员,保证人力资源配置能够满足信息化管理的需求,建立一支专业的人事档案信息化管理团队。

2.2建立统一的规范的档案信息化管理机制

要想保证人事档案信息化管理工作的顺利开展,就需要建立一个统一的规范的人事档案管理信息化机制,对管理人员的行为进行规范。首先需要根据信息化管理需求制定各个工作环节的工作流程和规章制度,确保每个工作人员都能够按照操作规范来进行操作,以免出现不规范操作,影响人事档案管理工作的正常进行。其次需要建立档案管理工作责任制,将人事档案信息管理工作分配到每个科室和每个人的受中,确保每个管理人员都能够对自己的工作任务、工作范围、工作内容以及工作标准进行了解,及时的上报各种人事档案信息资料,不断提高档案管理人员的信息化工作水平和效率,充分发挥档案信息化管理的功能。

2.3加大基础设施建设力度

电子计算机具有自动运算、逻辑判断能力强、存贮信息强、精确度高和运算速度快等特点,在文件管理方面,借助计算机接收、借阅、查找和归还文件,并对到期应销毁的文件进行辨认等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理方面,借助计算机收集、编制、整理人事档案,编制内容介绍、检索工具和内目录,还可以在库房管理中运用,用在特殊的档案工作项目中,如对大型索引进行编制,服务档案的编制工作和档案统计等工作。所以,首先要从硬件上对计算机进行配备,促进各类档案馆、网络技术和档案室计算机应用程度的提高,逐渐把档案信息化水平提升。其次,要对局域网进行建设和完善,确保所有工作都网络化,加大人事档案的利用力度。

2.4构建人事档案信息数据库

由于人事档案信息化管理较为复杂,需要确保人事档案管理系统的先进性、高效性和科学性。第一,需要进一步强化基础设施建设现代化,基础设施是构建人事档案信息数据库的重要基础,引进先进设备可以将档案系统数据的传输速度提高,更好地录入文字图片等。第二,我们还要建立健全人事档案信息数据库,构建数据库需要由统一的标准使不同区域和专业人力资源工程顺利实现,数据库内容有毕业院校、工作时间、加入时间、入何组织、姓名、出生年月、民族、性别、身份照号和编号等信息。构建数据库既能促进数据利用效率提高,还能把重复性操作减少,确保结构更加完善和合理。第三,我们需要构建安全保密法规,在构建人事档案信息数据量中安全保密问题占据着极为重要的位置,构建相应的法律法规可以为安全管理提供法律依据,使人事档案信息化管理中的安全性得到保障。

2.5加强对人事档案管理信息化的安全建设

企业人事档案信息化建设虽然能够进一步提高档案管理水平和管理效率,但是在档案信息安全方面存在很大的问题,档案信息安全得不到有效的保障。因此企业进行档案管理信息化建设时需要加强对档案信息安全的管理,避免管理工作中出现档案信息泄露的事情。一方面需要加强档案管理人员的保密意识,对档案数据库进行加密处理,所有访问人员都需要输入正确密码才能进行信息访问,以免档案信息被泄露。另一方面需要不断高管理人员的职业道德,提高他们的安全意识,如果出现工作人员泄露档案信息的行为,需要严格进行处理,从而提高人事档案管理工作的安全性和可靠性。

3结语

综上所述,企业发展中,档案管理信息化建设所展现出的重要性是我们不可忽视的。现代信息技术和档案管理的有效融合,这不仅是跟上了时代的发展步伐,也满足了企业的档案管理要求。档案信息也会更加安全,实行保密处理模式。在人事档案管理信息化建设规范化和制度化背景下,保证工作人员的工作强度,为带动企业的发展形成有力的支撑。总之,档案管理信息化建设不是一蹴而就的,需要在多个举措实行下共同进行。

参考文献:

[1]李瑞敏.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].办公室业务,2018(15):131.

[2]尚雪蕾,骆南南.新时期档案管理信息化建设存在的问题和改进措施[J].办公室业务,2018(06):75.

论文作者:王楷,何蕾,张龙军,胡美慧,赵刚

论文发表刊物:《电力设备》2019年第14期

论文发表时间:2019/11/21

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