摘要：本文主要阐述资料管理与程序文件在施工过程中的关系，以及在程序文件的引导下如何正确、有效的进行资料管理，并结合实际工作一一分解、分析程序文件在资料管理工作中的指导性、依据性、原则性作用。最后简要介绍现代化的办公设备在资料管理工作中的辅助作用。
关键词：资料管理;程序文件;现代化办公设备
前言：无论是大、中、小型企业都有一套自身的运行管理模式和规章制度，上规模的企业会有自己的《管理体系程序文件》和《管理手册》。企业运行中用此来规范、指导、统一企业内各部门各环节的工作流程，资料管理只是每个部门工作中的一个环节，资料收集是否齐全完全能决定工作的主动与被动，特别是在施工过程中与业主、审计、设计、监理的往来上，如果资料记录、收集齐全就可以在业主管理、监理监督、审计审核的被动局面中增加主动权利的筹码，给对方留下积极严谨的工作作风，并能保证信息资源的原始性、真实性、齐全性，为后续的竣工资料收集、索赔工作提供有力的信息保障。
资料管理人员有可能是专职也有可能是兼职，在岗位职责的范围内开展工作，熟知岗位内容，在施工的各个时期做好资料的管理工作。其工作就像是往一个具有无限空间的聚宝盆里面存放宝物，只要与工程、与部门、与单位有关的资料、信息全部应按类别收集、归档。
本文结合“唐山北方瓷都陶瓷集团有限责任公司工程”施工资料室资料整理过程，分两期叙述《管理体系程序文件》在资料管理工作中的实际应用。
一、资料框架筹建期：
首先，资料管理人员在到岗后即工程开工初期建立文件夹、文件盒和台帐，准备相关的空白表格，为以后的工作奠定基础。
（一）需要建立的文件盒有4大类9小项：
1、文件管理程序中的：有效文件清单、文件资料（记录）盒/夹总目录、外来文件、施工组织设计、有效技术文件、图纸及变更；
2、沟通与协商管理程序中的会议记录；
3、施工过程控制程序中的验评记录；
4、施工技术控制程序中的图纸会审。
（二）需要建立的台帐有以下7类：
文件发放台帐、文件资料借阅台帐、有效文件资料清单、工程图纸接收/发放台帐、工程图纸发放台帐、技术文件资料接收/发放台帐、技术文件资料发放台帐。
其实这一步与施工过程相似，都有一定的先后顺序，本道工序完成才可进行下道工序的施工。只有建立齐全各种文件盒、文件夹和台帐，才能在施工的各个阶段有条不紊的对资料进行管理；一些常用的表格（指需要手填部分），可以事先打印出数份空白表格，单独建立空白表格文件盒存放，可以随时取用；电子版空白表格也要单独保存在计算机里建好的文件夹中。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
二、资料框架使用期
此期间有以下几点事项需要注意：
（一）文件、图纸归档方法简要介绍：
1、原则：一般情况下主要是把发生的文件、图纸按顺序、类别存入相对应的文件盒中，并附上卷内目录。卷内目录主要记录其顺序号、编号、责任者、名称、发生时间等内容，尽可能形成电子版的卷内目录。
2、会议记录：本工程约定周一召开业主例会，周二召开监理例会，周三召开施工内部例会，形成的会议记录就要分业主、监理、内部会议三类存放，分别形成卷内目录。
3、施工过程控制程序中的验评记录按单位工程存放，定期核查已完工程的分部、分项、检验批等资料是否齐全、是否能一一对应；
4、工程图纸一定要分单位工程建档，单位工程中的各专业（结构、土建、给排水、电气、暖通等）图纸要集中存放，防止混乱和丢失。另外，在同一张图纸先后下发数次的情况下，以最后一份图纸为施工依据存档，前几次发放的数份图纸单独建档存放，并在其上面注明“作废”二字，并且将发到其他部门的图纸收回，但不可将其丢弃。
（二）台帐填写
1、原则：台帐主要记录对内、对外文件的往来情况，从自我保护的角度出发，台帐均应要签发人、接收人签字。
2、涉及报送业主、设计、监理文件的台帐，为便于跟踪文件的签返情况，我在文件发放台帐的表格中增加了“返回日期”一栏。
3、工程图纸接收/发放台帐和工程图纸发放台帐就像是做问答题有问有答。收到新图纸的名称和份数登记在工程图纸接收/发放台帐中，但“分发情况”一栏暂时不填写；然后填写工程图纸发放台帐，待图纸按部门发放完毕再把工程图纸接收/发放台帐中的“分发情况”一栏填上。技术文件资料接收/发放台帐和技术文件资料发放台帐也遵循此规则。
三、优化办公设备，提升工作效率
办公自动化在我国已经推行很多年了，各单位对办公设备更新换代的速度并不一致，有些单位把2000元以上的设备列入固定资产，使得这些设备在5年之内都不可能实现升级，特别是一线工作人员使用的办公设备，但先进的办公设备却在迅速的更新着，一年比一年优化，一年上一个台阶。所以，选择先进的办公设备不但可以减轻资料管理人员的工作量，还可以大大提高资料管理人员的工作效率，而且可以为项目部节省运营资金。
例如，计算机主机如果安装上光盘刻录机，那么就不必为刻一张光盘而外出；一体式复印机上如果装有扫描设备，就可以实现由复印机对文件的一次性批量扫描；购进大型印图机（图纸幅面大于A3）可以让各部门在最短时间内拿到最新且清晰的图纸；还可以给彩喷打印机装上墨水“连供系统”。这些例子也许不是最先进的，但一定是最实用的意见及建议
1、举行资料管理员技术技能比武活动。
2、更新、引进电子办公设备，如可增加彩喷打印机、扫描仪、光盘刻录机、录音录像器材、印图机（用于复印、输出大于A3版面的图文资料）等。
3、针对国家和地方验评标准组织资料管理员定期进行培训。提供办公设备操作方面学习的机会。
结束语
资料管理过程中也不全是对程序文件的照抄照搬，对于程序文件中没有或不明确的文件类别可以单独建档，这样即可保证文件收集齐全又便于检索。请各位读者或有志于资料管理工作的同仁相信不论是监理单位还是施工单位，或者是建筑之外的其他行业，只要了解其行业内部规则，有程序文件的指导资料管理做起来真的不难！
论文作者:孟丹英
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/9/17
标签：文件论文; 资料论文; 台帐论文; 图纸论文; 办公设备论文; 程序论文; 工程图纸论文; 《基层建设》2018年第23期论文;