摘要：随着现代信息化建设发展，特别是近年“区块链”技术的热议，在“大数据”“云处理”信息化技术高速发展时代，在新旧动能转换、共享经济时代下，信息技术的普及并应用到档案管理领域，为数字化档案的处理创造了有利的条件，同时提供了技术层面的保障，为档案馆馆藏数字化档案精品化、规范化、保密化提供了帮助与保障。数字化档案，就是应用现代化科学技术手段管理软件对档案信息资源进行有序的整理、保存，也就是将室藏各门类纸质文件资料、照片、实物、音像等载体数字化档案，为信息社会提供数字化的档案信息资源，实现档案的快速检索查询、信息资源社会共享等提供依据，是信息化条件下档案室的“升级版”。
关键词：云时代背景；煤炭企业；数字化档案；管理创新；实践
当今社会，以移动互联网为核心，人类进入空间文明时代。智能化、非现场、不接触、无纸化，这是互联网文明和空间文明的典型标志，而这些标志性产物对应的标志性产业都是对传统产业的替代，并形成致命打击。回看以往数字化档案的收集整理，结合当今信息化高速发展新时代，非现场档案查阅将逐渐被现场档案查阅所取代并超越，原有档案现场查阅状态发生根本变化，数字化档案的数字化及它的管理创新将是必然的，在“大数据”“云处理”现代信息化时代背景下，数字化档案的管理创新响应国家倡导的新旧动能转化的宗旨为要跟上时代步伐，数字化档案的管理创新势在必行。
目前，以电动汽车、页岩气为代表的新能源技术成为影响和改变人类能源格局的核心推动力，这一事件，使得煤炭等传统能源受到巨大冲击，煤炭企业的改革创新、转型发展势在必行，在此背景下，煤炭企业的档案管理也亟需与企业的转型发展同步推进，以此来适应、满足企业改革发展的需要。在过去几十年档案管理及煤炭行业档案管理过程中的主流方式不是依靠电脑、数字、云处理及大数据，而是依靠最原始的人工收集、人工录入、人工归档、人工分类、人工上架处理及后期制作，这种人工方式贯穿了以往档案管理的整个过程，大宗的纸质档案的管理是以往档案管理收集的主流方式。目前，“大数据”“云时代”“区块链”“共享社会”“新旧动能转化”新一代数字智慧社会背景，为档案的无纸化时代和非现场行为的空间文明准备了扎实的保障后盾及灵活的制度导向。
1．数字化档案价值的管理创新是数字技术发展的必然趋势
开展数字化档案管理创新建设是实现档案工作转型升级的重要标志，也是适应信息技术发展和大数据时代的必然要求。鉴于现代数字化声像记录技术成本越来越低廉和使用极为方便，人们在各种活动中非常容易形成海量数字档案资料。对数字化档案材料如何进行管理创新、收集、整理、管理创新，选出具有保存价值的数字数字化档案材料并制成实体数字化档案保存，已成为当前亟待解决的重要研究课题。
1.1．数字化档案管理创新有利于档案馆择优保存，管理创新馆藏结构。
数字化档案的管理创新创建，能够实现档案系统与办公平台的对接，推进文档一体化管理，提高库藏数字化档案达标率，管理创新后能够在内容上丰富网上陈列馆、多媒体数据库及专题数据库，以档案信息技术手段的不断提升更好地服务煤炭事业的安全、生产、机电、地测等多个相关部门，提高工作效率。
由于数字档案资料在实际工作中容易产生大量重复的、相似的、特征不明显的数字数字化档案，如果不对其进行优选，不加区分地进行收集、整理、编目、上架保存，必定会为后期数字数字化档案的开发利用制造很大困难。首先，根据规定，数字化的数字化档案在保存数字档案的同时还需制成实体档案，这样一来将成几何级数增加数字化档案材料的库存数量，而且大大增加档案人员的工作量，势必会造成有价值的数字化档案被稀释，十分不利于馆藏数字化档案结构的管理创新，同时造成档案馆资源的浪费；其次，大量价值不大的数字化档案材料的存在，使档案馆在有限的条件下保管大量保存价值不大或者今后利用价值不大的声像资料，也使馆藏数字化档案材料的含金量大大下降，降低了馆藏档案使用价值。只有通过对进馆数字化档案材料（实物的或电子的）价值科学管理创新，才能把握好数字化档案材料的入口关，及时剔除大量价值不大和没有保存价值的声像材料，节省管理成本，为馆藏减负，释放出更多的库存空间，提升馆藏数字化档案的含金量。
1.2.做好数字化档案价值管理创新，为管理创新馆藏和开发利用奠定基础。
在数字化档案进馆保存之前，要对原始数字化档案价值进行管理创新甄别，以保证进馆数字化档案的使用价值，更好地为社会服务。为了充分发挥馆藏数字化档案为社会服务的功能，必须促成馆藏数字化档案与社会的有机结合。要激活馆藏数字化档案，对馆藏历史较早的数字化档案，通过数字化技术，在保证馆藏实体数字化档案安全可靠的前提下，将全部馆藏实体数字化档案转换为数字化档案，更加高效、准确、及时地为社会服务并满足社会需要。
1.3.对数字化档案价值管理创新，便于对进馆数字化档案同步实现实体化转换。
档案馆比较容易做到电子档案和实体档案同步保存，增加数字化档案的安全系数。如果对数字化档案不进行价值管理创新、照单全收，就会海量增加备份纸质载体档案制作成本，浪费库房空间。若对数字化档案价值进行科学管理创新，既可以清理大量保存价值不大的数字化档案，又可以将进馆的数字化档案按其自身价值大小实行层级管理，制定相应保管级别，根据需要建立数字化档案安全保障体系，并对具有重大保存价值的数字化档案给予足够的关注并建立备份和异地备份保存。
2．数字化档案的管理创新在管理创新过程中必须采取必要措施
2.1.对数字化档案价值进行管理创新的人员必须把握数字化档案的客观性。
数字化档案在记录某一历史画面时给人们一个真实、客观的影像，是当时场面的瞬时记录。但是，数字化声像记录的形成受到记录者个人素质和水平高低影响，并且由于数字化记录成本较低，同样的场景重复率较高，记录反映也难免出现偏颇，这样的记录结果与数字化档案所承载的客观性和真实性会出现一定误差。因此，档案馆在进行数字化档案管理创新时，要把握好数字化档案是历史沉积物这一特点，将其置身在它产生的历史环境中，再去仔细考核这些数字化档案的内涵，寻找它与其他文件之间的联系，从当前和未来长远的观点来管理创新数字化档案所具备的内在价值。
2.2.只有具备保存价值的数字化档案才符合档案馆收集最基本条件。
数字化档案价值管理创新的灵魂是它必须有用，不仅当前而且在比较长的将来都具有价值。因此，在进行数字化档案价值管理创新时首先就要确认它具有保存价值。数字化档案的效用是由其价值主体和数字化档案这一客体之间的关系决定的，管理创新工作要立足社会需要，对数字化档案所含价值进行评估，给出科学的评价，有效保证进馆数字化档案价值。
2.3.数字化档案价值管理创新必须围绕馆藏成本和社会成本进行。
对档案馆来说，资源有限，要量力而行。在进行数字化档案价值管理创新时必须认真考虑其保存价值与相应将发生的费用，根据档案馆经济实力和收藏能力，在数字化档案价值管理创新过程中把握好度，才能做出科学的决策。在评估档案馆馆藏成本和社会成本的基础上将有限的资源用在最有保管价值的数字化档案的归档和保存上。
2.4.数字化档案价值管理创新实质就是对将进馆的数字化档案材料优选。
将没有价值的数字化档案收集进馆，直接影响馆藏数字化档案的馆藏价值。为防止此类事件发生，在数字化档案价值管理创新中，必须建立科学的风险预警机制，帮助数字数字化档案管理创新人员合理规避失误事件的发生，化解数字化档案在整个过程中的风险因素。档案馆必须成立档案管理创新工作小组，对重要的数字化档案进行异地备份，请专家抽样管理创新，，对关于数字化档案比较大的关键性并有争议性的工作必须集体决策，一时无法给出结论的应另行采取措施进行安全保存，以备今后条件成熟再行管理创新。
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3．实践数字化档案管理创新的价值
3.1.长期以来，档案馆工作重心在于纸质档案综合管理和开发利用。
相对纸质档案而言，数字化档案价值管理创新工作开展得比较晚。但由于科技的发展，数字化档案在较短时期内发生了革命性改变，陈旧的档案管理模式无法适应数字化档案的管理模式。同时，档案人员老龄化，知识更新速度缓慢，特别是数字化技术的缺乏根本无法胜任数字化档案管理工作，导致数字化档案价值管理创新基本处于停滞不前状态，无用或价值不大的数字数字化档案只能被保留下来。
3.2.数字化档案的管理创新面临起步晚、任务重、技术性强的挑战，管理创新要求懂技术的人员参与。
当前，我国数字化技术发展迅猛，但数字化档案价值管理创新人才的培养却跟不上形势发展。在档案理论的研究上也相对滞后，尚未推广和形成系统的数字化档案价值管理创新理论，严重制约了我国数字化档案价值管理创新的行业技术标准的制定。所以，有关部门难以在短时期内强化相应技术培训和业务提高工作。
3.3．数字化档案记录技术普遍推广为其价值管理创新出了难题。
因为数字化记录技术的普遍采用，导致数字化档案材料呈几何级数增长。而海量数字化档案的呈现，自然带来了繁重的管理创新工作量。在定编定岗一时无法改变时，庞大的数字化档案给档案管理创新人员造成巨大压力。客观地说数字化档案数量巨大而又相当复杂，有技术层面的也有数量方面的，对管理创新人员的综合素质要求更高。
4．实践数字化档案价值管理创新可采取的方式方法
4.1.宣传数字化档案材料管理创新的必要性和重要性。强势推进，以数字化理念促进数字化档案的管理工作提档升级是创建的前提。
4.1.1紧盯数字化档案的创建目标，认真研究、细化部署，推动创建工作高效有序开展。一是要领导高度重视，确保组织部署到位。为切实加强组织领导，专门成立创建工作领导小组，制定详细的创建工作方案，设立专门工作办公室，与相关工作统一部署、统一实施、统一考核。同时在创建过程中，积极争取上级领导的关心和指导，邀请档案系统专家领导检查指导，避免少走弯路。二是要认真组织谋划，确保规划筹备到位。在充分调研的基础上，研究制定数字化档案管理创新创建工作方案，将数字化档案创建工作纳入重点目标任务予以推进。三是要凝聚多方合力，确保基础保障到位。数字化档案的管理创新建设是一项系统工程，需要大量的人力、物力、财力予以支撑。为完成这一目标，应协调统筹多个部门尤其是煤炭行业系统中的安全、生产、地测、机电、安监、运输、掘进、科技、后勤、保卫、调度等多个部门，不断加快数字化档案进程，并不断加大软硬件基础设施和安全设施建设，全力谋划数字化档案的网络智能化管理系统方案，谋划建设电子阅览室、数字化荣誉室，并对照建设标准化档案室的要求，配齐配全电脑、高速扫描仪、光盘刻录机、数码相机、吸尘器等档案工作专用设备，为数字化档案的管理创新创建提供可靠的设施保障。同时，应每年能将档案经费纳入财政预算，在保证基础设施投资及维护的前提下，提高数字化档案的管理创新，通过实践以上数字化档案工作的工作措施，进一步能够确保数字化档案管理创新建设顺利开展。
4.1.2夯实基础，以规范化要求确保数字化档案材料收录到位是创建的基础。
按照“存量数字化、增量电子化”的要求，扎实开展各类数字化档案的建设。一是进一步做好数字化档案加工的规范化操作。逐步建立健全数字化档案的相关规范制度，每名档案工作人员均严格按照档案信息著录、扫描相关规范要求，高质量完成每份档案的数字化加工任务。同时，为了确保信息安全，加工前，逐人签订保密协议，把好用人关；加工中，实行档案即加工即入库，双人验收，把好进出口关；加工后，必要的采取数据设备封存检查，防止遗失外泄，把好数据关。二是进一步做好存量档案的数字化加工。存量数字化是数字化档案的一项重要指标，应始终坚持“着眼实际、先急后缓、项目推进、逐步完善”的原则，在全矿范围内确定档案全面数字化、后文书档案全面数字化、再专业等档案按规定全面数字化的分期推进规划，管理创新数字数字化档案，在推进数字化任务过程中，严格按照项目推进的方法，逐单位逐阶段明确任务，按序时进度质量不断督促整改。确保提高库藏数字化档案永久、长期（30年）及专业档案结论性法律文书的数字化加工率。三是进一步做好增量数字化档案的及时性归档。每年新增电子文件的归档利用是数字化档案创建的基础业务，坚持以强化调研为前提，以制定规范为引领，以细节入手抓质态，全力做好电子文件的收集归档工作，做好数字化档案的管理创新。为确保归档质量，应制定出台《电子文件材料归档范围和保管期限表》等相关规定，要求各单位严格按照归档范围，强化电子文件收集，确保电子文件齐全、完整，促进管理创新数字化档案数字化。同时，借助于OA网上办公平台，实现档案在线接收、归档，将传输形成的文件及时予以归档处理，将每年新增档案的数字化任务分解到专职档案工作人员，当年结当年清，确保所有新增数字化档案全面数字化。
4.1.3丰富载体，以信息化模式完善数字化档案资源构建体系是创建的关键。
完备的数字档案资源库是数字化档案管理创新建设的核心所在。可以通过建立网站、开发系统以及完善数据库，为数字化档案建设提供强有力的支撑。一是建立网站，为数字化档案建设丰富媒介。进一步管理创新网站模块功能，完善档案工作网上运行机制，明确专人负责网站维护，及时进行网站信息的更新，确保了网站安全、高效、有序运行。二是开发系统，为数字化档案建设搭建平台。我矿有集团公司引进使用的北京龙软软件公司安全信息管理系统平台，由在使用过程中，根据实际需要，进行了多次升级改造，为有序推进煤矿安全生产信息档案信息化、数字化建设提供了技术支撑。三是完善数据库，为数字化档案建设提供了支撑。截至目前，我矿安全生产共享信息平台档案系统中共有各类目录数据总量达3万9千余条，这其中涵盖了调度、生产、地测、一通三防、安全管理、数字档案、科技管理、应急救援）其中扫描并加载电子文件文档4276件，逐渐逐步完成了库藏档案、实物、声像及专业档案结论性法律文书的数字化加工工作，建立起完善的煤矿档案信息资源体系。
5.数字化档案的效果及影响
档案是“国家和机关社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”，其含义概括地说是要在党和政府领导下依照《中华人民共和国档案法》及有关法规对数字化声像档案进行管理。依法治档有利于档案收集、保护，有利于档案信息资源的开发、利用，有利于发挥档案的社会效益和经济效益，有利于提高档案管理水平，有利于促进数字化声像档案的发展，符合档案工作自身发展规律的要求，其效果及影响巨大。
5.1.做好数字化档案价值优化，为优化室藏和开发利用奠定基础。在数字档案进室保存之前，对原始档案价值进行优化甄别，保证进室档案的使用价值，更好地为煤炭企业安全生产、经营管理服务。激活室藏声像档案，对室藏历史较早的声像档案，通过数字化技术，在保证室藏实体档案安全可靠的前提下，将全部室藏实体档案转换为数字化档案，促成室藏档案与社会的有机结合，充分发挥室藏声像档案为集团化管理服务的功能，更加高效、准确、及时地为集团公司的管理决策提供参考依据。
5.2.对数字化档案价值优化，便于对进室数字化档案同步实现实体化转换。档案室比较容易做到电子档案和实体档案同步保存，增加档案的安全系数。如果对数字化档案不进行价值优化、照单全收，就会海量增加备份纸质载体档案制作成本，浪费库房空间。若对档案价值进行科学优化，既可以清理大量保存价值不大的档案，又可以将进室的档案按其自身价值大小实行层级管理，制定相应保管级别，根据需要建立数字化档案安全保障体系，并对具有重大保存价值的数字化档案建立备份保存。
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作者简介：
周艳 女 助理馆员 1978年1月24日出生 大学本科 法学学士 主要从事档案管理与机要文书工作。
论文作者:周艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/9/11
标签：档案论文; 管理创新论文; 价值论文; 档案馆论文; 声像论文; 工作论文; 数字论文; 《基层建设》2018年第23期论文;